Arbetsschema

Om du använder semesterhantering/Lön Plus ska alla anställda ha ett arbetsschema. Arbetsscheman ska därför skapas för alla varianter av arbetstider som finns på företaget. Med hjälp av arbetsschemat beräknas sysselsättningsgrad, veckoarbetstid, semesterfaktor med mera. Tänk på att det vid månadslön behöver finnas schema på den anställde för hela semesteråret för att semesterberäkningen ska bli korrekt.

I programmet följer det med ett färdigt arbetsschema för heltid, 8 timmar, måndag till fredag. Du kan själv skapa egna arbetsscheman som baseras på en till sex veckor (rullande).

Se en film:

Du når uppläggningen av arbetsschema via Uppläggning – Arbetsschema.

I schemavyn kan du antingen lägga till, redigera eller ta bort scheman. Dessutom är det här du kopplar scheman till dina anställda (går även att göra från anställdakortet).

Observera att du inte kan ta bort eller redigera ett schema som har används på en anställd i en uppdaterad lön.

Arbetsgång

Steg 1 – Skapa arbetsschema

      1. Välj Uppläggning – Arbetsschema och klicka på knappen Nytt schema.
      2. Skriv in ett namn på schemat och ange från vilket datum det ska gälla. Startdatum för alla scheman ska alltid vara på en måndag. Ange det datum som kan vara det tidigaste för schemat.
      3. Antal veckor för perioden är i de flesta fall 1, om schemat ser lika ut varje vecka. Har man däremot ett rullande schema där veckorna skiljer sig åt ändrar du antalet veckor här – från 2 upp till 6.
      4. Skriv in hur många timmar den anställde ska arbeta per dag. Utifrån detta beräknar programmet genomsnittlig veckoarbetstid i dagar och timmar som redovisas i respektive ruta.

        Om du inte kan ange specifika timmar för de olika veckodagarna, men känner till sysselsättningsgraden finns möjlighet att ange genomsnittlig veckoarbetstid i dagar och veckor för schemat manuellt. Detta kräver dock att du inte lagt in timmar på någon av veckodagarna. Du lägger in ett så kallat nollschema vilket gör det möjligt att använda avvikelser även då den anställde har oregelbundet schema.

      5. Om heltid hos er motsvarar något annat än 40 timmar i veckan fördelat på 5 dagar, så ändrar du det i respektive ruta. Programmet beräknar utifrån detta en genomsnittlig sysselsättningsgrad samt semesterfaktor. Läs mer om semesterfaktor längst ned på sidan.
      6. Ta hänsyn till helgdagar och övriga korta/lediga dagar ska vara ibockat om du vill att programmet ska anpassa schemaläggningen utifrån inställningarna under Uppläggning – Övrigt – Helgdagar och till exempel inte lägga ut arbetstid på julafton om det infaller på en dag då den anställde annars skulle ha jobbat. Om den anställde däremot jobbar lika hela tiden oavsett om det infaller på en helgdag eller ej så tar du bort den här bocken när du skapar schemat.
      7. När du är klar klickar du på OK.

 

Steg 2 – Koppla arbetsschema på den anställde

  1. Välj Uppläggning – Arbetsschema, till vänster i rutan ser du en lista med de anställda. Klicka på den anställde, som du ska koppla schemat till, så att raden blir blåmarkerad. Klicka sedan på knappen Koppla schema.
  2. Klicka på knappen Schema, en ny ruta kommer då upp.
  3. Markera det schema som du vill koppla och klicka sedan på knappen Välj.
  4. Välj från vilket datum som schemat ska gälla för den anställde. Kom ihåg att schemat måsta starta på en måndag. Tänk också på att vid rullande schema kommer programmet börja med vecka 1 från det startdatum du väljer här.
  5. Klicka på OK.

Om du får ett felmeddelande som säger Kan inte uppdatera arbetsschema så rekommenderar vi att du tar bort kopplingen genom att markera schemat på den anställde, klicka på knappen Ta bort koppling. Gör sedan om proceduren.

Du har nu kopplat ett nytt schema på den här anställde. Om en anställd har flera scheman kopplade på sig så är det alltid det schemat som har det senaste datumet som gäller.

 

Semesterfaktor

I programmet använder vi oss av bruttosemester med kvot. Det innebär att den anställde har sin fulla semesterrätt på t.ex 25 semesterdagar oavsett hur många dagar i veckan man jobbar, men då detta ska motsvara 5 veckors ledighet så räknas en semesterfaktor fram som används vid uttag av semester. Till exempel en anställd som jobbar 4 dagar i veckan får en semesterkvot på 1,25 (5/4). För varje ledig dag räknas 1,25 semesterdagar bort (och betalas ut). Om en person jobbar olika antal dagar olika veckor räknar programmet fram ett genomsnittligt antal dagar per vecka som används i beräkningen av semesterfaktor. Semesterfaktorn används i vissa fall även vid beräkning av annan frånvaro t.ex tjänstledighet och föräldraledighet.