Avtalsfakturering

Den här funktionen finns för dig som har licens för BL Fakturering Plus.

Denna funktion är till för att skriva ut fakturor där du i förväg avtalat om belopp och hur många månader fakturan gäller. Den är till för att du ska slippa registrera samma saker flera gånger. Det kan t ex röra sig om en hyra eller ett leasingavtal som ska faktureras varje månad.

Om du har kunder som betalar via autogiro kan du här välja om du vill skicka ut en avtalsfaktura till kunderna varje avtalsperiod eller om du vill skapa självförnyande uppdrag, dvs ett betaluppdrag som löper på tills det avslutas.

Läs mer om:

  • Inställningar avtalsfakturor
  • Inställningar autogiro
  • Utskrift avtalsfaktura
  • Rubrik på fakturan
  • Fakturakopia – avtalsfaktura
  • Betaluppdrag autogiro
  • Självförnyande uppdrag i kundreskontran
  • Arbetsgång vid inbetalning av självförnyande uppdrag
  • Se självförnyande uppdrag i kontroll reskontra per kund
  • Ändra avtalsfaktura
  • Avsluta avtalsfaktura

Arbetsgång

  1. Att registrera avtalsfakturor går till på samma sätt som vanliga fakturor, men med en skillnad. Här ska du arbeta med ordertypen Avtalsorder. Se alltså till att du har valt ordertypen Avtalsorder. Välj Aktivitet under menyval och sedan Registrering – Faktura/order. Då öppnas detta fönster:Fakt_avtalsfaktura
  2. Registrera sedan huvuduppgifterna och eventuella extra uppgifter som vanligt och klicka sedan på fliken till höger – Avtalsorder – för att göra dina inställningar för avtalet. Läs mer om inställningar här nedan.
  3. Stäng fönstret Avtalsorder och klicka Ny/Spara för att spara ordern.
  4. Nästa steg är att skriva ut avtalsfakturan. Läs mer om utskrift här nedan.

 

Inställningar avtalsfakturor

Längst ner i fönstret för fakturaregistrering finns olika flikar. Välj Avtalsorder så får du upp en ruta med inställningar för avtalsfakturan.

Fakt_avtalsfaktura1

    • Antalet debiteringar – Här anger du hur många faktureringsomgångar som avtalet omfattar. Programmet föreslår Tillsvidare, vilket innebär att du har ett avtal med kunden som löper på obegränsad tid. Om du har ett avtal som gäller en begränsad tid anger du här antalet faktureringsomgångar. Det kan t ex vara fråga om en månadshyra som ska faktureras under ett år. Då skriver du 12 i rutan och programmet kommer att skapa 12 avtalsfakturor.
    • Nästa debiteringsomgång – Om du har fakturerat avtalet tidigare anger du här vilken omgång som är nästa omgång. Om detta är den första fakturan enligt avtalet ska du ange 1.
    • Debiteringsintervall – Här anger du hur ofta varje avtalsfaktura ska debiteras. Programmet föreslår månadsvis, men genom att klicka på pilen kan du även välja kvartals, halvårs och årsvis.
    • Nästa debiteringsperiod – Här skriver du in den första avtalsperioden. Om den är december 2013 skriver du in 201312. Detta tillsammans med debiteringsintervall styr vilken månad varje avtalsfaktura kommer att skrivas ut. För att kunna skriva ut en avtalsfaktura måste avtalsfakturan för föregående period vara utskriven och uppdaterad, eller nästa debiteringsperiod ändrad.
    • Betalningsfri månad – Om avtalet innehåller en betalningsfri månad, anger du månaden här. Har du månadsvis fakturering kommer i så fall den angivna månaden att hoppas över.
    • Kvadratmeteryta (hyresavisering) – Denna information kan du använda som en upplysning till dina hyresgäster.

Inställningar autogiro.

För att komma åt inställningar för autogiro måste du ha markerat Nya autogiro under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Grunduppgifter. Här kan du läsa mer om Autogiro. Du kan välja mellan följande Periodkoder för autogiro:

  • Betalning på angiven dag – Detta innebär att pengar dras på avtalsfakturans förfallodag. En ny avtalsfaktura måste då skrivas ut vid varje ny avtalsperiod, eftersom ett nytt betalningsuppdrag måste skickas till Bankgirot varje gång. Har du markerat Gamla autogiro privat eller Gamla autogiro företag i Företagsuppgifterna kan du inte välja någon annan inställning.
  • Periodicitet månad – Bankgirot kommer att dra pengar från kundens konto samma förfallodag under hela avtalsperioden. Om den första avtalsfakturan t.ex. hade förfallodag den 15:e september kommer pengar att dras den 15:e även de kommande månaderna. Väljer du någon av periodicitetsinställningarna innebär det att så kallade självförnyande betalningsuppdrag skapas. Du behöver då bara skriva ut avtalsfakturan för den första avtalsperioden. Betalningsuppdraget som skapas gör att Bankgirot löpande drar pengar från kundens konto utan att behöva skicka in flera filer.
  • Periodicitet kvartal – Som ovan fast avtalsperioden är ett kvartal.
  • Periodicitet halvår – Som ovan fast avtalsperioden är ett halvår.
  • Periodicitet helår – Som ovan fast avtalsperioden är ett år.
  • Periodicitet månad alltid sista bankdagen – Som ovan fast pengar dras den sista dagen varje månad. Observera att innan du skriver ut första avtalsfakturan ska du ange förfallodatum till den sista den månaden. Om du inte gör det kommer första avtalsfakturans förfallodatum styras efter betalningsvillkoret. Det kan då innebära att det skapas två avtalsfakturor samma månad. T.ex. om du registrerar den första avtalsfakturan den 12:e juni och kunden har 30 dagars betalningsvillkor kommer den första fakturans förfallodatum bli 12:e juli om du inte bockar i förfallodatum och anger 30:e juni vid utskriften av avtalsfakturan.
  • Periodicitet kvartal, alltid sista bankdagen – Som ovan fast pengar dras den sista dagen varje kvartal. Observera att innan du skriver ut första avtalsfakturan ska du ange förfallodatum till den sista det kvartalet. Om du inte gör det kommer första avtalsfakturans förfallodatum styras efter betalningsvillkoret. Det kan då innebära att det skapas två avtalsfakturor samma kvartal.
  • Periodicitet halvårsvis, alltid sista bankdagen – Som ovan fast pengar dras den sista dagen varje halvår. Observera att innan du skriver ut första avtalsfakturan ska du ange förfallodatum till den sista det halvåret. Om du inte gör det kommer första avtalsfakturans förfallodatum styras efter betalningsvillkoret. Det kan då innebära att det skapas två avtalsfakturor samma halvår.
  • Periodicitet helårsvis, alltid sista bankdagen – Som ovan fast pengar dras den sista dagen varje år. Observera att innan du skriver ut första avtalsfakturan ska du ange förfallodatum till den sista det helåret. Om du inte gör det kommer första avtalsfakturans förfallodatum styras efter betalningsvillkoret. Det kan då innebära att det skapas två avtalsfakturor samma helår.

Observera att även om du valt någon av periodicitetsalternativen ovan måste du ange förfallodag den sista bankdagen i första perioden och skriva ut den för att betalningsuppdraget ska skapas.

Utskrift avtalsfaktura

När du har registrerat dina avtalsfakturor ska du skriva ut dem. Nedan följer en arbetsgång för detta.

Arbetsgång

  1. Välj Utskrift i menyraden, och sedan Kunddokument – Avtalsfaktura.
  2. Du kommer då till dialog­rutan för utskrift av avtals­fakturor. Dialogrutan fungerar på samma sätt som för vanliga fakturor bortsett från att du måste välja en period i fältet Avtals­period (ÅÅÅÅMM). Om du t ex väljer 201610 i rutan för Avtals­period får du ut samtliga avtals­fakturor som ska faktureras d­en månaden. Programmet känner automatiskt av om det finns avtalsorder att skriva ut för den perioden. Det är de inställningar du gjorde när du registrerade avtals­fakturan som styr när den ska kunna skrivas ut.Fakt_avtalsfaktura2

    Observera att avtalsfakturan för föregående period måste vara utskriven och uppdaterad innan nästa kan skrivas ut. Detta gäller om du inte i uppläggningen av avtalsordern ändrar vilken månad nästa avtalsfaktura ska skickas.

    Om du har självförnyande uppdrag (periodkod Periodicitet) ska du markera förfallodag och ange datum för förfallodag den sista bankdagen i första perioden. Därefter skriver du ut den för att betalningsuppdraget ska skapas.

  3. När dina avtalsfakturor är utskrivna kommer du automatiskt till fönstret för att uppdatera dina avtalsfakturor. Du kan även komma hit genom att välja Aktivitet – Uppdatera utskrivna avtalsfakturor. Här ser du dina avtalsfakturor som ska uppdateras. Välj här knappen Uppdatera för att uppdatera om du är klar med dina avtalsfakturor. Då skrivs kundfakturajournal och bokföringsorder ut. Om du har automatisk uppdatering till bokföringen kommer en kombinerad kundfakturajournal och bokföringsorder att skrivas ut.

Rubrik på fakturan

Om du vill ha en annan fakturarubrik (avtalsrubrik) än ”Avtalsfaktura” (t ex om du vill att det ska stå ”Hyresavi”), kan du ange det under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Nummerserier – Avtalsrubrik eller ändra på mallen i blankettgeneratorn, läs mer under Blanketter.

Fakturakopia – avtalsfaktura

Om du vill skriva ut en fakturakopia på en avtalsorder går du in under Utskrift – Kunddokument – Avtalsfaktura. Här markerar du Kopia. Du har då möjlighet att visa avtalsfakturor skapade den senaste månaden, det senaste året eller alla fakturor. Markera den faktura du vill skriva ut igen och bekräfta ditt val med OK.

Betaluppdrag autogiro

Om du har markerat någon av autogiroinställningarna i företagsuppgifterna får du ange var du vill att filen med betalningsuppdraget ska sparas (normalt C:\Progam\Bla\Ftg-XXXX\Autogiro\Betaluppdrag i Windows XP eller C:\Användare\Delat\Delade dokument\BLa\Ftg-XXXX\Autogiro\Betaluppdrag om du har Windows 7 eller senare). När du sparat filen har du möjlighet att skriva ut en avstämning för autogiro där du ser debiterat och eventuellt krediterat belopp och en slutsumma.

Självförnyande uppdrag i kundreskontran

Om du har markerat något av periodicitetsalternativen när du sparade avtalsordern kommer programmet skapa kommande perioders kundreskontraposter utan att du behöver skriva ut någon avtalsfaktura.

Självförnyande uppdrag skapas när du i dina avtalsfakturor och autogirofunktionen angett någon av dessa periodiciteter (som beskrivs närmare under avsnittet för avtalsfakturering ovan):

  • Periodicitet månad.
  • Periodicitet kvartal.
  • Periodicitet halvår.
  • Periodicitet helår.
  • Periodicitet månad, alltid sista bankdagen.
  • Periodicitet kvartal, alltid sista bankdagen.
  • Periodicitet halvår, alltid sista bankdagen.
  • Periodicitet helår, alltid sista bankdagen.

Det är vid inbetalningen som de självförnyande uppdragen kommer att ha en speciell hantering.

Om du har valt att skapa avtalsfakturor med periodicitet kommer bara den första avtalsfakturan att registreras som en obetald faktura i kundreskontran. Övriga fakturor kommer att skapas när kommande inbetalningar görs. Om du läser in en återredovisningsfil kommer du inte att märka av att nya fakturor skapas på annat sätt än att varje inbetalning skapar en betald faktura i reskontran. Om du registrerar inbetalningar manuellt ska du ange den första avtalsfakturans fakturanummer i inbetalningsrutinen. Då kommer programmet skapa en ny betald faktura i reskontran.

Arbetsgång vid inbetalning av självförnyande uppdrag

  1. Gå till Inbetalningar i snabbvalsmenyn eller Aktivitet – Kundinbetalningar i Menyvalet.
  2. Om du har en återredovisningsfil klickar du på knappen Inbet.fil. Då sköter programmet om vilka fakturor som ska betalas. Om du inte återredovisar med fil måste du ange ursprungsfakturans nummer för att hitta reskontraposten.
  3. När du angett fakturanr ska du uppdatera din inbetalning. Klicka på knappen Uppdatera. Nu skrivs din kombinerade inbetalningsjournal och bokföringsorder ut (om du inte har automatuppdatering till bokföringen skrivs en separat bokföringsorder ut) . I samband med detta kommer denna fråga:
    Fakturering - Aktivitet - Avtalsfaktura 4Här svarar du Ja och då kommer det att skrivas ut en kombinerad kundfakturajournal och bokföringsorder. Om du inte har automatuppdatering till bokföringen kommer en separat bokföringsorder att skrivas ut. I kundreskontran kommer denna faktura att få ordertyp 5, Autoskapad Autogrio (periodicitet xxx)Fakturering - Aktivitet - Avtalsfaktura 5

Se självförnyande uppdrag i kontroll reskontra per kund

Under Kontroll Reskontra per kund syns det om Avtalsordern är ett självförnyande uppdrag. Välj kund, markera fakturan och välj klicka sedan på knappen Öppna.Fakturering - Aktivitet - Avtalsfaktura 6

Ändra avtalsfaktura

Vill du i ett senare skede ändra något i avtalsordern går du till Fakturaregistrering och väljer där knappen Öppna. Markera sedan Avtalsorder, välj den befintliga ordern och välj OK. Nu kan du göra de ändringar du vill.

Fakt_avtalsfaktura3

Du kan också göra prisändringar i avtalsfakturor. Vi beskriver detta närmare i avsnittet Prisändring i BL Fakturering.

Avsluta avtalsfaktura

Om en avtalsfaktura ska upphöra att gälla måste avtalsordern tas bort. Detta kan vara t ex om en hyra ska sluta betalas eller en prenumeration avslutats. För att inte programmet ska skapa nya avtalsordrar måste avtalsordern tas bort.

Arbetsgång

  1. För att avsluta en avtalsfaktura går du till Aktivitet – Registrering – Faktura/order.
  2. Klicka på knappen Öppna och välj sedan Avtalsorder;
  3. Markera den befintliga ordern och klicka sedan på knappen Ta bort.

Om du även har autogiro kopplat till denna avtalsorder måste även den ta bort. Läs mer om detta under avsnittet Autogiro.