Uppläggning bokföringsrapporter

Med programmets rapportgenerator kan du ändra utseendet på balans- och resultatrapporter.  Alla rapporter som du skapar kan sedan skrivas ut, för såväl huvudkonton som för kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt.

Om du har BL Bokföring Plus så kan du också göra nya egna rapporter som t ex bruttovinstrapport och företagsledarrapport.

Att själv bygga rapporter kan upplevas som något komplicerat. Ett bra sätt att komma igång är att du kopierar en befintlig rapport och sedan gör olika ändringar i rapporten för att få den som du vill. Om du skulle råka ändra i en av de rapporter som finns upplagda från början i företaget, så kan du enkelt återfå den genom att kopiera in den från det masterföretag som motsvarar din företagsform.

  • Lägga upp eller ändra en rapport
  • Kopiera en rapport
  • Export/import av rapport
  • Utskrift av rapportupplägg

Lägga upp eller ändra en rapport

Välj Uppläggning – Bokföringsrapporter. På skärmen ser du en lista med de rapporter som finns upplagda. Där ska du fylla i eller ändra ett antal uppgifter på olika nivåer.

Grunduppgifter

Först fyller du i Id och Namn. Vill du se dina intäkter som positiva och dina kostnader som negativa, istället för tvärtom, markerar du rutan Teckenbyte.

Teckenbyte bör endast användas på resultatrapporter, inte på balansrapporter.

Du kan också skriva anteckningar om rapporten i fältet Anmärkning.

Kolumnindelning

Kolumnerna i listan visas i den ordning de kommer ut vid en utskrift, dvs kolumn nr 1 skrivs längst till vänster, därefter kolumn nr 2, 3 osv. Den här listan kan inte sorteras om i annan sorteringsordning.

  • Lägg till – Kolumner du lägger till här hamnar sist i listan och därmed längst till höger vid utskrift.
  • Skjut in – Markera den kolumn som du vill skjuta in en ny kolumn före, och klicka på Skjut in.
  • Redigera
  • Ta bort

Grundinställningar per kolumn

När du lägger in en ny kolumn har du möjlighet att göra följande inställningar:

  • Typ – Här anger du vilken typ av sifferkolumn som ska skrivas. Du kan klicka på knappen Typ för att få en söklista över tillgängliga sifferkolumner. Om du t ex vill ha en kolumn med ingående balans väljer du typ A, för denna period väljer du typ B etc.
  • Text – Programmet föreslår en lämplig rubriktext, men den kan du ändra om du vill.
  • Jämförelsekolumn 1 – Du kan välja från en lista genom att klicka på nedåtpilen till höger om fältet.
  • Jämför mot kolumn – Ange mot vilken sifferkolumn den första jämförelsekolumnen ska jämföras, om du inte vill använda dig av standardjämförelse.
  • Jämförelsekolumn 2 – Ange en andra jämförelsekolumn om du vill ha en sådan. Du kan välja från en lista genom att klicka på nedåtpilen till höger om fältet.
  • Jämför mot kolumn – Ange mot vilken sifferkolumn den andra jämförelsekolumnen ska jämföras, om du inte vill använda standardjämförelse.

Om du inte anger en jämförelsekolumn kommer programmet att göra en logisk jämförelse. Om du t ex har en kolumn med ett ackumulerat värde föregående år kommer den att jämföras med ett ackumulerat värde innevarande år (om en sådan finns).

Sifferkolumner

Följande kolumntyper finns tillgängliga via knappen Typ:

  • A – Ingående balans – Ingående balans vid årets början (till skillnad från M – Ingående saldo).
  • B – Denna period – Aktuell periods förändring.
  • C – Utgående saldo – Ackumulerat saldo efter aktuell period.
  • D – Ackumulerad förändring – Ackumulerat saldo med avdrag för årets ingående balans.
  • E – Period föregående år – Föregående års periods förändring (motsvarande B – Denna period).
  • F – Ackumulerat föregående år – Ackumulerat saldo efter aktuell period föregående år.
  • G – Föregående års bokslut – Föregående års totalsaldo.
  • H – Budget period – Aktuell periods budgeterade förändring.
  • I – Budget ackumulerat – Budgeterat ackumulerat saldo efter aktuell period.
  • J – Totalbudget – Årets totalbudget.
  • K – Prognos – Ackumulerat saldo efter aktuell period plus budget för resterande perioder under året.
  • L – Trend – Beräknat saldo vid årets slut om förhållande mellan utfall och budget står sig året ut.
  • M – Ingående saldo – Saldo vid innevarande periods början (till skillnad från A – Ingående balans).
  • N – Datumintervall – Möjlighet att välja rapportens start- och slutdatum. Denna kolumn kan ersätta kolumn B – Denna period.
  • O – Antal period – Registrerat antal under rapportperioden.
  • P – Antal ack – Registrerat antal ackumulerat efter aktuell period.

Jämförelsekolumner

Till varje sifferkolumn kan upp till två jämförelsekolumner kopplas för att ge möjlighet till procentjämförelse inom kolumnen eller mellan kolumner. Genom att klicka på nedåtpilen till höger om fältet Jämförelsekolumn 1 eller 2 får du upp följande jämförelsekolumner:

  • OMS% – Omsättningsprocent. I en resultatrapport visas alla poster i procent av omsättningen. I en balansrapport visas alla poster i procent av balansomslutningen. Vad som är omsättning respektive balansomslutning bestäms av kontointervall angivna under Arkiv-Företagsuppgifter-Bokföring.
  • JMF% – Jämförelseprocent. Jämförelse mellan sifferkolumner i procent. Om ingen kolumn anges väljer programmet vid utskrift av rapporten automatiskt den kolumn som passar bäst för jämförelse med aktuell kolumn. Du kan dock bestämma vilken kolumn som programmet ska jämföra mot genom att ange ett kolumnnummer i fältet Jämför mot kolumn. Om du t ex redigerar inställningarna i en resultatrapport för kolumn nummer 2 – Utgående saldo, och anger jämförelse mot kolumn 3 – Ack. föregående år, kommer jämförelsen i utskriften att visa utgående saldo i procent av ack. föregående år.
  • AVV – Avvikelse i tusental kronor. Jämförelse mellan sifferkolumner motsvarande JMF%, men i tusental kronor istället för procent.
  • BRV% – Bruttovinstprocent. Utskrift av bruttovinstprocent i kombination med rapportradskoderna BK och B%.

Specialinställningar per kolumn

Genom att klicka på Specialinställningar vid redigering av en rapportkolumn har du möjligheter att göra ytterligare inställningar av kolumnen:

  • Bredd – Normalt skrivs sifferkolumnen med en bredd som motsvarar ca 15 tecken. Du kan här öka eller minska bredden till valfri storlek.
  • Avrundning – Utskrift av sifferkolumn görs normalt utan avrundning. Du kan här välja att avrunda kolumnen till hela kronor, till jämna 10-tal kronor, till jämna 100-tal kronor, eller till jämna 1000-tal kronor.
  • Datumformat – Under sifferkolumnens rubrik visas vilken period som sifferkolumnen avser. Du kan här välja i vilket format denna periodangivelse ska visas; ÅÅMMDD, ÅÅMM, eller inte alls.
  • Periodintervall – Om en nolla är angiven i dessa två fält är funktionen inte aktiv, utan siffror hämtas till rapporten på normalt sätt. I kombination med kolumn B, E och H (periodvärden) kan ett intervall av perioder anges där en etta är räkenskapsårets första period och 19 (eller alla siffror som överstiger antal månader för aktuellt räkenskapsår) är bokslutsperioden. För första kvartalet anges således periodintervallet 1-3. I kombination med kolumn D, F och I (ackumulerade värden) behövs bara det andra fältet. Periodintervallet anges för att i kolumnen få ett ackumulerat värde efter önskad period. Vill du ha en utskrift av flera perioder bredvid varandra ska du lägga upp en kolumn för varje period som du vill visa. För räkenskapsårets första period anger du periodintervallet 1–1, för den andra perioden intervallet 2–2 osv. Om du vill ha hela året, dvs tolv perioder bredvid varandra, kan det bli utrymmesbrist vid utskriften. Ett tips kan då vara att du istället skickar utskriften till Excel.
  • Kostnadsställe – Detta gör det möjligt att göra en jämförelse mellan olika kostnadsställen kolumnvis i en och samma rapport.
  • Kostnadsbärare – Detta gör det möjligt att göra en jämförelse mellan olika kostnadsbärare kolumnvis i en och samma rapport.
  • Projekt – Detta gör det möjligt att göra en jämförelse mellan olika projekt kolumnvis i en och samma rapport.
  • Fast period från räkenskapsår – Om kolumnen ska hämta siffror från en fast period anger du här i vilket räkenskapsår den fasta perioden ligger.
  • Fast period – Ange här en period från ovan angivet räkenskapsår. Siffror i kolumnen kommer därmed alltid att hämtas från denna period, oavsett vilken period som är aktuell.

Rapportrader

När du ska lägga upp eller ändra raderna i en rapport klickar du på fliken Rader. Det är raderna som styr rapportens utseende när det gäller rubriker, kontogrupperingar, summeringar osv. När en rapport skrivs ut går programmet igenom rapportrader uppifrån och ned och utför varje rapportrads kodkommando.

För att komma åt denna flik krävs att du har licens för BL Bokföring Plus.

Listan visar raderna i den ordning de kommer att gås igenom vid en utskrift. Den här listan kan inte sorteras om i annan sorteringsordning. När du lägger upp en ny rapport är listan tom.

  • Lägg till – Nya rader hamnar alltid sist i listan.
  • Skjut in – Markera den rad som du vill skjuta in en ny rad före, och väljer sedan knappen Skjut in, eller tryck på Insert-tangenten
  • Redigera – Det går också att dubbelklicka på raden i listan.
  • Ta bort – Det går också att ta bort rader genom att trycka på Delete-tangenten.
  • Täckning – Här kontrollerar du vilka kontointervall som täcks i rapporten.

Lägga upp eller ändra en rapportrad

Vilka fält som markören kommer att stanna i bestäms av den rapportkod som du anger för rapportraden. Rapportkoden bestämmer i princip vad som ska utföras, medan de efterföljande fälten bestämmer hur det ska utföras.

  • Kod – Ange vilken rapportkod som ska utföras.
  • Text
  • Grupp – Du kan ange en gruppkod vid rubrik och summa för att specificera en grupp som bara ska skrivas ut om saldon finns inom gruppen.
  • Fr o m konto – Används för att ange ett kontointervall.
  • T o m konto – Används för att ange ett kontointervall.
  • Minne – Används i kombination med minneskoder.

Summanivåer

För att kunna bygga en rapport i rapportgeneratorn i BL Bokföring Plus är det viktigt att förstå hur summeringen i de olika summanivåerna fungerar. Totalt finns nio summanivåer plus en tionde överliggande resultatnivå. Dessa summanivåer används för att kunna skriva delsummor och totalsummor.

Vid utskrift av konton etc summeras ett utskrivet belopp in i samtliga summanivåer. När du skriver ut en summa med koderna S1-S9 skrivs angiven summanivå. Därefter nollställs denna nivå och alla underliggande nivåer. Utskrift av S4 skriver således ut det saldo som ligger i summanivå 4, och nollställer sedan nivå 1, 2, 3 och 4. Nivå 5-9 (och den tionde resultatnivån) kvarstår dock oförändrade.

Den tionde resultatnivån fungerar lite annorlunda. Resultatkoderna RE, RF och RB skriver ut den tionde summanivån utan att nollställa några summanivåer.

Normalt används kod S2 för att skriva ut delsummor (t ex summa likvida medel), S4 för att skriva totalsummor som i sin tur kan ingå som en delsumma i en större totalsumma (t ex summa omsättningstillgångar), och S9 för att skriva ut totalsummor när ingen ytterligare summering ska göras (t ex summa tillgångar). Fler än tre nivåer behöver normalt inte användas.

Rapportkoder

Rapportkoderna i rapportgeneratorn kan delas in i fem grupper:

  • Grundläggande koder – för utskrift av rubriker, konton, summeringsutskrift och resultatutskrift.
  • Övriga allmänna styrkoder
  • Minneskoder – för beräkning av t ex nyckeltal.
  • Koder för kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt
  • Specialkoder – för bruttovinstberäkning.
  • Grundläggande koder

  • R – Rubrik – Utskrift av angiven rubriktext. Till rubriken kan en gruppkod anges om gruppen (Rubrik – Konton – Summa) bara ska skrivas om saldon förekommer i gruppen.
    K – Kontoutskrift – Utskrift av alla konton inom angivet kontointervall.
    KS – Kontosummering – Summering av saldon från konton inom angivet kontointervall till summanivåer, utan att kontona skrivs ut.
    S1, S2, S3, S4, S5, S6, S7, S8, S9 – Summautskrift – Utskrift av summanivå – 9. Till summan kan en gruppkod anges om gruppen (Rubrik – Konton – Summa) bara ska skrivas om saldon förekommer i gruppen. De nio olika summanivåerna är till för att ge möjlighet till delsummor och totalsummor.
    RE – Resultatutskrift i resultatrapport – Utskrift av resultat i en resultatrapport (en tionde summanivå) med angiven ledtext. Till skillnad från kod RB nedan (som är avsedd för resultat i balansräkningen), är det resultat som RE skriver en summering av hittills utskrivna konton, och kan därmed användas för att visa resultat för olika kostnadsslag. En kontroll förhindrar att två resultat skrivs ut efter varandra på grund av en tom kontogrupp dem emellan.
    RF – Forcerad resultatutskrift i resultatrapport – Fungerar på samma sätt som RE. Men RE skrivs ut även om den direkt föregås av en tidigare resultatutskrift på grund av tom kontogrupp däremellan. Kod RF kommer däremot alltid att skrivas ut.
    RB – Resultatutskrift i balansrapport – Utskrift av resultat i balansrapport med angiven ledtext. Den här koden räknar, till skillnad från RE och RF, ut totalt resultat för företaget (oavsett var i rapporten resultatet är placerat) och summerar in utskrivet resultat i summanivåerna. Koden är endast avsedd att användas för utskrift av beräknat resultat inom gruppen eget kapital.

Allmänna styrkoder

  • SB – Sidbyte – Detta sker naturligtvis automatiskt i alla rapporter, men om man vill ha ett sidbyte någonstans i rapporten kan denna kod användas.
  • BR – Balansrapport börjar – Byte från resultatkonton till balanskonton med samtidig nollställning av samtliga summanivåer inklusive resultatnivå. Koden behöver ej användas om rapporten börjar med balanskonton.
  • RR – Resultatrapport börjar – Byte från balanskonton till resultatkonton med samtidig nollställning av samtliga summanivåer inklusive resultatnivå. RR-koden måste till skillnad från BR, anges som första kod om rapporten börjar med resultatkonton. Koden kan exempelvis även användas mitt i en resultatrapport för nollställning av samtliga summanivåer inklusive resultatnivå.
  • KA – Kontoutskrift alla konton – Alla konton inom angivet intervall skrivs ut i rapporten ,oavsett om det finns en ingående eller utgående balans på kontot.
  • KS – Kontosummering – Konton inom angivet kontointervall summeras till summeringsnivåerna utan att skrivas ut. Vid utskrift av summering efter kod KS skrivs summan utan summeringslinje. Används om man önskar komprimerade rapporter.
  • EK – Ej utskrift kontonummer – Om kod EK är angiven kommer efterföljande konton (via kod K) att skrivas med endast kontonamnet (utan kontonummer).
  • LI – Utskrift linje – Skriver en linje över hela rapportens bredd.
  • SC – Sign Change – Efter denna kod kommer alla siffror att skrivas ut med omvänt tecken. Främst avsedd för den som är ovan vid att se försäljning som en negativ post och kostnader som positiva poster.
  • F+ Fetstil på – Observera att rubriker och summeringar automatiskt skrivs med fetstil. Om fetstil av andra rader önskas kan F+ användas.
  • F- Fetstil av – Om du inte vill ha fet stil på de automatiskt fetstilade rubrikerna och summeringarna.
  • NS – Nollställning av summanivåer – (S1-S9 samt den tionde resultatnivån). I fältet From kto anges från och med vilken summanivå, och i fältet Tom kto till och med vilken summanivå som skall nollställas.

Minneskoder

För att ytterligare öka flexibiliteten i rapportuppbyggnaden kan du använda dig av ett antal minnen där värden kan lagras, ackumuleras eller summeras. De kan senare i rapporten ligga till grund för beräkningar och utskrifter. Dessa minnen har du användning av när du ska bygga nyckeltalsrapporter. Minneskoderna får vara mellan 1 och 10.

  • MS – Minnessummering – Den här koden lagrar summan av ett angivet kontointervall i ett angivet minne. Om det finns ett tidigare värde i minnet så ersätts det.
  • MA – Minne ackumulering – Fungerar som MS men summan av det angivna kontointervallet ackumuleras till det befintliga värdet i angivet minne.
  • MU – Minnesutskrift – Värdet i ett angivet minne skrivs ut med textfältet som ledtext. Summering till summanivåerna görs endast om koden SM angivits tidigare i rapporten.
  • CC – Beräkning – Med den här koden kan en rad olika beräkningar göras. Beräkningarna kan göras med tre sorters variabler, ett minne, ett fast värde eller ett konto. Värden från dessa variabler kan valfritt adderas, subtraheras, multipliceras eller divideras med varandra. Resultatet läggs i det minne som du anger i minnesfältet. Själva beräkningen anges i textfältet. Ett minne ska anges med ett M direkt följt av minnesnumret. Ett konto ska anges med ett K direkt följt av kontonumret. Ett värde ska anges med ett V (eller ingen bokstav alls) direkt följt av talet. Högst två tal kan användas i beräkningen.
  • SM – MU summeras till SN – Efter den här koden kommer en utskrift via koden MU att summeras till summanivåerna.
  • MO – Minne till omsättningstal – Vid en utskrift av OMS% (dvs omsättningsprocent i en resultatrapport eller omslutningsprocent i en balansrapport) används kontointervall som är angivna under Arkiv – Företagsuppgifter – Bokföring. Om en annan beräkningsgrund för OMS% önskas, kan denna räknas fram med minneskoderna och överföras via koden month.

Koder för kostnadsställen, kostnadsbärare eller projekt

  • SU – Sub-begrepp – I textfältet anges KST för kostnadsställe, KB för kostnadsbärare ock PT för projekt följt av mellanslag och önskat kostnadsställe etc (t ex KST 101). Därefter hämtar rapporten endast från angivet kostnadsställe, kostnadsbärare eller projekt. Det går även att ange en kombination av kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt. För att tex endast belopp från transaktioner med k-ställe 10 och k-bärare AB ska hämtas anges i textfältet KSTKBPT,10,AB, Som teckenavskiljare ska komma användas mellan den fasta texten KSTKBPT och respektive id därefter. Som en extra finess k-ställe (endast k-ställe) ange = istället för ett id. Då kan man ta ut rapporten som k-ställe-rapport för flera k-ställen i kombination med vissa fasta k-bärare och/eller projekt. Kod SU med tomt textfält upphäver vad som tidigare angivits.

Specialkoder för bruttovinstberäkning i procent

De här koderna används i kombination med jämförelsekolumn BRV% – bruttovinstprocent.

  • BK – Koden BK ska stå före den summering från vilken bruttovinstprocenten ska beräknas. I jämförelsekolumnen BRV% skrivs 100% ut. Koden kan användas hur många gånger som helst i rapporten. Varje kod nollställer minnet från eventuell tidigare kod.
  • B% – Koden B% ska stå före den summering vid vilken bruttovinstprocenten ska skrivas ut. Den summering som skrivs under koden B% kommer att uttryckas i procent av summeringen under senaste BK-kod. B% måste anges före varje summering där bruttovinstprocent ska skrivas ut.

Gruppkod

En valfri gruppkod kan anges vid rapportkod R och S1(-S9). Om inga saldon förekommer mellan dessa två markeringar kommer inget i gruppen, vare sig rubrik, konton, eller summa, att skrivas ut. Gruppkoden är valfri men måste vara densamma på R och S1(-S9) för att gruppen ska hanteras rätt. Ange tex ett x vid R och ett x vid efterföljande summakod S1(-S9). Samma gruppkod kan återanvändas när gruppen är avslutad.

Kopiera en rapport

Ett bra sätt att komma igång med att göra rapporter kan vara att kopiera en befintlig rapport och sedan ändra den.

  1. Välj Uppläggning – Bokföringsrapporter – Mer – Kopiera rapport.
  2. Du kan välja att kopiera från det företag som du just nu jobbar med eller från något annat företag som finns upplagt i programmet.
  3. Ange vilken rapport i det valda företaget du vill kopiera.
  4. Fyll i ett rapportnummer för den nya rapporten. Bekräfta med OK. Du kommer då tillbaka till listan över rapporter och kan se att du har ytterligare en rapport, men med ett annat nummer.

Export/import av rapport

Du kan exportera en befintlig rapport som finns i ditt företag till ett annat företag i programmet. Du har kanske gjort en egen rapport som du vill använda i fler företag. Först exporterar du rapporten genom att välja Uppläggning – Bokföringsrapporter – Mer – Exportera rapport. Därefter importerar du rapporten genom att först byta till det företag du vill importera den i och sedan välja Uppläggning – Bokföringsrapporter – Mer – Exportera rapport där du anger ett ledigt id för den nya rapporten.

Utskrift av rapportupplägg

Du kan göra utskrifter av vilka rapporter som finns och hur de är upplagda. Välj Utskrift – Rapportupplägg bokföringsrapporter. Här kan du välja listtyp:

  • Inkludera uppgifter om kolumnindelning och rapportrader – Det är i den här listan du kan se hur rapporten är upplagd.
  • Endast Rapport-id och namn – Du får då en förteckning över vilka rapporter som finns upplagda.

Du kan välja alla, enstaka eller ett intervall av rapporter som du vill skriva ut.