BL Tidlogg

BL Tidlogg är ett tilläggsprogram till BL Tidredovisning som hjälper dig som debiterar ut din egen tid att hålla reda på hur mycket tid du lagt ner på ett visst arbete. Med BL Tidlogg kan du enkelt registrera tid genom att använda tidtagningsfunktionen och registrera tid manuellt.

  • Så fungerar BL Tidlogg
  • Inställningar i BL Tidredovisning
  • Installera BL Tidlogg
  • Inställningar i BL Tidlogg
  • Synkronisera register
  • Arbeta med BL Tidlogg
  • Arbeta online
  • Arbeta offline
  • Tidtagning
  • Överföring till BL Tidredovisning
  • Registrera tid
  • Prissättning
  • Utskrift
  • Ändra registrerade tider
  • Ta bort registrerade tider
  • Dölj/visa BL Tidlogg
  • Felsökning BL Tidlogg
  • Om du kör BL Administration med SQL Server

 

Så fungerar BL Tidlogg

Alla registrerade tider kan föras över till BL Tidredovisning genom den integrering som finns mellan programmen. För att BL Tidlogg ska fungera måste det synkroniseras med BL Tidredovisning. Det kan alltså inte köras som ett fristående program, utan du måste också ha licens för BL Tidredovisning.

De tider som visas är inte i timmar och minuter utan de visas som hundradelar, 30 minuter visas alltså som 0,50 timmar. Genom kopplingen till BL Tidredovisning arbetar du med ditt kundregister och dina arbetskoder som du lagt upp där. Med en enkel knapptryckning i BL Tidlogg synkroniserar du kundregistret och arbetskoderna i de två programmen med jämna mellanrum.

Några stora fördelar med att registrera tider i BL Tidlogg istället för via BL Tidredovisning är:

  • Du behöver inte hålla reda på den tid du lägger ner på dina kunder – du behöver bara starta tidtagningen
  • Du kan registrera tider oberoende av vilket företag som är aktivt i BL Administration
  • Medarbetarna kan registrera tider på datorer som inte har BL Administration installerat
  • Du startar BL Tidlogg från den ikon som läggs upp på skrivbordet i samband med installationen

 

Inställningar i BL Tidredovisning

För att kunna använda dig av BL Tidlogg måste du först:

  1. Spara den licensfil du fått från oss. Den heter Licens.bla och ska sparas under C:\Användare\Delat\Delade dokument\BLaData. Om du arbetar i ett nätverk och har lagt upp en egen företagsgrupp är det i den mappen filen ska sparas. Du kan enkelt se sökvägen genom att klicka F8-tangenten när du står i BL Administrations Logga-in-ruta.
  2. Lägg upp medarbetare, kunder, arbetskoder och projekt i BL Tidredovisning. Läs mer om uppläggningarna i manualen för BL Tidredovisning.
  3. Markera vilka medarbetare som ska använda BL Tidlogg. Du kan markera så många medarbetare som din licensfil medger.

 

Installera BL Tidlogg

Ladda ner programmet från vår hemsida www.bjornlunden.se Logga in med ditt kundnummer och lösenord. Om du inte har ditt lösenord klickar du på länken ”glömt lösenord” så skickas det till din mailadress. Du hittar filen under Mina Sidor – Mina Program.

 

Inställningar i BL Tidlogg

Innan du kan börja använda programmet ska du göra några inställningar i BL Tidlogg för att koppla ihop det med BL Tidredovisning:

Starta BL Tidlogg och välj Arkiv – Inställningar i menyn.Under Inställningar ska du:

  • Ange sökväg till tidbolag, dvs det företag som du fakturerar dina kunder från i BL Administration. Klicka på Bläddra för att söka dig fram till rätt företag (t ex C:\Program(x86)\BL\BLa\Ftg-XXXX).
  • Markera hur tid ska avrundas. De valmöjligheter du har är ingen avrundning, 10 minuter, 15 minuter, 20 minuter, 30 minuter eller 60 minuter.
  • Markera vilka registreringsfält du vill använda om du registrerar tider manuellt. De fält du kan välja på är Beskrivning, Extra text, Konto, Kostnadsställe, Kostnadsbärare, Projekt, Rabatt och Pris.
  • Aktivera klockslag. Genom att markera detta alternativ kan du ange tiden från och med ett visst klockslag till och med ett annat. Du kan även se i loggfilen mellan vilka tider en tid registrerats.

Om du arbetar med en dator som inte har direkt anslutning till företagsdatabasen i BL Administration kan du enkelt skicka dina tidstransaktioner via e-post. Du ska då här ange den e-postadress du vill skicka dina transaktioner till. När du arbetar ute hos en kund, har du normalt ingen kontakt med företagsdatabasen i BL Administration (som ligger på en annan dator eller på en server hemma på kontoret). Då kan det vara lämpligt att registrera tider i BL Tidlogg och vid dagens slut skicka transaktionerna till kontoret med e-post. På detta sätt är det enkelt att arbeta på distans och ändå ha aktuell status på dina och/eller medarbetarnas arbeten.

Klicka OK för att bekräfta dina val. Inställningarna börjar gälla nästa gång du startar BL Tidlogg. Tryck på Avbryt om du inte vill spara dina inställningar. Om du har medarbetare som inte arbetar i anslutning till kontoret och som själva registrerar sin tid kan BL Webbtid vara ett alternativ till BL Tidlogg. Medarbetarna registrerar då sina tider via internet och de kan enkelt importeras till BLA Tidredovisning. Läs mer om detta i manualen för BL Webbtid.

 

Synkronisera register

Första gången du arbetar med BL Tidlogg eller om du gjort ändringar i  medarbetare, kunder, arbetskoder eller projekt i BL Tidredovisning, måste du synkronisera registren så att det som finns i BL Tidredovisning även visas i BL Tidlogg. Det enda du behöver göra i BL Tidlogg är att välja Arkiv och därefter Synkronisera register. Svara därefter Ja på frågan om du vill synkronisera register och bekräfta sedan med OK. Observera att synkroniseringen förutsätter att du redan har angett sökvägen till BL Tidredovisning på ett korrekt sätt enligt föregående avsnitt.

Tänk på att synkronisera registren regelbundet så att alla uppgifter om medarbetare, kunder, arbetskoder och projekt är aktuella.

 

Arbeta med BL Tidlogg

Arbeta online

När du är på kontoret och arbetar har du i allmänhet direktkontakt med BL Tidredovisning via nätverket. Har du BL Administration installerat på samma dator som BL Tidlogg har du naturligtvis också alltid direktkontakt med BL Tidredovisning. Då arbetar du i online-läge, dvs du kan direkt uppdatera de tider du registrerat i BL Tidlogg. Att du arbetar online ser du i programmets rubrik. Om du arbetar med BL Molndatabas så har BL Tidlogg inte direkt kontakt mot databasen. Då gäller samma sak som om du arbetar offline.

Arbeta offline

Om du inte har kontakt med BL Tidredovisning så arbetar du offline. Detta innebär att du inte kan uppdatera tidtransaktionerna direkt till tidredovisningen. Du måste istället skapa en textfil. Läs mer om det i avsnittet Överföring till tidredovisning. Notera att du även arbetar offline om ditt företags databas ligger i en BL Molndatabas.

Tidtagning

Ett sätt att arbeta med BL Tidlogg är att via tidtagningsfunktionen låta datorn registrera hur mycket tid du som medarbetare lägger ner på ett visst arbetsmoment för en viss kund.

    1. Sätt registeringsdatum samt välj medarbetare, kund och arbetskod.
    2. Om du vill registrera en extratext kan du göra det i det tomma fältet under arbetskoderna. Du väljer själv om du vill att extratexten ska komma med på fakturan eller inte. Läs mer i manualen för BL Tidredovisning. Observera att transaktioner måste föras över i online-läge för att extratexten ska följa med till BL Tidredovisning.
    3. Inställningar för vilket kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt programmet ska föreslå gör du på medarbetare, arbetskod och kund i BL Tidredovisning. Om du vill ändra på de data programmet föreslår kan du göra det i respektive ruta. Genom att klicka på Kostnadsställe, Kostnadsbärare och Projekt får du fram en lista över de data som finns upplagda i BL Tidredovisning.
    4. Klicka på Starta. Klockan startas och du kan löpande se hur mycket tid som använts.
    5. Genom att klicka på Paus, stannar klockan. Det arbete som du håller på med är då bara tillfälligt stoppat. När du vill fortsätta tidtagningen är det bara att klicka på Starta igen. Du kommer då att få en obruten tidmätning på detta arbete tills du klickar på Stopp.
    6. När du är klar med det arbetsmoment du tar tid på klickar du på Stopp. BL Tidlogg lagrar medarbetarens tid för den valda arbetskoden och kunden. Du får upp ett fönster med meddelandet, “Tiden sparad i loggfil”. Nere till vänster ser du både start- och stopptid för den aktuella perioden.

Observera att om du inte vill att det i BL Tidlogg ska synas vilket pris kunden får betala för de olika arbetskoderna, kan du markera funktionen Dölj pris i BL Tidlogg. Du hittar funktionen under Arkiv – Företagsuppgifter – Tidredovisning i BL Administration.

 

Överföring till BL Tidredovisning

Arbetar du i online-läge kan du direkt uppdatera tidredovisningen genom att välja Aktivitet – Uppdatera. Uppgifterna i loggfilen förs då över till BL Tidredovisning. Om du istället arbetar i offline-läge kan du antingen vänta med att uppdatera till tidredovisningen tills du återigen har kontakt med BL Administration i online-läge, eller så kan du skapa en textfil via Aktivitet – Skapa en textfil från transaktioner, alternativt Skapa en textfil och skicka med ePost.

Om det finns en fil sedan tidigare, kan du antingen komplettera den befintliga filen med de nya transaktionerna genom att välja Ja, eller så kan du ta bort den gamla filen genom att skriva över den då ska du svara Nej. När du svarat ja eller nej kommer en kontrollfråga om du vill nollställa loggfilen för medarbetaren. Normalt svarar du Ja i det läget, eftersom du för över transaktionerna till tidredovisningen på annat sätt än via uppdatering online. Svarar du Nej, kan du uppdatera BL Tidredovisning när du återigen är i onlineläge. Det går också att avbryta, genom att välja Avbryt.

Om du inte nollställer loggfilen och även har skicka över transaktionerna med e-post kan det bli dubbelregistrerat i BL Tidredovisning.

 

Registrera tid

Det är också möjligt att registrera tider direkt i BL Tidlogg utan att använda tidtagningen.

  1. Se till att registreringsdatum i den högra datumrutan stämmer. Skriv därefter in id för den kund det gäller eller välj i kundlistan genom att markera kunden och trycka [Enter] alternativt dubbelklicka på kunden i listan.
  2. Välj Arbetskod.
  3. Vad du ska skriva in härnäst beror på vilka inställningar du gjort under Arkiv, Inställningar. De markeringar du gjort där styr vilka fält du kan skriva in något i. Genom att klicka på Kostnadsställe, Kostnadsbärare och Projekt får du fram en lista över de data som finns upplagda i BL Tidredovisning.
  4. Ange tid i antal timmar. Kom ihåg att ange tiden i hundradelar, 30 minuter anges som 0,50 timmar.
  5. Priset hämtas från de inställningar som gjorts för prissättning i BL Tidregistrering. Du kan ändra priset om du vill.
  6. När du registrerat klart en transaktion väljer du Spara. Upprepa arbetsgången tills du är klar med den manuella registreringen.
  7. För att föra över de manuellt registrerade transaktionerna följer du instruktionerna i avsnittet Överföring till tidredovisning.

Observera att om du inte vill att det i BL Tidlogg ska synas vilket pris kunden får betala för de olika arbetskoderna, kan du markera funktionen Dölj pris i BL Tidlogg. Du hittar funktionen under Arkiv – Företagsuppgifter – Tidredovisning i BL Administration.

 

Prissättning

Alla priser i BL Tidlogg hämtas från de inställningar du har i BL Tidredovisning. Eftersom du kan skapa olika kombinationer av prissättningar med avseende på Kundgrupp, Kund, Medarbetare, Grupp (arbetskodgrupp) och arbetskod så finns det en förutbestämd ordning i programmet vilka priser som kommer att gälla. Läs mer om Prissättning i BL Tidredovisning.

 

Utskrift

Om du vill skriva ut de tider som finns loggade i BL Tidlogg väljer du Utskrift – Visa loggade tider. Om det finns loggade tider får du en skärmutskrift av innehållet. Vill du skriva ut loggen på papper väljer du Skriv ut. Välj den skrivare du vill använda och bekräfta med OK.

Observera att du bara ser tider loggade för varje medarbetare.

Ändra registrerade tider

Om du av någon anledning vill ändra en registrerad tid (oavsett hur den registrerats) väljer du Utskrift – Visa loggade tider. Därefter dubbelklickar du på den transaktion som du vill ändra. Du kan också markera transaktionen och välja OK. Du får upp transaktionen i registreringsbilden till höger och kan göra de ändringar du önskar. Du kan alltså ändra både sådana tider som är manuellt registrerade och de som kommer från tidtagningen.

När du har gjort ändringen väljer du Spara redigerade uppgifter. Om du bara vill titta på en transaktion gör du på samma sätt som ovan utan att ändra.Är alla transaktioner uppdaterade till BL Tidredovisning eller en textfil skapad och loggen nollställd, finns inga uppgifter kvar i BL Tidlogg.

 

Ta bort registrerade tider

Om du vill ta bort en registrerad tid (oavsett hur den registrerats) väljer du Utskrift, Visa loggade tider. Därefter markerar du transaktionen och väljer [DELETE]. På kontrollfrågan om du vill ta bort den markerade transaktionen svarar du Ja.

 

Dölj/visa BL Tidlogg

Du kan minimera programmet, genom att klicka på minusknappen, eller dölja programmet helt genom att välja Aktivitet och Dölj/visa. Det enda som då syns är en ikon i nedre högra hörnet på bildskärmen, bredvid datortiden. Om tidtagningen är igång, är ikonen vit och är den stoppad, är den röd. För att åter visa BL Tidlogg på skärmen högerklickar du på ikonen och väljer Dölj/visa.

 

Felsökning BL Tidlogg

Om du kör BL Administration med SQL Server

För att programmet BL Tidlogg ska få kontakt med BL Administrations databas krävs det först att Inställningarna i BLa är inställda med Serverautentisering, läs mer om det här.

Om du migrerat databasen till SQL efter BLa-version 2013 så saknas också en fil som BL Tidlogg behöver. Denna lägger du enkelt till manuellt.

  1. Gå in i BL Administration, välj det företag du jobbar med.
  2. Klicka på Företag:Företagsnamnet som fiunns under boxen som heter Information, i menyn med snabbknappar.
  3. Klicka på knappen Utforska så öppnas företagsmappen i utforskaren.
  4. Högerklicka någonstans i fönstret och välj Nytt, Textdokument.
  5. Döp filen till ftgdata.ini (för att du ska kunna ändra filändelsen .txt till .ini så måste alternativet Dölj filnamnstillägg för kända filtyper vara avmarkerat i Kontrollpanelen, Mappalternativ, fliken Visning)
  6. Skriv in (ersätt x:en med ditt företags id):

[Server]
ServerType=SQLSERVER
Id=xxxx

Spara filen, efter det hittar BL Tidlogg rätt databasfil.