Kunder

Kundregistret är en av de viktigaste delarna i BL Fakturering. Om kundregistret underhålls och uppdateras kommer faktureringsarbetet att underlättas betydligt. Det är bra att registrera så många uppgifter som möjligt om kunden i kundregistret. Registret kan också användas som ett säljstöd med hjälp av anteckningsfältet där du kan lägga in information om kunderna. Du kan alltid gå tillbaka och lägga in mer information om kunden senare, så allt behöver inte registreras direkt.

  • Uppläggning ny kund
  • Grunduppgifter
  • Mallar och redovisning
  • Övrigt
  • Anteckningar
  • ROT/RUT
  • Knappen Utskrift
  • Knappen Sök
  • Knappen Mer

Det finns inget krav på att upprätta ett kundregister, programmet fungerar ändå. Tänk bara på att ingen historik sparas på kunden om den inte finns i kundregistret.

Tips! Om du har ett väldigt stort kundregister kan det ta tid att få fram listan på alla kunder. Du kan då under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – Nummerserier markera inställningen Stora kundregister. Du kommer då inte med automatik att få fram hela kundregistret, utan kan istället med sökfunktionens hjälp söka i kundregistret.

Uppläggning kunder

Välj Uppläggning – Kunder eller snabbknappen Kunder. Här syns de kunder som finns upplagda. Om det är första gången du använder den här programfunktionen är listan tom. Följande alternativ finns i ditt kundregister:

  • Ny
  • Redigera
  • Ta bort – Observera att du inte kan ta bort en kund med en sparad historik.
  • Utskrift – Välj mellan Kunder, Kunder urval (alltså de du selekterat fram med hjälp av sökfunktionen och de som visas i listan vid utskriftstillfället), Brev/e-post till kund och Etiketter
  • Sök
  • Mer – Innehåller flera användbara funktioner, tex register för leveransadresser samt varugruppsrabatter.
  • Avsluta

Du kan själv välja vilka kolumner som ska visas i listan genom att klicka in dig på Mer – Inställningar och bocka för de uppgifter som är relevanta för ditt företag.

Grunduppgifter

  • Id – Ange ett Id på kunden. Denna uppgift kan inte ändras i efterhand. Eftersom programmet använder sig av alfanumerisk sortering är det viktigt att lägga upp kunderna med det antal siffror du kan behöva. Om du vet att kundregistret aldrig kommer att omfatta fler än 999 kunder börjar du med kundnumret 001.
  • Namn
  • Sortnamn – Rutan för sortnamn (sorteringsnamn) fylls automatiskt i med de åtta första tecknen i kundens namn. Detta blir ett sökbegrepp som du senare kan använda för att söka i kundregistret. Om du vill kan du ändra sorteringsnamnet.
  • Avdelning – Ange ett avdelningsnamn alternativt annan referens till kunden.
  • Er referens – Här anger du kundens referens.
  • Postadress – Här anger du kundens postadress/fakturaadress. Observera att i alla fakturamallar används postadressen som faktureringsadress. Om du istället vill att gatuadressen ska användas måste du ändra i fakturamallen i blankettgeneratorn. Läs mer om detta under Blanketter.
  • Besöksadress – Här lägger du in kundens gatuadress. Du kan även lägga upp ett register med alternativa leveransadresser under Uppläggning – Leveransadresser.
  • PostNr, Ort – När du fyller i postnumret så fylls orten i automatiskt.
  • Land – Här registrerar du kundens land. För svenska kunder behöver du inte använda det här fältet.
  • Telefon/telefax/mobil
  • E-post – Kundens e-postadress. När kunden är sparad och upplagd kan du lägga till fler e-postadresser på kunden genom att klicka på ikonen med brevet.
  • Hemsida – Kundens hemsida
  • Ansvarig – Här anger du vilken medarbetare som ansvarar för kunden. Den du anger som ansvarig kommer automatiskt upp som Vår referens i faktura-/orderregistreringen.
  • Kopplad till – Här kan du koppla ihop kunder med varandra.
  • VAT-nr – Här anger du kundens momsregistrerings-/VAT-nummer. Detta behövs exempelvis då du säljer varor till ett annat företag inom EU. Detta måste då anges på fakturan (gäller gemenskapsinterna förvärv, alltså vid EU-handel). Även vid fakturering av byggtjänster till byggföretag där omvänd skattskyldighet gäller ska kundens VAT-nummer anges på fakturan. VAT-numret hämtas automatiskt till kvartalsredovisningen från kontoreskontran. En kontoreskontra kan man bara lägga upp om man har BL Bokföring Plus.
  • Org.nr – Företagets organisationsnummer eller kundens personnummer.
  • Betalningsvillkor – Här anger du vilket betalningsvillkor som ska gälla för den enskilda kunden. Detta betalningsvillkor är överordnat det generella villkor du angett i företagsuppgifterna. För att villkoret ska kunna väljas krävs att du lagt upp det under Uppläggning – Villkor – Betalningsvillkor, läs mer om hur du lägger upp dem här.
  • Leveransvillkor – Här anger du det leveransvillkor som ska gälla för den enskilda kunden. Detta leveransvillkor är överordnat det generella villkor du angett i företagsuppgifterna. För att villkoret ska kunna väljas krävs att du lagt upp det under Uppläggning – Villkor – Leveransvillkor, läs mer om hur du lägger upp dem här.
  • Leveranssätt – Här anger du det leveranssätt som ska gälla för den enskilda kunden. Detta leveranssätt är överordnat det generella villkor du angett i företagsuppgifterna. För att Villkoret ska kunna väljas krävs att du lagt upp det under Uppläggning – Villkor – Leveranssätt, läs mer om hur du lägger upp dem här.
  • Valuta – Programmet föreslår automatiskt den valuta som är angiven i företagsuppgifterna, vanligtvis SEK (svenska kronor). Här kan du ange om du vill att någon annan valuta ska användas i faktureringen till den här kunden. Vill du lägga upp en ny valuta eller ändra till annan klickar du på knappen Valuta. Vill du ha en annan redovisningsvaluta än SEK i bokföringen och reskontran kan du lägga upp den i företagsuppgifterna. Om du väljer en valuta på en kund gäller den oavsett vilken valuta som är angiven på artikeln.
  • Landkod – Klicka på knappen och välj den landkod som ska gälla för kunden. Detta fält används bara då du ska redovisa värdet av varuleveranser från respektive till andra EU-länder till Statistiska Centralbyrån (SCB). Läs mer under Intrastatrapport.
  • Utländsk kund – Här kan du bocka i om kunden är utländsk. Om du markerar här kommer postnumret inte att delas upp automatiskt av programmet som det gör med de svenska femsiffriga postnumren.
  • Kategori – Om du vill kan du ange att kunden tillhör en viss kategori. Du anger valfria beteckningar för kategorier, t.ex A, B, C, osv. Vad beteckningarna står för bestämmer du själv. Denna funktion är främst användbar om du vill ha möjlighet att skriva ut kundlistor med urval av de upplagda kategorierna.
  • Grupp – Om du använder dig av kampanjpriser eller stafflade rabatter på produkterna kan du ange om det bara är vissa kunder som ska ha det rabatterade priset. Då lägger du in en gruppbeteckning (upp till två valfria siffror eller bokstäver) i detta fält på kundkortet. Samma beteckning ska även läggas in på kampanjpriset. Läs mer i avsnittet Kampanjer och stafflade priser.
  • Momskod – Här anger du den momskod som ska gälla för kunden. Välj i listan till höger mellan de olika alternativen för moms. Momskoden bestämmer vilken momssats som kommer att faktureras (25, 12, 6, respektive 0 procent). Observera att den momskod som finns angiven på artikeln styr över den som finns på kunden. Undantaget är om du på kunden väljer momskod 0 – (ej moms). Då kommer ingen moms att beräknas, oavsett vilken artikel du väljer. Detta använder du tex om du har utländska kunder eller ska använda reglerna om omvänd skattskyldighet inom byggsektorn. Läs mer i avsnittet Momsinställningar för BL Fakturering.
  • Prislista – Här anger du vilken prislista som ska gälla för kunden. Den här funktionen använder du som har en differentierad prissättning. Normalt används prislista 1 men du har möjlighet att använda upp till fem prislistor.
  • Kreditlimit – Här kan du ange ett belopp om du vill att programmet ska varna dig när en kund gjort stora beställningar. Du får då en varning i order-/fakturaregistreringen om vilken kreditlimit kunden har och hur stora kundfordringarna är.
  • Kundlogg – Här kan du se ordrar och fakturor som tagits bort.
  • Kvartalsrapport – Här har du en snabb överblick över kundens inköp.
  • Artikelhistorik – Här får du en överblick över vilka artiklar kunden köpt.
  • Kundreskontra – Här kommer du direkt in i kundreskontran och kan se vilka fakturor kunden har och om de är betalda eller inte.
  • Befintliga order – Här ser du vilka order som är registrerade på kunden men ännu inte uppdaterade till reskontran.
  • Leveransadresser – Här kan du lägga upp leveransadresser till den aktuella kunden.
  • Senast ändrad – Visa när någon uppgift på kundkortet senast ändrades.
  • Dokument – Här kan du koppla dokument, t ex text- eller bildfiler till kunden.
  • Passiv kund – Här markerar du om du inte vill att kunden ska synas i alla listor som visar upplagda kunder. Det kan t ex vara kunder som inte har köpt något på länge, men som du inte vill ta bort eftersom du vill ha kvar kundhistoriken. Om du markerar dessa som passiva finns de kvar men utan att synas i olika listor.

Mallar och redovisning

  • Kundunika mallar – I den övre vänstra delen på fliken kan du välja kundunika blankettmallar för den aktuella kunden. Det kan vara användbart om du tex har utländska kunder eller kunder som har specifika krav på fakturans utseende. De mallar du kan välja är: Offert, Orderbekräftelse, Följesedel, Faktura, Avtalsfaktura, Påminnelse och Räntefaktura. För att urskilja vilka mallar som är standardmallar och vilka som är företagsunika (egna och redigerade) mallar finns en sökväg framför mallens namn där GEN\ finns angivet för standardmallarna och \FTG för de företagsunika. Här kan du läsa mer om hur du gör egna företagsunika blanketter.
  • E-post – Här markerar du om kunden inte vill ha dokument i pappersform utan istället som e-post. Du kan skicka offert, orderbekräftelse, följesedel, faktura, avtalsfaktura, påminnelse och räntefaktura med e-post. Den e-postadress som finns inlagd på fliken Grunduppgifter är den som kommer att användas som standard, men du har även möjlighet att lägga in unika e-postadresser per dokumenttyp. Detta gör du genom att klicka på knappen med kuvertet för respektive dokument.
  • Påminnelse – Om du vill att kunden ska få påminnelser markerar du denna funktion.
  • Räntefaktura – Om du vill att kunden ska få räntefakturor markerar du denna funktion.
  • Förseningsavgift – Om du vill att kunden ska påföras en förseningsavgift markerar du detta alternativ.
  • Expeditionsavgift – Om du vill att kunden ska betala expeditionsavgiften markerar du det här.
  • Frakt – Om kunden ska betala fraktkostnaden markerar du det här.
  • Avrunda order – Om du vill ha öresutjämning på kundens fakturor markerar du det här.
  • Samfakturera – Här markerar du om du vill samla ihop flera order till en faktura på aktuell kund. Läs mer under Samfakturering.
  • Reskontrakonto – Här anger du vilket reskontrakonto som ska användas för kunden.
  • Försäljningskonto – Här kan du ange vilket försäljningskonto som ska användas för kunden. Tänk på att använda ett särskilt försäljningskonto för kunder i EU för att kvartalsredovisningen i BL Bokföring Plus ska bli korrekt. Även för kunder i trepartshandel måste du välja ett särskilt konto.
  • Kostnadsställe/kostnadsbärare/projekt – För internredovisningen kan du ange kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt för den aktuella kunden.
  • Faktura via – Här kan du välja att programmet ska skapa en e-faktura för den aktuella kunden. Filen kommer att innehålla all information från fakturorna. Filerna skapas vid uppdatering av fakturor och hamnar i mappen EDI under företagsmappen.
  • GLN – Använder du dig av E-faktura (vid Faktura via, se raden ovanför) kan du behöva detta nummer. GLN-nummer är ett nummer som används i EDI-världen för att identifiera sig världen över.

Obs! Försäljningskontot på kundkortet är överordnat kontot på artikelkortet. Detta gäller om du inte i företagsuppgifterna markerat att du vill att artikelns försäljningskonto ska styra över kundens försäljningskonto. Detta gör du via Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – Redovisning.

Övrigt

  • Kundgrupper – Här har du möjlighet att dela in dina kunder i olika kundgrupper. Klicka på knappen för Kategori 1. Välj Ny om du inte har några alternativ för kundgrupp 1 upplagda, välj Redigera om du vill ändra alternativen i den aktuella kundgruppen. Alternativen i kundgrupperna kan även läggas upp Uppläggning – Kundgrupper. För att välja ett alternativ på kunden markerar du den vill ha och klickar Välj. Gruppernas namn bestämmer du under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – Övrigt. Du kan läsa mer om användbarheten av kundgrupper i kapitlet Kundgrupper.
  • Plusgiro – Kundens plusgironummer
  • Bankgiro – Kundens bankgironummer.

Om du använder dig av gamla autogiro företag under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering och kunden vill att autogirodragningen ska ske från kundens bankgiro fyller du i detta här.

  • Autogiro – Bocka för här om kunden ska faktureras via autogiro. För att kunna markera här krävs att du gjort inställningen för autogiro i företagsuppgifterna. Läs mer om Autogiro här.
  • Clearing, konto – Clearingnummer och kontonummer behöver och kan bara anges om du bockat för autogiro ovan. Vid fel antal siffror i bankkontot kommer en varning upp med den bank cleraringnumret avser och hur många siffror bankkontot ska ha.
  • Autogiro Org.nr – Här lägger du in organisationsnummer eller personnummer på de kunder du ska fakturera via autogiro. Observera att ett personnummer ska skrivas med 19 (sekelsiffra) före personnumret.
  • Autogiro Bet.nr – Här lägger du in ett betalarnummer för autogiro, betalarnumret ska vara unikt för varje kund. Det kan t.ex. vara organisations-/personnummer, bankkonto-/ bankgironummer eller kundnummer. Vad betalarnumret får bestå av för typ av uppgift bestäms av avtalet med bankgirot som du tecknar via din bank. Varje betalare ska ha ett unikt betalarnummer för varje mottagande bankgironummer. Betalarnumret får bestå av högst 16 tecken och endast siffror.

Om du använder dig av nya autogiro under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering och kunden vill att autogirodragningen ska ske från kundens bankgiro ange Bg: följt av betalarens bankgironummer ex. Bg:123-4567.

  • Språk. Här anger du vilket språk du vill ska användas vid fakturering av kunden. Det finns sex språk att välja bland; svenska (förvalt), engelska, tyska, franska, spanska och italienska. Programmet översätter ordet faktura till det aktuella språket på fakturor till kunden.
  • Egna fält. Längst ner finns tio tomma rader. Dessa är till för uppgifter som du själv kan vilja spara på dina kunder. Rubriker till de olika raderna lägger du in under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – Övrigt. Du kan ha god användning av de olika uppgifterna för att selektera dina kunder när du gör olika listutskrifter.

Anteckningar

Här har du möjlighet att lägga upp valfri information om kunden. Du skriver helt enkelt in sådan information som kan vara till nytta i kontakterna med kunden. Denna information kan du även se i fakturaregistreringen genom att välja Mer – Inställningar där du bockar i rutan för Kundanteckningar.

ROT/RUT

Om du aktiverat ROT/RUT i företagsuppgifterna visas fliken ROT/RUT på dina kunder. Här har du möjlighet att fylla i samtliga ROT/RUT-uppgifter för dina kunder.

För ROT-arbete behöver du dessa uppgifter:

  • Fastighetsbeteckning
  • Lägenhetsbeteckning
  • Bostadsrättsföreningens org.nr

För RUT-arbete krävs dessa uppgifter:

  • Postadress
  • Postnummer, ort

För både ROT och RUT krävs personnummer.
Det finns två fält för att ange personnummer. Du kan även ange en förvald fördelning av skattereduktionen om det är två personer som ska dela på skattereduktionen.

Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Skattereduktion ROT/RUT. 

Knappen Utskrift

När du klickar på knappen Utskrift för du följande utskriftsmöjligheter:

  • Kunder – Här finns möjlighet att välja tre olika varianter av utskrift: Telefonlista, Adresslista och Kundkort. Här kan du läsa mer om Utskrift av kunder.
  • Kunder urval – Här skriver du ut just de kunder som visas i listan, har du gjort en sökning för att begränsa träffarna kommer även utskriften att använda detta urval.
  • Brev/e-post till kunder – Från programmet har du möjlighet att skapa både brev och e-postutskick till dina kunder. Här kan du läsa mer om Brev/e-post till kunder.
  • Etiketter – Om du vill skriva ut adressetiketter för dina kunder kan du här välja om du vill använda etiketter på löpande, vilket betyder att etiketterna är på en rulle eller etikett på A4. Under avsnittet Utskrift etiketter finns mer att läsa.

Knappen Sök

Med den här knappen kan du snabbt söka i ditt kundregister om det är stort.Markera det sätt du vill söka på och ange hur du vill söka, klicka sedan på Sök. Du kan även välja att visa passiva kunder genom att markera i den rutan längst ner.

Om du vill söka på en del av namnet kan du använda dej av en asterisk (*). Söker du till exempel efter Larssons Bilverkstad anger du Lars*, Bil* eller *verkstad för att få en sökträff. Din träfflista blir mindre ju mer du preciserar din sökning.

Knappen Mer

Genom att klicka på knappen Mer hittar du följande alternativ:

    • Visa Aktiva kunder – Visar aktiva kunder, dvs de som ej markerats som passiva.
    • Visa passiva kunder – Visar de kunder som på kundkortet markerats som passiva. 
    • Leveransadresser – Om en kund har flera leveransadresser kan det vara bra att lägga upp dessa direkt på kunden. Du kommer då åt leveransadresserna i fakturaregistreringen och kan snabbt lägga upp aktuell adress. Om fakturan ska skickas till ett ställe och varorna levereras till ett annat kan det vara bra att ha flera leveransadresser upplagda på kunden. Du kan även ange att en av leveransadresserna ska föreslås automatiskt i fakturaregistreringen. Här kan du läsa mer om Leveransadresser. 
    • E-postadresser – Här har du möjlighet att lägga upp ett register av e-postadresser för markerad kund. Om du lägger upp flera leveransadresser här har du möjlighet att välja dessa för de olika dokument som kan skickas via e-post i programmet.
    • Brev/ePost till kund – Här kan du skriva ut samma brev eller e-postmeddelande till alla eller ett urval av kunder. Här kan du läsa mer om Brev/e-post till kund.
    • Utskrift etiketter – Här kan du välja att skriva ut etiketter. Du väljer om du vill ha etikett på löpande, vilket betyder att etiketterna är på en rulle, eller på A4. Här kan du läsa mer om Utskrift av etiketter.
    • Sammanslå kund – Om du har flera kundnummer på samma kund kan välja att sammanslå dessa, vilket innebär att reskontran på det kundnumret du vill ta bort flyttas över till det kundnummer du vill spara. Du väljer sammanslå kund och fyller sedan i kundnumret från den du vill föra över uppgifter från och sedan det kundnummer som du ska föra över uppgifterna till. Välj sedan OK. Kontrollera sedan att reskontrauppgifterna flyttats över till kunden.
    • Medgivande skapa fil – Här finns en möjlighet att skapa en medgivandefil. Detta gäller bara för dig som använder autogirofunktionen i BL Fakturering Plus. Läs mer under Autogiro.
    • Reskontra för markerad kund – Genom att klicka här får du upp reskontran för den kund som är markerad i listan. Här kan du läsa mer om vad du kan göra i Kontroll reskontra per kund.
    • Fakturahistorik för markerad kund – Genom att klicka här öppnas fakturahistoriken för den kund du markerat i listan. Här kan du läsa mer om vad du kan göra i Faktureringshistoriken.
    • Kundlogg – Här kan du se t.ex. borttagna fakturor eller order på markerad kund.
    • Faktura/Order/Offert etc – Här visas alla fakturor/order/offerter som skapats till den markerade kunden.
    • Varugruppsrabatter – Här lägger du in om du vill ha speciella varugruppsrabatter på kunderna. Läs mer under avsnittet Rabattavtal.
    • Grupprabatter. Om du valt att knyta kunderna till olika grupper på kundkortet kan du välja att alla kunder som tillhör en grupp alltid ska få samma rabatt, t ex 10%. Du kan också kombinera kundgruppen med en varugrupp, tex alla kunder som tillhör grupp A ska har 10% rabatt på alla artiklar i varugrupp B. Till skillnad från ett vanligt rabattavtal som du lägger upp per kund, gäller alltså denna rabatt för alla kunder som tillhör en viss grupp. Läs mer under avsnittet Rabattavtal.
    • Kampanjpris och stafflade priser – Här kan du lägga in kampanjpriser som gäller under olika tidsperioder, tex sommarpriser som ska gälla under 1 juli till 31 augusti. Du kan också lägga in stafflade priser alltså mängdrabatter, vilket innebär att rabatten automatiskt påverkas av vilken mängd kunden köper. Läs mer under avsnittet Kampanjpris och stafflade priser.
    • Inställningar – Här styr du vilka kolumner som ska visas i listan. Genom att markera de som är relevanta i ditt företag kan du enklare få en bra överblick över ditt kundregister.
    • Sök kund – Om du har många kunder i ditt register kan finns en smidig sökning där du kan söka fram kunder utifrån de flesta uppgifter som finns i ditt register.