Sammanfallande intjänande- och semesterår

I denna guide beskriver vi vad du bör tänka på när du har sammanfallande intjänande- och semesterår, då det finns saker som skiljer sig från att ha olika intjänande- och semesterår.

Från och med version 2021.1.100 finns det möjlighet att datumstyra från när en lön gäller, vilket påverkar värderingen av uttagna semesterdagar under året och därmed även har påverkan på reglering i samband med semesterårsbytet. Läs mer om det i nyheterna längst ned på sidan.

Observera! Vi rekommenderar att du genomför årets semesterårsbyte i minst version 2021.1.101 då det kom en del buggfixar i den versionen som påverkar semesterårsbytet.

  • Nyheter i 2021.1.100

När du aktiverar semesterhanteringen i BL Lön Plus anger du intjänandeår och semesterår. Du kan endast ange ett intjänande- och ett semesterår som kan vara efterföljande eller sammanfallande. Du kan alltså inte ha olika datumintervall för olika anställda i ett och samma företag.

Om du väljer sammanfallande intjänande- och semesterår måste du använda semesteravtalet Månadslön med semestertillägg (alternativt ett eget semesteravtal där du utgår från detta) på de anställda, då inget av de andra är anpassade för sammanfallande år.

Ingångsvärden semester

I ingångsvärdena anger du de ingående värdena för semester du har på dina anställda när du kör igång semesterhanteringen. Det spelar ingen roll om du aktiverar semesterhanteringen i samband med ett semesterårsbyte, eller om du gör det mitt under ett pågående intjänande-/semesterår. Nedan beskriver vi vad du bör tänka på, beroende på när under året du aktiverar semesterhanteringen.

Det finns flera sätt att nå ingångsvärdena, du kan exempelvis välja Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
Här kan du läsa mer om ingångsvärden för semester.

Ingångsvärden sammanfallande

Semesterhanteringen påbörjas i samband med nytt semesterår

  • Du ska fylla på med det antal betalda semesterdagar den anställde har rätt till.
  • På samma sätt fyller du på med semestertillägg den anställde har rätt till. Detta är normalt samma antal som antalet betalda semesterdagar.
  • Du kan med sammanfallande år inte ange något tillägg på rörliga delar för de anställda, eftersom detta inte kan beräknas förrän året är slut – när man vet hur stor den totala rörliga lönen är.
  • Om den anställde har sparade dagar fylls dessa på i den nedersta delen i rutan. Ange antalet dagar och tillägg samt genomsnittlig sysselsättningsgrad den anställde hade under året/åren de sparade dagarna kommer ifrån.

Semesterhanteringen påbörjas mitt i ett semesterår

  • I rutan betalda dagar anger du hur många dagar den anställde har kvar att ta ut under året.
  • På samma sätt fyller du på med det antal semestertillägg den anställde har rätt till. Om dessa betalas ut i klump kan antalet semestertillägg vara skilt från antalet betalda dagar.
  • Du kan med sammanfallande år inte ange något tillägg på rörliga delar för de anställda, eftersom detta inte kan beräknas förrän året är slut – när man vet hur stor den totala rörliga lönen är.
  • Om den anställde har frånvaro för tiden innan semesterhanteringen används (och därmed inte registreras med hjälp av en avvikelse) anges denna i fälten för semestergrundande samt ej semestergrundande frånvaro. Dessa uppgifter används sedan vid semesterhanteringen.
  • Om den anställde tagit ut semester innan semesterhanteringen påbörjas måste antalet uttagna dagar anges under knappen Semestergrundande frånvaro. När du har sammanfallande år behöver du dessutom ange det totala värdet av den uttagna semestern. En ruta för det dyker upp om du registrerat uttagna semesterdagar. Notera att det är det totala beloppet, dvs inklusive utbetalda tillägg som ska anges. Detta används vid semesterårsbytet i jämförelsen mellan intjänad och uttagen semester.
  • Om det fram till den tidpunkt semesterhanteringen aktiveras har betalats ut lön som ska vara underlag för rörliga tillägg ska dessa läggas in i rutan Sem.gr. rörlig lön i den mellersta delen av fönstret för att påverka semesterberäkningen.
  • Om den anställde har sparade dagar fylls dessa på i den nedersta delen i rutan. Ange antalet dagar och tillägg samt genomsnittlig sysselsättningsgrad den anställde hade under året/åren de sparade dagarna kommer ifrån.
  • Om du aktiverar semesterhanteringen mitt i ett semesterår behöver arbetsscheman finnas på de anställda från årets början (eller anställningsdatum om detta är senare). Detta för att den genomsnittliga sysselsättningsgraden ska kunna beräknas och användas vid semesterårsbytet. Här kan du läsa mer om Arbetsschema.

Semesterskuld

Du kan när som helst under året gå in och titta på en semesterskuldlista som visar aktuell skuld till de anställda. Semesterskuldlistan visar hur det ser ut fram till och med valt datum, vilket vid sammanfallande intjänande- och semesterår kan ge ett negativt värde om de anställda tagit ut mer semester än vad de hittills har tjänat in. Det innebär att det finns en fordran på de anställda, men som normalt sett minskar ju längre tiden går.

Semesterskuld sammanfallande

Både intjänade dagar och uttagna dagar visas på olika rader i semesterskuldlistan, detta för att du löpande ska kunna se vad som tjänats in och vad som tagits ut.

Här kan du läsa om vad som gäller generellt kring Semesterskulden.

Byte av semesterår

När semesteråret är slut ska du göra ett semesterårsbyte. Innan du gör detta behöver samtliga avvikelser för det innevarande året vara registrerade och uppdaterade. Det innebär att du, om du har eftersläpning på avvikelserna (avvikelseperiod månaden innan löneutbetalning), behöver registrera första löneutbetalningen på nya semesteråret (t.ex. lönen i januari avser avvikelser i december) innan du kan göra bytet av semesterår. De nya semesterdagarna kommer därför att synas först på lönebeskedet i februari, men när bytet av semesterår är gjort kan du skicka ut ett semesterbesked där den anställdes tillgängliga semesterdagar framgår, direkt från programmet.

Här kan du läsa mer om vad som gäller kring Byte av semesterår i allmänhet.

Några saker skiljer sig åt vid semesterårsbytet vid sammanfallande intjänande- och semesterår:

  • Vid semesterberäkningen görs en jämförelse mellan intjänade dagar och uttagna dagar. Vid sammanfallande intjänande- och semesterår görs en kontroll av förhållandet mellan intjänad semester och uttagen semester. Kontrollen görs dels på antalet dagar, men också på värdet av den utbetalda/intjänade semestern.
    • Om den anställde tagit ut för många dagar kommer de sist uttagna dagarna att justeras med det värde semesterdagarna betalades ut. Dagarna regleras alltså bakifrån per avvikelsedatum.
    • Om sysselsättningsgraden ändrats under året ger det effekt på värdet av de semesterdagar som betalats ut innan ändringen, det görs då en justering på det genomsnittliga värdet av årets uttagna dagar.

Om en reglering blir aktuell enligt ovan kommer femställiga lönearter att läggas upp som Kommande lönerader direkt när semesterårsbytet är genomfört, och hämtas automatiskt upp när nästa löneperiod skapas. Information om hur en eventuell reglering kommer att ske visas både i semesterberäkningen och på semesterbeskedet som lämnas till de anställda.

  • Vid semesterårsbytet kommer rörliga tillägg att beräknas. Detta eftersom det är först när året är slut hela underlaget finns att göra beräkningen på. Även de rörliga tilläggen kommer att betalas ut automatiskt vid första lönekörningen efter semesterårsbytet med hjälp av de femställiga lönearterna.

Nyheter i 2021.1.100

I version 2021.1.100 så har vi dels lagt till en funktion för att kunna datumstyra från när en lön gäller (och därmed få rätt värdering på uttagna semesterdagar under året) samt ändrat uppställningen i semesterskuldlistan och semesterberäkningen, vilket gör beräkningarna tydligare och mer korrekta.

Datumstyrning lön

På anställdakortet på fliken Lön och skatt så har denna symbol lagts till vid månadslön. Om du klickar på den kan du lägga upp från när en ny lön gäller och ange både heltidslön (som används i semesterberäkningarna) och faktisk månadslön. Om startdatumet har passerats så kommer heltidslönen att följa med till konstanten HL (heltidslön) och den faktiska/deltidslönen följer med till K1 (månadslön). Om personen jobbar heltid anges samma belopp på båda.

Programmet kommer att värdera uttagna dagar utifrån den heltidslön som gällde vid uttagstillfället gånger genomsnittlig sysselsättningsgrad. Om utbetalt belopp skiljer sig mot värderingen så kommer en reglering att göras i samband med semesterårsbytet.

Vad du behöver göra inför semesterårsbytet 2021

Om du har deltidsanställda behöver du korrigera heltidslönen på den nya funktionen då denna kommer ha lagt in samma belopp i båda rutorna (det som fanns på K1). Om heltidslönen har ändrats under året så behöver du lägga in från när den nya lönen gäller samt lägga upp en post för den lön som gällde dessförinnan. Se till att det finns lön angivet för hela året.
Dessa korrigeringar gör du genom att gå till Uppläggning – Anställda, välja den anställda som berörs och välj Redigera. Gå till fliken Lön och skatt och tryck på pennsymbolen bredvid beloppsrutan för Månadslön (K1). Välj den rad som redan finns där och tryck Redigera. Ändra startdatumet och kolla att heltidslönen är rätt om personen jobbar deltid, tryck på OK. Därefter trycker du på Ny och lägger upp den lön som gällde före löneförändringen, med ett startdatum före eller från 1 januari 2020 (alternativt anställningsdatum). Tryck OK och sen Avsluta. Stäng (och spara) anställdakortet.

Semesterskuldlistan

Semesterskuldlistan är från version 2021.1.100 uppställd på följande sätt;

Intjänade dagar i år – Antalet semesterdagar som hittills har tjänats in under året (per det datum du tar ut semesterskulden för). Endast antal, ingen värdering.
Utbetalt under året/Utbetalt årets tillägg – Genomsnittlig semesterlön respektive semestertillägg som har betalats ut under året.
Värde på årets uttagna dagar/tillägg – Aktuell värdering av de utbetalda dagarna respektive tilläggen. Om sysselsättningsgraden/schemat har ändrats under året kan detta skilja sig mot utbetalt belopp. Beräkningen görs utifrån aktuell heltidslön vid uttagstillfället  * genomsnittlig sysselsättningsgrad (som ses i kolumnen SSG%). Detta belopp kan ändra sig beroende på vilket datum du tar ut semesterskulden för.
Kvarvarande årets intjänade dagar – Antal intjänade dagar som ännu inte tagits ut och aktuellt värde på dessa (aktuell heltidslön * genomsnittlig sysselsättningsgrad per det sista datumet på semesteråret * daglön%). Om man har tagit ut fler semesterdagar än som har tjänats in ändras benämningen till För många uttagna dagar under året om man tar ut en semesterskuld per semesterårets sista dag.

Även semesterberäkningen som man kan få ut under Aktivitet – Byte av semesterår har uppdaterats utifrån denna uppställning och med tillhörande beräkningsformler.