Kom igång med BL Lön

De huvudfunktioner som vi går igenom i den här manualdelen visar på ett övergripande sätt hur du kan arbeta med BL Lön. För att du ska kunna följa manualen förutsätts att du lagt upp ditt företag i programmet. Alla kontoanvisningar i manualen är gjorda enligt kontoplanen BAS.

Uppläggningar

För att du ska kunna börja arbeta med själva löneregistreringen måste du först:

  • Registrera vissa grunduppgifter under Arkiv – Företagsuppgifter – Lön
  • Kontrollera och eventuellt ändra och lägga upp nya lönearter i ­registret över lönearter.
  • Lägga upp anställda i registret över anställda. Här ska du lägga in de belopp som ska användas för varje anställd samt också hur skatten ska beräknas på varje person.

Du kan sedan när som helst gå tillbaka och lägga upp nya anställda och lönearter eller göra ändringar.

Företagsuppgifter

Här kan du ange om du t ex vill ha en automatisk uppdatering av bokföringen till BL Bokföring och ändra vissa förinställda bokföringskonton. Om du vill att programmet ska skapa en lönefil så att du enkelt kan föra över lönerna till bankgirot via din internetbank, måste du ange var löne­filen ska sparas och vad den ska heta. Läs mer om företagsuppgifterna här.

Lönearter

Kontrollera först de lönearter som redan finns upplagda i programmet. Det är de vanligast förekommande lönearterna (t ex månads­lön, timlön, olika förmåner, milersättning och traktamenten), men du kan behöva fler lönearter i just ditt företag. Du kan kopiera och ändra de som finns upplagda, lägga till egna eller ta bort lönearter. Löne­arterna är grunden vid löneregistreringen och det är därför viktigt att du ­tänker igenom vilka du behöver och lägger upp dem på ett korrekt sätt innan du börjar med själva löneregistreringen. På lönearten anger du bland annat:

  • Hur den  ska bokföras.
  • Hur skatt ska beräknas, vilken skattetabell som ska användas eller om det är en helt skattefri ersättning.
  • Om lönearten ska påverka kontrolluppgifter och i så fall var den ska redovisas på blanketten.
  • Om socialavgifter ska beräknas.
  • Om du vill boka upp semesterskuld i bokföringen.

Kollektiv­avtal styr ofta hur lönearter ska se ut. Om du är bunden av ett kollektivavtal eller ett hängavtal är det viktigt att du kontrollerar vad som gäller för just dina anställda.

Anställda

För att du ska kunna göra en löneregistrering måste du ha lagt upp de anställda. På anställdakortet anger du grunduppgifter som t ex personnummer, adress, bankkontonummer och hur ofta lönen betalas ut. Du anger även löneuppgifter som månads- eller timlön, skattetabell, arbetstid per vecka, semesterdagar och eventuell skattejämkning. För att skatt ska kunna beräknas måste du på anställdakortet ange vilken skattetabell som gäller för den anställde.

Löneregistrering

När du har lagt in alla nödvändiga uppgifter i de olika registren är det lätt att göra själva löneregistreringen. Efter att du valt utbetalningsdatum väljer du en anställd. Därefter väljer du ur löneartsregistret de olika ersättningar och avdrag som just den personen ska ha.

Utifrån de uppgifter som finns inlagda på respektive löneart kommer programmet automatiskt att beräkna preliminärskatt, arbetsgivar­avgifter, osv.

Utskrift och uppdatering av löner

När du har registrerat lönerna och skrivit ut lönebeskeden ska du uppdatera lönerna. Du hamnar automatiskt i fönstret för uppdatering efter att du skrivit ut dina lönebesked. Om du stängt ner denna rutin hittar du den igen under Aktivitet – Uppdatera utskrivna löner. Om du har BL Lön integrerat med BL Bokföring kommer den bokföringsorder som skapas att automatiskt föras över till bokföringen.

Lönefil

I samband med att du uppdaterar dina utskrivna löner kan du få programmet att skapa en lönefil (om du markerat i företagsuppgifterna att den ska skapas). Du kan sedan skicka lönefilen via din internetbank till bankgirot. Läs mer om hur du skapar en lönefil här.

Skattedeklaration

Du kan även skriva ut en skattedeklaration från BL Lön. Observera att du inte kan skicka in programmets utskrivna skattedeklaration direkt till Skatteverket. Istället ska du föra över dina siffror till den originalblankett du får från Skatteverket varje månad. Du kan fylla i uppgifterna direkt på Skatteverkets hemsida om du loggar in med ditt BankID. Du kan även skapa fil för att skicka skattedeklarationen via internet. Med en e-legitimation laddar du upp filen på Skatteverkets hemsida. Läs mer om elektronisk skattedeklaration (eSKD) här.

Kontrolluppgifter

BL Lön hjälper dig att hantera kontrolluppgifterna på ett enkelt sätt. Alla uppgifter du behöver finns i programmet. Om du behöver kan du gå in och ändra de uppgifter du ska redovisa till Skatteverket. Sedan skriver du ut kontrollupp­gifterna på papper och ger till de anställda. Därefter skapar du de datafiler som ska skickas till Skatteverket. Med en e-legitimation för du över filerna via Skatteverkets hemsida. Läs mer om kontrolluppgifter här.

Årsskiftesrutiner

När ett löneår har registrerats klart nollställer du ackumulatorer och lönetotaler så att du kan börja på ett nytt löneår.

Lagar, kollektivavtal och skatteregler

Det finns många lagar som styr förhållandet mellan en arbets­tagare och en arbetsgivare. Några av de viktigaste är lagen om anställningsskydd (LAS), semesterlagen, medbestämmandelagen (MBL) och studieledighetslagen. Det finns också olika kollektiv­avtal som ­kompletterar lagarna och som har en central betydelse för anställ­ningsavtalet.

Det finns dessutom en mängd skatteregler som har betydelse för hur löner, förmåner, traktamenten mm ska hanteras i lönesys­temet.

Observera att uppdateringar och ändringar av kollektivavtal inte uppdateras i programmet. Du som är bunden av ett kollektivavtal eller ett hängavtal måste själv kontrollera vad som gäller för ditt företag.