Kontrolluppgifter

V I K T I G T !
KU10 ska från och med inkomståret 2019 inte lämnas för anställda du lämnat AGI (Arbetsgivardeklaration på individnivå) för under året, utan endast för de anställda som inte redovisats i AGI. Om du exempelvis har idrottsutövare som fått ersättning som understiger ett halvt prisbasbelopp, anställda med lön under 1 000 kr eller anställda som endast fått exempelvis bilersättning eller traktamente kan det bli aktuellt att lämna en KU10. Detta förutsätter att du inte lämnat någon AGI för dessa personer, vilket man har möjlighet att göra även om man inte måste. Mer information om detta hittar du på Skatteverkets hemsida.

KU20 och KU31 lämnas för samtliga anställda där det är aktuellt, oavsett om man lämnat AGI för personen eller inte då ränta och utdelning aldrig redovisas i på individnivå i AGI.

Se en film:

Arbetsgång

  1. Installera ny version
    Innan du börjar måste du installera version 2020.1 för att kunna göra kontrolluppgifter för 2019.
  2. Registrera klart löner för 2019
    Gå in under Kontroll Lön, där ser du alla löner du registrerat under året. Om du behöver komplettera lönerna för 2019 spelar det ingen roll om du har version 2020.1 eller inte, den innehåller skattetabeller och uppgifter om socialavgifter för både år 2019 och 2020.

    Tänk på att programmet hämtar uppgifter både från registrerade löner och inlagda ingångsvärden, det är alltså summan av dessa båda källor som hämtas till kontrolluppgifterna.

  3. Skapa kontrolluppgifter
    Börja med att välja Aktivitet – Årsrutiner – Kontrolluppgifter. Du får upp en meddelanderuta som talar om vilket år som just din programversion hanterar kontrolluppgifter för. Genom att klicka på knappen Skapa KU hämtas uppgifterna till dina Kontrolluppgifter. Du behöver här ta ställning till om du ska redovisa även KU10. Gäller detta för dig, bocka i rutan Redovisa även KU10 innan du går vidare med OK. Ska du endast redovisa KU20 och/eller KU31 bockar du inte i rutan.

    I ruta 011 som tidigare använts för kontant bruttolön ska ett värde redovisas endast om du har anställda med socialavgiftsavtal. I det fallet ska även ruta 093 bockas i. Lön under 1000 kr eller ersättning till idrottsutövare redovisas i ruta 031. Får du ett värde i ruta 011 bör du kontrollera om du antingen lämnat in den anställde i AGI, eller om lönearten för ersättningen är felaktigt inställd.

  4. Ändra och/eller ta bort kontrolluppgifter
    Om du väljer att skapa även KU10 kommer alla anställda du registrerat lön eller registrerat ingångsvärden på under året att synas i listan. Om du vill ändra någon uppgift som ska redovisas till Skatteverket markerar du en anställd och väljer Redigera. Välj vilken kontrolluppgift det gäller, KU10 (från arbetsgivare), KU20 (ränta) eller KU31 (utdelning). Du kan också ta bort anställda, eller enstaka kontrolluppgifter på de anställda genom att markera en rad och klicka Ta bort.

    V I K T I G T !
    Observera att ändringar du gör i kontrolluppgifterna genom att klicka Redigera eller Ny sparas inte i historiken i löneprogrammet, utan ändrar bara det som redovisas in till Skatteverket. Vill du att dina ändringar ska lagras i historiken måste du registrera dem i löneprogrammet. Det kan vara ändringar på anställdakortet (t ex adressuppgifter och personnummer) eller något i löneregistreringen. Genom att åter välja Skapa KU kommer den tidigare inläsningen att läsas över av den senare inläsningen och eventuella ändringar kommer med i kontrolluppgifterna. Observera att detta skriver över eventuella manuella ändringar du gjort direkt i blanketten!

  5. Lägga till kontrolluppgifter
    Genom att välja Ny kan du komplettera med uppgifter på anställda som inte registrerats i programmet. Det kan till exempel vara anställda som fått lön innan du började använda programmet eller någon vars löner blivit registrerade i ett annat program. Du kan också lägga till kontrolluppgifter för ränta (KU20) eller utdelning (KU31) om du inte registrerat lönearter för det i löneregistreringen.

    V I K T I G T !
    Om du redovisar utdelning på KU31 görs numera en kontroll i Skatteverkets e-tjänst där du, om ISIN-nummer saknas (fält 572), uppmanas lägga in namnet på aktien (fält 571).

  6. Skriva ut/maila kontrolluppgifter
    När du har hämtat in lönerna och gjort eventuella ändringar, är nästa steg att skriva ut kontrolluppgifterna. Markera de kontrolluppgifter du vill skriva ut och välj Utskrift. Genom att hålla nere ctrl-tangenten kan du klicka på flera anställda i listan. För att markera alla i listan håller du ner Ctrl-tangenten och samtidigt trycker på A. Välj vilken sorts kontrolluppgift (KU10, KU20 eller KU31) du vill skriva ut. Du bör skriva ut minst två exemplar, ett till den anställde och ett som arkivmaterial. Du kan även skriva ut en sammanställning för kontrolluppgifter för KU10 kontrolluppgiftstotal genom att välja Utskrift – Skriv ut sammanställning för kontrolluppgift för KU10. Den visar de summerade beloppen för varje ruta i kontrolluppgiften för alla anställda.

    Om du lämnar in kontrolluppgifter på papper måste du även lämna in blanketten Sammandrag, kontrolluppgifter (SKV 2304) som du hittar på Skatteverkets hemsida. Även om du lämnar en enda kontrolluppgift på papper, eller lämnar rättade kontrolluppgifter på papper så måste du skicka med ett sammandrag.

    Vill du skicka kontrolluppgifterna via e-post till de anställda väljer du Mer – KU via e-post. Programmet skapar ett e-postmeddelande till alla anställda som har en e-postadress angiven i anställdakortet med kontrolluppgifterna bifogade som pdf-filer.

    Kontrolluppgifterna du kan få ut via BL Administration (KU10, KU20 och KU31) innehåller inga uppgifter som räknas som känslig information och kan därmed skickas via mail enligt GDPR. Som känslig information räknas inte löneuppgifter i sig, däremot räknas exempelvis uppgifter om den anställdes hälsa som känsliga, vilket gör lönebesked olämpliga att skicka per mail.

  7. Skapa filer till Skatteverket
    För att skapa en fil med kontrolluppgifter väljer du knappen Skapa fil eller knappen Mer och därefter Skapa fil till Skatteverket. Markera den typ av kontrolluppgiftsfil som du vill skapa.
    Ange Uppgiftslämnare och kontaktperson (alla uppgifter är obligatoriska). Programmet föreslår att kontrolluppgiftsfilen ska sparas i mappen KU i nedanstående sökväg: C:\Användare\Delat\Delade dokument\BLaData alt. BLa\Ftg-xxxx\KU. Om du lagt upp företagsgrupper så föreslår programmet sökvägen till aktuell företagsgrupp. C:\Användare\Delat\Delade dokument\Företagsgrupp\Ftg-xxxx\KU

    V I K T I G T ! 
    Namnet på filen blir ”KU inkomstår 2019 Företagsnamn”. Det kommer också att skapas en kopia av samma fil som hamnar i samma mapp. Syftet med den är att om du skapar om kontrolluppgiftsfilen så finns en kopia av den ursprungliga filen kvar.

    När filen skapats har du möjlighet att kopiera sökvägen till filen för att klistra in den hos Skatteverket när du sedan laddar upp den dit. På så sätt slipper du klicka dig fram till sökvägen inne i Skatteverkets e-tjänst.

    När filen skapas sker en validering i programmet som kommer att meddela ifall det är något fel på filen. Det kan också vara så att validering inte kan ske av olika anledningar (t.ex. om du saknar internetuppkoppling just då) och då kommer du också få ett meddelande. Notera att det inte nödvändigtvis är något fel på filen utan endast att validering inte kunde genomföras. Samma validering görs även när filen laddas upp på på skatteverket.

    Observera att kontrolluppgifterna ska vara inlämnade senast 31 januari 2020.

  8. Kontrolluppgifter för flera företag i samma fil
    Om du ska skicka kontrolluppgifter för flera olika företag kan du skicka dessa i samma fil. När du valt Skapa fil till Skatteverket ska du i nästa steg välja Kontrolluppgifter för flera företag i samma fil.Registrera sedan organisationsnummer/personnummer i formatet NNnnnnnnNNNN för den som står som avsändare (t.ex. redovisningsbyråns uppgifter) samt adressuppgifter mm till teknisk kontaktperson. Uppgifter om namn, telefon och ePost är obligatoriska. Välj sedan Ok för att skapa filen med kontrolluppgifterna.
    Om du inte tidigare använt funktionen kommer du först att få välja var du vill spara kontrolluppgiftsfilen. Programmet förslår att filen sparas i mappen KU under C:\Användare\Delat\Delade dokument\BLaData alt. BLa.Om du lagt upp företagsgrupper så föreslår programmet sökvägen till aktuell företagsgrupp. C:\Användare\Delat\Delade dokument\Företagsgrupp\KUNär du väljer att skapa fil i ett nytt företag och väljer alternativet Kontrolluppgifter för flera företag i samma fil kommer uppgifterna om Teknisk kontaktperson upp automatiskt. När du sedan åter väljer OK för att skapa fil bygger du på den redan skapade filen som ska skickas med uppgifter för flera företag.

    Genom att skapa filen igen kan du på ett enkelt sätt ersätta uppgifter för ett företag.

    När filen skapats har du möjlighet att kopiera sökvägen till filen för att klistra in den hos Skatteverket när du sedan laddar upp den dit. På så sätt slipper du klicka dig fram till sökvägen inne i Skatteverkets e-tjänst.

  9. Rättelsefil för aktuellt företag
    För att kunna korrigera uppgifter som redan skickats in till Skatteverket måste du först redigera de uppgifter som är felaktiga på varje anställd. En rättad kontrolluppgift ersätter tidigare lämnad, varför samtliga uppgifter i kontrolluppgiften måste fyllas i.Själva ändringarna gör du endera i löneprogrammet eller direkt i kontrolluppgiften. Gör du dem i löneprogrammet (t ex ändringar på anställdakortet eller i löneregistreringen) och därefter väljer Aktivitet – Årsrutiner – Kontrolluppgifter och därefter Skapa KU kommer du skriva över de tidigare hämtade kontrolluppgifterna (gäller även KU20 och KU31). Gör du ändringarna direkt i kontrolluppgiften sparas de å andra sidan inte om du väljer Skapa KU igen.När det gäller specifikationsnumret i ruta 570 måste det vara samma nummer i rättelsen som i den först skapade kontrolluppgiften, i annat fall kommer det att skapa dubbletter hos Skatteverket. Du behöver normalt inte själv redigera specifikationsnumret, utan det hanterar programmet åt dig.När du har gjort dina ändringar (oavsett om du gjort dem i löneregistreringen eller direkt i kontrolluppgiften) ska du sen välja Skapa fil till Skatteverket. Det spelar ingen roll om du väljer att markera Kontrolluppgiftsfil för aktuellt företag eller Skapa rättelsefil för aktuellt företag. Det är alltid den senast inskickade kontrolluppgiften som gäller.
  10. Årsbyte lön
    När kontrolluppgifterna är gjorda och inlämnade gör du ett årsbyte för att ställa ner ackumulatorerna inför det nya året. Här kan du läsa mer om hur du gör Årsbyte i lön.