Kostnadsställen och kostnadsbärare

  • Skillnader mellan kostnadsställe och kostnadsbärare
  • Lägga upp ett nytt kostnadsställe eller kostnadsbärare
  • Ändra eller ta bort kostnadsställe/kostnadsbärare
  • Ingående balans
  • Kontospärrar
  • Budget för kostnadsställe/kostnadsbärare
  • Automatkonteringar
  • Sammandragsrapporter
  • Utskrifter
  • Avstämning av kostnadsställen/kostnadsbärare

Skillnader mellan kostnadsställe och kostnadsbärare

Kostnadsställe kan användas för uppdelning i verksamhetsgrenar, avdelningar, funktioner, ansvarsområden eller liknande. Om företaget till exempel har tre butiker så lägger du upp varje butik som ett kostnadsställe. Kostnadsbärare kan i stället användas för bland annat varugrupper. Om de tre butikerna säljer till exempel radioapparater, tv-apparater, stereoanläggningar och cd-skivor så lägger du upp dessa varugrupper som var sin kostnadsbärare. Eftersom kostnadsställe och kostnadsbärare är likställda kan du på ett konto dels ange t ex Butik 1 som kostnadsställe och dels t ex cd-skivor som kostnadsbärare.

Både kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt kan användas tillsammans med alla konton i kontoplanen. Du behöver alltså inte specificera vissa konton som kostnadsställe- eller kostnadsbärarkonton. Även balanskonton kan användas, men det är vanligast att bara resultatkonton kombineras med kostnadsställe eller kostnadsbärare.

Hur man använder sig av kostnadsställen och kostnadsbärare är mycket individuellt beroende på vilken verksamhet företaget har och vilken information du vill få fram. De här funktionerna, liksom även projektredovisning, ger dig mycket stora möjligheter att få ut mycket mer relevant och viktig information från dina olika slags rapporter.

För att kunna arbeta med kostnadsbärare krävs att du har licens för BL Bokföring Plus. När det gäller kostnadsställen finns den funktionen även i BL Bokföring.

Lägga upp ett nytt kostnadsställe eller kostnadsbärare

Under Uppläggning – Redovisning – Kostnadsställen/Kostnadsbärare lägger du upp nya kostnadsbärare/kostnadsställen. Där fyller du i följande uppgifter:

  • Id – Här kan du ange ett nummer för kostnadsstället.
  • Namn – Här kan du skriva ett namn, t ex ett butiksnamn eller en gatuadress.
  • Spärra kostnadsställe från användning – Markera här om du vill spärra kostnadsstället från användning.
  • Anmärkning – Här kan du skriva egna noteringar t ex om kostnader som vanligtvis hör till det här kostnadsstället.

Ändra eller ta bort kostnadsställe/kostnadsbärare

Under Uppläggning –  Redovisning – Kostnadsställen/Kostnadsbärare kan du redigera dina kostnadsställen och kostnadsbärare.

  • Markera den post du vill ändra och tryck på knappen redigera.
  • Du kan ändra namn, anmärkning samt spärra kostnadsstället/kostnadsbäraren från användning. Du kan även via knappen Beh.hist (x) se en förteckning över de ändringar som gjorts på posten samt vem som gjort dem.

Du kan även ändra ID på kostnadsställen/kostnadsbärare. Gå till Arkiv – Systemunderhåll – Rutinkod och skriv där in bokchangeobjektid. I nästa steg får du välja vad- och hur du vill ändra.

För att ta bort ett kostnadsställe eller kostnadsbärare markerar du posten i listan, och väljer Ta bort. Svarar du Ja på kontrollfrågan så bekräftar du att du vill ta bort posten och den försvinner därefter ur listan.

Ingående balans

När du gjort ett årsbyte behandlas kostnadsställekonton och kostnadsbärarkonton på samma sätt som huvudkonton. Det innebär att saldon på balanskonton följer med som ingående balans på det nya året, medan resultatkonton nollställs. Om du ändrar bokslutet uppdateras det nya årets ingående balans automatiskt. Ingående balans kan du lägga in manuellt för det första året du använder programmet. Det går till på motsvarande sätt som för huvudkonton. Här kan du läsa mer om Ingående balanser.

Kontospärrar

Om du använder dig av kostnadsställen eller kostnadsbärare för ett visst huvudkonto så rekommenderar vi att du alltid använder dig av detta. Du kan lägga upp en kontospärr så att du inte glömmer att registrera kostnadsställe eller kostnadsbärare. Om du inte vill registrera vissa poster på någon speciell kostnadsbärare eller kostnadsställe bör du lägga upp en särskild ”diverse”-kostnadsbärare/kostnadsställe för dessa poster. Du kan skriva ut dina kontospärrar via Utskrift – Kontospärrar. Här kan du läsa mer om Kontospärrar.

Budget för kostnadsställe/kostnadsbärare

Du kan på motsvarande sätt som för huvudkonton också lägga in budget för kostnadsställen och kostnadsbärare. Det ger dig möjlighet att på ett enkelt sätt följa upp resultatet för t ex en viss varugrupp eller ett visst försäljningsställe. Du kan även konsolidera budget från kostnadsställe/kostnadsbärare. Det innebär att man slår samman de budgetar som finns registrerade på kostnadsställen/kostnadsbärare till en huvudbudget. Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Budget.

Automatkonteringar

Genom att lägga upp automatkonteringar på kostnadsställe- eller kostnadsbärarnivå kan du t ex göra en procentuell fördelning av gemensamma kostnader på olika kostnadsställen/kostnadsbärare. Gå in under Uppläggning – Automatkonteringar. Du väljer Ny eftersom du ska lägga upp en ny automatkontering.

Exempel:
Om du har tre butiker och vet att 25 procent av lönekostnaderna ska belasta Butik1 som har kostnadställenummer 7, så gör du så här:

  1. Du väljer Procentuell beräkning
  2. Du ger automatkonteringen Id7
  3. Namnge automatkonteringen, tex ”Lön Butik 1”
  4. I fältet Procent anger du 25,00
  5. Vill du att beloppen ska öresavrundas markerar du Avrundning
  6. Vill du att automatkonteringen löser ut vid verifikationsinmatningen markerar du Transaktionsbaserad.
  7. Som Beräkningskonto anger du kontot för löner, tex 7010 och som Kostnadsställe anger du 7, vilket gör att automatkontering kommer utlösas för varje kontering på det kontot.

Vid verifikationsregistreringen kommer programmet att fördela 25 procent av lönekostnaden till Butik 1. Du kan sedan få ut rapporter som visar kostnaderna just för det kostnadsstället. Du kan även lägga upp automatkonteringar av typen Utlös konteringsmall för kostnadsställen/kostnadsbärare.

Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Automatkonteringar.

Sammandragsrapporter

Genom att lägga upp sammandragsrapporter kan du bygga upp översiktsrapporter där alla kostnadsställen, kostnadsbärare eller projekt redovisas i en enda rapport. Här kan du läsa mer om hur du lägger upp Sammandragsrapporter.

Utskrifter

Du kan skriva ut ett antal rapporter på kostnadsställe- eller kostnadsbärarnivå.

  • Balans- och resultatrapporter – Du kan skriva ut både balans- och resultatrapporter för enstaka eller flera kostnadsställen/kostnadsbärare. Du kan även kombinera kostnadsställe med kostnadsbärare och/eller projekt. Har du valt en rapport för kostnadsbärare går den att kombinera med kostnadsställe och/eller projekt.
  • Transaktionslista – Den här listan motsvarar en dagbok på kostnadsställe- eller kostnadsbärarnivå.
  • Kontospecifikation – Den här rapporten motsvarar en huvudbok på kostnadsställe- eller kostnadsbärarnivå. Du kan välja ett enstaka konto, ett kontointervall eller alla konton.
  • Kostnadsställe-/Kostnadsbärarfördelning konto – Den här rapporten visar hur saldot för det konto du väljer fördelar sig på respektive kostnadsställe/kostnadsbärare utifrån den period du väljer.
  • Sammandragsrapport – Ger i en samlad rapport en god översikt över alla kostnadsbärare/kostnadsställen med en per rad. Om du väljer att ta ut kombinationsrapporter för en resultatrapport eller balansrapport, tänk då på att det kan resultera i många rapporter. Om du t ex har tre kostnadsställen och tio kostnadsbärare och dessutom fem projekt och tar ut en kombinationsrapport med valet Alla för alla tre urvalen så kommer du att få ut 3 x 10 x 5 = 150 rapporter, om det finns transaktioner på alla nivåer.

Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Utskrift av bokföringsrapporter.

Utskrift kostnadsställen/kostnadsbärare

Om du vill skriva ut en lista över dina upplagda kostnadsställen/kostnadsbärare hittar du en sådan under Utskrift – Kostnadsställen, respektive Utskrift – Kostnadsbärare.

Avstämning av kostnadsställen/kostnadsbärare

Den här rutinen går igenom saldon för kostnadsställen/kostnadsbärare och kontrollerar att summan av dessa överensstämmer med motsvarande huvudkontosaldo. För att det ska fungera som det är tänkt måste du alltid ha använt dig av kostnadsställe/kostnadsbärare för det kontot. Annars kommer du att få en restpost som inte kan stämmas av. Om det finns vissa poster som du inte vill registrera på någon kostnadsställe/-bärare så kan du lägga upp en ”diverse”-kostnadsbärare/kostnadsställe för dessa.

  1. Gå in under Aktivitet – Avstämning i den neddragna menyn.
  2. Välj därefter Avstämning kostnadsställen eller Avstämning kostnadsbärare.
  3. Där du ser på vilka konton som det finns en differens. Under knappen Spec kan du se varje konto för sig. Knappen Kontokontr tar dig till till Kontokontrollen som visar vilka verifikationer som finns på respektive konto. Du kan också välja Räkenskapsår, Period och Konto (programmet föreslår att avstämningen ska gälla alla resultatkonton dvs 3 – 9999).