Skicka fakturor via e-post

Du kan göra inställningar i BL Fakturering så dina kundfakturor skickas via e-post i samband med utskriftstillfället.

OBS! Det är samma arbetsgång om du vill skicka en offert, orderbekräftelse, följesedel, avtalsfaktura, påminnelse eller räntefaktura.

Arbetsgång:

  1. Kontrollera är att du har rätt inställt i dina Grundinställningar. Gå in via Arkiv – Grundinställningar – E-post.  Här ska du ange om du använder ett e-postprogram eller en webbmail med SMTP-inställningar. Du kan läsa mer om vilka inställningar som gäller för just din leverantör här.
  2. När detta är gjort så går du in på kunden som ska få fakturan via e-post och ser till att en korrekt mailadress är ifylld. Tryck sedan på fliken Mallar och redovisning, och bocka i ”Faktura via e-post.”
  3. Du kan skicka ett testmail i programmet för att se att alla inställningar blivit korrekta. Via knappen Hjälp intill Arkiv-knappen kan du välja Skapa e-postmeddelande. Du kan där testa att skicka ett mail till t ex dig själv.
  4. Skapa och registrera din faktura som vanligt.
  5. När du sedan går till utskriftsdialogen så kommer det synas ett litet brev i ”snabel-a-kolumnen” på kunden eftersom du bockade i Faktura via e-post. Detta betyder att det på kunden är inställt att fakturan ska skickas via e-post. Du kan även välja att skriva ut dokument som skickas via e-post genom att bocka i rutan ”Skriv ut dokument som skickas med ePost/E-faktura”. Om du vill kan du även fylla i en ämnesrad.
  6. Markera fakturan och tryck på OK. Nu får du en fråga om du vill skicka dokumenten med e-post till de kunder som är inställda att få dem till sin e-post. Svara ja på frågan så skickas e-posten iväg.
  7. Uppdatera fakturan som vanligt.