Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra

Innehåll

  • Fliken Grunduppgifter
  • Fliken Redovisning
  • Fliken Betalfiler
  • Inrikes betalningar
  • Utlandsbetalningar
  • Uppladdning betalfil
  • Knappen Mer

Vi rekommenderar att du går igenom företagsuppgifterna noga. Gör de inställningar som passar ditt företag, så fungerar programmet på bästa sätt.

Välj Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra.

  • Automatuppdatering bokföring. Se en film om hur man gör >> Här markerar du om du vill ha din leverantörsreskontra integrerad med BL Bokföring. Integrering innebär att bokföringen uppdateras automatiskt när du uppdaterar dina leverantörsfakturor/leverantörsbetalningar. Många tycker att detta är en praktisk funktion medan andra hellre sköter bokföringen manuellt.

Observera att med kontantmetoden som momsredovisningsmetod uppdateras bokföringen endast när betalningarna uppdateras.

  • Kontera fakturor vid registrering. Om du markerar detta alternativ kommer du att kunna kontera leverantörsfakturorna direkt efter registreringen, då konteras leverantörsskulden och momsen automatiskt. Det du behöver göra är att kontera fakturan på rätt kostnadskonto. Denna ruta ligger default förvald för att konteringsfönstret skall öppnas automatiskt vid registreringen. Vill du inte att fönstret skall öppnas automatiskt bockar du ur rutan.

Om du vill registrera leverantörsfakturor utan att de konteras ska du avmarkera Kontera fakturor vid registrering. Detta gäller t ex om du vill lägga in fakturor som registrerats i ett annat program.

  • Faktura- och betaljournal utan kontering. Markera rutan om du inte vill ha med konteringen på faktura- och betaljournalen vid utskriften.
  • Uppdatering utan utskrift journal. Genom att markera den här rutan får du reskontran uppdaterad utan att få journalen utskriven.
  • Attesthantering. Här finns samtliga inställningar för attesthanteringen samlade, här kan du läsa mer om progarmmets attesthantering:
    • Attesthantering. Genom att markera den här rutan aktiverar du funktionen för attesthantering som innebär att du kan registrera en attestkod när du registrerar leverantörsfakturan. Programmet preliminärbokar då fakturan på kontot för oattesterade fakturor som finns angivet på fliken Redovisning i företagsuppgifterna.
    • Tvingande attesthantering. Genom att markera den här rutan måste du ange en attestkod varje gång du registrerar en leverantörsfaktura. Detta är bra att använda om du vill att alla leverantörsfakturor ska ha en attestkod.
    • Används attestantregister. Här markerar du om du vill ha en striktare attestfunktion. Om du väljer att använda dig av attestantregistret är det en förutsättning att du även har attesthanteringen aktiv och att du markerat tvingande attesthantering.
    • Meddela attestant automatiskt med oattesterade fakturor. Om du vill att attestanterna  ska meddelas med automatik markerar du här. Om du inte vill att mailet ska gå iväg automatiskt kan du också skicka det genom att välja Aktivitet – Meddela attestanter om oattesterade fakturor.
      • Meddela attestanter med ett samlingsmail. En attestants alla oattesterade fakturor skickas i ett och samma mail.
      • Meddela attestanter med ett mail per faktura. Vill du att det ska skickas ett mail för varje faktura markeras detta alternativ.
  • EFH – Elektronisk fakturahantering. Här samlas alla inställningar som har med elektronisk fakturahantering att göra, dvs både inkommande e-fakturor och skannade leverantörsfakturor, både via intern skanning och import från ett fakturaskanningssystem. Här kan du läsa mer om Elektronisk fakturahantering.
  • Nästa löpnummer. Här har du möjligheten att sätta din egen löpnummerserie för leverantörsfakturorna. Vi rekommenderar att du låter löpnummerserien fortsätta även över räkenskapsåren. Du kan dock ändra löpnumret vid ett nytt år, men riskerar då att få dubbletter av löpnummer från olika bokföringsår. Om du vill ändra löpnummerserie varje år är ett tips att du anger årtalet före själva löpnumret, exempelvis 2015001, 2015002, osv. På detta sätt undviker du att du får exakt samma nummer på flera leverantörsfakturor.
  • Nästa journalnummer fakturajournal. Här går det att ändra nummer för nästa leverantörsfakturajournal. Det behöver man normalt inte ändra. Nummerserien kan löpa över räkenskapsåren.
  • Nästa journalnummer attestjournal. Här kan du ändra nummer för nästa attestjournal. Detta behöver du normalt inte ändra. Nummerserien kan löpa över räkenskapsåren.
  • Nästa journalnummer betalningsjournal. Här går det att ändra nummer för nästa betalningsjournal. Inte heller här är det vanligt att man behöver ändra nummerserien.
  • Nästa löpnummer betalfiler. Du kan ge dina betalfiler en egen nummerserie och ange vilket nummer du vill att den ska börja på.
  • Betalningsvillkor. Här anger du det betalningsvillkor som ska vara standard. Programmet föreslår automatiskt 30 dagars betalningsvillkor, men du kan givetvis ändra på detta. Du anger villkoret i antal dagar från fakturadatum.

Observera att du kan lägga upp individuella betalningsvillkor för varje enskild leverantör i leverantörsregistret. Dessa styr över de generella betalningsvillkoren för ditt företag.

  • Fakturajournaluttag vid automatuppdatering bokföring. Här väljer du om du vill uppdatera dina leverantörsfakturor i registrerad ordning (dvs i löpnummerordning) eller om du vill uppdatera dem i datumordning.
    • Uppdatera fakturor i registrerad ordning med en gemensam journal per registreringsomgång. Om du väljer att uppdatera dina leverantörsfakturor i registrerad ordning (löpnummerordning) får du en enda journal på uppdateringsomgång. Det innebär att en journal kan innehålla leverantörsfakturor från flera perioder. Om det vid ett årsskifte finns fakturor på olika räkenskapsår får du en varning inför uppdateringen och har där möjlighet att ändra inställningen så att du kan få en uppdelning på olika journaler.
    • Uppdatera fakturor i datumordning med en uppdelning av journaler per månad. Om du väljer detta alternativ kommer programmet att dela upp fakturorna i olika journaler för olika månader. Detta innebär att verifikationerna inte kommer att följa löpnumren, om de inte sorterats i datumordning först.

Under denna flik anger du vilka konton BL Leverantör ska använda. Programmet föreslår konton utifrån den kontoplan du valde när företaget lades upp. Det är de konton du anger här som kommer att användas på den bokföringsorder du får ut efter att ha uppdaterat din leverantörsreskontra.

  • Konto (Leverantörsskulder – Likvidkonto). Du ska ange kontonummer för följande poster: Leverantörsskulder, Oattesterade fakturor, Bankgiro, Plusgiro, Likvidkonto.
  • Kursvinster. BL Leverantör känner av om du har kursvinster vid valutahantering. Har du kontot för kursvinster inlagt här kommer den att bokföras automatiskt på bokföringsordern.
  • Kursförluster. Programmet känner av om du har kursförluster vid valutahantering. Har du kontot för kursförluster inlagt här kommer den att bokföras automatiskt på bokföringsordern.
  • Bankkostnader. Lägger du upp ett konto här så kan du boka upp en eventuell bankkostnad vid kurshantering direkt i registreringsbilden. Den bokas då på bokföringsordern.
  • Kostnadsställekontering även på reskontrakonto. Om du vid fakturaregistreringen vill använda kostnadsställen på något balanskonton (t ex 2440) ska denna ruta vara markerad. Observera att det inte går att kombinera olika kostnadsställen i konteringen, det kostnadsställe som väljs aktiveras på samtliga rader i konteringen.
  • Kostnadsbärarkontering även på reskontrakonto. Om du vid fakturaregistreringen vill använda kostnadsbärare på något balanskonton (t ex 2440) ska denna ruta vara markerad. Observera att det inte går att kombinera olika kostnadsbärare i konteringen, den kostnadsbärare som väljs aktiveras på samtliga rader i konteringen.
  • Projektkontering även på reskontrakonto. Om du vid fakturaregistreringen vill använda projekt på något balanskonton (t ex 2440) ska denna ruta vara markerad. Observera att det inte går att kombinera olika projekt i konteringen, det projekt som väljs aktiveras på samtliga rader i konteringen.
  • Om attesthantering, föreslå konto för oattesterade fakturor vid kontering leverantörsfakturor. Markera den här rutan om du vill att programmet automatiskt ska föreslå kontot för oattesterade fakturor som du angivit här bredvid. Finns ett kostnadskonto angivet på leverantören är det dock det kontot som kommer att föreslås första hand.
  • En verifikation per betaldatum. Om du har en automatisk överföring av bokföringen kommer varje betaltransaktion bli en egen verifikation. Undantaget är om du markerar här. Då kommer alla betalningar med samma betaldatum bli en verifikation. Detta kan vara användbart om du får en återredovisning från banken som summerar betalningar per dag.
  • Uppdatera valutakurs med automatik vid betalning utlandsfaktura. När du registrerar en utlandsbetalning kommer programmet automatiskt att uppdatera valutaregistret med den aktuella kursen. På så sätt stämmer kursen förmodligen bättre när nästa utländska faktura registreras. Vill man inte ha denna automatik ska bocken i rutan tas bort.

Inställningarna under denna flik omfattar uppgifter för leverantörsbetalningar till bank- eller plusgiro via en betalfil. Detta berör alltså endast dig som skickar dina leverantörsbetalningar via fil. De betalfiler som skapas i BL Leverantör kan sedan skickas antingen via internetbanken eller ett kommunikationsprogram. För att kunna skicka betalfiler direkt till bankgirocentralen krävs att du har ett kommunikationsprogram. För att kunna skicka betalfiler måste du ha ett avtal för detta. Kontakta din bank så hjälper de dig med avtalet.

Du som skickar leverantörsbetalningar i en betalfil ska göra inställningar enligt följande anvisningar:

  • LB-fil till bank/bankgiro (LB). Här markerar du om din betalfil ska laddas upp i din internetbank eller skickas till Bankgirot. Genom att klicka på knappen Inst kan du göra följande inställningar:
    • Fast avdragsdatum för kreditnotor. Markera här om du vill att kreditfakturor du skickar ska dras av på ett visst datum. Om du inte markerar detta alternativ kommer kreditnotorna att ligga för bevakning tills det finns en debetfaktura att dra den emot. Skickar man kreditnotor till Nordea kan de inte ligga och bevaka dem för att dra mot första bästa debetfaktura så denna ruta måste vara ikryssad i det fallet. När man skickar en betalning måste man sedan ange samma betaldatum på debetfakturan och kreditfakturan.
    • Komplettera betalfilnamn med löpnummer. Genom att markera här läggs ett löpnummer till filnamnet, på så sätt skapas en unik fil varje gång du skapar en betalfil. Om du inte markerar detta alternativ skrivs istället samma fil över varje gång.
    • Sammanslagen betalfil (Inrikes SEK, Inrikes EUR, Utrikes i samma betalfil). Om du vill att samtliga betalningar ska ingå i samma betalfil markerar du detta alternativ.
    • Betalningar kopplas till bankgirokonto. Markeringen gör att kontot för Bankgiro (se fliken Redovisning ovan) används vid kontering av betalning när betalfilen skapas. Är alltid förvald.
    • Betalningar kopplas till plusgirokonto. Markeringen gör att kontot för Plusgiro (se fliken Redovisning ovan) används vid kontering av betalning när betalfilen skapas. Kan användas om du är kund hos Nordea och vill bokföra betalningen mot kontot för plusgiro.
    • Sökväg betalfil. Klicka på denna knapp för att välja var i datorn du vill att filen ska sparas och vad den ska sparas som.

Om du väljer att skapa LB-fil till bank/bankgiro (LB) måste ert bankgironummer fyllas i under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella, om denna uppgift inte finns kommer filen inte att godkännas!

  • Plusgirots Fakturabetalningsservice (FS). Här markerar du om din betalfil ska skickas till plusgirots fakturabetalningsservice. Genom att klicka på knappen Inst kan du göra följande inställningar:
    • Ange produktionsnummer när PG-fil skapas. Om du markerar detta alternativ kommer ett produktionsnummer att anges när en plusgiro-fil skapas. Produktionsnummer ska anges om du skapar mer än en fil varje dag.
    • Komplettera betalfilnamn med löpnummer. Genom att markera här läggs ett löpnummer till filnamnet. På så sätt skapas en unik fil varje gång du skapar en betalfil. Om du inte markerar detta alternativ skrivs istället samma fil över varje gång.
    • Kundnummer PG. Här anger du ditt kundnummer hos Plusgirot.
    • Sökväg betalfil. Klicka på denna knapp för att välja var i datorn du vill att filen ska sparas.
  • Nordea Corporate File Payments (CFP). Här markerar du om din betalfil ska ha formatet CFP. Genom att klicka på knappen Inst kan du göra följande inställningar:
    • Komplettera betalfilnamn med löpnummer. Genom att markera här läggs ett löpnummer till filnamnet. På så sätt skapas en unik fil varje gång du skapar en betalfil. Om du inte markerar detta alternativ skrivs istället samma fil över varje gång.
    • Sökväg betalfil. Klicka på denna knapp för att välja var i datorn du vill att filen ska sparas och vad den ska heta.

När man använder Nordea CFP och kontot hos Nordea är kopplat till ett plusgirokonto ska du i rutan Bankkonto i de generella företagsuppgifterna (Arkiv – Företagsuppgifter – Generella) ange aktuellt plusgirokonto utan bindestreck, inte det kompletta bankkontonumret, för att filen ska skapas korrekt.

  • ISO 20022. På grund av nya EU-regler kommer alla Euro-betalningar via fil inom SEPA-området att behöva hanteras med ett nytt filformat – ISO 20022 XML – from 1 november 2016. Det nya filformatet hanterar inte bara Euro-betalningar utan även inrikes betalningar och utlandsbetalningar i andra valutor än Euro kan hanteras med det nya filformatet. Här kan du läsa mer om Betalformatet ISO 20022. Genom att klicka på knappen Inst kan du göra följande inställningar:
    • Sökväg betalfil. Klicka på denna knapp för att välja var i datorn du vill att filen ska sparas och vad den ska heta.
    • Id för initierande part. Här anges hur företaget identifieras gentemot banken som initierande part om organisationsnummer inte ska användas. Det varierar från bank till bank. Här kan du läsa mer om ISO 20022 och vad du ska välja.
    • Id för betalare. Här anges hur betalaren ska identifieras gentemot banken om organisationsnumret inte ska användas. Det varierar från bank till bank. Här kan du läsa mer om ISO 20022 och vad du ska välja.
    • Avs.konto inrikes betalningar. Om inget konto anges i fältet används företagets bankkontonummer.
    • Komplettera betalfilnamn med löpnummer. Genom att markera här läggs ett löpnummer till filnamnet. På så sätt skapas en unik fil varje gång du skapar en betalfil. Om du inte markerar detta alternativ skrivs istället samma fil över varje gång.
    • Slå samman betalningar till samma leverantör med samma betaldatum. Om du vill klumpa ihop betalningar till samma leverantör (som ska betalas på samma dag) behöver du markera denna inställning. Om du skickar debet- och kreditfakturor i en och samma fil behöver de ligga i samma bunt, dvs vara sammanklumpade så att det finns en debetfaktura att kvitta krediten mot. Du ska därför i dessa fall se till att ha denna inställning gjord.
    • Samsortering (BatchBooking). I normalfallet anger du enligt bankstandard här, men i vissa fall kan du manuellt behöva ange om detta ska vara Av eller På.
  • Banklayout. Här anger du vilken banklayout som ska användas vid utlandsbetalningar, undersök med din bank vilka format de hanterar!
  • Valutakopplingstabell. Här kan du ange en valuta och koppla den till ett valutakonto/termin samt önskat bokföringskonto för utlandsbetalningar. Om dina inhemska betalningar t ex bokförs på konto 1930 kan du välja att betalningar i EUR istället bokförs på 1931. För att detta ska fungera måste betalmetoden vara inställd på skicka fakturor för bevakning i rutinen betala fakturor samt att det på leverantören (fliken utlandsbetalningar) är angivet aktuellt valutakonto/termin/valutaficka/belastningskonto/avsändarkonto.
  • Internetbank. Om du ska skicka filen via din internetbank anger du detta alternativ. Du kan sedan genom att klicka på knappen Webbadress ange adressen till bankens startsida så kommer den att öppnas när du skapar filen. På så sätt får du en påminnelse om att du även ska logga in dig i internetbanken och ladda upp filen.
  • Externt kommunikationsprogram. Om du använder ett fristående kommunikationsprogram för att skicka dina filer markerar du här. Via knappen Sökväg kan du ange var programfilen för ditt kommunikationsprogram finns. På så sätt startas programmet automatiskt när du skapar din betalfil.
  • Skicka fil till e-postmottagare. Om du vill skicka betalfilen till en e-postmottagare som sedan i sin tur sköter distributionen av filen till banken/bankgirot anger du detta alternativ. Detta är lämpligt om du exempelvis jobbar via en terminal server och då behöver skicka filen från en annan dator. Genom att klicka på knappen E-post kan du ange mottagaren av betalfilen, ange namn och e-postadress.

Under knappen Mer finns genvägar till företagsuppgifterna för övriga programdelar.