Arbetsgivardeklaration på individnivå

Att lämna en arbetsgivardeklaration på individnivå innebär att ersättningen till varje person redovisas in till Skatteverket varje månad, vilket leder till att någon årlig kontrolluppgift inte längre behöver lämnas. Undantaget är dock inkomståret 2018 då kontrolluppgiften kommer att finnas kvar även för de företag som omfattas av reglerna för månadsvis redovisning, det kommer alltså att redovisas dubbelt. För inkomståret 2019 kommer ingen traditionell kontrolluppgift (KU10) att lämnas i normalfallet.

  • Förutsättningar
  • Vad hanterar löneprogrammet?
  • Arbetsgång
  • Kontaktpersoner
  • Rättelser
  • Borttag av individuppgifter
  • Inget att deklarera

Förutsättningar

Databas i molnet

För att komma åt funktionaliteten krävs att företagets databas ligger i molnet. Detta eftersom arbetsgivardeklarationen byggs som en webbaserad tjänst som med hjälp av API:er hämtar uppgifter från molndatabasen och skickar direkt till Skatteverket. Som användare kommer du dock inte att uppleva det som att du lämnar BL Administration, då tjänsten körs inne i programmet. Däremot kommer du att se ett nytt modernare utseende i den här delen av programmet. Om du inte redan kör databasen i molnet flyttar du enkelt över den genom att högerklicka på företaget/företagen i listan under Arkiv – Val av företag och väljer Flytta markerade företag till molnet.

Här kan du läsa mer om vår Molnlösning.

Saknar du licens för att lagra databasen i molnet är du välkommen att kontakta någon av våra säljare på salj@blinfo.se.

Version 2018.3.150

För att komma åt funktionaliteten krävs också att du har version 2018.3.150 (eller senare) av BL Administration. Du hittar alltid den senaste versionen genom att välja Hjälp – Hämta ny version.

Vad hanterar löneprogrammet?

Programmet hanterar i stort sett samma uppgifter som du tidigare lämnat i den årsvisa kontrolluppgiften (KU10) i den gamla arbetsgivardeklarationen. Upplägget ser dock lite annorlunda ut och arbetsdeklarationen består av två delar, individuppgifter och huvuduppgifter. Hur en uppgift redovisas beror på inställningar på de anställda och på lönearterna. I manualdelen Arbetsgivardeklaration på individ nivå – Vad hanterar löneprogrammet? kan du läsa mer i detalj kring vilka fält du kan hantera via löneprogrammet.

Arbetsgång

  1. Välj Aktivitet – Arbetsgivardeklaration på individnivå så öppnas en funktionaliteten. Från deklarationsdatum i februari 2019 (löner och ersättningar utbetalda i januari 2019) kommer du att hitta igen funktionaliteten även under Aktivitet/Utskrift – Skattedeklaration. På så sätt kan du precis som tidigare få en summering av både moms och arbetsgivaravgifter som ska betalas in till Skatteverket. Du kan även använda dig av knapparna Skapa betalfil och Skapa ver för att generera en betalfil respektive bokföra skattedeklarationen i sin helhet.
    .
  2. Välj deklarationsdag så hämtas de uppgifter från de löner som är registrerade och uppdaterade i programmet. Du kan klicka på respektive person i listan för att visa detaljerad information (individuppgifter) för varje person. Här framgår alla de uppgifter som lämnas in för personen. Du kan inte redigera uppgifterna här, utan de hämtas från de löner som uppdaterats i programmet. Vissa uppgifter hämtas även från anställdakortet (Uppläggning – Anställda).
  3. På den högra sidan visas en sammanställning över det uppgiftslämnande företaget, och du kan om du vill expandera uppgifterna för kontaktpersoner (läs mer om detta nedan). Du kan också granska de huvuduppgifter som till viss del är en summering av individuppgifterna och som lämnas som en total för hela företaget genom att klicka på knappen Huvuduppgifter nere till höger. Inte heller här kan du göra några ändringar av de uppgifter du ser utan samtliga ändringar görs via löneregistreringen.
  4. När du granskat uppgifterna som programmet presenterar klickar på på knappen Skapa fil nere till höger för att skapa den XML-fil som ska lämnas in till Skatteverket. Programmet föreslår ett filnamn och en plats där filen ska sparas. Till nästa gång kommer programmet att komma ihåg den valda sökvägen och föreslå densamma. Spara filen.
  5. På Skatteverkets hemsida loggar du in i på e-tjänsten och laddar upp den aktuella filen. Du kan läsa mer om hur du lämnar in filen på Skatteverkets hemsida. Det är möjligt att göra korrigeringar i detta läge, även om vi rekommenderar att du gör samtliga ändringar inifrån löneprogrammet, så att du får överensstämmelse med historiken.

Kontaktpersoner

I filen som lämnas in till Skatteverket är namn, e-post och telefonnummer för kontaktperson samt teknisk kontaktperson obligatoriska uppgifter. Dessa fält kommer automatiskt att fyllas i utifrån de uppgifter som tidigare registrerats via kontrolluppgiftsrutinen. I fönstret Arbetsgivardeklaration på individnivå kan du expandera kontaktuppgifterna innan du skapar filen för att säkerställa att de stämmer. Om uppgifterna saknas eller behöver uppdateras görs detta under Arkiv – Företagsuppgifter – Lön – knappen Kontaktperson/Teknisk kontaktperson.

Knappen Kontaktperson/Teknisk kontaktperson visas endast i de fall då företaget har databasen i molnet.

Rättelser

Om du upptäcker felaktigheter i arbetsgivardeklarationen på individnivå rekommenderar vi att du gör ändringarna som behövs via löneregistreringen och därefter tar ut uppgifterna/filen på nytt, då inga ändringar kan göras i den sammanställning som visas i funktionen Arbetsgivardeklaration på individnivå. Om du redan laddat upp filen i Skatteverkets e-tjänst kommer en ny fil med ett senare datum att ersätta den tidigare inlämnade.

Det går också att göra ändringar direkt i Skatteverkets e-tjänst, men detta är inget vi rekommenderar då historiken i löneprogrammet i så fall inte överensstämmer med de inlämnade uppgifterna. För 2018 ska du dessutom lämna vanliga kontrolluppgifter efter årets slut, och då behöver historiken vara korrekt eftersom det är därifrån underlaget till kontrolluppgifterna hämtas.

Borttag av individuppgifter

Om du lämnat in individuppgifter för en eller flera personer som inte borde ha varit med görs borttag av en individuppgift i Skatteverkets e-tjänst. Du bör dessutom göra motsvarande korrigering i löneregistreringen även om du i det här fallet inte behöver skapa en ny fil. Även detta eftersom du bör ha motsvarande historik i löneprogrammet som de uppgifter du lämnat in till Skatteverket.

Inget att deklarera

Om du en månad inte har betalt ut några löner (eller registrerat förmåner) och därmed inte har något att redovisa till Skatteverket, ska du ändå lämna en arbetsgivardeklaration. Detta gäller så länge du är registrerad som arbetsgivare.

Om du inte registrerat någon lön finns inga uppgifter att ta fram i funktionen för arbetsgivardeklaration på individnivå och du behöver istället hantera detta direkt i Skatteverkets e-tjänst. I tjänsten Arbetsgivardeklaration på Mina sidor (hos Skatteverket) väljer du först period att deklarera för, och sedan ”Deklararera noll”.