Löneunderlag vid semesterberäkning

Observera att valet av hur löneunderlaget för semesterberäkning ska hämtas endast påverkar beräkningen av semesterdaglön vid Procentregeln och rörliga tillägg vid Sammalöneregeln eller Månadslön med semestertillägg. Antalet intjänade semesterdagar är en fristående beräkning som går enbart på händelsedatum och berörs inte av denna inställning.

Semesterberäkningen har fram till version 2020.2.100 enbart baserats på löneperiod/avvikelseperiod, alltså vad som har tjänats in under intjänandeåret. Enligt många kollektivavtal och tolkningar av semesterlagen ska dock den semestergrundande lönen beräknas på lön som är utbetald under intjänandeåret, varpå vi nu har lagt till den valmöjligheten. Beräkning utifrån löneperiod är  dock fortsatt förinställt då det innebär minst korrigeringar utifrån tidigare semesterårsbyten i programmet.

I denna guide beskriver vi de nya inställningsmöjligheterna för hur löneunderlaget ska hämtas vid semesterberäkningen och vad man behöver tänka på vid övergång från tidigare beräkningsmodell. Inställningen görs under Arkiv – Företagsuppgifter – Lön – fliken Semesterhantering och är ny från version 2020.2.100.

Hämta löneunderlag baserat på löneperioder
Beräkning görs på lön som tjänats in under intjänandeåret, oavsett om det är utbetalt före eller efter datum för semesterårsbrytet. Programmet kommer att hämta underlag från egna/3-ställiga lönearter utifrån löneperioder, och avvikelser/systemlönearter utifrån avvikelseperioder, som infaller inom intjänandeåret.
Om man har olika löneperiod kontra avvikelseperiod kan alltså uppgifterna från en och samma lön komma att hamna på olika års semesterberäkning.

Observera! Vid bruten löneperiod/avvikelseperiod (t.ex. 11/3 – 10/4) kan programmet i dagsläget inte göra en korrekt beräkning av semesterskulden baserad på löneperioder, vi rekommenderar att man istället byter till Utbetalningsdatum, se nedan.

Hämta löneunderlag baserat på utbetalningsdatum
Beräkning görs på all lön som blivit utbetald under aktuellt intjänandeår. För ett normalt semesterår innebär det att semesterdaglönen vid Procentregeln, samt rörlig lön vid Sammalöneregeln eller Månadslön med semestertillägg, kommer att beräknas på lön med utbetalningsdatum mellan 1 april och 31 mars. Lön intjänad i mars men som betalas ut i april kommer alltså istället att komma med på nästkommande års semesterberäkning.

Om ni tillämpar sammanfallande semesterår kan ni klicka på länken nedan för att hoppa direkt till det avsnittet.

  • Sammanfallande semesterår

Övergång från gamla beräkningen till den nya baserad på utbetalningsdatum

När du väljer att löneunderlagen vid semesterberäkning istället ska baseras på utbetalningsdatum finns det ett par saker att ta hänsyn till om du tidigare har gjort ett semesterårsbyte i programmet. Vad som behöver korrigeras beror på vilken löneperiod/avvikelseperiod som tillämpades i januari 2020. Detta kan du kontrollera via Aktivitet – Löneberedning – Löneperiod.

Bruten avvikelseperiod (t.ex 191216-200115)

– Procentregeln + Månadslön med semestertillägg

Konsekvens om ingen korrigering görs

  • Procentregeln; Semesterdaglönen riskerar bli för hög då den ännu en gång räknas upp för semesterlönegrundande frånvarotimmar som inföll i december 2019 (efter brytdatumet för avvikelseperioden)
  • Månadslön med semestertillägg; Årets rörliga tillägg riskerar att räknas upp ännu en gång för semesterlönegrundande frånvarodagar som inföll i december 2019 (efter brytdatumet för avvikelseperioden)

Korrigering

  1. Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i december 2019 (efter brytdatumet för avvikelseperioden). Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser​, och väljer följande inställningar;
    Urval = Semesterlönegrundande
    Gruppering = Avvikelse
    Ordning = Anställd, Avvikelse, Datum
    Datum = 2019-12-XX – 2019-12-31 (XX = startdatum för avvikelseperioden)
    Avvikelse = 2000-6000
  2. Notera antalet dagar/timmar för vardera frånvaroavvikelse och lägg in dessa med minus under knappen Sem.gr frånvaro i Semester IB​ som du når bl a via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
  3. Vid Procentregeln med månadslön behöver dessutom löneavdrag för frånvaro korrigeras. Vilket belopp som ska korrigeras kan du kolla antingen på lönebeskedet eller via Utskrift – Historik – Lönehistorik, välj datumintervall för januari 2020 och de anställda som berörs​. Summera avdragen för frånvaro och lägg in med omvänt belopp i rutan för Sem.gr.lön​. Observera att sjuklön och karensavdrag ej ska räknas med i detta.

Exempel 1: Bruten löneperiod, Procentregeln med timlön
(vid Månadslön med tillägg gör lika men antal dagar istället för timmar)

Lönen utbetald i april 2019 hade löneperiod/avvikelseperiod 190311 – 190410 (motsvarar lön utbetald i januari 2020 med löneperiod/avvikelseperiod med startdatum i december 2019 och slutdatum i januari 2020). Vi tar ut en avvikelsehistorik för perioden 190311-190331 och markerar för Semesterlönegrundande. Vi ser då att t.ex. Henrik hade 8 timmar sjukfrånvaro och 16 timmar VAB i slutet på mars.

Vi lägger in timmarna i Semester IB under knappen Sem.gr.frånvaro. Observera att vi skriver in antalet timmar med minus.

Henrik har timlön och får inget löneavdrag vid frånvaro (då bara antalet timlöner minskar), så därmed är vi klara med hans korrigering inför semesterårsbytet. Hade han däremot haft månadslön så hade vi behövt kolla lönebeskedet för 2019 och summerat beloppen för löneavdrag vid frånvaro och lagt in det (med positivt värde) i rutan för Sem.gr.lön. Se Exempel 4 längre ned på sidan.

Släpande löneperiod/avvikelseperiod (båda med datum 191201-191231, utbetalningsdatum i januari 2020)
– samtliga semesteravtal

Konsekvens om ingen korrigering görs

  • Procentregeln; Beräknas semester på januarilönen 2020 i år igen (var även med på förra årets semesterberäkning).
    Korrigering gör dock att årets semesterdaglön beräknas på 11 månader istället för 12 (kommer ligga i fas nästa år). Överväg eventuellt att fortsätta utgå från löneperiod, se i sådana fall längre upp vad man kan behöva ta hänsyn till.
  • Månadslön med semestertillägg/Sammalöneregeln; Risk för lite för högt rörligt tillägg detta år.

Korrigering vid Procentregeln (månadslön/timlön)

  1. Kolla lönebeskeden för januari 2020 alternativt ta ut en transaktionslista via Utskrift – Historik – Lönehistorik, välj datumintervall för januari 2020 och de anställda som berörs​ av procentregeln (lämna tomt om det gäller alla/de flesta anställda).
  2. Summera all semestergrundande lön (inkl avdrag vid frånvaro).
  3. Lägg in beloppet med minus i rutan för Sem.gr.lön på Semester IB som du bl a når via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
  4. Timlöner/timlönearter (t.ex. timlön, övertid, restid) läggs också in med minus för antal timmar i rutan Arbetad tid (timlön) respektive Arbetad tid utöver schema (månadslön). Observera att timmar inte ska beräknas för t.ex. OB vars arbetstid redan ingår i schemat eller i tiden med ordinarie timlön.
  5. Semestergrundande frånvaro läggs in med minus på antal timmar för respektive frånvaroorsak under knappen Sem.gr frånvaro (kan kontrolleras mot Utskrift – Historik – Avvikelser, välj Semesterlönegrundande och datumintervall 191201-191231).

Exempel 2: Släpande löneperiod, procentregeln

Vi kollar Franks lönebesked för april 2019 (motsvarar januari 2020 om ni tillämpar kalenderår) och summerar den lön som ska påverka semesterberäkningen; 26 000 – 10 800 + 1 106,40 = 16 306,40 kr. Observera att vi inte räknar med sjuklön och karensavdrag, endast sjukavdraget.

Beloppet lägger vi in med minus i rutan för Sem.gr.lön i Semester IB, övertidstimmar läggs i rutan Arbetad tid utöver schema och frånvarotimmarna under knappen Sem.gr frånvaro resp rutan för Ej sem.gr.frånvaro (vid t.ex tjänstledighet eller sjukfrånvaro/föräldraledighet som ej längre är semesterlönegrundande).

Korrigering vid Månadslön med semestertillägg / Sammalöneregeln

  1. Kolla vilka anställda som har haft Närvaro (t.ex. OB, övertid, restid) registrerad som avvikelse under december 2019. Detta gör du under Utskrift – Historik – Avvikelser, anger datumintervall 191201 – 191231 och Avvikelsen 9000 och trycker på knappen F5.
  2. Om någon av dessa avvikelser ska ingå i beräkningen av rörligt tillägg kan du antingen kolla lönebeskeden för januari 2020 eller ta ut en transaktionslista via Utskrift – Historik – Lönehistorik, ange datumintervall för januari 2020 och väljer de anställda som berörs.
  3. Summera beloppen för dessa avvikelser utbetalda med fyrställiga/systemlönearter och lägg in med minus i rutan för Sem.gr.rörlig lön i Semester IB för personen som du bl.a når via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.

Exempel 3: Släpande avvikelseperiod, Månadslön med tillägg/Sammalöneregeln

I avvikelsehistoriken ser vi att t.ex Doris har haft mertid, övertid och restid under mars 2019 (motsvarande december 2019 om ni tillämpar kalenderår), enligt avtal ska dessa ligga till grund för beräkningen av det rörliga tillägget.

Vi markerar en av raderna för Doris och klickar på knappen Lönebesked;

Vi summerar beloppen för de berörda lönearterna och får då 1 257,12 + 468,08 + 275,01 + 115,79= 2 116 som vi lägger in i rutan Sem.gr.rörlig lön i Doris ingångsvärde för semester/Semester IB;

Om Doris hade haft ett semesteravtal enligt Procentregeln hade beloppet istället lagts i rutan Sem.gr.lön, och timmarna (8+2+3+1=14) hade skrivits in i rutan för Arbetad tid.

Innevarande löneperiod (löneperiod 200101-200131, avvikelseperiod 191201-191231)

– Procentregeln + Månadslön med semestertillägg

Konsekvenser om ingen korrigering görs

  • Procentregeln; Risk för en för hög semesterdaglön då det räknas upp för frånvaro i december 2019 även i år
  • Månadslön med semestertillägg; Risk för lite för högt rörligt tillägg då det räknas upp för frånvarodagar i december 2019 även i år

Korrigering vid Procentregeln med timlön

  1. Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i december 2019. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser​, gör följande inställningar och tryck sen på knappen F5;
    Urval = Semesterlönegrundande
    Gruppering = Avvikelse
    Ordning = Anställd, Avvikelse, Datum
    Datum = 2019-12-01 – 2019-12-31
    Avvikelse = 2000-6000
  2. Notera antalet timmar för vardera frånvaroavvikelse per person och lägg in med minus under knappen Sem.gr frånvaro i Semester IB​ som du når bl a via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.

Se Exempel 2 men ange datumintervall för hela december.

Korrigering vid Procentregeln med månadslön

  1. Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i december 2019. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser​, gör följande inställningar och tryck sen på knappen F5;
    Urval = Semesterlönegrundande
    Gruppering = Avvikelse
    Ordning = Anställd, Avvikelse, Datum
    Datum = 2019-12-01 – 2019-12-31
    Avvikelse = 1000-6000
    Notera antalet timmar för vardera frånvaroavvikelse per person.
  2. Om ni tillämpar beräkning av snittimlön vid uppräkning för frånvaro; Ändra urvalet till Ej semesterlönegrundande och tryck på F5. Notera det sammanlagda antalet timmar per person.
  3. Markera en frånvarorad för en person i taget (antingen Semesterlönegrundande eller ej semesterlönegrundande) och tryck på knappen Lönebesked, välj förhandsgranskning. Summera löneavdragen vid frånvaro. Observera att sjuklön och karensavdrag ej ska räknas med i detta.
  4. Gå till ingångsvärdena för semester, t.ex via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.
  5. För vardera person med frånvaro i december 2019, lägg in följande;
    a) Timmar för semester läggs in med positivt antal i rutan Arbetad tid utöver schema. Alla annan semesterlönegrundande frånvaro läggs in med minus under knappen Sem.gr.frånvaro.
    b) Timmar för ej semesterlönegrundande frånvaro läggs in med minus i den högra rutan (timmar) vid Ej sem.gr.frånvaro.
    c) Summan för löneavdrag vid frånvaro läggs in med omvänt tecken i rutan Sem.gr.lön

Exempel 4: Innevarande löneperiod, Procentregeln med månadslön

Vi kollar på avvikelsehistoriken för mars 2019 (motsvarar december 2019 om ni tillämpar kalenderår) och ser att Anders hade 52 timmar semesterlönegrundande sjukfrånvaro under perioden.

Vi ändrar inställningen till Ej semesterlönegrundande och ser att han även hade tjänstledigt i 4 timmar.

Då Anders har månadslön så kollar vi även lönebeskedet för april 2019 genom att markera en frånvarorad och klickar på knappen Lönebesked. Vi summerar löneavdragen vid frånvaro, i detta fall 7 800 + 594,28 = 8 394,28 kr.

Vi går till Semester IB och lägger in uppgifterna för Anders; -52 timmar på sjukfrånvaro under knappen Sem.gr.frånvaro, -4 timmar för den ej semestergrundande frånvaron i rutan för detta, och det summerade löneavdraget pga frånvaro i rutan Sem.gr.lön (utan minus).

Korrigering vid Månadslön med semestertillägg

  1. Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i december 2019. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser​, ange datumintervall 191201 – 191231​, markera för Semesterlönegrundande och välj Avvikelse; 2000, 4000, 5000, 6000​.
  2. Summera antalet dagar för vardera frånvaroavvikelse och lägg in dessa med minus under knappen Sem.gr frånvaro i Semester IB​ som du når bl a via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.

Sammanfallande semesterår

Vid sammanfallande semester kan ni enbart använda er av semesteravtalet Månadslön med semestertillägg, och därmed är det bara intjänandet av rörliga tillägg som påverkas av det val ni gör här.

Om ni väljer att beräkna utifrån löneperiod så kommer rörlig lön utbetald via avvikelsehanteringen (t.ex övertid, OB etc) som är intjänad i december 2020, men utbetald i januari 2021, att tas med på årets semesterberäkning, men inte det som var utbetalt januari 2020 om ni då hade avvikelseperiod för december 2019. Det rullar då på som tidigare och inga korrigeringar behöver göras.

Om ni istället väljer att byta till beräkning utifrån utbetalningsdatum så är det rörlig lön som är utbetald under 2020 (oavsett när det tjänades in) som ligger till grund för beräkningen av rörliga tillägg. Om ni då hade rörlig lön utbetald som avvikelse på lönen i januari 2020 (med avvikelseperiod för december 2019), så kommer ni behöva lägga in detta belopp med minus i Semester IB i rutan för Sem.gr. rörlig lön (detta för att samma lön inte ska ligga till underlag två år i rad). Om det förekom semestergrundande frånvaro i december 2019 som påverkade lönen i januari 2020 kan det även där behöva göras korrigeringar i Semester IB.

Korrigering vid byte till beräkning utifrån utbetalningsdatum (sammanfallande)

Rörligt löneunderlag;

  1. Kolla vilka anställda som har haft Närvaro (t.ex. OB, övertid, restid) registrerad som avvikelse under december 2019. Detta gör du under Utskrift – Historik – Avvikelser, anger datumintervall 191201 – 191231 och Avvikelsen 9000 och trycker på knappen F5.
  2. Om någon av dessa avvikelser ska ingå i beräkningen av rörligt tillägg kan du antingen kolla lönebeskeden för januari 2020 eller ta ut en transaktionslista via Utskrift – Historik – Lönehistorik, ange datumintervall för januari 2020 och väljer de anställda som berörs.
  3. Summera beloppen för dessa avvikelser utbetalda med fyrställiga/systemlönearter och lägg in med minus i rutan för Sem.gr.rörlig lön i Semester IB för personen, vilket du bl.a når via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.

Semestergrundande frånvaro;

  1. Kontrollera om någon semesterlönegrundande frånvaro inföll i december 2019. Detta gör du via Utskrift – Historik – Avvikelser​, ange datumintervall 191201 – 191231​, markera för Semesterlönegrundande och välj Avvikelse; 2000, 4000, 5000, 6000​.
  2. Summera antalet dagar för vardera frånvaroavvikelse och lägg in dessa med minus under knappen Sem.gr frånvaro i Semester IB​ som du når bl a via Uppläggning – Övrigt – Semester IB alla år.