Rätta lön i Lön Plus

I BL Lön Plus går det inte att återställa en lön på samma vis som i ”lilla” BL Lön, detta på grund av semesterhanteringen som annars kan bli fel. Så vad gör man då om det blivit fel på en lön i Lön Plus? Här nedan listar vi olika tillvägagångssätt.

Förebyggande

Det bästa är såklart att förebygga så långt det går. Efter en löneregistrering rekommenderar vi att man skriver ut en kontrollista innan man skriver ut lönebeskeden och uppdaterar lönen. Gå igenom kontrollistan rad för rad och jämför mot underlaget och kolla att siffrorna är rimliga. Gör ändringar vid behov. Ett annat tips (om man är ute i god tid) är att vänta lite med uppdateringen och låta de anställda hinna kolla sina lönebesked först, då är det lättare att göra ändringar om något fel upptäcks.

Om ni använder appen Björn Lundén (eller det äldre Digitala Företaget Lönebesked) för att distribuera lönebeskeden till de anställda kan det vara bra att känna till att det är när lönebeskeden skrivits ut (eller fått en utskriftsmarkering) som lönebeskeden visas i appen. Du behöver alltså inte uppdatera lönebeskeden för att de anställda ska se dem.

Om det ändå blev fel

Om det har blivit fel på sjuklön eller karensavdrag bör detta korrigeras så att det hamnar på samma lönekörning som resten av lönen, detta för att sjuklönekostnaden till AGI ska beräknas korrekt. Välj därför alternativ 3 med spegelvänd lön i dessa fall.

Alternativ 1 – Extra utbetalning

Om den anställde har fått för lite i lön eller ersättning, eller om en anställd inte har kommit med i ordinarie lönekörning, kan man också göra en extra lönekörning för endast den berörda personen. Gå in under Aktivitet – Löneberedning – Löneperiod eller klicka direkt på knappen Löneregistrering, du får då upp dialogrutan för Ny löneperiod. Bocka för Extra lön och gör samma datuminställningar som ordinarie. Klicka på OK.

Skriv in anställningsID eller de första bokstäverna i namnet på den anställda vars lön ska korrigeras och tryck Enter. Lägg in de lönearter och belopp som saknats, korrigera skatten, skriv ut och uppdatera.

Om man gör en extra utbetalning med skattegrundande lön kan man behöva korrigera skatten, antingen enligt skattetabell så som det skulle ha varit om allt tagits med på samma lön, eller motsvarande engångsskatt (alternativt 30%). Detta kan du göra med löneart 905 Extra skatteavdrag.

Alternativ 2 – Korrigering på nästa lön

Om en lön som redan blivit utbetald visar sig vara fel kan man göra en korrigering på nästkommande lönekörning. Det kan då vara bra att informera den anställde om detta.

Om en avvikelse blivit fel kan du redan nu gå in i kalendariet och ta bort de felaktiga avvikelserna genom att markera och trycka Delete, då vitmarkeras alla avvikelser av samma typ (om du ångrar en korrigering markerar du avvikelsen och trycker Delete igen så återställs de). Lägg sedan in avvikelserna så som de skulle vara.

Obs! För att kunna korrigera uppdaterade avvikelser får ingen ny löneperiod vara upplagd.

På nästa lönekörning kommer dessa korrigeringar automatiskt att tas med och korrigerade avvikelser markeras med #. Om du använder kolumnerna för datum i registreringsvyn så kommer utbetalningsdatumet för korrigerad lönekörning att synas i kolumnen för From datum. På lönebeskedet kommer tillagda avvikelser utanför aktuell avvikelseperiod att synas i en lista.

Om andra lönearter än avvikelser har blivit fel kan du antingen lägga in det som kommande lönerader eller skriva en påminnelse till dig själv i rutan för Anteckningar på den anställda. Kommande lönerader hittar du under Uppläggning – Kommande lönerader, klicka på knappen Ny och fyll i uppgifterna för Anställd och Löneart (kom ihåg att skriva in beloppet, eventuella fasta belopp från lönearten kommer inte med per automatik). Dessa rader kommer att hämtas in automatiskt vid nästa lönekörning.

Alternativ 3 – Extra lönekörning med spegelvänd lön (flera steg)

Ett annat alternativ är att spegelvända den felaktiga lönen för att sen lägga in den på nytt (spegelvändningen är viktig för att lönetotaler, ackumulatorer och ev. bokföring ska bli korrekt). Detta alternativ är nog mest aktuellt om lönen inte har betalats ut än och du vill ge ett korrekt lönebesked till den anställda utan synliga korrigeringar.
Observera att alla lönebesked kommer att synas i appen – även den felaktiga och korrigerande!

  1. Korrigera avvikelser i kalendariet

    Börja med att gå in i kalendariet och ta bort alla avvikelser i avvikelseperioden som lönen avser (Obs! Ingen ny löneperiod får vara upplagd). Detta gör du genom att klicka på en avvikelse och trycka Delete, då vitmarkeras alla avvikelser av samma typ inom perioden.

  2. Spegelvänd lönen

    Gå in under Aktivitet – Löneberedning – Löneperiod eller klicka direkt på knappen Löneregistrering, du får då upp dialogrutan för Ny löneperiod. Välj antingen löneperiod utifrån avtal eller Extra lön. Gör samma datuminställningar som på den ordinarie lönen. Om du väljer att lägga upp en löneperiod utifrån avtal – kom ihåg att bara markera den person som avses nere i listan. Klicka på OK. Om du har valt Extra lön – skriv in anställningsID eller de första bokstäverna i namnet på den anställda vars lön ska korrigeras och tryck Enter.
    Klicka på knappen Avvikelser och välj Hämta avvikelser för perioden, då laddas de korrigerade avvikelserna in och får en # framför sig och omvänt antal. Lägg in övriga/treställiga lönearter och vänd på antalet.

    Kontrollera att allt som var med på den ordinarie lönekörningen har kommit med men med spegelvänt antal/belopp, kontrollera också summerad bruttolön/förmåner/ersättning/avdrag/skatt och nettolön så att det stämmer överens med den felaktiga lönen. Det bör se ut såhär i Kontroll lön;

    Skriv ut lönebeskedet och uppdatera lönekörningen (stäng löneperioden).

  3. Lägg in den korrekta lönen

    När den spegelvända lönen är uppdaterad är det dags att lägga in lönen så som den skulle ha varit. Lägg upp löneperioden på samma vis igen (om du väljer löneperiod utifrån löneavtal – kom ihåg att bara välja den person som avses). Lägg in korrekta avvikelser antingen i kalendariet eller via knappen Avvikelser i löneregistreringen samt eventuella andra lönearter. Kontrollera lönen att den nu är rätt, skriv ut och uppdatera.

    När du är klar har du tre löner på samma datum i Kontroll lön. Alla kommer att synas i löneappen, men om ni lämnar ut lönebeskeden på papper kan ni välja att endast presentera den senaste som är rätt.

  4. Om du använder betalfil

    Om du har ställt in i programmet att det ska skapas en betalfil till banken i samband med uppdateringen kan du skapa en ny som bara innehåller de korrekta lönerna. Gå in under Aktivitet – Återställ lönekörning. I listan markerar du de löner som ska ingå i den nya betalfilen (alltså varken den felaktiga eller den spegelvända lönen tas med) och klickar på knappen Fil till Bgc. Om den felaktiga betalfilen redan har laddats upp till banken måste du stoppa den och ladda upp den nya.