Skanning av leverantörsfakturor

Innehåll

  • Intern skanning av leverantörsfakturor
  • Registrering skannade fakturor
  • Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor till databasen för senare registrering
  • Import från fakturaskanningssystem
  • Koppla en länk eller bildfil till reskontraposten

Om du skannar dina leverantörsfakturor manuellt bifogas en fil med själva leverantörsfakturan direkt i anslutning till reskontraposten. På så sätt finns underlaget för posten lagrad direkt i programmet och du slipper gå till pärmen för att se hur fakturan såg ut. För att programmet ska kunna presentera hur fakturan ser ut i samband med registreringen krävs att det är en pdf-fil eller en bildfil. Andra filformat kan också användas och kopplas till en post, men då visas inte innehållet i filen.

På samma sätt som internt skannade fakturor kan du också läsa in Inkommande e-fakturor.

Om du själv skannar in dina leverantörsfakturor ska du göra inställningar för detta under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – Elektronisk fakturahantering – Reg inkommande fakturor.

Här kan du läsa mer om inställningarna för Elektronisk fakturahantering.

För att registrera dina inskannade fakturor väljer du Aktivitet – Registrering leverantörsfakturor eller i snabbmenyn. Om du använder dig av ett attestantregister måste du logga in som attestant för att kunna registrera en faktura. Du kan läsa mer om speciella funktioner och inställningar i själva registreringsbilden i guiden Registrering Leverantörsfaktura.

  1. Välj Aktivitet – Registrering leverantörsfakturor, alternativt snabbvalet Registrera fakturor.
  2. Under förutsättning att du angett en dokumentmapp för skannade fakturor i Företagsuppgifterna kommer fönstret Registrering skannade leverantörsfakturor upp direkt. Här ligger de filer som skannats in och väntar på registrering. Den första filen visas i fönstret. Här har du möjlighet att välja Öppna för att zooma in och ut samt förflytta dig mellan olika sidor i filen på ett enklare sätt. Tänk på att du endast kan använda bildfiler och pdf-filer om du vill kunna se filen i registreringsbilden.
  3. Klicka på knappen Ny för att ange vilken leverantör du fått fakturan från. Om det är en leverantör som redan är upplagd i leverantörsregistret kan du välja knappen Leverantör och söka reda på leverantören. Välj en leverantör genom att markera och dubbelklicka. Du kan också söka efter leverantören genom att skriva in namnet eller exempelvis plus- eller bankgironumret i leverantörsrutan. Vartefter du skriver får du en träff i leverantörslistan om någon har sökordet registrerat på leverantörskortet. Du ser hur många leverantörer som matchar den aktuella sökningen och kan visa en listas på dessa genom att trycka Enter. Finns den aktuella leverantören inte inlagd, kan du enkelt lägga till den via knappen Ny som du hittar när du klickat på Leverantör.
  4. Programmet föreslår automatiskt nästa lediga löpnummer. Ange sedan fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum. Programmet föreslår automatiskt ett förfallodatum utifrån de inställningar du gjort på leverantörskortet men du kan ändra detta om du vill.
  5. Fakturabeloppet anges inklusive moms.
  6. Programmet föreslår den redovisningsvaluta du har angett som standard under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella uppgifter. Här kan du läsa om Valutahantering i programmet.
  7. Programmet hämtar automatiskt den momskod som är kopplad till den aktuella leverantören och beräknar momsbeloppet utifrån detta. Du har möjlighet att både ändra momskod och själva momsbeloppet manuellt om det föreslagna inte stämmer överens med underlaget.
  8. Använder du attesthantering ska du sedan ange en Attestkod, fakturan blir då automatiskt betalningsspärrad. Du kan betalningsspärra en faktura även om du inte använder attesthantering genom att markera rutan Betalspärra faktura. Fakturan markeras då med ett hänglås när du ska betala den, läs mer om detta i avsnittet Betala leverantörsfakturor.
  9. I kommentarsfältet kan du skriva om det är något du vill meddela nästa attestant. Informationen kommer synas i attesteringsrutinens kommentarsfält. Den kommer även synas vid kontroll av en reskontrapost. Om registreringen är korrekt väljer du OK.
  10. När du bekräftat en registrering kommer fakturafilen att hamna i en undermapp, som heter Behandlade, till den mapp du angett att du sparar dina skannade fakturor i. Filen lagras dessutom som ett kopplat dokument till den aktuella reskontraposten. Du kan även avvisa en faktura som du skannat in om denna inte ska registreras, detta gör du genom att klicka på knappen Avvisa. Avvisade fakturor placeras i en undermapp, Avvisade, till den i företagsuppgifterna angivna mappen för skannade dokument. Knappen Koppla till föreg fakt klickar du på om du vill koppla flera dokument till en och samma post.
  11. Förutsatt att du har markerat alternativet Kontera fakturor vid registrering i företagsuppgifterna kan du här kostnadskontera fakturan eller, om du använder programmets attesthantering, registrera kontot för oattesterade fakturor du angett under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – fliken Redovisning. BL Leverantör konterar automatiskt leverantörsskulden och momsen utifrån dina inställningar i leverantörsregistret. Här finns även möjlighet att kontera på kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt. Om du vill kan du också skriva in text till kostnadskonteringen.

Denna funktion används normalt av de som jobbar i molnet när det är olika personer som skannar in fakturorna och som registrerar dem. Genom att använda funktionen hamnar de skannade fakturorna i ett ”väntaläge” till dess att den som registrerar dem tar vid. För att aktivera funktionen krävs att du väljer alternativet Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – Elektronisk fakturahantering – Reg inkommande fakturor. Du ska också ange sökvägen till den dokumentmapp där e-fakturorna sparas ner av den som tar emot dem.

Sökvägen till platsen där filerna lagras kan ändras även i samband med att filerna laddas upp, vilket gäller i molndatabasen vid samverkan mellan redovisningsbyrå och kund.

För att skicka in fakturorna till databasen väljs alternativet Aktivitet – Ladda upp skannade leverantörsfakturor till databas.

Observera att företaget måste vara inställt på att lagra bildfilerna i databasen istället för lokalt i bildfiler-mappen för att det ska vara möjligt. Detta görs via Arkiv – Företagsuppgifter – Generella – Mer-knappen – lagring kopplade dokument.

När de skannade dokumenten lästs in till databasen dyker de upp under registrering leverantörsfakturor för den person som ska göra själva registreringen.

Här kan du läsa mer om hur du arbetar mot en Molndatabas.

Till BL Leverantör kan du även importera leverantörsfakturor som skannats in i externa fakturaskanningssystem. Ett fakturaskanningssystem fungerar normalt så att alla leverantörsfakturor skickas till en central som skannar in fakturorna (eller tar emot dem som elektroniska fakturor), tolkar informationen i fakturorna (dvs leverantör, fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, belopp etc.) och presenterar fakturan på nätet. Här går slutanvändaren in och kontrollerar och konterar fakturan och attesterar densamma. På detta sätt får man hjälp att på ett automatiserat sätt registrera stora mängder leverantörsfakturor. En annan fördel är att de som ska attestera fakturorna kan sitta geografiskt utspridda och ändå ha tillgång till fakturorna via Webbgränssnittet.

Fakturaskanningssystemen har dock inga betalningsrutiner utan alla betalningar sker i BL Leverantör, därför måste fakturorna på något sätt importeras till BL Administration.
Detta kan antingen ske i ett eller två steg:

  • Om fakturor ska överföras till BL Administration i två steg sker en första överföring direkt efter ankomstregistreringen (som oattesterade fakturor). När fakturorna är slutattesterade sker en andra överföring av attesterade fakturor. Detta kräver att man i BL Leverantör aktiverar funktionen för attesthantering. Här kan du läsa mer om programmets Attesthantering.
  • Om fakturor ska överföras till BL Administration i ett enda steg sker endast överföring av fakturorna när de är slutattesterade i fakturaskanningssystemet. Då behöver man inte aktivera attesthanteringen i programmet.

Inställningarna för import av leverantörsfakturor från ett fakturaskanningssystem görs under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – Elektronisk fakturahantering – Import externt EFH-system.

Externt EFH-system

Här kan du läsa mer om inställningarna för Elektronisk fakturahantering.

  1. Import av leverantörsfakturor från fakturaskanningssystem sker via Arkiv – Import – Leverantörsfakturor fakturaskanningsssytem. Du kan också välja att gå via knappen Import från skanningssystem, som du hittar i registreringsbilden för leverantörsfakturor.
  2. Peka sedan ut filen som skapats från fakturaskanningssystemet och som ska läsas in i BL Administration. Programmet kommer automatiskt att leta i den dokumentmapp som angetts i inställningarna för skannade fakturor.
  3. I rutan kontroll import leverantörsfakturor får du en överblick över de fakturor som finns med i filen. Genom att dubbelklicka på en rad har du möjlighet att undanta en eller flera filer från importen också om du vill.
  4. Välj Öppna för att starta importen.
  5. När importen är gjord har du möjlighet att skriva ut bokföringsunderlag för de inlästa leverantörsfakturorna, under förutsättning att du markerat alternativet Uppdatera leverantörsfakturor automatiskt efter import.

Det finns två sätt att visa ett kopplat dokument för en post importerad från ett fakturaskanningssystem. Antingen lagras en bildfil på reskontraposten, eller så kopplas en länk till reskontraposten som då visar bilden lagrad i skanningsleverantörens webbplats. Hur det kan hanteras styrs av den leverantör av fakturaskanning du har.