Tiddebitering och fakturering

När du registrerat tiderna är nästa steg att debitera tiden. Du väljer själv vilka tider och kunder som ska debiteras och vad du vill vänta med. Som hjälp att bestämma vad som ska debiteras kan du använda ett debiteringsunderlag. När du debiterar tid går du via Aktivitet – Tiddebitering tid i menyn eller med snabbknappen Tiddebitering.

  • Fakturera enstaka kund
  • Fakturera till och med ett visst datum
  • Fakturera alla tidstransaktioner
  • Acontofakturering
  • Slutfaktura
  • Fastprisdebitering enstaka/alla kunder
  • Uppdatera utan att fakturera
  • Inställning faktura

Fakturera enstaka kund

  1. Du anger vilken period debiteringen avser genom att välja datumintervall.
  2. Ange eventuellt projekt.
  3. Välj fakturera enstaka kunder.
  4. Till vänster ser du Kunder att debitera, dvs de kunder som det registrerats tid för. Du kan sortera listan på Kund eller Namn genom att klicka på kolumnrubriken. Markera första raden och sök dig fram till kunden genom att skriva in de första tecknen i den sorteringsordning du valt.
    Om du dubbelklickar med musen spärrar du kunden för debitering tills du väljer att ta bort spärrmarkeringen genom att dubbelklicka på kunden igen.När en kund är markerad ser du alla tidstransaktioner som hör till den kunden, och som inte redan är debiterade i listan Tidstransaktioner för markerad kund.
  5. Markera de rader du vill debitera längre ner i fönstret.
    Markera en rad genom att klicka på den med musen.
    Markera flera rader med [Ctrl] + musklick.
    Markera ett intervall av rader genom att klicka på första raden och därefter sista raden i intervallet samtidigt som du trycker på [SHIFT].
  6. Vill du kan du komplettera fakturan med ytterligare rader genom att registrera dem i fältet Fakturarader. Vi rekommenderar att du endast i undantagsfall registrerar poster här. Det är bättre att registrerera direkt i tidregistreringen så att historiken uppdateras. Aconto-fakturor registrerar du också på de här raderna.
  7. När du markerat allt som för tillfället ska debiteras på den aktuella kunden klickar du på Skapa faktura.
    Innan du väljer Skapa faktura kan du genom att dubbelklicka på en tidstransaktionsradrad ändra Antal, A-pris och Rabatt.
  8. I nästa läge kommer du till fönstret Inställning. Om de möjligheter du har här kan du läsa om i avsnittet Inställning faktura.
  9. Bekräfta med OK.
  10. Du kommer nu direkt till den order som skapats och kan nu skriva ut fakturan.

 

Fakturera tider till och med ett visst datum

Om du vill kan du utan att närmare kontrollera de tidstransaktioner som finns registrerade för de olika kunderna vill fakturera allt som är registrerat till och med ett visst datum. Det innebär att alla arbeten för alla kunder till och med det datum du väljer kommer att faktureras. De kunder som du spärrat genom att dubbelklicka kommer däremot inte att faktureras i den här omgången.

  1. Välj Fakturera till och med ett visst datum .
  2. Ange till och med vilket datum du vill fakturera alla registrerade poster och bekräfta med OK.
  3. I nästa läge kommer du till fönstret Inställning. Om de möjligheter du har här kan du läsa om i avsnittet Inställning faktura.
  4. Bekräfta med OK.
  5. Du kommer nu direkt till den order som skapats och kan nu skriva ut fakturan.

 

Fakturera alla tidstransaktioner

Det här alternativet väljer du när du vet att du ska fakturera ut allt som registrerats för samtliga kunder utan att selektera på något visst tidsintervall.
De kunder som du spärrat genom att dubbelklicka kommer inte att faktureras i den här omgången.

  1. Välj Fakturera alla tidstransaktioner.
  2. Du får då två kontrollfrågor – Är du riktigt säker på att du vill fakturera alla tider på alla kunder? Vill du verkligen fakturera alla tidstransaktioner? Bekräfta med OK om du vill gå vidare.
  3. I nästa läge kommer du till fönstret Inställning. Om de möjligheter du har här kan du läsa om i avsnittet Inställning faktura.
  4. Bekräfta med OK.
  5. Du kommer nu direkt till den order som skapats och kan nu skriva ut fakturan.

 

Acontofakturering

Du kan lägga upp särskilda arbetskoder för aconto. Om du vanligtvis acontodebiterar varje månad kan du lägga upp en arbetskod för varje månad, Aconto januari, osv.

  1. Välj Aconto och den kund du vill acontodebitera.
  2. Acontoposter registrerar du under fliken Fakturarader. Skriv in arbetskoden för acontobetalning om du har lagt upp arbetskoder för aconto. Annars kan du skriva aconto i kolumnen Benämning.
  3. Skriv Antal och Pris.
  4. Välj skapa faktura
  5. I nästa läge kommer du till fönstret Inställning. De möjligheter du har här kan du läsa mer om i avsnittet Inställning för faktura.
  6. Bekräfta med OK.
  7. Du kommer nu direkt till den order som skapats och kan nu skriva ut fakturan.

När du sedan fakturerat kunden kan du på fliken Aconto i tiddebiteringen se hur mycket du totalt har acontofakturerat på kunden.

Slutfaktura

Efter att du gjort ett antal acontofakturor och registrerat dina arbetade timmar kan du göra en slutfaktura.

  1. Markera Slutfaktura och den kund du vill slutfakturera.
  2. Markera de arbeten som du ser under Registrerad tid på samma sätt som när du debiterar en enstaka kund. Programmet summerar dessa poster och räknar från acontofakturorna. Därefter klickar du på Skapa faktura.
  3. I nästa läge kommer du till fönstret Inställning. Om de möjligheter du har här kan du läsa om i avsnittet Inställning för faktura.
  4. Bekräfta med OK.
  5. Du kommer nu direkt till den order som skapats. Här ser du de debiterade tiderna och från dessa har acontofaktureringarna dragits bort.
  6. Du kan nu skriva ut fakturan.

 

Fastprisdebitering enstaka/alla kunder

Om du vill fakturera kunder ett fast pris t ex per månad finns funktioner för detta inbyggda i programmet. Hur du använder dessa funktioner kan du läsa om i Fasta priser för debitering löpande.

Uppdatera utan att fakturera

Innan borttagning sker ta för vana att göra en Säkerhetskopia för att kunna återställa om så behövs.

Markera tidstransaktionen och välj Uppdatera, du får då en Varning: ”Om du klickar JA kommer markerade transaktioner att uppdateras utan att de blir fakturerade. Vill du gå vidare?”  Du svarar Nej för att avbryta.

Inställning faktura

När du valt ut vilken kund och vilka tider som ska debiteras och valt att Skapa faktura kommer du till fönstret Inställning. De möjligheter du har är följande:

  • Övergripande fakturatext – Du kan antingen skriva fritt i fältet eller klicka på knappen Övergripande fakturatext där du kan hämta texter som du tidigare lagt upp under menyvalet Uppläggning – Texter.
  • Projekt – Det projekt du anger här gäller inte om du vid tidregistreringen angett ett annat projekt.
  • Vår referens – När du registrerat en ansvarig på kunden kommer det namnet automatiskt som referens. Du kan välja en annan referens från referensregistret genom att klicka på knappen till höger om rutan. Här kan du läsa mer om Vår referens.
  • Er referens – Här kan du ange kundens referens. Om du lagt upp kunden i referensregistret kan du välja den genom att klicka på knappen till höger om rutan. Här kan du läsa mer om Er referens.
  • Specificera per medarbetare – Om du vill att det ska framgå av fakturan vilken eller vilka medarbetare som har gjort de olika arbetena markerar du här. Om du under Arkiv, Företagsuppgifter, Tidredovisning har angett att du vill specificera fakturorna per medarbetare kommer denna ruta att vara ibockad, men du kan alltså göra det valet även här.
  • Sammanslå lika arbetskoder – För att fakturan inte ska innehålla så många rader kan du slå samman de arbetskoder som är identiskt lika. Genom att markera det här alternativet under Arkiv, Företagsuppgifter, Tidredovisning så blir det förvalt.
    Du kan välja om sammanslagningen bara ska göras bara om pris, konto, kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt är lika eller om sammanslagningen ska göras oavsett om de inte är lika.
  • Sammanslå arbetskoder i samma tidgrupp – Om du registrerat många arbetskoder på en kund kan du välja att fakturan bara ska visa en rad för arbetskoder i samma tidgrupp och slå samman summorna. Texten som skrivs på fakturaraden blir då tidgruppens benämning.
  • Sammanslå arbetskod per projekt och medarbetare – Detta alternativ väljer du om du vill att fakturan ska vara uppdelad per projekt. Underordnat detta skrivs sedan medarbetare och arbetskoder ut.
  • Sammanslå per medarbetare – Genom att välja detta alternativ specificeras en totalsumma per medarbetare, inga arbetskoder kommer att visas på fakturan.
  • Sammanslå allt – Genom att markera detta alternativ sammanslås allt. Ingen tid eller medarbetare visas utan det är bara benämningarna på arbetskoderna samt en totalsumma som framgår
  • Ta med extratext – Bockar du i denna ruta följer extratext med som du angav vid registreringen.
  • Datum med till fakturarader – Genom att markera denna ruta tas datum med till fakturaraderna vid utskriften.

Bekräfta med OK om allt är korrekt.

I orderfönstret ser du vilka poster som debiteras. Det går att göra ändringar direkt i det här orderfönstret men om du gör det kommer det som debiterats inte att överensstämma med det som debiterats eller registrerats i tidregistreringen. Bekräfta med OK.

Obs! Om du väljer att sammanslå transaktioner enligt ovan kommer eventuella extratexter inte tas med till fakturan.