BL Tolkning

Med BL Tolkning kan du få dina leverantörsfakturor och kvitton tolkade av en robot, vilket snabbar upp och automatiserar registreringen av dessa. Genom att de inkomna dokumenten först passerar tolkningsroboten har du vid registreringen både basuppgifter leverantörsfakturor och ett konteringsförslag på plats, något som även minskar risken för fel på grund av den mänskliga faktorn.

BL Tolkning är ett tillägg till BL Administration som kräver att databasen ligger i molnet. BL Tolkning kräver också version 2018.3.100 eller senare för tolkning av leverantörsfakturor, 2020.1.100 för tolkning av kvitton. Vi rekommenderar alltid att du använder den senaste versionen av programmet. Med ett aktivt avtal kommer du alltid åt den under Hjälp – Hämta ny version.

  • Förutsättningar och begränsningar
  • Artificiell intelligens (AI)
  • Aktivera BL Tolkning
  • Inställningar för dokument i databasen
  • Tolkning av leverantörsfakturor
  • Tolkning och attest
  • Tolkning av kvitton
  • Inget tolkningsresultat?
  • Servicefönster

Kom igång med BL Tolkning:

Förutsättningar och begränsningar

Lite kortfattat gäller dessa förutsättningar och begränsningar för tjänsten, de flesta punkter beskrivs lite mer utförligt längre ned i guiden:

  • BL Tolkning kräver molndatabas.
  • För tolkning av leverantörsfakturor krävs licens för BL Leverantör samt version 2018.3.100 eller senare.
  • För tolkning av kvitton krävs licens för BL Bokföring samt version 2020.1.100 eller senare.
  • Organisationsnummer på företaget måste vara korrekt inställt i de generella företagsuppgifterna.
  • I inställningarna för Elektronisk fakturahantering ska alternativet Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering vara valt. Detta alternativ är förvalt för alla nyupplagda molnföretag.
  • Om BL Tolkning kombineras med attesthantering måste ett attestantregister finnas upplagt.
  • I leverantörsregistret behöver antingen organisationsnummer, plusgironummer eller bankgironummer finnas på leverantörerna, dessa ska dessutom vara korrekt angivna.
  • Fakturor och kvitton som tolkas ska vara i något av följande format: pdf, jpg, jpeg, png.
  • Leverantörsfakturor/kvitton med belopp över 999 999,99 kan inte tolkas.
  • Utländska leverantörsfakturor kan inte tolkas.

Artificiell intelligens (AI)

BL Tolkning bygger på AI (Artificiell Intelligens), vilket betyder att en mjukvara, eller robot om man så vill, lär sig att tolka dokumentet och extrahera affärsinformationen. Utifrån tolkningen genererar funktionen basuppgifter samt ett konteringsförslag som du (eventuellt) justerar och sedan godkänner. Redan från start har roboten en viss baskunskap men för varje tolkning och justering blir konteringsförslagen allt mer precisa och efter en tid är träffsäkerheten i det närmaste hundraprocentig, vilket beror på att det faktiska registreringen återrapporteras till roboten för upplärning. Detta innebär också att det kan ta ett antal fakturor/kvitton från respektive leverantör innan samtliga fält är förpopulerade vid registrering, men redan efter den första återrapporteringen ska normalt vissa fält vara fyllda.

Aktivera BL Tolkning

BL Tolkning hanteras som en integration och kräver att databasen där tolkningen ska användas ligger i molnet. Här kan du läsa mer om BL Molndatabas och hur du flyttar din lokala företagsdatabas till molnet.

För att aktivera BL Tolkning väljer du Tilläggstjänster (pusselbiten) i snabbmenyn. I listan över integrationer som dyker upp klickar du på knappen Aktivera för BL Tolkning. I och med detta triggas integrationen igång och leverantörsfakturor som inkommer till molndatabasen kommer automatiskt att gå iväg för tolkning.

Det är viktigt att du är inne i rätt företag när du gör detta, så kontrollera att rätt företagsnamn visas uppe till vänster på sidan.

Här kan du läsa mer om övriga integrationer du hittar under Integrationer.

Felsökning

Om listan över integrationer inte dyker upp utan du istället får ett felmeddelande kan du behöva komplettera dina uppgifter. Förutom att databasen ska ligga i molnet krävs att företagsnamn, organisationsnummer och e-postadress för det valda företaget finns i de generella företagsuppgifterna som du kommer åt under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella. Vid behov kompletterar du uppgifterna och provar igen.

Inställningar för dokument i molndatabasen

När databasen ligger i molnet sparas automatiskt alla kopplade (och okopplade) dokument i en separat databastabell, bildfiler. Från och med version 2019.3.100 finns inte själva dokumentet i databasen, utan posten pekar istället vidare till en extern plats där dokumentet lagras, utanför databasen. Leverantörsfakturor och kvitton kan hamna i databasen på olika sätt, antingen genom att man själv placerar dem där, via kvittohanteringen i Björn Lundén-appen, eller genom att använda vår tjänst BL e-postportal, dvs en e-postadress kopplad till den aktuella molndatabasen . Genom att maila fakturor/kvitton till denna adress hamnar de automatiskt i databasen och går vidare för tolkning.

Det är viktigt att du har inställningen Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – EFH – Elektronisk fakturahantering – fliken Registrering inkommande fakturor. Denna inställning innebär att fakturorna läggs i databasen innan de registreras, och det är precis i det läget medan de ligger och väntar, som tolkningen arbetar. All tolkning sker i bakgrunden och du som användare kan inte se att något händer förrän det är dags att registrera leverantörsfakturorna.

Du behöver också ange en sökväg som leverantörsfakturorna ska hämtas ifrån om de laddas upp manuellt till databasen. Även detta görs på samma flik i företagsuppgifterna. Här kan du läsa mer om Företagsuppgifter för leverantörsreskontran.

Tolkning av leverantörsfakturor

När tolkningen är aktiverad kommer alla de leverantörsfakturor som läggs i molndatabasen att skickas iväg för tolkning. Ett resultat av tolkningen innehållande både basuppgifter och ett konteringsförslag kommer sedan att ligga och vänta på att någon registrerar fakturan.

Leverantörsregistret

I samband med att tolkningen aktiveras kommer leverantörsregistret att skickas över till tolkningsroboten då dessa används för matchning i samband tolkning av senare leverantörsfakturor från leverantören. Det är viktigt att de uppgifter som tolkningen använder vid matchningen av leverantörer finns korrekt angivna, organisationsnummer, bankgiro och plusgiro. Dessutom krävs att minst ett av dessa fält är upplagda för att leverantören ska lagras i roboten.

Vid uppdatering av uppgifter på leverantörskortet kommer även leverantörsregistret i tolkningsroboten att uppdateras.

Här kan du läsa mer om Leverantörer.

Nya leverantörer

Om du får en faktura från en ny leverantör, som alltså inte sedan tidigare finns i leverantörsregistret är det inte säkert att du får någon tolkning första gången. För att ett registreringsförslag ska visas krävs att leverantören finns i registret. Du kan komma runt detta genom att först lägga upp leverantören i samband med att fakturan registreras och därefter tolka om densamma (läs mer om hur du tolkar om en faktura längre ned). Gör du inte detta kommer du inte att få något tolkningsresultat förrän på den andra fakturan från samma leverantör.

En ny leverantör kan läggas upp smidigt i leverantörsregistret genom att organisationsnummer anges och man därefter klickar på knappen Sök leverantör, en funktion som är aktiv för dig som kör BL Tolkning. En slagning görs då mot CreditSafe som för register över alla juridiska personers organisationsnummer.

Ladda upp leverantörsfakturor till molndatabasen

För att ladda upp leverantörsfakturor till molndatabasen väljer du Aktivitet – Ladda upp skannade dokument till databas. Om du arbetar med e-fakturor via E-fakturering kommer en uppladdning av leverantörsfakturorna till molndatabasen att ske även när du väljer att hämta e-fakturor från fakturaväxeln. Detta görs via Aktivitet – E-fakturor – Hämta e-fakturor.

Här kan du läsa mer om E-fakturering.

Från det att leverantörsfakturorna laddats upp i databasen till dess ett tolkningsresultat finns att registrera är det en viss fördröjning. Det kan ta upp till 75 sekunder innan resultatet från tolkningen finns att använda. Det kan därför vara en god idé att ha som rutin att först ladda upp leverantörsfakturorna, avvakta en liten stund, och sedan registrera dem enligt nedan.

Registrering av tolkade leverantörsfakturor

Leverantörsfakturorna registrerar du som vanligt via Aktivitet – Registrering leverantörsfakturor. I och med att du gjort inställningar för skanning av leverantörsfakturor kommer pdf-/bildfilen på leverantörsfakturan att dyka upp i registreringsbilden. När du klicka på Ny kommer programmet att föreslå uppgifter om leverantören utifrån de tolkade uppgifterna.

Du ser i filnamnet under skannade dokument om det finns ett tolkningsresultat för den aktuella fakturan genom att det föregås av en liten robot-ikon.

Har roboten inte fått någon träff (exempelvis om det är fråga om en ny leverantör) kan du enkelt lägga upp leverantören i leverantörsregistret. De uppgifter som framgår i tolkningsresultatet (vanligen organisationsnummer och plus-/bankgironummer läggs till automatiskt. Är leverantören en juridisk person klickar du på knappen Sök företag för att hämta upp ytterligare uppgifter. Detsamma gäller i konteringsbilden som kommer när du bekräftar basuppgifterna med OK. Du kan också använda funktionen för att Tolka om en leverantörsfaktura, se nedan.

Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Skanning av leverantörsfakturor.

Upplärning av roboten

Redan från start är tolkningsroboten tankad med kunskap den ärvt från andra robotar i systemet. Det innebär att du redan från första fakturan kan få förifyllda fält när det gäller basuppgifterna. Hur du vill kontera fakturan är något du behöver lära roboten efter hand. Detta innebär att det kan ta ett antal fakturor från respektive leverantör innan samtliga fält är förpopulerade vid registrering, men redan efter den första återrapporteringen ska normalt flera fällt vara förfyllda.

I samband med att tolkningen aktiveras kommer de leverantörer som finns upplagda i registret att exporteras till roboten. Första gången du registrerar en leverantörsfaktura från en viss leverantör kommer endast basuppgifterna att tolkas, eftersom den ännu inte lärt sig något om konteringen. När den sedan registreras kommer du att manuellt ange en kontering. Resultatet av den konteringen kommer att skickas tillbaka till roboten och ligger till grund för inlärningen. Nästa gång en faktura från samma leverantör registreras kommer du att få ett förslag baserat på den tidigare fakturans kontering. Om innehållet i fakturan varierar och därmed ska konteras på olika konton kommer roboten att lära sig även detta, eftersom konteringsförslagen som presenteras hanteras per rad. Detta för att tolkningen och konteringsförslaget ska bli så träffsäkert som möjligt.

Tolka om leverantörsfakturor

I vissa fall kommer roboten inte att ge dig ett tillfredsställande tolkningsresultat och det kan bli aktuellt att tolka om en faktura. Detta kan ske exempelvis när du laddar upp flera leverantörsfakturor från samma leverantör vid ett och samma tillfälle, och roboten ännu inte lärt sig hur konteringen ska se ut. Det beror på att så snart en faktura hamnar i databasen kommer den att skickas iväg för tolkning, och det resultat som presenteras baseras på de uppgifter som redan finns hos tolkningsroboten. Om registrering av någon av dessa fakturor innebär ytterligare upplärning kommer programmet inte att kunna använda denna fakta förrän på de redan tolkade fakturorna.

För att tolka om en leverantörsfaktura, dvs skicka iväg den till tolkningsroboten igen, väljer du fakturan i listan och klickar på den lilla robotikonen uppe till höger.

Tolkning och attest

BL Tolkning går att kombinera med programmets attesthantering, under förutsättning att man använder sig av ett attestantregister.

När man kör attest på tolkade leverantörsfakturor gäller följande förutsättningar:

  • Den som ankomstregisterar fakturorna får tolkningsförslaget av basuppgifterna presenterade. Saknas leverantören kommer den ankomstregistrerande att ha möjlighet att lägga upp den utifrån tolkningsförslaget.
  • Om den som ankomstregisterar inte har konteringrätt kommer programmet att boka upp fakturan på konto 4999 (eller det du angivit under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – fliken Redovisning – Om attesthantering, föreslå konto för oattesterade fakturor vid kontering lev.fakturor).
  • Den första i attestkedjan som har konteringsrätt (kan vara antingen endast ankomstregistering, förattestant eller slutattestant) kommer att få konteringsförslaget från tolkningen presenterat för sig.
  • Om ytterligare personer i attestkedjan har konteringsrätt kommer man att få en kontering baserad på det den föregående attestanten har registrerat, oavsett om denna har bekräftat konteringsförslaget från tolkningen eller gjort manuella ändringar i konteringen.
  • När fakturan har slutattesterats och uppdaterats i reskontran kommer resultatet att gå tillbaka till roboten. Alltså den slutligen fastställda konteringen. Det innebär att om man har en lång attestkedja är det först efter att alla godkänt fakturan som roboten får möjlighet till upplärning inför nästkommande leverantörsfaktura från samma leverantör.

Här kan du läsa mer om programmets Attestanthantering.

Tolkning av kvitton

När tolkningen är aktiverad kommer alla de kvitton som läggs i molndatabasen att skickas iväg för tolkning. Ett resultat av tolkningen innehållande både basuppgifter och ett konteringsförslag kommer sedan att ligga och vänta på att någon registrerar kvittot.

När det finns oregistrerade kvitton kommer fönstret Skannade dokument automatiskt att dyka upp när du öppnar verifikationsregistreringen. Du ser till vänster om filnamnet om det finns ett tolkningsresultat för det aktuella kvittot genom att det föregås av en liten robot-ikon.

Genom att klicka på Bokför anger du datum, text och verifikationsnummerserie, har ett liknande kvitto registrerats tidigare kan uppgifterna vara förifyllda. Finns en kommentar knuten till underlaget, som exempelvis har skrivits in i Björn Lundén-appen i samband med att kvittot fotades, visas även den i bilden. När du klickar vidare hamnar du i konteringen av kvittot, och om det finns ett tolkningsresultat kommer ett konteringsförslag att presenteras. Saknas ett sådant, eller om du inte aktiverat tjänsten, knappar du själv in konteringen manuellt.

I samband med att verifikationen sparas kommer konteringen att skickas till AI-roboten för upplärning inför kommande kvitton från samma inköpsställe och den bilden av kvittot/dokumentet kommer att lagras som ett kopplat dokument till verifikationen.

Inget tolkningsresultat?

Om du inte får något registreringsförslag när du ska registrera dina leverantörsfakturor kan det bero på olika saker:

  • Tolkningen är inte aktiverad – Kontrollera att tolkningen är aktiv, det ser du genom att den lilla robotikonen som i fönstret för Registrera skannade leverantörsfakturor (leverantörsfakturor) eller Skannade dokument (kvitton) är tänd. Om den är utgråad är tolkningen inte aktiverad.
  • Felaktig inställning i företagsuppgifterna – Om du inte har inställningen Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering, utan alternativet Direktregistrering skannade leverantörsfakturor, hamnar leverantörsfakturorna i databasen först när du registrerat dem, och tolkning kan inte ske. Dessutom är leverantörsfakturan (dvs pdf:en) i det här fallet redan kopplad till en reskontrapost och det är endast okopplade dokument som går iväg för tolkning.
  • Ingen faktura/kvitto finns sedan tidigare registrerad på den aktuella leverantören – Eftersom tolkningsroboten lär sig utifrån historiska data, där den faktiska konteringen som sparas i leverantörsreskontran/verifikationsregistreringen är det som blir inlärningsunderlaget för tolkningen, krävs att åtminstone en tidigare leverantörsfaktura/ett kvitto från leverantören har registrerats för att ett tolkningsresultat ska presenteras.
  • Flera fakturor/kvitton tolkas vid samma tillfälle – När leverantörsfakturorna/kvitton har laddats upp i databasen, men ännu inte registrerats i reskontran eller i verifikationsregistreringen, skickas underlaget iväg för tolkning. När fakturorna och kvittona sedan registreras returneras den faktiska konteringen till roboten. Om flera fakturor/kvitton från en och samma leverantör ligger i vänteläget mellan uppladdning och registrering kommer samtliga dessa att skickas iväg för tolkning vid samma tillfälle, vilket innebär att roboten inte får tillgång till resultatet (den faktiska konteringen) innan fakturan/kvittot tolkas. Det kan därför under den initiala upplärningsperioden vara bra att registrera leverantörsfakturorna/kvittona förhållandevis ofta eftersom det är vid återrapporteringen som upplärningen sker. Hur ofta som är lämpligt beror på hur ofta du får fakturor/kvitton från en och samma leverantör.

Servicefönster

Om det uppstår behov kan vi komma att utnyttja servicefönster på kvällen/natten mellan tisdag och onsdag (19.00-04.00), vilket innebär att tjänsten kan otillgänglig delar av dessa tidpunkter och att du då inte kommer kunna få några tolkningsresultat under tiden tjänsten är nere. Om fakturor skickas för tolkning medan tjänsten är nere kommer dessa att tolkas så snart tjänsten är uppe igen. Över tid kommer servicefönstren att minskas, men inledningsvis vill vi gärna flagga för att det kan bli aktuellt.