Avstämning korttidsarbete

Om ni tillämpat korttidsarbete har en nedsättning av både arbetstid och lön gjorts löpande under stödperioden. Detta ska därefter redovisas till Tillväxtverket som administrerar stödet. För att avstämningen gentemot Tillväxtverket ska underlättas har vi byggt funktionalitet för att få fram ett samlat underlag till de uppgifter som behövs vid rapporteringen. Uppgifter hämtas från både uppdaterade och ouppdaterade löner.

Du hittar funktionaliteten under Aktivitet – Lönestatistik – Avstämning korttidsarbete.

För att kunna använda funktionen krävs att du registrerat korttidsarbete i samband med att du gjort lönerna för stödperioden. Här kan du läsa mer om hur du hanterar Korttidsarbete i lönehanteringen.

Beroende på hur länge ni fått stödet kan avstämningsperioden se olika ut. Det kan antingen vara en del av månad (inlednings- och/eller avslutningsmånaden) eller hela månader som ska stämmas av.

Inledningsvis beskrivs arbetsgången för avstämningen kortfattat, vill du läsa mer om de olika funktionerna, inställningarna och kolumnerna finns ytterligare information längre ned.

  • Arbetsgång
  • Funktioner och inställningar
  • Kolumnerna i sammanställningen
  • Viktigt att tänka på
  • SQL-fråga
  • Om du bytt från lilla Lön till Lön Plus

Arbetsgång

  1. Välj Aktivitet – Lönestatistik – Avstämning korttidsarbete.
  2. Se över inställningarna du hittar under Mer – Inställningar. Det är här du styr vilka lönearter som ska påverka arbetstidsminskningen och löneminskningen för korttidsarbetet. Vi skickar med ett förslag, men beroende på hur du registrerat korttidsarbete i löneregistreringen kan du behöva göra ändringar här. Det är också här du anger vad de värden som hämtas ska vara grundade på.

    Observera! Om du ändrar/lägger till lönearter här ska de separeras med kommatecken, utan mellanslag.

  3. Klicka på Ny avstämning för att påbörja ett underlag för avstämning och ange vilken tidsperiod du ska redovisa. Om din avstämning omfattar flera månader och/eller flera stödnivåer behöver du dela upp de olika perioderna i din avstämning. Börja med att ange den första.
  4. För att komplettera med ytterligare perioder i din avstämning klickar du på Lägg till period. Då Tillväxtverket vill ha in uppgifterna månadsvis är vår rekommendation att du läser in uppgifterna för varje månad, men inom samma avstämning.
  5. Redigera uppgifterna i de fall det behövs. Markera en rad i sammanställningen och klicka på Redigera för att öppna raden och göra justeringar. Till exempel om du ändrat stödnivåer behöver du göra vissa ändringar manuellt. Detta eftersom vi endast hämtar vissa uppgifter som de ser ut just vid avstämningsögonblicket, exempelvis konstanten för avtalad arbetstidsminskning (%).
  6. När uppgifterna ser ut att stämma kan du välja mellan att ha uppgifterna direkt på skärmen när du gör din avstämning (du får en förfrågan om att spara listan när du trycker på Avsluta eller Ny avstämning). Du kan också välja att skriva ut listan via knappen Utskrift, eller exportera till Excel via Mer – Exportera till Excel för vidare bearbetning.

Funktioner och inställningar

De olika knapparna i avstämningens huvudfönster är dessa:

  • Ny avstämning – Här lägger du upp din avstämning. Om du ska stämma av flera stödnivåer och/eller månader börjar du med att ange det första tidsintervallet här (rapporteringsperiod i Lön Plus, utbetalningsintervall om du kör i lilla Lön). Om du redan har påbörjat en avstämning kommer listan att rensas, men du får först en förfrågan om att spara innevarande avstämning i samband med att du väljer att starta en ny.
  • Redigera – Om du behöver göra justeringar av de uppgifter programmet plockar fram från historiken görs detta genom att klicka på Redigera. Du kan ändra samtliga uppgifter för en person om det behövs.
  • Lägg till period – För att lägga till ytterligare månader, eller tidsintervall med andra stödnivåer, väljer du att lägga till en period. Detta sker inom samma avstämning och samma personer kan förekomma på flera rader när du delat upp avstämningen i olika perioder. Om du kör i Lön Plus ska  du här ange perioden du rapporterar för, detta för att schemalagd tid, frånvaro m.m. ska hämtas korrekt. Om du kör i lilla Lön ska du däremot ange det datumintervall inom vilket lönerna har betalats ut när du hämtar in uppgifterna, och kan sen ändra manuellt till det datumintervall som uppgifterna avser/som du rapporterar för.
  • Ta bort – För att ta bort uppgifter, markera en eller flera (Ctrl-klick) rader i sammanställningen och klicka på Ta bort.
  • Utskrift – Vill du skriva ut ditt underlag på papper går du via utskrift.
  • Mer – Under mer-knappen finns ett antal ytterligare funktioner:
    • Lägg till person manuellt – Om du vill komplettera med personer du inte hanterat via löneregistreringen eller ens i programmet kan du lägga till en person manuellt. Du får då fylla i samtliga fält för personen du vill lägga till.
    • Exportera till Excel – Om du vill göra egna beräkningar, justeringar eller på något annat sätt arbeta vidare med sammanställningen kan du exportera den till Excel. För större företag kan man i Tillväxtverkets avstämningstjänst också ladda upp en Excelfil för avstämningen. Genom att exportera underlaget till Excel kan du smidigare omvandla det till den fil som bifogas till Tillväxtverket.
    • Historik – När du avslutar funktionen eller skapar ytterligare en avstämning kommer programmet fråga om du vill spara avstämningen. Genom att gå via Historik kan du plocka upp en tidigare påbörjad avstämning för att fortsätta med. Dessa ligger i listan med namn utifrån det datum och klockslag du sparade dem.
    • Inställningar – Det finns ett antal inställningar du kan göra för sammanställningen.

      • Lönearter för arbetstidsminskning – Här anger du vilka lönearter arbetstidsminskningen finns registrerad på och ska hämtas ifrån. De lönearter vi skickar med och du kan ha importerat för korttidsarbetet är förinställda, men du kan naturligtvis ändra om du använt andra lönearter. Om du i Lön Plus använt avvikelsen Annan frånvaro för att registrera arbetstidsminskningen behöver du ange lönearten som använts (olika beroende på löneavtal) här. Observera att du inte kan ange intervall av lönearter, de kan endast separeras med kommatecken emellan (utan mellanslag).
      • Lönearter för löneminskning – Här anger du vilka lönearter löneminskningen finns registrerad på och ska hämtas ifrån. De lönearter vi skickar med och du kan ha importerat för korttidsarbetet är förinställda, men du kan naturligtvis ändra om du använt andra lönearter. Observera att du inte kan ange intervall av lönearter, de kan endast separeras med kommatecken emellan (utan mellanslag).
      • Hämta värden grundat på – Beroende på hur dina löne- och avvikelseperioder ser ut och hur du har valt att registrera korttidsarbetet kan du behöva justera vad värdena som hämtas till sammanställningen ska vara grundade på. Vid eftersläpande avvikelseperiod kan det bli aktuellt med olika inställningar för arbetstidsminskningen och löneminskningen. De alternativ som finns att välja mellan är:
        • Utbetalningsdatum – Detta är det enda tillgängliga alternativet för dig som kör lilla Lön.
        • Löneperiod – Tillgängligt och förvalt för dig som kör semesterhanteringen i Lön Plus.
        • Avvikelseperiod – Tillgängligt för dig som kör semesterhanteringen i Lön Plus.
  • Avsluta – När du avslutar avstämningen frågar programmet om du vill spara den. På så sätt kan du komma tillbaka och fortsätta på den vid ett senare tillfälle.

Kolumnerna i sammanställningen

Du kan sortera i listan genom att klicka på rubrikerna, t.ex på Namn eller Personnummer för att få en mer lätthanterlig sammanställning per person inför avstämningen hos Tillväxtverket.

  • *Namn Hämtas från anställdakortet.
  • *Personnummer  Hämtas från anställdakortet. Anges här 10-siffrigt, lika som det ska anges vid avstämningen hos Tillväxtverket.
  • Ordinarie kontant lön (KL)  Hämtar aktuell uppgift från anställdakortet. Detta bör motsvara lönen under jämförelsemånaden och som det preliminära stödet har baserats på.
  • *Avtalad arbetstidsminskning % (AM) Hämtar aktuell uppgift som finns angiven på anställdakortet. Har nivån ändrats under perioden kan denna behöva justeras för respektive månad/datumintervall.
  • Arbetstid per vecka (K7) Hämtar aktuell uppgift från anställdakortet. Är mest tänkt som ett stöd vid beräkning av ordinarie arbetstid för dig som arbetar i lilla Lön.
  • *Datum from / Datum tom Det datumintervall som programmet hämtat uppgifterna ifrån. Om det skiljer sig från det datumintervall uppgifterna avser (exempelvis om du jobbar i lilla Lön) så kan du ändra det här.
  • *Ordinarie arbetstid De timmar den anställde skulle ha arbetat om korttidsarbete inte förekommit. I Lön Plus hämtas timmarna från arbetsschemat inom det intervall som valdes när du lade till perioden. I lilla Lön (eller om schema saknas i Lön Plus) kommer det stå 0 här och du får räkna ut ordinarie arbetstid manuellt.
  • Arbetstidsminskning timmar Denna uppgift hämtas från angivna lönearter registrerade inom vald period. Om du har hanterat flera månader på en och samma lönekörning kan du här behöva göra korrigeringar manuellt.

    Observera att detta ska vara planerad arbetstidsminskning som INTE minskas vid andra frånvaroorsaker. Om du under tidigare lönekörningar har gjort nedräkning här pga frånvaro behöver du alltså manuellt lägga till de timmarna igen.

  • *Arbetstid under korttidsarbete Den arbetstid i timmar som den anställde har haft under period för korttidsarbete, utan hänsyn till eventuella andra frånvaroorsaker. I Lön Plus kommer detta att beräknas utifrån Schemalagd arbetstid Arbetstidsminskning (registrerat med lönearter angivna i inställningarna). Om du har justerat uppgifterna i fälten för Ordinarie arbetstid och/eller Arbetstidsminskning timmar behöver du även göra en manuell justering här. I lilla Lön kommer det att stå 0 här och beräkningen får göras manuellt.
  • *Ordinarie månadslön Den lön som den anställde skulle ha haft om korttidsarbete ej förekommit, utgår från lön under jämförelsemånaden. Programmet hämtar uppgiften utifrån KL-konstanten (Ordinarie kontant lön) angivet på anställdakortet. Vid timlön i Lön Plus beräknas denna enligt KL * schemalagd tid. Lönen ska anges för hela månaden även om korttidsarbete infördes för del av månad, se längre ner vad man behöver tänka på vid införande/avslut av korttidsarbete som således gäller del av månad.
  • Löneminskning belopp Den löneminskning som registrerats i programmet med angivna lönearter under vald period (utifrån inställningarna). Om du har hanterat flera månader på en och samma lönekörning kan du här behöva göra korrigeringar manuellt.
  • *Lön under korttidsarbete Månadslönen (hel månad) efter löneminskning. Beräknas utifrån Ordinarie månadslön löneminskning. Här kan man behöva korrigera om löneminskningen har gjorts för flera perioder i en och samma lönekörning.
  • *Hela frånvarodagar En summering av antalet hela frånvarodagar av annan orsak än korttidsarbete. I lilla Lön kommer det stå 0 här och beräkningen får göras manuellt. I Lön Plus kommer all frånvaro förutom Annan frånvaro (som kan ha använts vid korttidsarbete) att summeras om antalet frånvarotimmar överensstämmer med antalet schemalagda timmar samma dag. Vid en sammanhängande frånvaroperiod om max 5 dagar räknas bara arbetsdagar med i summeringen. Vid en sammanhängande frånvaroperiod längre än 5 dagar tas även schemafria dagar med om frånvaro har registrerats även på dessa dagar. Har man exempelvis registrerat semester måndag-fredag men inte på helgerna får man själv lägga till de arbetsfria dagarna.

* = uppgifter som ska rapporteras in i avstämningen till Tillväxtverket.

Att tänka på

  • För att få ett underlag som kräver minsta möjliga manuella handpåläggning bör man ha varit konsekvent i registreringen av korttidsarbetet när lönerna gjorts. Du bör exempelvis inte ha blandat plus och minus på de lönearter som hanterar arbetstidsminskningen, även om båda sätten varit möjliga.
  • Endast en nulägesrapport kring konstanterna för Arbetstidsminskning i % och Arbetstid per vecka är möjlig att få fram. Varierar detta under stödperioden bör olika perioder läggas upp för de olika stödnivåerna och värdet får korrigeras manuellt.
  • Val av datumintervall: Om du kör i Lön Plus ska du ange perioden du rapporterar för, detta för att schemalagd tid, frånvaro m.m. ska hämtas korrekt. Om du kör i lilla Lön ska du däremot ange det datumintervall inom vilket lönerna har betalats ut när du hämtar in uppgifterna, och kan sedan ändra manuellt till det datumintervall som uppgifterna avser/som du rapporterar för.
  • Om du påbörjar/avslutar korttidsarbete mitt under en månad behöver du tänka på att Ordinarie arbetstid och Arbetstid under korttidsarbete ska anges för den period då korttidsarbete har varit gällande, till exempel 16-31 mars, medan Ordinarie månadslön och Lön under korttidsarbete ska anges för hela månaden, alltså 1-31 mars. Om du kör i Lön Plus rekommenderar vi i dessa fall att du lägger upp en period för 16-31 mars där du får ut timmar och frånvaro, och sedan även lägger till en period med intervall 1-31 mars varifrån du kan hämta löneuppgifterna. Om du vill kan du sedan redigera uppgifterna för 16-31 mars med löneuppgifterna från 1-31 mars, för att sedan ta bort den senare.
  • När det gäller frånvaro (i Lön Plus) kommer programmet att ta med den frånvaro som är registrerad, dvs även lediga dagar (normalt lördag-söndag samt helgdagar) om antalet frånvarodagar överstiger fem och det finns en avvikelse registrerad på dessa. Det innebär att om man registrerat frånvaro på en inledande ledig dag, tex om personen normalt sett har arbetsfri dag på måndagar kommer denna att tas med om man lägger in semester måndag-söndag, vilket kan bli felaktigt och kräver att man redigerar antalet frånvarodagar.
  • Om du har hanterat arbetstidsminskning/löneminskning för flera perioder/månader i en och samma lönekörning (t.ex både mars och april på aprillönen) får du manuellt korrigera dessa uppgifter. Se längre ned på sidan för att få fram ett underlag med hjälp av en SQL-fråga.
  • Om du har en bruten löneperiod/avvikelseperiod (Lön Plus) är det några saker du behöver tänka på. I avstämningen ska du rapportera för en månad i taget, medan din löneregistrering avser en period som överlappar mellan två månader. När du hämtar in uppgifterna till avstämningen för t.ex. maj (200501-200531) så kommer du få med rätt antal timmar från schemat samt frånvaro, men arbetstidsminskning och löneminskning kommer att tas med från båda lönerna som avser maj – här krävs alltså en mer detaljerad kontroll och korrigering.
    I exemplet med Barbro (som har timlön) nedan har vi två löner som berör maj; en utbetald i maj avseende 16 april – 15 maj, samt en utbetald i juni avseende 16 maj – 15 juni. Om vi hämtar in uppgifter för 1-31 maj så kommer Ordinarie arbetstid att bli rätt, liksom Ordinarie månadslön och Hela frånvarodagar. Däremot kommer det som har registrerats på lönerna avseende arbetstidsminskning och löneminskning att hämtas från både majlönen och junilönen och avser därmed perioden 16 april – 15 juni. Här behöver du alltså räkna ut vilka timmar och vilken löneminskning som gäller för just 1-31 maj, och därmed även korrigera Arbetad tid under korttidsarbete och ev Lön under korttidsarbete.

Kompletterande SQL-fråga

Om du har registrerat flera rader med arbetstidsminskning/löneminskning avseende olika perioder på en och samma lönekörning och har antecknat detta på något vis på löneraden, till exempel genom att fylla i datumfält eller som Anmärkning, så kan du enklare stämma av underlaget med hjälp av en SQL-fråga. I koden har vi även inkluderat information från anställdakortet, bland annat arbetstid per dag och vecka (som hjälp vid lilla Lön) samt avtalsnivå (Arbetstidsminskning %), samt gjort en begränsning till lönearter mellan 700 och 716. Vill du även se information från andra lönearter kan du ta bort strängen AND b.loneartid between ’700’ and ’716’ så får du med alla löneraderna. Koden hittar du i länkarna nedan, en som fungerar om du har företagsdatabasen i molnet/på en SQL-server, och en som fungerar om företaget ligger lokalt/i en Accessdatabas.

SQL-fråga korttidsarbete Molndatabas/SQL-server

SQL-fråga korttidsarbete Lokal databas/Access

Börja med att gå in under Arkiv – Systemunderhåll – SQL-fråga. Kopiera koden från den länkade sidan och klistra in i textfältet. Ändra datumintervall i koden utifrån vilka utbetalningsdatum du vill titta på och tryck sen på knappen Test. Listan som laddas fram kan sen skrivas ut eller exporteras till Excel. Om du exporterar listan till Excel kan du lättare rensa bort irrelevanta rader eller kolumner.

Om du bytt från lilla Lön till Lön Plus

Om du har påbörjat registreringen av korttidsarbete i det mindre löneprogrammet och senare aktiverat semesterhanteringen i Lön Plus, behöver du ha minst version 2020.3.101 för att få in uppgifterna korrekt. För att hämta uppgifter registrerade i det lilla löneprogrammet måste du under Mer – Inställningar  välja att uppgifterna ska hämtas utifrån utbetalningsdatum på både arbetstimmar och löneminskning. När du lägger till perioden i avstämningen anger du ett datumintervall då lönerna betalades ut, du kan sedan ändra datumintervallet på vardera rad så att det stämmer med den period du rapporterar för.

Observera att Ordinarie arbetstid hämtar uppgifter från schemat (om sådant finns) för det datumintervall du angav när du lade till perioden – om uppgifterna har registrerats på en lön utbetald under en annan månad än uppgifterna avser behöver detta i sådana fall korrigeras med manuell beräkning. Frånvaro registrerade med treställiga lönearter (ej inlagda som avvikelse/i kalendariet) måste också räknas ut manuellt.

När du är klar med inhämtning av uppgifter från löner registrerade i lilla Lön går du tillbaka under Mer – Inställningar  och ändrar till att uppgifterna istället ska hämtas utifrån avvikelseperiod/löneperiod för att på ett mer korrekt sätt kunna hämta in uppgifter registrerade i Lön Plus. Ange det datumintervall uppgifterna avser vid tillägg av fler perioder.