Avvikelsehantering i BL Lön Plus

När du använder BL Lön Plus och har aktiverat semesterhanteringen är det viktigt att du använder den avvikelsehantering som kommer med programmet, på så sätt kan programmet hålla reda på semesterlönegrundande frånvaron och göra korrekta semesterberäkningar. Du ska alltså inte använda de treställiga lönearterna som används i lilla BL Lön när du jobbar med semesterhanteringen, eftersom programmet inte tar någon hänsyn till dessa i samband med semesterberäkningen.

Här går vi igenom olika sätt att registrera frånvaroorsaker genom avvikelsehanteringen i BL Lön Plus.

Semesterlönegrundande frånvaro

Olika frånvaroorsaker som t ex sjukdom, vård av barn, militärtjänstgöring, tjänstledighet med mera är avvikelser som omfattas av olika regler för om frånvaron är semesterlönegrundande eller inte, eller delvis semesterlönegrundande. Olika slags förmåner som kost, bil, bostad mm är inte avvikelser, inte heller är timlön, månadslön, traktamente, milersättning, förskott, fackavgifter, osv  avvikelser utan sköts med hjälps av treställiga lönearter.

Om man använder den avvikelsehantering som är inbyggd i BL Lön Plus kommer det automatiskt att genereras systemlönearter i löneregistreringen och genom dessa kommer programmet automatiskt att hålla reda på när man slår i taket för semestergrundande frånvaro. Vilket är viktigt för att en korrekt semesterberäkning ska kunna göras av programmet. Även närvaro som t ex övertid registreras med hjälp av avvikelsehanteringen.

Observera att närvaro som t ex övertid för närvarande inte kan registreras på annat sätt än som del av dag. Vid heldag kommer antalet timmar att bli felaktigt.

Lär mer om semestergrundande frånvaro

Registrera avvikelse

Det finns olika sätt att registrera avvikelser i BL Lön Plus. Man kan säga att det går att dela upp avvikelsehanteringen till att hantera det i kalendariet eller vid löneregistreringen, eller i kombination. Vilket sätt du väljer är upp till dig. Det går också att justera schemat i samband med registrering av avvikelser, läs mer om det längre ner.

  • Avvikelsehantering i löneregistreringen
  • Med hjälp av siffror/koder
  • Avvikelseknappen
  • Avvikelsehantering i kalenderfliken
  • Avvikelsehantering i kalendariet
  • Pågående löneregistrering och avvikelsehantering i kalendarium

  • Ändra/rätta avvikelse i löneregistreringen
  • Avvikelsehantering och schemaändring

Avvikelsehantering i löneregistreringen

Vid löneregistreringen går det att hantera avvikelser på olika sätt. Avvikelsehanteringen går att nå genom att slå in siffror/koder direkt i löneregisteringen, via Avvikelseknappen eller genom att gå via Mer – Avvikelser i löneregistreringen.

Om du ska registrera avvikelsen sjukfrånvaro så ska du inte kombinera valen timmar/dag och procent av dag utan hålla dig till en av dessa. Helst procent – ifall det ska göras en genomsnittsberäkning, som är fallet vid sjukdom en hel månad.

Med hjälp av siffror/koder

Vid löneregistreringen kan du snabbt skriva in avvikelser genom kortkommandon/siffror. Om du knappar in t ex 2000 i löneregistreringen och sedan trycker på Enter kommer en liten ruta upp för att registrera sjukfrånvaro. Du väljer själv datum och omfattning. När du tryckt OK så kommer det automatiskt upp systemlönearter i löneregistreringen för att hantera avvikelsen.

Koder för snabbregistrering av avvikelser är följande:
1000 Semester
2000 Sjukfrånvaro
3000 Tjänstledighet
4000 Vård av barn (VAB)
5000 Föräldraledighet
6000 Övrig frånvaro (t ex militärtjänst, facklig utbildning mm)
7000 Tid (timlön, komtid)
9000 Närvaro (helglön, ob, övertid)

Vid samtliga kortkoder så kommer en ruta upp med val för bland annat datum.

Avvikelsehantering via avvikelseknappen

Man kan också jobba med avvikelseregistrering via knappen Avvikelser i rutan för löneregistrering. Där finns samtliga avvikelser som kan behövas, lika som vid de kortkommandon som beskrivits ovan.

Avvikelsehantering i Kalenderfliken

I löneregistreringen kan man klicka fram Kalenderfliken längst ner. Via den går det att hantera alla avvikelser, det görs genom att man högerklickar på ett datum och väljer vilken slags avvikelse som ska registreras. När avvikelsen är vald kommer en ruta upp med detaljer kring bland annat datum.

Avvikelsehantering i kalendariet

I BL Lön Plus går det att använda kalendariet för avvikelsehantering. Avvikelser kan registreras löpande under månaden (eller framåtriktat om du redan i förväg vet när en anställd ska ha semester eller vara tjänstledig mm) och när en ny löneperiod öppnas och ska registreras hämtas avvikelserna upp automatiskt. Med hjälp av knapparna till höger om kalendern kan avvikelser väljas. Klicka på en avvikelse och dra den till det datum som avvikelsen startar.

Nedan har vi markerat knappen Vård av barn och dragit den till den 11:e i kalendern, för att registrera avvikelsen kommer rutan Redigering avvikelser upp. När vi fyllt i rutan som dykt upp så kommer det att framgå i kalendariet och via löneregistreringen att en avvikelse är registrerad på denna dag.

Pågående löneregistrering och avvikelsehantering i kalendarium

Om du arbetar i löneregistreringen samtidigt som du arbetar med avvikelsehanteringen genom kalendariet så måste avvikelserna hämtas in till löneregistreringen.
Stå i rutan för löneregistrering. Klicka på Avvikelser – Hämta avvikelser för perioden. Då kommer samtliga avvikelser som hör till avvikelseperioden att komma med i löneregistreringen. Det går också att stänga löneregistreringen och öppna den på nytt så hämtas avvikelserna från kalendariet upp automatiskt.

Ändra avvikelse/rätta avvikelse i löneregistreringen

För att ta bort eller redigera befintliga avvikelser tryck på knappen Avvikelser – Redigera avvikelser.
När du valt Redigera avvikelser kommer en ruta med samtliga avvikelser för perioden upp. Då kan man ta bort avvikelser eller redigera avvikelser. Genom att trycka på Ny kan vi lägga till fler avvikelser i samma vy.

Läs mer om hur man rättar redan uppdaterade löner här

Det går också att ändra avvikelser direkt i löneregistreringen genom att klicka in på fliken Kalender, där dubbelklicka på aktuell dag som ska ändras och i rutan som kommer upp kan man sedan redigera eller ta bort avvikelsen.

Avvikelsehantering vid schemaändring

Om man av någon anledning behöver ändra antalet timmar som den anställde skulle ha arbetat en särskild dag eller period då en avvikelse ska registreras så kan denna schemaändring göras direkt vid avvikelsehanteringen. Det kan gälla t ex när anställda inte har några timmar angett i schemat eller om arbetsdagen innehåller fler eller färre timmar än vad som angetts i schemat.

Genom att ange kod 2000 i löneregistreringen får vi upp rutan för Sjukfrånvaro, i denna ruta kan vi ange datum för sjukperioden. Men vi kan även ändra arbetstiden i schemat för de aktuella dagarna.

Genom att ange datum i rutan och sedan bocka i Ändra arbetstiden i arbetsschemat så får programmet reda på att avvikelsen avser vissa datum och arbetstid under dessa datum, oavsett vad det ursprungliga arbetsschemat säger.

Om du vill lägga till en avvikelse på en helgdag så kan du registrera det genom att bocka för rutan Ändra även helgdagar när du registrerar själva avvikelsen. För att du ska kunna bocka för denna ruta så måste rutan Ändra arbetstiden i arbetsschemat bockas för.