Årsbyte – nytt räkenskapsår

När räkenskapsåret är slut och du har registrerat alla verifikationer för räkenskapsårets sista månad är det dags att göra årsbyte. Gör gärna en säkerhetskopia innan du går vidare. Det spelar ingen roll om du först lägger upp det nya året eller om du börjar med att påbörja bokslut eller avsluta det gamla året. Du kan sedan arbeta med dina båda räkenskapsår parallellt, dvs du kan gå tillbaka och registrera verifikat på det gamla året parallellt med att du arbetar i det nya. Har du påbörjat bokslut kommer bokslutsverifikationerna hamnar i en särskild period (period 12 bokslut) på det föregående året.

Först när du är säker på att bokslutet är klart låser du räkenskapsåret. Det är inget som hindrar att du väntar med detta till senare. Innan du låst det ”gamla” räkenskapsåret kommer den ingående balansen och jämförelsen med föregående års resultat att vara preliminär, definitiv blir den vid låsningen.

  • Nytt räkenskapsår
  • Påbörja bokslut
  • Stänga räkenskapsår
  • Öppna räkenskapsår

Nytt räkenskapsår

För att lägga upp ett nytt räkenskapsår väljer du Aktivitet – Räkenskapsår – Ny. Kontrollera att datumen stämmer och bekräfta med OK. Om det finns poster som ligger och väntar på att det nya året ska läggas upp kommer du att se att det redan finns verifikationer på det nya året när det är skapat. Det kan exempelvis handla om verifikationer som kommer från andra delar av programmet, till exempel fakturering och lön. Eller så kan det vara avskrivningar eller periodiseringar som sträcker sig över årsskiftet som skapats upp.

Påbörja bokslut

En fördel med att använda dig av bokslutsperioden vid bokslutet är att de verifikationer som normalt sett endast bokförs i just bokslutet hamnar frånskilda från årets sista ”vanliga” period. Det innebär att jämförbarheten mellan exempelvis november och december blir mer rättvisande, än om även bokslutsverifikaten skulle ligga i december.

Arbetsgång

  1. Välj Aktivitet-Påbörja bokslut. Du får en kontrollfråga om du är säker på att du vill påbörja bokslutet. Att aktivera bokslutet innebär att samtliga perioder och verifikationer som ligger i den löpande bokföringen kommer att låsas, och därmed inte vara ändringsbara. Ett annat sätt att påbörja bokslutet är att gå via Aktivitet – Räkenskapsår – Redigera – Redigera inställning för räkenskapsår. Under status markerar du Bokslut aktivt. Det innebär att programmet skapar en bokslutsperiod (period 12 bokslut) och låser de övriga 12 perioderna på det innevarande året.
  2. För att påbörja nästa räkenskapsår väljer du Aktivitet – Räkenskapsår – Ny. Programmet föreslår automatiskt mellan vilka datum det nya räkenskapsåret ska sträcka sig. Normalt kan du acceptera det förslaget. Det enda du kan ändra är räkenskapsårets slutdatum. Det nya räkenskapsåret får automatiskt status Löpande bokföring aktiv (grön markering).
  3. I verifikationsregistreringen väljer du vilket räkenskapsår du vill arbeta med. Alla verifikationer du registrerar på det gamla räkenskapsåret kommer att hamna i bokslutsperioden (period 12 bokslut).

Det är möjligt att arbeta med flera räkenskapsår parallellt, vilket vanligtvis görs kring ett årsskifte.

Stänga räkenskapsår

När du är helt klar med ett räkenskapsår och bokslutet är fastställt rekommenderar vi att du stänger det året för att förhindra att du gör några ändringar av misstag. Om det uppdagas några fel som måste rättas på det räkenskapsåret kan du enkelt öppna det för att göra kompletteringar.

Arbetsgång

  1. Välj Aktivitet – Stäng räkenskapsår. Ett annat sätt att stänga ett räkenskapsår är att gå via Aktivitet – Räkenskapsår – Redigera – Redigera inställning för räkenskapsår. Markera Räkenskapsår låst (röd markering) vilket innebär att hela räkenskapsåret är låst (stängt) för registrering och ändring.
  2. Om du inte har bokfört årets resultat kommer programmet att föreslå att vinsten/förlusten ska bokföras.

Observera att du inte kan låsa ett räkenskapsår om resultatet inte är bokfört.

Om du aktiverat funktionen för kontoavslut i företagsuppgifterna kommer programmet automatiskt att boka om saldona på de konton där kontoavslutet är påslaget. Det vanligaste är kontona för eget kapital i enskild firma, men även för aktiebolag kan det vara användbart för att boka om årets resultat till vinst/förlust föregående år. Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Kontoavslut.

Öppna räkenskapsår

Om du kommer på att du gjort något fel och behöver ändra något kan du öppna ett låst räkenskapsår för att komma åt att göra ändringen. Du kan inte ändra i de befintliga verifikationerna, som är låsta, däremot går det bra att komplettera med ytterligare verifikationer. En låst verifikation ändrar du med hjälp av en ändringsverifikation. Här kan du läsa mer om Ändringsverifikationer.

Välj Aktivitet – Räkenskapsår – Redigera – Redigera inställning för räkenskapsår. Här kan du välja:

  • Löpande bokföring aktiv (grön flagga) – om du vill komma åt att registrera eller ändra verifikationer för räkenskapsårets ”vanliga” perioder. Bokslutsperioden är fortsatt låst.
  • Bokslut aktivt (gul flagga) – om du vill registrera eller ändra verifikationer i bokslutsperioden, övriga perioder förblir låsta.