Franchise export

Här kan du exportera fakturor som skapats i ett företag men som ska skickas ut/”omfaktureras” och bokföras i ett annat och är avsett att användas vid franchising. Fakturorna skapas och uppdateras i ett företag men skickas inte till kunden utan exporteras istället till ett annat företag som läser in posterna och skickar ut fakturorna till kunden. I samband med inläsningen tas utskriftsmarkeringen bort och de omfaktureras och uppdateras i det andra företaget.

Du når funktionen genom att välja Arkiv – Export – Franchise export.

Export franchise

Innan du kan använda funktionen krävs att du gör vissa inställningar Mer – Inställningar:

  • Aktivera – För att använda funktionen krävs att du aktiverar den. Genom att bocka i rutan kommer programmet aldrig att skicka några e-postfakturor till kunderna, eftersom omfakturering ska göras i ett annat företag.
  • Kostnadsställe – Om ett kostnadsställe finns angivet här kommer detta automatiskt att läggas upp på de kunder som registreras efter att funktionaliteten aktiverats.
  • Urval datum – Denna uppgift avgör vilka fakturor som ska visas i fönstret.
  • Sökväg fil – I samband med att man exporterar fakturorna skapas en fil som sedan ska skickas till det företag i vilket fakturorna ska omfaktureras. Platsen där denna fil ska sparas anges här.

Den som ska ta emot fakturorna läser in dem i sitt företag via Arkiv – Import – Register. Här kan du läsa mer om Import av register.

Arbetsgång

  1. Först av allt behöver funktionen för Export franchise aktiveras under Arkiv – Export – Export franchise – knappen Mer – Inställningar.
  2. Registrera sedan fakturor eller avtalsfakturor som vanligt i fakturaregistreringen. Du behöver gå via Utskrift – Fakturor/Avtalsfakturor för att komma vidare och kunna uppdatera (Aktivitet – Uppdatera utskrivna – Fakturor) dem till reskontran. Vill du inte ha något pappersexeplar själv kan du ange 0 i rutan antal utskriftsexemplar.

    Om fakturorna ska bokföras i det företag där omfaktureringen görs är det viktigt att du inte använder automatuppdatering till reskontran i företagsuppgifterna (Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering) då fakturorna normalt inte ska bokföras dubbelt.

  3. För att exportera fakturorna för omfakturering i ett annat företag väljer du Arkiv – Export – Export franchise. Samtliga fakturor som är redo för export och faller inom det valda datumintervallet visas i listan och kan skrivas ut om du väljer Utskrift. Markera de du vill exportera och klicka på knappen Exportera. Programmet skapar en fil på den angivna sökvägen och kommer att märka fakturorna som exporterade.
  4. Filen sparas enligt den angivna sökvägen och läses in i företaget där fakturorna ska omfaktureras via Arkiv – Import – Register – BLA-fil.
  5. När importen är gjort återfinns fakturorna under Utskrift – Faktura och kan skickas ut till kunden. Oavsett om de ursprungligen skapades som fakturor eller avtalsfakturor hanteras de allstå som fakturor i det företag man importerar dem.
  6. Uppdatera fakturorna på vanligt sätt under Aktivitet – Uppdatera utskrivna – Fakturor så hamnar de i reskontran.