Nytt betalfilsformat – ISO 20022

På grund av nya EU-regler kommer alla Euro-betalningar via fil inom SEPA-området att behöva hanteras med ett nytt filformat – ISO 20022 XML – from 1 november 2016. SEPA omfattar de 28 EU-länderna; EES-länderna Island, Liechtenstein och Norge; samt Monaco och Schweiz. Det nya filformatet hanterar inte bara Euro-betalningar utan även inrikes betalningar och utlandsbetalningar i andra valutor än Euro kan hanteras med det nya filformatet. Det innebär att alla betalningar kan skickas i en fil i ett gemensamt filformat.

  • Inställningar i företagsuppgifterna
  • Valutakonto
  • Inställningar på utländsk leverantör
  • Vilka filer används?
  • Hur gör man vid avvisade betalningar?
  • Hantering av formatet hos storbankerna

Inga andra filformat för Euro-betalningar kommer att kunna användas efter 1 november.

De gamla filformaten kommer dock fortfarande att kunna användas för svenska betalningar och utländska betalningar i andra valutor.

Observera också att olika banker kan ha olika regler för när och hur ISO20022-formatet kan användas, du kan läs mer hur de fyra storbankerna hanterar formatet längre ned.

Inställningar i företagsuppgifterna

För att kunna använda dig av det nya formatet krävs att vissa förutsättningar är uppfyllda. I företagsuppgifterna gör du dessa inställningar.

Generella företagsuppgifter

I de generella företagsuppgifterna, Arkiv – Företagsuppgifter – Generella, ska följande uppgifter vara ifyllda:

  • Bankkonto – Här anges kontonumret utan clearingnummer.
  • IBAN – International Bank Account Number, förkortat IBAN, står för Internationellt bankkontonummer och används för att identifiera ett bankkonto vid internationella transaktioner. I första hand används det vid transaktioner till konton i Europa. Till bland annat USA fungerar det inte. Ett IBAN-nummer beräknas utifrån ditt bankkontonummer, kontakta din bank för mer information.
  • BIC – Bank Identifier Code, ibland även kallat SWIFT-adress, är en internationell standard som specificerar koder för att identifiera en viss bank, och används tillsammans med information om mottagare och bankkontonummer vid internationella penningtransaktioner.
  • Organisationsnummer

Här kan du läsa mer om de Generella företagsuppgifterna.

Företagsuppgifter leverantörsreskontra

Under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – fliken Betalfiler behöver du också göra inställningar.

Användning av ISO20022 kan anges individuellt för inrikes betalningar respektive utlandsbetalningar. För att ange formatet för inrikes betalningar bockar du i rutan samt klickar på Inställningar för att ange förutsättningarna för filen. För att ange att formatet ska anges för utlandsbetalningar ska du välja ISO 20022 i rullistan för banklayout. Om banken tillåter är det lämpligt att använda ISO20022 för samtliga betalningar.

Företagsuppgifter betalfiler

Observera att om du valt ISO20022 för utlandsbetalningar men fortsätter använda t ex LB-fil för inrikes betalningar behöver du ändå klicka på Inställningar vid ISO20022 för inrikes betalningar för att ange sökväg där betalfilen ska sparas.

I inställningar anges också hur företaget identifieras gentemot banken som initierande part respektive betalare i de fall organisationsnummer inte ska användas. Detta kan variera från bank till bank och vad som gäller för de fyra storbankerna kan du läsa om längre ned.

Valutakopplingstabell används i de fall där man i banken har ett valutakonto för tex Euro som alla Euro-betalningar ska dras från. Då ska man lägga upp avsändarkontots IBAN-nummer för det bankkonto där man har sina Euro och vilket bokföringskonto som betalningarna ska konteras mot.

Här kan du läsa mer om Företagsuppgifterna för leverantörsreskontran och Betalning av leverantörsfakturor.

Valutakonto

I de fall där valutakopplingstabellen används enligt ovan är det lämpligt att man också använder sig av valutakontohanteringen i programmet. Den innebär att man kan följa saldot på ett valutakonto i banken i både svensk och utländsk valuta. För att aktivera valutakontohantering på ett bokföringskonto ska man under Uppläggning – Kontoplan – fliken Extrauppgifter, klicka för Antalsredovisning och ange valutakoden som enhet (t ex EUR). Därmed kommer antalshanteringen aktiveras och används för att följa förändringar på kontot i den utländska valutan. Belopp i utländsk valuta kommer dessutom att uppdateras automatiskt vid uppdatering av bokföringen från betalningar i leverantörsreskontran och faktureringen.

Vid registrering av ingående saldo på ett valutakonto kan man numera ange både ingående saldo i svenska kronor och i den angivna valutan.

Här kan du läsa mer om hanteringen av Valutakonto.

Inställningar på utländsk leverantör

För att utlandsbetalningar ska fungera ska man på utländska leverantörer ange bankuppgifter under Uppläggning – Leverantörer – fliken Utlandsbetalning.

Utlandsbetalningar

Om leverantören har ett IBAN-kontonummer (obligatoriskt för SEPA-betalningar) anges detta i fältet för Kontonummer. BIC-kod ska också anges men fältet för Bankkod ska lämnas tomt. I vissa länder, t ex USA, används inte IBAN-kontonummer. Då anger man kontonumret i Kontonummerfältet och i fältet för Bankkod anges en numerisk kod som identifierar banken. I exemplet USA är detta alltid en niosiffrig numerisk kod.

Observera att du måste ha gjort inställningarna för ISO 20022 i företagsuppgifterna innan du gör inställningarna på leverantören. Detta eftersom de fält som visas på fliken Utlandsbetalningar varierar mellan olika banklayouter

Övriga uppgifter som måste fyllas i är landkod och riksbankskod. Riksbankskoden är egentligen bara obligatorisk vid betalning av större belopp men programmet kommer i alla lägen att skicka med den i filen. Du kan också ange kostnadsdebitering (normalt 0 – avsändaren betalar endast sin banks avgifter). Vid SEPA-betalningar används dock inte denna uppgift eftersom den är förinställd av formatet.

Avsändarkonto kan också anges om den aktuella leverantörens fakturor betalas från ett visst konto, men det är bättre att lämna fältet tomt och styra avsändarkonto på annat sätt, t ex med hjälp av valutakopplingstabell, eller att manuellt ange avsändarkontot när man skapar betalningen.

Här kan du läsa mer om Leverantörsregistret.

Vilka filer används?

Tre olika typer av filer (som alla täcks av ISO20022-standarden) är inblandade:

  • Pain001 – innehåller de betalningar man vill ska utföras och laddas upp via betalrutinen.
  • Pain002 – är en statusfil som man kan ladda ner under återredovisning. Den finns tillgänglig omedelbart efter att man laddat upp pain001-filen, men beroende på bank så skapas den antingen bara om något fel har hittats med uppgift om avvisade betalningar, eller i alla lägen med uppgift om både vilka poster som är godkända och som är avvisade. BL Administration skriver ut en statusrapport med uppgift om vad som är orsaken till eventuella avvisade betalningar.
  • Camt054 – är en återredovisningsfil som skapas av banken när betalningarna är utförda och laddas ner under återredovisning.

Hur gör man vid avvisade betalningar?

Om man efter uppladdning av pain001-filen får tillbaka en pain002-fil med avvisade betalningar finns två alternativ att hantera de avvisade betalningarna:

  • Om hela filen blivit avvisad använder man rutinen Aktivitet – Återför skickade leverantörsbetalningar för att återställa allt i den skickade filen.
  • Om en enstaka betalning blivit avvisad kan man under Kontroll reskontra per leverantör plocka upp den berörda reskontraposten och makulera den betalning som blivit avvisad.

En avvisad betalning beror normalt på att någon uppgift saknas eller är felaktig. Man får alltså rätta till dessa brister och därefter försöka skicka filen igen.

Hantering av det nya formatet hos de vanligaste bankerna

Bankerna hanterar det nya formatet på lite olika sätt. Beroende på vilken bank du använder dig av kan du behöva göra vissa bankunika inställningar. Använder du någon annan bank än de som listas nedan, kontakta din bank för mer information om hur de hanterar ISO 20022-formatet.

Handelsbanken

Handelsbanken hanterar ISO 20022 för både inrikes och utrikes betalningar. För kunder som inte har ett ekonomisystem som kan skapa betalfiler i det nya formatet erbjuder man också en konverteringstjänst under en övergångsperiod.

Inga extra inställningar behöver göras i BL Administration för att det ska fungera.

Observera att Handelsbanken kräver att man anger adress på alla utländska leverantörer (både för betalningar inom SEPA-området och utanför).

Nordea

Nordea hanterar ISO 20022 endast för kunder som använder Corporate Netbank. Där finns en ny tjänst som kallas Corporate Access för uppladdning av betalfilerna. ISO20022 kan användas för både inrikes och utrikes betalningar.

Under inställningar för ISO 20022 ska man använda alternativa id-begrepp för företaget. Vid Id för initierande part ska man ange SignerId och vid Id för betalare ska man ange Avtalsnummer. SignerId och Avtalsnummer får man från Nordea när de tecknar avtal för den nya tjänsten.

SEB

SEB hanterar ISO 20022 i internetbanken endast för utländska betalningar. I BL Administration måste man därför markera att man ska använda LB-fil för inrikes betalningar och ISO 20022 för utlandsbetalningar.

Under inställningar för ISO 20022 ska man använda alternativa id-begrepp för företaget. Vid Id för initierande part ska man ange sitt organisationsnummer (eller lämna tomt eftersom organisationsnumret då används per default) och vid Id för betalare ska man ange SEB:s interna kundnummer (sk. ”kurrenummer”) på 14 siffror.

Swedbank

Swedbanks utvecklingsprojekt för ISO 20022 blev försenat så under en övergångsperiod har de därför erbjudit sina kunder en konverteringstjänst utan kostnad, dvs kunderna har kunnat fortsätta skicka in samma betalfil som tidigare. Denna konverteringstjänst kommer avgiftsbeläggas efter 30 juni 2017.

Sedan en tid tillbaka är det nu möjligt att använda ISO 20022 även hos Swedbank, dock endast för utrikes betalningar. I BL Administration måste man därför markera att man ska använda LB-fil för inrikes betalningar och ISO 20022 för utlandsbetalningar.

Under inställningar för ISO 20022 ska man fylla i sitt avtalsid för betaltjänsten vid Id för initierande part. Det är också viktigt att man under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella anger sitt kontonummer inklusive clearingnummer. Alternativt kan man ange det under inställningar för ISO 20022 vid Avs.konto inrikes betalningar. Just för Swedbank kommer detta i så fall användas även för utlandsbetalningar.

Danske Bank

Danske Bank hanterar ISO 20022 för både inrikes och utrikes betalningar. Inga extra inställningar behöver göras i BL Administration för att det ska fungera.