Kalendarium

Kalendariet använder du för att registrera avvikelser från lönen. Det gäller t ex om någon är sjuk eller har semester. Du kan även registrera närvaro som ska hantera olika typer av ersättningar, t ex övertid eller OB.

Skärmklipp

Löneperiod och Avvikelseperiod
För att kunna registrera något i kalendariet behöver du inte lägga upp en löneperiod, utan du kan registrera avvikelser i vilken period du vill under innevarande semesterår samt de två månaderna närmast före och efter. När programmet läser in avvikelser vid en lönekörning kommer allt som är registrerat till och med den innevarande avvikelseperioden att läsas in.

Om du har lagt upp en löneperiod kommer du se vilken det är uppe till vänster i fönstret. Om du inte har lagt upp en löneperiod kommer rutorna för Löneperiod och Avvikelseperiod att vara tomma.

Uppe till höger ser du Årsarbetstiden i timmar och dagar (baserat på semesteråret). Vid Löneperiod ser du periodens arbetstid i timmar och dagar.

Dag, Arb, V, Mån, Idag
Genom att klicka på någon av knapparna Dag, Arb (arbetsvecka), V (kalendervecka) eller Mån kan du påverka hur många dagar som ska visas i registreringsbilden. Programmet föreslår alltid att en hel månad ska visas. Genom att klicka på Idag kommer programmet markera dagens datum.

Anställd och anteckningar
Under listan med anställda finns en ruta för anteckningar för den anställde. Här kan du t.ex. notera om det är något du behöver veta om eller komma ihåg. Anteckningarna ser du sedan i Löneregistreringen om du väljer under Mer – Inställningar väljer Visa anteckningar. När du markerat en anställd i listan finns under kommentarsfältet en lista som visar alla avvikelser du registrerat. I kolumnen Innev. år ser du ackumulerade värden för det innevarande semesteråret. I kolumnen Ack visas de totala ackumulerade värdena, från den första registreringen. Det kan vara intressant för att se t ex hur många föräldradagar en anställd tagit ut. Du hittar även information om antalet semesterdagar för den anställde.

Arbetsgång

  1. Välj Aktivitet – Löneberedning – Kalendarium eller välj snabbknappen Kalendarium. För att kunna registrera något måste du först markera en anställd i listan. Listan visar alla anställda som inte har ett avgångsdatum angivet på sig. Genom att klicka på kolumnrubriken kan du ändra på sorteringsordningen. Du kan också söka efter en anställd genom att först klicka på rubriken Namn, sedan börja skriva namnet på den anställde. Om du har lagt upp en löneperiod kommer programmet automatiskt att visa den aktuella avvikelseperioden i kalendern. Du kan själv byta period genom att klicka på pilarna uppe till vänster i kalendariet.
  2. Till höger om kalendern finner du ett antal vanliga avvikelser. Du registrerar dessa genom att dra önskad avvikelse och släppa på startdatumet, eller genom att högerklicka på ett datum och sedan välja den avvikelse du vill registrera. Du anger sedan för vilket datumintervall avvikelsen gäller. Vad som kan anges skiljer sig lite åt beroende på vilken avvikelse du registrerar. Om avvikelsen ska registreras i timmar behöver du markera Del av dag för att komma åt fältet Antal timmar. Detta gäller t.ex. inte Semester som enbart kan registreras i dagar.
  3. När alla eventuella avvikelser är registrerade kan du stänga ner Kalendariet och gå till Aktivitet – Löneregistrering. Du hittar även Löneregistreringen i snabbvalsmenyn.

Olika typer av avvikelser

  • Semester – Längst ner till höger i Kalendariet hittar du det aktuella semestersaldot för den anställde. I kolumnen Dagar ser du hur många betalda, obetalda, förskotterade och sparade semesterdagar den anställde hade vid semesterårets början. Under Uttag ser du hur många dagar den anställde tagit ut hittills under semesteråret. Under Period ser du dagar som är uttagna under den aktuella löneperioden och under Kvar det aktuella semestersaldot.
  • Sjukfrånvaro – Om du väljer Sjukfrånvaro kan du avmarkera Semesterlönegrundande om avvikelsen normalt sett är semestergrundande, men den anställde har nått upp till det maximala antalet semestergrundande frånvarodagar. Den kommer då att hanteras som en ej semestergrundande frånvaro i semesterberäkningen. Rutan Hantera karensdag kan du avmarkera om du inte vill att programmet ska göra avdrag för en karensdag. Det kan vara aktuellt om den anställde har kommit upp i tio karensdagar under de senaste 12 månaderna.
  • Tjänstledig – Här kan du välja mellan Heldag och Del av dag. Heldag här innebär 8 timmar men om du vill att det ska vara något annat väljer du Del av dag och anger antal timmar.
  • Vård av barn – Här kan du välja mellan Heldag och Del av dag. Heldag här innebär 8 timmar men om du vill att det ska vara något annat väljer du Del av dag och anger antal timmar. Rutan Semesterlönegrundande markerar att avvikelsen är semestergrundande, men om den anställde har nått upp till det maximala antalet semestergrundande frånvarodagar ska du avmarkera den och då kommer den att hanteras som en ej semestergrundande frånvaro i semesterberäkningen. Vård av barn är semestergrundande upp till 120 dagar per barn under 12 år per kalenderår.
  • Föräldraledighet – Här gäller samma som för Vård av barn med skillnaden att Föräldraledighet är semesterlönegrundande för vardera föräldern i 120 dagar eller för ensamstående förälder i 180 dagar.
  • Övrig frånvaro – Här har vi samlat 10-dagar (även kallad Pappa-dagar, 10 dagar), Facklig utbildning (180 dagar per intjänandeår), Graviditetspenning (50 dagar (60:e till och med 11:e dagen före beräknad födelse), Militärtjänst (60 dagar per intjänandeår), Närståendevård, dvs om man får närståendepenning av försäkringskassan (45 dagar per intjänandeår) och Smittbärare (180 dagar per intjänandeår). Dessa räknas som semesterlönegrundande frånvaro i det antal dagar som anges inom parenteserna ovan.
  • Tid – Här har du möjlighet att registrera t.ex. Timlön (utöver det som hämtas från arbetsschemat om denna funktion används) och intjänande/uttag komptid i tid eller pengar.
  • Närvaro – Det finns olika typer av närvaro som en anställd kan få ersättning för, och dessa skiljer sig beroende på Löneavtalet för den anställde. De flesta närvarotyper har flera olika beräkningar beroende på när på dygnet och vilken dag som arbetet utfördes. I Löneavtalet Tjänstemän med månadslön finns t.ex. Beredskapstid som har åtta olika beräkningar.

OBS! Korrigera avvikelser retroaktivt

Om du vill korrigera tidigare registrerade avvikelser ska du se till att INTE ha en aktiv löneperiod för aktuellt löneavtal. Om du redan har lagt upp en löneperiod måste du först ta bort den innan du kan göra korrigeringarna. Detta gör du under Aktivitet – Löneberedning – Löneperiod där du markerar den löneperiod som ska tas bort och klickar på knappen Ta bort.

För att korrigera registrerade avvikelser ska du gå in i Kalendariet, välj den period som ska justeras och gör de korrigeringar som behövs. Du kan nu ta bort avvikelser genom att markera avvikelsen och klicka på Delete-knappen, eller lägga till nya avvikelser.

Notera att borttag av en avvikelse medför att samtliga avvikelser av samma typ raderas. D.v.s. om du tar bort en semesterdag kommer samtliga semesterdagar i perioden att försvinna.

Nästa löneperiod du skapar för löneavtalet kommer sedan att hämta upp samtliga korrigeringar till löneregistreringen. En korrigering (borttag) innebär att programmet vänder tillbaka de tidigare registrerade avvikelserna att visas med omvänt tecken, med ett #-tecken framför ”Benämning” på lönearten.