Korttidsarbete (tidigare benämnt Korttidspermittering)

I samband med den pågående Coronakrisen har reglerna om korttidsarbete utökats och den anställde ska kunna gå ner i tid (upp till 60%) men ändå behålla minst 92,5% av sin lön. Arbetsgivaren kan i sin tur få stöd med upp till 75% av lönekostnaden för arbetstidsförkortningen. Ett antal villkor och förutsättningar behöver vara uppfyllda för att kunna tillämpa korttidsarbete.

Vill du läsa mer om reglerna hittar du information om korttidsarbete på vår Corona-site >>

Vi har tagit fram en Mall för Avtal om Korttidsarbete – du finner den via länken HÄR!

För hantering av korttidsarbete i löneprogrammet har vi gjort vissa förändringar. För att kunna använda funktionaliteten krävs att du har version 2020.2.100, eller senare.

För att kunna hantera korttidsarbete i programmet krävs att ni har följande;
– Ett kollektivavtal som anger hur korttidsarbete ska hanteras eller ett skriftligt avtal med minst 70% av de anställda, där nivå på arbetstidsminskning och tillhörande löneminskning framgår
samt
– Löneunderlag där de arbetsfria timmarna vid korttidsarbete framgår, t.ex på en tidrapport eller ett ”skuggschema”

I den här guiden går vi igenom nya anpassningar i programmet samt hur du hanterar korttidsarbete utifrån olika förutsättningar. Vi har bland annat tagit fram nya lönearter som finns att importera. Vilka just du behöver ser du under respektive avsnitt nedan.

  • Förberedande inställningar (gäller alla)
  • Hantering i lilla Lön
  • Hantering i Lön Plus – utan påverkan på semester
  • Hantering i Lön Plus – med påverkan på semesterberäkning (procentregeln)
  • Sjukfrånvaro, vård av barn, föräldraledighet etc vid korttidsarbete
  • Avstämning
  • Avsluta korttidsarbete

Observera! I version 2020.2.100 hade det smugit sig in ett fel på de nya lönearterna vid korttidsarbete. Det har hamnat 0 eller -1 i fältet för Konto arbetare, vilket blir fel i bokföringen av lönen. Har du laddat ned lönearterna i denna version behöver du gå in på respektive löneart och rätta detta. Det gör du under Uppläggning- Lönearter, markera lönearten och tryck Redigera. Till höger på första fliken tar du bort det felaktiga tecknet i fältet Konto arbetare.
Felet är rättat fr.o.m version 2020.2.101 men påverkar inte redan importerade lönearter.

Förberedande inställningar (gäller alla)

För att diverse löneavdrag/beräkningar (t.ex. avdrag vid frånvaro, sjuklön, samt i Lön Plus även semesterskulden) ska göras korrekt utifrån de nya förutsättningarna behöver nedanstående ändringar göras på anställdakortet när du tillämpar korttidsarbete. Avdrag ska alltså göras på den något sänkta lönen, inte på den ordinarie lönen. De nya lönearterna som finns att importera är också anpassade utifrån dessa förändringar i inställningarna. Du kommer åt konstanterna på anställdakortets flik Lön och skatt.

  • Månadslön (K1) – Här behöver du ändra till lön efter löneminskning för att avdrag, sjuklön etc. ska beräknas utifrån den nya, lägre lönen. Se exempel nedan.
  • Timlön (K2) – Även timlönen behöver justeras till timlön efter löneminskning för att t.ex. sjuklön och karensavdrag ska beräknas korrekt. Se exempel nedan.
  • Heltidslön (HL) – Om du använder semesterhanteringen i Lön Plus och har något av semesteravtalen Månadslön med semestertillägg eller Sammalöneregeln, behöver du även lägga in ordinarie heltidslön på konstanten HL som du hittar under knappen ”Konstanter för användning i formler på lönearter”. Detta för att semesterlön och semestertillägg inte ska påverkas av den reducerade lönen på K1.

Exempel på beräkning av ny månadslön

Eventuella löneförhöjningar som gjorts nyligen (efter jämförelsemånaden som infaller tre månader innan korttidsarbete påbörjas) ska inte räknas med i den ordinarie kontanta lönen. I exemplet har personen för en månad sedan fått en löneförhöjning med 500 kr (och har inget avtal om löneminskning även på löneförhöjningar).

Nuvarande månadslön (inklusive löneförhöjning): 26 500 kr
Ordinarie kontant lön jämförelsemånaden: 26 000 kr
Löneminskning vid 60% korttidsarbete: 26 000 *7,5% = -1 950 kr
Ny lön att lägga in på Månadslön (K1): 26 500 – 1 950 = 24 550 kr

Observera! När du sparar efter att ha ändrat beloppet på K1 kommer du få upp frågan om även den fasta löneraden ska uppdateras, tryck Nej. Den ordinarie lönen ska fortfarande användas i löneregistreringen.

Exempel på beräkning av ny timlön

I detta exempel har personen inte fått någon löneförhöjning sedan jämförselsemånaden, men om så hade varit fallet skulle den nya timlönen minskats med samma belopp.

Ordinarie timlön: 150,00 kr
Löneminskning vid 60% korttidsarbete: 150 * 7,5% = -11,25 kr
Timlön att lägga in på Timlön (K2): 150 – 11,25 = 138,75 kr

Observera! När du sparar efter att ha ändrat beloppet på K2 kommer du få upp frågan om även den fasta löneraden ska uppdateras, tryck Nej. Den ordinarie lönen ska fortfarande användas i löneregistreringen.

Behåll den ordinarie timlönen på den fasta löneraden.

Nya konstanter på anställdakortet

För att kunna göra korrekta beräkningar av beloppen med formlerna på de nya lönearterna har vi lagt till ytterligare några konstanter på anställdakortet. Dessa kan fyllas i antingen i förväg eller i samband med att lönen registreras. I och med att rutan för konstanter dyker upp automatiskt i löneregistreringen när en formel med en ännu inte ifylld konstant används är det smidigt att göra detta i samband med registrering av lönerna. Du hittar även konstanterna genom att gå via Uppläggning – Anställda – fliken Lön och skatt – knappen Konstanter för användning i formler på lönearter.

  • Ordinarie kontant lön (KL) – Här anges den ordinarie kontanta lönen den anställda hade under jämförelsemånaden, dvs den lön den anställde normalt har. Förmåner räknas inte med, däremot ersättning för ob och skifttillägg om de normalt skulle ha tjänat in den aktuella månaden.
    Bonus, provision och övertidsersättning mm som inte utgår regelmässigt ska dock inte räknas med. Nyligt erhållna löneökningar ska heller inte tas med. För anställda med månadslön anges ordinarie kontant lön per månad, för timanställda anges den per timme.
    OBS! Stöd vid korttidsarbete får beräknas på en ordinarie lön om högst 44 000 kr. Maxbeloppet på KL är därmed 44 000 kr, och det belopp som vi beräknar löneminskningen utifrån. Detta gäller så vida man inte har avtalat om något annat (kollektivavtal eller eget avtal med sina anställda).
  • Löneminskning % (LM) Löneminskning anges i procent och tre fasta procentsatser är aktuella; 4, 6 eller 7,5% (även 12% vid 80% arbetstidsminskning maj-juli). Avtalet om korttidsarbete avgör detta.
  • Arbetstidsminskning % (AM) – Arbetstidsminskningen anges i procent och tre fasta procentsatser är aktuella; 20, 40 eller 60% (även 80% maj-juli). Avtalet om korttidsarbete avgör detta.

Behåll ordinarie arbetsschema

Om du använder Lön Plus och har lagt in ett arbetsschema på de anställda ska detta ligga kvar även om företaget tillämpar korttidsarbete för de anställda. Detta för att ha kvar vad personen i normala fall skulle ha arbetat när avstämningen gentemot Tillväxtverket ska göras, samt att det inte ska ge effekter på semestern vid semesteravtalen Månadslön med tillägg och Sammalöneregeln då sysselsättningsgraden används vid beräkningen.

Du ska alltså inte justera schemat så att det speglar förläggningen av korttidsarbetet, utan detta får hanteras separat utanför programmet.

Hantering i lilla Lön

Lönearter för import

För att ha koll på både den ordinarie lönen och löneavdraget rekommenderar vi att man bruttoredovisar, dvs visar både den ursprungliga månadslönen/timlönen, sedan gör ett avdrag för korttidsarbetet. Detta rekommenderas för att det vid avstämningstidpunkten ska bli enklare att ta fram den information som då behövs. För detta ändamål finns ett antal lönearter att importera under Uppläggning – Lönearter – knappen Mer – Importera lönearter.

Observera att du inte behöver importera alla lönearter, utan endast de som är aktuella utifrån dina förutsättningar, se nedan.

  • 700 – Nedsättning timmar, korttidsarbete – En passiv löneart som används för att hålla reda på antalet arbetsbefriade timmar. Vi rekommenderar att man anger antalet med minus. Obs! Ange antal planerade arbetsfria timmar, utan korrigering för eventuell frånvaro som till exempel sjukdom och VAB. 
  • 701 – Timlön vid korttidsarbete – Används som timlön för de arbetsfria timmarna.
  • 702 – Löneminskning korttidsarbete – Används för att dra av den framräknade löneminskningen. Denna löneart används vid både månadslön och timlön. Vid timlön görs löneminskningen för samtliga timmar, både arbetade och arbetsfria.
  • 703 – Löneminskning korttidsarbete kalenderdag (månadslön) – Om den anställde inte har berörts av korttidsarbete hela löneperioden (t.ex. vid start från 16 mars) anges avdraget i antal kalenderdagar, t.ex 16-31 mars = 16 kalenderdagar.

Exempel vid löneregistrering;

Månadslön, hel månad

Personens ordinarie lön är 25 000 kr och löneminskningen blir 25 000 * 7,5% = 1 875 kr, vilket vi registrerar med löneart 702. Enligt tidrapporten framgår att den anställde varit arbetsbefriad 96 timmar under perioden, detta registreras med löneart 700.

Månadslön, del av månad

Korttidsarbete tillämpas från 16 mars och vi har en löneperiod som avser hela månaden. Löneminskningen för korttidsarbetet ska därför bara göras för 16 kalenderdagar (16-31). Personens ordinarie lön är 25 000 kr och löneminskningen blir per kalenderdag 25 000 * 12 / 365 * 7,5% = 61,64 kr, vilket registreras med löneart 703. De arbetsfria timmarna är enligt tidrapporten 57 st vilket registreras med löneart 700.

Timlön

Enligt tidrapporten har den anställde jobbat 64 timmar vilket vi registrerar som vanligt med löneart 010, och varit arbetsbefriad under 96 timmar vilket registreras med löneart 701. Därefter görs en löneminskning för samtliga timmar i perioden, som i det här fallet är 160 timmar (64 + 96 = 160).

Viktigt!
Om ni vid semester tillämpar semesterlön och semestertillägg baserat på aktuell månadslön behöver följande göras;
– Kopiera lönerten för semesterlön resp semestertillägg och ge nytt ID-nummer.
– På de kopierade lönearterna, byt ut konstanten K1 mot (K1+KL*LM%) så att formeln för semesterlön blir t.ex. (K1+KL*LM%)*4,6% och för tillägget (K1+KL*LM%)*0,8%.
– Använd dessa nya lönearter vid registrering av semester under korttidsarbete.
Från och med version 2020.2.102 finns löneart 741 och 743 färdiga att importera med ovan inställningar. 

 

Hantering i Lön Plus – utan påverkan på semesterberäkningen (rekommenderas)

Enligt många kollektivavtal ska semester som tjänas in inte påverkas av lönesänkningen för korttidsarbete. Detta gäller främst om du tillämpar semesteravtalen Månadslön med tillägg eller Sammalöneregeln. Om du däremot tillämpar procentregeln enligt semesterlagen har du möjlighet att låta den lägre lönen vid korttidsarbete ligga till grund för intjänande av semesterlön (dock med en mer komplicerad hantering). Läs mer om det längre ner i artikeln.

Lönearter för import

För att ha koll på både den ordinarie lönen och löneavdraget rekommenderar vi att man bruttoredovisar, dvs visar både den ursprungliga månadslönen/timlönen, sedan gör ett avdrag för korttidsarbete samt i vissa fall ett tillägg för en korttidsersättning. Detta rekommenderas för att det vid avstämningstidpunkten ska bli enklare att ta fram den information som då behövs. För detta ändamål finns ett antal lönearter att importera under Uppläggning – Lönearter – knappen Mer – Importera lönearter. Importera de lönearter du har behov av, se nedan.

  • 700 – Nedsättning timmar, korttidsarbete – Används för att hålla reda på antalet arbetsbefriade timmar som ett alternativ till avvikelseregistrering. Om du väljer att registrera de arbetsfria timmarna med avvikelsen Övrig frånvaro – Annan frånvaro så behövs som regel inte denna. Obs! Ange antal planerade arbetsfria timmar, utan korrigering för eventuell frånvaro som till exempel sjukdom och VAB. 
  • 701 – Timlön vid korttidsarbete – Används för arbetsfria timmar när antalet ordinarie timlöner minskas med frånvaron, t.ex. om man har ”hämta timmar från schema” och använder avvikelseregistrering, alternativt om man manuellt registrerar timlön för endast arbetade timmar.
  • 702 – Löneminskning korttidsarbete – Används för att dra av den framräknade löneminskningen. Denna löneart används vid både månadslön och timlön. Vid timlön görs löneminskningen för samtliga timmar, både arbetade och arbetsfria.
  • 703 – Löneminskning korttidsarbete kalenderdag (månadslön) – Om den anställde inte har berörts av korttidsarbete hela löneperioden (t.ex. vid start från 16 mars) anges avdraget i antal kalenderdagar, t.ex 16-31 mars = 16 kalenderdagar.

Exempel på löneregistrering utan avvikelsehantering

Månadslön, hel månad

Personens ordinarie lön är 25 000 kr och löneminskningen blir 25 000 * 7,5% = 1 875 kr, vilket vi registrerar med löneart 702. Enligt tidrapporten framgår att den anställde varit arbetsbefriad 96 timmar under perioden, detta registreras med löneart 700.

Månadslön, del av månad

Korttidsarbete tillämpas från 16 mars och vi har en löneperiod som avser hela månaden. Löneminskningen för korttidsarbetet ska därför bara göras för 16 kalenderdagar (16-31). Personens ordinarie lön är 25 000 kr och löneminskningen blir per kalenderdag 25 000 * 12 / 365 * 7,5% = 61,64 kr, vilket registreras med löneart 703. Antalet arbetsfria timmar denna period är enligt tidrapporten 57 vilket registreras med löneart 700.

Timlön – timmar hämtas från schemat

Vid inställningen Hämta timmar från schema som kan anges på anställdakortet för personer med timlön hämtas periodens timmar automatiskt från det upplagda schemat. Om ingen avvikelse registreras består antalet timlöner, avdrag görs för alla timmar i perioden med löneart 702 och arbetsfria timmar registreras med löneart 700.  I den här löneperioden utgör ordinarie schema 160 timmar för personen och enligt tidrapporten var den anställde arbetsbefriad under 96 av dessa timmar.

Timlön – timmar registreras manuellt

När timmarna inte hämtas från schemat och endast faktiskt arbetade timmar registreras med ordinarie timlöneart, kan timlön för de arbetsfria timmarna registreras med löneart 701. Därefter görs en löneminskning med löneart 702 för samtliga timmar i perioden, som i det här fallet blir 160 timmar (64 + 96 = 160).

Avvikelseregistrering vid korttidsarbete

Om du kör semesterhanteringen i Lön Plus och vill registrera den arbetsbefriade tiden vid korttidsarbete med en avvikelse ska Övrig frånvaro – Annan frånvaro användas (så länge den inte används till något annat). Förläggningen av korttidsarbete påverkar hur många timmar du ska ange för respektive dag.

Viktigt! Denna måste registreras som del av dag (även om heldagar läggs arbetsfria) för att inte störa semesterberäkningen felaktigt.

Avvikelsen kommer endast att hantera timmar, inga pengar. Pengarna hanteras även i detta fall med hjälp av de treställiga lönearterna.

Det finns i grunden ingen förinlagd formel för Annan frånvaro i löneavtalet, och du kan därför få ett meddelande om att värden saknas när du registrerar frånvaron. För att slippa detta kan du tillfälligt ta bort formeln som hänvisar till löneavtalet. Du hittar den i fältet Formel på fliken Grunduppgifter på löneartskortet. Du kommer åt de berörda lönearterna genom att välja Uppläggning – Lönearter – knappen Mer – Visa systemlönearter. Följande lönearter berörs;

  • 1095 för tjänstemän med månadslön
  • 2095 för tjänstemän med timlön
  • 3095 för arbetare med månadslön
  • 4095 för arbetare med timlön

För att göra det tydligt för de anställda kan du också ändra namnet på lönearten till Annan frånvaro timmar, korttidsarbete.

Inställnig vid semesteravtal Procentregeln med månadslön

För att semesterberäkning vid procentregeln med månadslön inte ska påverkas felaktigt (snittimlöneberäkningen) behöver du markera Semestergrundande tid på lönearten under fliken Semester. Det är löneart 1095 för tjänstemän och 3095 för arbetare som berörs.

Exempel på löneregistrering med avvikelsehantering

Månadslön

Personens ordinarie lön är 26 000 kr och löneminskningen blir 26 000 * 7,5% = 1 950 kr. Löneminskringen registreras med löneart 702 vid hel löneperiod (som i exemplet nedan), eller per kalenderdag med löneart 703 vid del av månad (se tidigare exempel). De arbetsfria timmarna registrerar du med avvikelsen Övrig frånvaro – Annan frånvaro (med inställning Del av dag) utifrån arbetsförläggningen och programmet räknar själv ihop timmarna.

Timlön

Om timlönen hämtas för timmar enligt schema kommer programmet själv att räkna ner antalet när du lägger in avvikelsen Övrig frånvaro – Annan frånvaro. Från periodens 160 timmar minskas timlönen i exemplet med 96 arbetsfria timmar till 64 timmar. De 96 timmarna som avser arbetstidsminskning ersätts med löneart 701 och därefter minskas lönen med löneart 702 för samtliga timmar.

Hantering i Lön Plus – med påverkan på semesterberäkningen (procentregeln)

Detta avsnitt gäller endast om man har semesteravtal enligt procentregeln och löneunderlaget inför nästa års semester ska beräknas på lön efter löneminskning.

Enligt många kollektivavtal ska semester som tjänas in inte påverkas av lönesänkningen för korttidsarbete. Om du tillämpar procentregeln enligt semesterlagen har du däremot möjlighet att låta den lägre lönen vid korttidsarbete ligga till grund för intjänande av semesterlön. Det innebär att semesterlönen för den anställde blir något lägre än om korttidsarbete inte hade tillämpats. Snittimlöneberäkningen som används för att fylla upp eventuell semesterlönegrundande frånvaro ska dock inte påverkas.

Skillnaden i stort är att en annan serie av lönearter används vid denna metod, 710-716. Vilka som ska användas och därmed importeras är beroende av förutsättningarna, se nedan.

Lönearter för import

För att ha koll på både den ordinarie lönen och löneavdraget rekommenderar vi att man bruttoredovisar, dvs visar både den ursprungliga månadslönen/timlönen, sedan gör ett avdrag för korttidsarbete samt i vissa fall ett tillägg för en korttidsersättning. Detta rekommenderas för att det vid avstämningstidpunkten ska bli enklare att ta fram den information som då behövs. För detta ändamål finns ett antal lönearter att importera under Uppläggning – Lönearter – knappen Mer – Importera lönearter.

För att beräkningen av nästa års semesterdaglön ska ta hänsyn till den något lägre lönen under korttidsarbete, men ändå inte ge en skev beräkning av snittimlön, har vi tagit fram följande lönerter;

  • 710 – Nedsättning timmar, korttidsarbete (månadslön) – Denna löneart används för att räkna ner antalet arbetade timmar och påverkar beräkningen av snittimlönen. Anges med minus i antal.
    Observera att denna löneart ska uteslutas om man använder sig av avvikelsen Övrig frånvaro – Annan frånvaro.
  • 711 – Löneavdrag korttidsarbete hel månad (månadslön) – Denna löneart gör ett avdrag på lönen med 20, 40 resp 60% beroende på vilken nivå av korttidsarbete man har angett på anställdakortet (konstanten Arbetstidsminskning % (AM)) och minskar då också den semestergrundande lönen för beräkning av snittimlön. Används i kombination med löneart 712.
  • 712 – Ersättning korttidsarbete hel månad (månadslön) – Används i kombination med löneart 711 och kompenserar upp till den sänkta lönen för korttidsarbetet. Tas med i beräkningsunderlaget vid beräkning av semesterdaglön men ingår inte i beräkningen av snittimlönen.
  • 713 – Löneavdrag korttidsarbete kalenderdag (månadslön) – Motsvarande som 711 men per kalenderdag istället för hel månad, används när korttidsarbete har påbörjats eller upphört mitt under en löneperiod.  Används i kombination med löneart 714.
  • 714 – Ersättning korttidsarbete kalenderdag (månadslön) – Motsvarande 712 men per kalenderdag istället för hel månad. Används när korttidsarbete har påbörjats eller upphört mitt under en löneperiod och i kombination med löneart 713.
  • 715 – Timlön vid korttidsarbete – Används för arbetsfria timmar vid korttidsarbete. Lönen tas med i beräkningen av semesterdaglön men inte vid beräkning av snittimlön.
  • 716 – Löneminskning korttidsarbete (timlön) – Används för att minska lönen och semesterlöneunderlaget vid korttidsarbete, anges för både arbetade och arbetsfria timmar.

Se exempel längre ner hur lönearterna är tänkta att användas.

Inställningsmöjlighet på lönearter

För att kunna få en korrekt semesterberäkning enligt procentregeln (månadslön eller timlön), där man tar hänsyn till den lägre lönen, har vi lagt till en inställningsruta på lönearten; Semestergrundande ersättning vid korttidsarbete. Lönearter med denna inställning summeras och används i formlerna för beräkning av semesterlön per dag i semesterberäkningen, men tas inte med vid beräkningen av snittimlön. På de lönearter som finns att importera är denna inställning gjord på de lönearter där det krävs enligt denna guide, du behöver alltså inte göra denna inställning själv.

OBS! Det har i tidigare version smugit sig in ett fel och denna markering har inte kommit med på berörda lönearter. Kontrollera lönearterna 712, 714, 715 och 716 så att detta är i-bockat!

Semesterberäkning enligt procentregeln

Skillnaden i semesterberäkningen är att ersättning vid korttidsarbete, som är lägre än den normala semestergrundande lönen, tas med istället för hela den ordinarie lönen. Dessa beräkningsformler används vid månadslön:

Exempel på löneregistrering med påverkan på semesterlöneunderlaget

Observera att du antingen använder löneart 710 för registrering av antalet arbetsfria timmar, ELLER registrerar timmarna med avvikelsen Övrig frånvaro – Annan frånvaro utifrån arbetsförläggningen. Se mer information om avvikelsehanteringen längre ned.

 Månadslön, hel månad

Den ordinarie månadslönen är 26 000 kr. Enligt underlaget har den anställde varit arbetsbefriad 96 timmar under avvikelseperioden, vilket vi i exemplet registrerar med löneart 710 (kan också registreras som avvikelse, se längre ned).  Ett avdrag från månadslönen görs med hela arbetstidsminskningen, i detta fall 60%. Därefter läggs samma summa fast reducerad med löneminskningen (7,5% av ordinarie lön) tillbaka.
26 000 * 60% = 15 600
26 000 * 7,5% = 1 950
15 600 – 1 950 = 13 650

Månadslön, del av månad

Korttidsarbete påbörjas under pågående löneperiod t.ex från 16 mars vid löneperiod för hel månad, vilket blir 16 kalenderdagar (16-31). Personens ordinarie lön är 26 000 kr och ett avdrag görs för varje kalenderdag som den anställde ingått i korttidsarbete i samma omfattning som avtalad arbetstidsminskning, i detta fall med 60%. Därefter läggs samma summa tillbaka fast justerad med löneminskningen på 7,5%. De arbetsfria timmarna (i detta fall 57 enligt underlaget) registreras i exemplet med löneart 710 (kan också registreras som avvikelse, se längre ned).

Timlön

Vid timlön är det viktigt, oavsett om du använder dig av avvikelseregistrering eller ej, att ordinarie timlön endast utges för faktiskt arbetade timmar, dvs det antal/belopp som anges på löneart 010. Detta eftersom löneart 010 och 715 hanteras olika vid semesterberäkningen.

I detta exempel arbetar personen 64 timmar av periodens totala antal på 160 timmar. 96 timmar är personen arbetsbefriad pga korttidsarbete (löneart 715), här anges samma timlön som för 010, därefter görs löneavdraget för periodens samtliga timmar på löneart 716.

Om man inte registrerar de arbetsfria timmarna med avvikelsen Övrig frånvaro – Annan frånvaro, bör man se till att Hämta timmar från schema vid timlön är urbockat på anställdakortet (fliken Lön och skatt), annars vill programmet lägga samtliga timmar på ordinarie timlön (010). De treställiga lönearterna används på samma sätt oavsett om man använder avvikelseregistrering eller ej.

Avvikelseregistrering vid korttidsarbete

Om du kör semesterhanteringen i Lön Plus och vill registrera frånvaron på grund av korttidsarbete med en avvikelse ska Övrig frånvaro – Annan frånvaro användas (så länge den inte används till något annat).

Viktigt! Denna måste registreras som del av dag (även om heldagar läggs arbetsfria) för att inte störa semesterberäkningen felaktigt. Förläggningen av korttidsarbete påverkar hur många timmar du ska ange för respektive dag.

Avvikelsen kommer endast att hantera timmar, inga pengar. Pengarna hanteras även i detta fall med hjälp av de treställiga lönearterna.

Det finns i grunden ingen förinlagd formel för Annan frånvaro i löneavtalet, och du kan därför få ett meddelande om att värden saknas när du registrerar frånvaron. För att slippa detta kan du tillfälligt ta bort formeln som hänvisar till löneavtalet. Du hittar den i fältet Formel på fliken Grunduppgifter på löneartskortet. Du kommer åt de berörda lönearterna genom att välja Uppläggning – Lönearter – knappen Mer – Visa systemlönearter. Följande lönearter berörs;

  • 1095 för tjänstemän med månadslön
  • 2095 för tjänstemän med timlön
  • 3095 för arbetare med månadslön
  • 4095 för arbetare med timlön

För att göra det tydligt för de anställda kan du också ändra namnet på lönearten till Annan frånvaro timmar, korttidsarbete.

Sjukfrånvaro, vård av barn, föräldraledighet etc. vid korttidsarbete

Vi har samlat dokumentation om hur olika typer av frånvaro ska hanteras vid korttidsarbete i vårt supportforum. Inlägget är baserat på den information som fanns vid publiceringstillfället. Informationen kan därför uppdateras längre fram.

Till supportforumet >>

Avstämning

När det är dags för avstämning mot Tillväxtverket (var tredje stödmånad) så kan du ta ut ett underlag via Aktivitet – Lönestatistik – Avstämning korttidsarbete. Läs mer om det Här.

Avsluta korttidsarbete

När de anställda inte längre omfattas av korttidsarbete gör ni följande;

  • Gå in på anställdakortet via Uppläggning – Anställda, gå in på vald person och fliken Lön och skatt. Lägg tillbaka den ordinarie lönen (före löneminskning) som Månadslön (K1) respektive Timlön (K2).
  • Om ni har lagt upp lönearterna för korttidsarbete som fasta lönerader kan dessa tas bort under fliken Fast/Individuell lön på anställdakortet, alternativt via Uppläggning – Fasta lönerader.
  • Låt de nya konstanterna (KL, KM, LM) förbli orörda tills slutavstämningen till Tillväxtverket är gjord och godkänt. De behöver vara kvar för att få ut ett så komplett underlag som möjligt till avstämningen.
  • Om ni har använt avvikelsen Övrig frånvaro – Annan frånvaro (Lön Plus) bör gjorda inställningar få vara kvar och avvikelsen inte användas till något annat under resten av pågående semesterår. Efter semesterårsbytet kan den återställas (t.ex via Uppläggning – Lönearter, knappen Mer – Visa systemlönerarter, markera lönearten och tryck på knappen Ta bort, då laddas den in på nytt med standardinställning) och användas till annat igen.