Automatkonteringar

En automatkontering innehåller uppgifter om hur ett belopp automatiskt ska fördelas mellan olika konton. Det underlättar inmatningen av en given konteringssekvens. Speciellt smidigt är det när procentuella beräkningar måste göras vid konteringstillfället, t ex sociala avgifter. Automatkonteringar innebär också en ökad säkerhet, eftersom risken för felkonteringar minskar.

  • Procentuell beräkning
  • Fast månadsbelopp
  • Konteringsmall
  • Konteringsguider
  • Automatkontering av moms
  • Exempel på automatkonteringar
  • Titta på och ändra automatkonteringar
  • Använda automatkonteringar
  • Utskrift av automatkonteringar

I programmet finns fem typer av automatkonteringar:

  • Procentuell beräkning – använder du som ett stöd vid verifikationsinmatningen. Automatkonteringen styrs av kontonumret som du har lagt upp som beräkningskonto i automatkonteringen. När beloppet på ett sådant konto registreras i verifikationsregistreringen utlöses automatkonteringen, dvs beloppet bokas upp med angiven procentandel på valda fördelningskonton.
  • Fast månadsbelopp – kan vara med fasta (t ex automatisk kontering av förutbetald hyra) eller med procentuella belopp (t ex kontering av socialavgifter). De utförs först när du väljer Aktivitet – Utför automatkonteringar. Du väljer då vilken period som automatkonteringen avser.
  • Konteringsmall – är en typ av automatkontering där du kan lägga upp en viss konteringssekvens eller till och med registrera hela verifikationer. Konteringarna kan göras procentuellt eller med inlagda belopp. Du utlöser konteringsmallen i verifikationsregistreringen genom att ange det id du gett mallen.
  • Konteringsguide – hjälper dig att registrera dina verifikationer utan att du själv behöver göra några konteringar. Du väljer bara vilken typ av händelse det är och lägger in beloppen så sköter programmet konteringen automatiskt. I programmet finns ett stort antal sådana automatkonteringar upplagda för olika typer av affärshändelser. Men om du saknar någon eller några kan du själv lägga upp egna konteringsguider.
  • Automatkontering av moms direkt på konto – styr du med momskod på kontonivå. För att lägga upp automatkonteringar av momsen på utvalda konton finns det en enkel funktion i programmet som du själv aktiverar. Du hittar dem om du går in under Uppläggning – Kontoplan och väljer det konto det gäller.

Tänk på att om du lägger upp en automatkontering som ska lösas ut vid användandet av ett speciellt konto, så kommer den att slå ut även när det kontot används från exempelvis löne-, fakturerings- och leverantörsdelen via den automatiska uppdateringen till bokföringen. Detta innebär att programmet känner av att ett konto som ligger definierat med automatkontering används och att automatkonteringen därför slår ut. Det kan därför vara bra att i början kontrollera verifikaten som skapas automatiskt om du tidigare jobbat med automatkonteringar på de aktuella kontona men inte använt automatuppdatering till bokföringen från övriga programdelar. Eller om du lägger upp en ny automatkontering för ett konto som används vid bokföring från andra programdelar. Exempelvis vid periodiseringar av leverantörsfakturor, automatkontering för beräkning av arbetsgivaravgifter osv.

Automatkontering med procentuell beräkning

Denna typ av automatkontering använder du som ett stöd vid verifikationsinmatningen. Automatkonteringen styrs av kontonumret som du har lagt upp som beräkningskonto i automatkonteringen. När beloppet på ett sådant konto registreras i verifikationsregistreringen utlöses automatkonteringen, dvs beloppet bokas upp med angiven procentandel på valda fördelningskonton.

Arbetsgång

  1. Välj Uppläggning – Automatkonteringar – Ny.
  2. Välj Procentuell beräkning och ange följande uppgifter:
    Id – Id-numret, som du själv bestämmer, är bara en identifikation för automatkonteringen. Det är sorteringsordningen efter Id som avgör i vilken ordning automatkonteringar utförs. Programmet använder sig av alfanumeriskt sortering. Det kan vara viktigt om man har lagt upp en automatkontering på en annan automatkontering.
    Namn – Det du vill kalla din automatkontering i listan.
    Procent – Här anger du vilken procent av beloppet på beräkningskontot som ska fördelas när du valt Procentuell beräkning. Ska 80 % av beloppet på beräkningskontot fördelas skriver du 80.
    Avrundning – Om du vill att beloppen ska öresavrundas.
    Trans.baserad – Markera i den här rutan om automatkonteringen ska vara transaktionsbaserad. Kan användas vid t ex automatkontering av upplupna arbetsgivaravgifter när du bokför lön. Om transaktionsbaserad inte är markerad, utför du automatkonteringen i samband med periodbyte.
    Fråga om automatkontering ska utlösas – Om du markerar här får du alltid en fråga i verifikationsregistreringen om den transaktionsbaserade automatkonteringen ska utföras. Det kan behövas om du i vissa fall inte vill ha automatkonteringen utförd.
    Beräkningskonto – Välj vilket beräkningskonto eller kontointervall som ska användas vid automatkonteringen. Om du har glömt kontonumret kan du, om du klickar på knappen för konto, bläddra fram det rätta numret ur kontoplanen. Du kan också lägga in ett kostnadsställe. Du som har BL Bokföring Plus kan även lägga in Kostnadsbärare och Projekt.
    Fördelningskonto 1 och 2 – Sedan fyller du i ett eller två fördelningskonton. Du kan registrera konton som inte finns i din kontoplan. När du senare i verifikationsinmatningen registrerar det kontonumret kommer du att få en fråga om du vill lägga upp kontot. Ett debetbelopp på Beräkningskontot ger ett belopp i debet på Fördelningskonto 1 och i kredit på Fördelningskonto 2. Ett kreditbelopp på Beräkningskontot ger ett belopp i kredit på Fördelningskonto 1 och i debet på Fördelningskonto 2. Du kan också lägga in ett kostnadsställe. Du som har BL Bokföring Plus kan dessutom lägga in Kostnadsbärare och Projekt.

Om du vill att något av fördelningskontona alltid ska få samma kostnadsställe, kostnadsbärare eller projekt angivet som beräkningskontot, anger du en asterisk (*) i någon av dessa rutor!

Automatkontering på automatkontering

Programmet klarar även att göra en automatkontering på en annan automatkontering. Den här funktionen har du användning av t ex när du vill ha en automatisk uppbokning av upplupen semesterlön och dessutom vill att den upplupna arbetsgivaravgiften på den upplupna semesterlönen ska bokas upp automatiskt.

Automatkontering med fast månadsbelopp

Denna typ av automatkontering kan vara med fasta (t ex automatisk kontering av förutbetald hyra) eller med procentuella belopp (t ex kontering av socialavgifter). De utförs först när du väljer Aktivitet – Utför automatkonteringar. Du väljer då vilken period som automatkonteringen avser.

Arbetsgång

  1. Välj Uppläggning – Automatkonteringar – Ny.
  2. Välj typen Fast månadsbelopp och ange följande uppgifter:
    Id – Id-numret, som du själv bestämmer, är bara en identifikation för automatkonteringen. Det är sorteringsordningen efter Id som avgör i vilken ordning automatkonteringar utförs. Programmet använder sig av alfanumerisk sortering.
    Namn – Din benämning på automatkonteringen.
    Belopp – Ange ett belopp som ska automatkonteras vid fast månadsbelopp.
    Fördelningskonto 1 och 2 – I fördelningskonto 1 fyller du i det debetkonto som ska användas i automatkonteringen och i fördelningskonto 2 fyller du i kreditkontot. Om du har glömt kontonumret kan du, om du klickar på knappen för konto, bläddra fram det rätta numret ur kontoplanen. Du kan även lägga in ett kostnadsställe. Du som har BL Bokföring Plus kan dessutom lägga in Kostnadsbärare och Projekt.

Om du vill att något av fördelningskontona alltid ska få samma kostnadsställe, kostnadsbärare eller projekt angivet som beräkningskontot, anger du en asterisk (*) i någon av dessa rutor.

Ett alternativ till automatkontering av typen fast månadsbelopp kan vara att använda dig av programmets funktion för periodiseringar.

Automatkontering enligt konteringsmall

Med den här typen av automatkontering kan du lägga upp mallar för hur en hel verifikation eller bara en viss konteringssekvens ska konteras. Ett exempel på kontering enligt en konteringsmall med belopp är om du ofta får inbetalningar med samma belopp som ska konteras på samma sätt varje gång. Det kan t ex vara inbetalning av medlemsavgifter i en förening, som alltid betalas in på föreningens plusgiro.

  1. Välj Uppläggning – Automatkonteringar – Ny.
  2. Välj Konteringsmall och fyll i följande uppgifter:
    Id – Här fyller du i ett id-nummer. När du sedan registrerar en verifikation ska du i rutan för konto skriva den här Id-beteckningen för att konteringsmallen ska utlösas. När du är inne i verifikationsregistreringen kommer du hela tiden se vilka automatkonteringar du har upplagda.

    Tänk på att inte använda dig av id-nummer som är identiska med de konton du har upplagda i kontoplanen.

    Namn – Ange en beskrivning av automatkonteringen. Denna radtext kommer att registreras på verifikationen.
    Avrundning – Om du vill att beloppen ska öresavrundas.
    Procent eller Belopp – Du kan använda antingen procentuell beräkning eller med ett visst belopp. Välj det som är lämpligt för den konteringsmall du vill lägga upp.
    Ny – För att lägga upp en konteringsrad klickar du här. Du anger vilket konto som ska användas och vilken procentsats eller belopp som ska bokföras på kontot. Ange minustecken före procentsatsen/beloppet om konteringen ska ske i kredit. Du kan även lägga in en text per transaktionsrad. Du kan även lägga in kostnadsställe för konteringsraden. Om du har BL Bokföring Plus kan du dessutom använda dig av kostnadsbärare och projekt i din konteringsmall.

Automatkontering med konteringsguider

Konteringsguider hjälper dig att registrera dina verifikationer utan att du själv behöver göra några konteringar. Du väljer bara vilken typ av händelse det är och lägger in beloppen så sköter programmet konteringen automatiskt. I programmet finns ett stort antal sådana automatkonteringar upplagda för olika typer av affärshändelser. Men om du saknar någon eller några kan du själv lägga upp egna konteringsguider.

Arbetsgång

  1. Välj Uppläggning – Automatkonteringar – Ny.
  2. Välj Konteringsguide och fyll i följande uppgifter:
    Id – Id-numret, som du själv bestämmer, är bara en identifikation för konteringsguiden. Det är sorteringsordningen efter Id som avgör i vilken ordning guiderna presenteras i listan över konteringsguider. Programmet använder sig av alfanumerisk sortering.
    Namn – Ge konteringsguiden ett namn som beskriver vad den hanterar.
    Typ av konteringsguide – Du kan välja mellan; Inbetalning, Utbetalning – Allmän, Utbetalning – Representation, Utbetalning – Lön, Utbetalning – Skattedeklaration, Övrigt – Allmän, Övrigt – Momsöverföring, Övrigt – Skattedeklaration.
    Debet och kredit – Beroende av vilken typ av konteringsguide du valt, kommer du att kunna göra olika inställningar för debet- och kreditkonto. I vissa fall ska du ange en momskod som talar om vilken momssats som ska användas i guiden, i andra fall ska du enbart välja bokföringskonton för olika poster. Genom att klicka på knapparna får du upp din kontoplan och kan enkelt välja det konto du vill att guiden ska boka en post på.

Ett par speciella konteringsguider

Det finns ett antal konteringsguider som hanteras lite speciellt i jämförelse med de som är vanliga standardguider:

Representation måltid

Konteringsguiden Representation måltid hjälper dig genom att fördela ett belopp på avdragsgill respektive icke avdragsgill extern representation. Det finns även en konteringsguide för intern representation (Personalrepresentation måltid) som fungerar på samma sätt. När du registrerar en konteringsguide för Representation måltid ska du förutom Betalt belopp även ange Antal personer. Då gör programmet automatiskt en kontering per person som avdragsgill representation och konterar även momsen på det beloppet. Resten av totalbeloppet konteras som ej avdragsgill representation.

Skattedeklaration

När du ska bokföra din betalning så anger du det belopp du betalt uppdelat på Moms, Arbetsgivaravgift, Avdragen skatt och F-skatt (eller särskild A-skatt).

Konteringen i den här konteringsguiden är olika upplagd beroende av om det är en enskild firma eller inte. I en enskild firma görs konteringen normalt bara vid betalningstillfället mot ett likvidkonto t ex, 1920 Plusgiro, och arbetsgivaravgiften bokas på kostnadskontot 7500. Om det inte är en enskild firma görs det två olika konteringar. Först en uppbokning av skattedeklarationen med en konteringsguide (Uppbokning skattedeklaration) mot konto 1630 (Skattekonto). Arbetsgivaravgiften bokas på konto 2730.

Senare görs en kontering av betalningen med hjälp av konteringsguiden Betalning skattedeklaration.

Automatkontering av moms

När du lägger upp eller ändrar konton kan du även lägga in en automatkontering av momsen genom att välja en momskod på kontonivå. Programmet kommer då automatiskt att räkna ut och boka momsen när du registrerar in detta konto i verifikationsregistreringen. På detta sätt slipper du glömma bort momsen. Detta gäller både den utgående momsen för intäktskonton och den ingående momsen för kostnadskonton.

Du kan även ändra inställningarna för hur momsen ska beräknas genom att byta från påläggsmoms till avdragsmoms eller tvärtom. Samt ange om momskod automatiskt ska hämtas när du lägger upp nya konton. Inställningarna för momskoderna kommer du åt via Uppläggning – Kontoplan –  Mer – Inställningar momskoder.

Momskoder

Vid uppläggning av konton kan du lägga en automatkontering av momsen på kontonivå genom att välja en momskod (momsindex) för kontot. De momskoder som finns är:

0 – Ej moms, som används för konton som inte ska automatkonteras.
1 – Försäljning inom landet (avdrag) 25% (dvs 20% baklänges).
2 – Försäljning inom landet (avdrag) 12% (dvs 10,71% baklänges).
3 – Försäljning inom landet (avdrag) 6% (dvs 5,66% baklänges).

Momskod 1–3 används för automatkontering av momsen när du vill registrera beloppet inklusive moms. Används både för intäkts- och utgiftskonton.

4 – Försäljning inom landet (pålägg) 25%.
5 – Försäljning inom landet (pålägg) 12%.
6 – Försäljning inom landet (pålägg) 6%.

Momskod 4–6 används för automatkontering av momsen när du vill registrera beloppet exklusive moms. Används både för intäkts- och utgiftskonton.

7 – Omvänd skattskyldighet 25%.
8 – Omvänd skattskyldighet 12%.
9 – Omvänd skattskyldighet 6%.

Koderna 7–9 används när omvänd skattskyldighet gäller och du som köpare redovisar både in- och utgående moms.

Om du i momsuppgifterna angett att du har blandad verksamhet och angett en procentsats för proportionering av den ingående momsen kommer programmet att ta hänsyn till detta när du anger en momskod på ett kostnadskonto. Om du exempelvis angett 50% kommer 50% av momsbeloppet att beräknas och bokföras i samband med kontering på aktuellt konto.

Läs mer om detta i avsnittet om Kontoplanen.

Exempel på automatkonteringar

Följande exempel visar bara några av möjligheterna och det är inte säkert att alla passar just ditt företag.

Boka sociala avgifter

Genom att lägga upp en automatkontering kan företaget enkelt få sociala avgifter beräknade och bokförda varje gång en löneutbetalning bokförs.

  1. Välj Uppläggning – Automatkontering – Ny.
  2. Markera Procentuell beräkning och ange id och namn, t ex Upplupna sociala avgifter.
  3. Procent anger du med fyra siffror (t.ex 31,42).
  4. Om du vill att beloppen ska öresavrundas så markerar du Avrundning.
  5. Du vill att den här automatkonteringen ska utlösas vid verifikationsinmatningen, så du markerar Transaktionsbaserad.
  6. Som Beräkningskonto anger du kontot för löner (t.ex 7010), vilket gör att automatkonteringen kommer att utlösas för varje kontering på det kontot.
  7. Som Fördelningskonto 1 anger du kontot för Lagstadgade arbetsgivaravgifter (t.ex 7510) och som fördelningskonto 2 anger du kontot för Upplupna sociala avgifter (t.ex 2730). Bekräfta med OK.

Automatkonteringen motsvarar inte en fullständig verifikation. Du måste själv vid varje tillfälle registrera t ex konteringen av preliminärskatt samt utbetalningssätt för verifikationen. Om du vill kan du välja att inte utföra den här automatkonteringen som en transaktionsbaserad sådan, i så fall ska du inte markera den kryssrutan. Automatkonteringen kommer då i stället att göras vid periodbytet för periodens samtliga transaktioner där det valda beräkningskontot (t.ex 7010) förekommit.

Automatkontering på automatkontering – upplupna sociala avgifter på upplupen semesterlön

Börja med att lägga upp automatkonteringen av upplupen semesterlön eftersom det är den som sedan ska ligga till grund för nästa kontering.

  1. Välj här Uppläggning – Automatkonteringar – Ny – Procentuell beräkning.
  2. Välj ett Id, tex 6. Tänk på den alfanumeriska sorteringen, det är viktigt att den här konteringen kommer före nästa. Ange också ett namn,t.ex Semesterlöneskuld.
  3. Procent anger du med t.ex 12.
  4. Kom ihåg att markera Transaktionsbaserad.
  5. Som Beräkningskonto anger du kontot för löner tex 7010, vilket gör att automatkonteringen kommer att utlösas för varje kontering på det kontot.
  6. Som Fördelningskonto 1 anger du 7090 – Förändring semesterlöneskuld. Som Fördelningskonto 2 anger du 2920 – Upplupen semesterlöneskuld.

Du har nu gjort det första ledet av automatkonteringen – du har fått en bokning av semesterlöneskulden. Nu vill du också få en automatkontering av de upplupna arbetsgivaravgifterna på den semesterlöneskulden. Du lägger då upp ytterligare en automatkontering med inställningen procentuell beräkning.

  1. Välj Id, tex 61, som kommer att stämma med den alfanumeriska sorteringen. Nu kommer den här automatkonteringen direkt efter den förra, ange också ett namn t.ex Uppl sociala avg på uppl sem.
  2. Procent anger du med t.ex 31,42.
  3. Kom ihåg att markera Transaktionsbaserad.
  4. Som Beräkningskonto anger du kontot för förändring semesterlöneskuld 7090, vilket gör att automatkonteringen kommer att utlösas vid varje kontering på det kontot.
  5. Som Fördelningskonto 1 anger du 7519 – Arbetsgivaravgifter för semester och löneskuld. Som Fördelningskonto 2 anger du 2941 – Upplupna sociala avgifter på upplupen semester. Om det här kontot inte finns upplagt i din kontoplan kan du vänta med att lägga upp det tills du gör första konteringen på det kontot. Du kommer då att få en fråga om du vill lägga upp det.

Följande kommer att hända när du registrerar ett belopp på konto 7010 – Löner: Först automatkonteras en semesterlöneskuld och semesterlönekostnad. I och med att automatkonteringen registrerar ett belopp på konto 7090 – Förändring semesterlöneskuld – kommer nästa automatkontering att utlösas. Då automatkonteras de upplupna arbetsgivaravgifterna på den semesterlönen. Automatkonteringen motsvarar inte en fullständig verifikation. Du måste själv vid varje tillfälle registrera t ex konteringen av preliminärskatt och utbetalningssätt för verifikationen. Du som använder BL Lön behöver inte använda dig av sådana automatkonteringar som i exempel 1 eller 2. Motsvarande bokningar görs då automatiskt genom att BL Lön är integrerat med BL Bokföring.

Månadsvis automatkontering med fast belopp

Om ditt företag har vissa belopp i bokföringen som återkommer, tex månadshyran, är det praktiskt att de automatkonteras.

En lokalhyra betalas halvårsvis med 24 000 kr i förskott. Vid betalningstillfället bokförs detta som en förutbetald hyresutgift (t.ex konto 1710) Varje månad kostnadsförs en sjättedel av halvårshyran (4.000 kr) genom att kontot för hyra (t.ex konto 5010) debiteras och kontot för förutbetalda hyresutgifter (t.ex konto 1710) krediteras.

  1. Välj Uppläggning – Automatkonteringar – Ny – Fast månadsbelopp.
  2. Välj Id, och Namn, t.ex Hyra.
  3. Fyll i beloppet (i detta exempel 4000 kr).
  4. Fyll i fördelningskonto 1, t.ex 5010 och fördelningskonto 2 t.ex 1710.

Ett ännu bättre sätt att periodisera t ex en förutbetald hyra är att använda funktionen Periodisering direkt i verifikationsregistrering. Här kan du läsa mer om Periodiseringar.

Titta på och ändra automatkonteringar

Du kan när som helst gå in och se vilka automatkonteringar som finns upplagda. Välj Uppläggning – Automatkonteringar. På skärmen ser du en lista över de automatkonteringar som finns. Om du vill titta närmare på en viss automatkontering ställer du markören på den raden och klickar på Redigera.

Alla uppgifter i en automatkontering utom Id kan ändras när som helst. Id är ett låst fält och kan aldrig redigeras. Om du måste ändra ett Id får du först ta bort automatkonteringen och sedan lägga upp en ny likadan men med ett annat Id.

Använda automatkonteringar

Med väl genomtänkta automatkonteringar kan verifikationsinmatningen underlättas betydligt.

Arbetsgång vid transaktionsbaserade automatkonteringar

  1. Registrera en verifikation som vanligt. Här kan du läsa mer om Verifikationsregistreringen.
  2. I och med att det är kontonumret som är kopplat till en automatkontering kommer programmet att utföra konteringen när du registrerat ett belopp på kontot.
  3. Den benämning du valde när du la upp automatkonteringen registreras som radtext.
  4. Om du anger ett negativt belopp kommer debet- och kreditsidan i hela automatkonteringen att byta plats.
  5. Avsluta verifikationsinmatningen som vanligt. Det går bra att använda transaktionsbaserade automatkonteringar tillsammans med egna inmatade konteringar. Du kan manuellt slutföra en verifikation som inletts med en automatkontering.

Arbetsgång vid månadsvisa automatkonteringar

  1. Välj Aktivitet – Utför automatkonteringar (fasta månadsbelopp och procentuella som ej är transaktionsbaserade).
  2. Välj därefter vilken period som avses och tryck sedan på Utför.
  3. De månadsvisa automatkonteringar du lagt upp kommer då att utföras. Om du redan har utfört månadens automatkonteringar och därefter ändrat eller lagt upp en ny automatkontering och vill göra månadens automatkonteringar på nytt, får du kontrollfrågan Automatkonteringar för perioden är redan utförda. Vill du göra om automatkonteringarna? Om du svarar Ja kommer månadens utförda automatkonteringar att bokas bort och därefter utföras igen med de ändringar eller tillägg du gjort.
  4. Du kan nu skriva ut bokföringsordern. Om du inte tar ut en bokföringsorder nu kan du skriva ut den senare via Utskrift och Bokföringsorder.

Arbetsgång för att utlösa konteringsmallar

  1. Börja registrera en verifikation som vanligt. Här kan du läsa mer om Verifikationsregistreringen.
  2. När du kommer till rutan för det första kontot skriver du konteringsmallens Id i stället för ett kontonummer, du ser listan med upplagda konteringsmallar i en lista under registreringsmatrisen om du inte kommer ihåg id:t. Gå vidare med Enter.
  3. Du får då upp fönstret Konteringsmall. Du kan se vilken konteringsmall du valt och hur den kommer att konteras. Du kan registrera det Grundbelopp som ska fördelas enligt mallen.
  4. När du bekräftat med OK kommer beloppet att fördelas enligt den mall som du lagt upp (antingen procentuellt eller med belopp).

Utskrift av automatkonteringar

Om du vill ha en lista utskriven över alla dina upplagda automatkonteringar går du in under Utskrift – Automatkonteringar.