Automatiserat leverantörsfakturaflöde

Med våra tjänster kan hela eller delar av leverantörsfakturaflödet automatiseras. Flödet kan effektiviseras både för företagare som sköter sin egen administration och för redovisningsbyråer som hanterar kundföretagens leverantörsfakturor. Med vår lösning väljer du om du vill automatisera alla moment i fakturaflödet eller bara vissa. Störst utväxling får du om du väljer hela flödet, men du kan av olika skäl vilja göra på ett annat sätt som passar er situation bättre, och då är det möjligt.

För redovisningsbyråer som vill automatisera fakturaflödet i kundföretag rekommenderar vi våra nya webbtjänster. Med webbtjänsterna ger du dina kunder en ny och bättre upplevelse – i mobil, app och webb – samtidigt som byrån i realtid får in digitala underlag i BL Administration.

Kort kan man sammanfatta flödet med att man med full automatik i form av e-postportal, tolkning och automatisk ankomstregistrering minimerar den manuella hanteringen av leverantörsfakturan. Första gången en person behandlar fakturan är när företagaren godkänner och betalar fakturan i mobilen eller på webben. Redovisningsbyrån stämmer därefter av reskontran och granskar så att allt är korrekt. Därefter arkiveras det digitala underlaget i systemet.

Vi beskriver nedan hur du effektiviserar de olika stegen i flödet – från att fakturan inkommer till dess att den är bokförd, betald och arkiverad i systemet. Därefter kan du läsa om hur du aktiverar de olika tilläggstjänsterna som hjälper dig att förenkla hanteringen av leverantörsfakturorna.

  • Fakturan inkommer digitalt
  • Tolkning och automatisk ankomstregistrering
  • Attest och betalning
  • Avstämning av reskontran
  • Digital lagring
  • Aktivera webbtjänster

Fakturan inkommer digitalt

En förutsättning för att använda det automatiserade leverantörsfakturaflödet är att leverantörsfakturan kommer in till systemet i digital form. Detta kan ske på olika sätt, men det allra smidigaste är att använda vår e-postportal.

BL e-postportal

Med e-postportalen får du en särskild e-postadress (exempel på formatet för dessa adresser: visningforetaget_1234@blarkiv.se) knuten till din molndatabas som leverantörsfakturorna skickas till. Du väljer om du vill lämna ut e-postadressen direkt till leverantörerna eller om du själv vidarebefordrar fakturor du får in per mail till den aktuella e-postadressen.

Här kan du läsa mer om E-postportal >>

Omvandla pappersfakturor till digitalt format

Leverantörsfakturor som kommer i pappersformat kan du skicka in till systemet på olika sätt.

  • Björn Lundén-appen – Med vår app kan kundföretaget fota leverantörsfakturor på samma sätt som kvitton. Kunden kategoriserar underlaget som leverantörsfaktura och denna landar sedan direkt i molndatabasen så att fakturan kan hanteras, precis som när e-postportalen används. Här kan du läsa mer om Kvittohantering på webben.
  • Skanning av leverantörsfakturor – Om du föredrar att skanna in pappersfakturorna kan du på många skanners välja att skicka de inskannade dokumenten till en e-postadress, som skulle kunna vara e-postportalen. Du kan också manuellt ladda upp de skannade dokumenten i BL Administration, men det senare alternativet ger dig ytterligare ett manuellt moment i leverantörsfakturaflödet. Här kan du läsa mer om Skanning av leverantörsfakturor.

Tolkning och automatisk ankomstregistrering

Med vår tolkningstjänst kan du få automatisk ankomstregistrering av leverantörsfakturorna. Det innebär att tolkningsroboten tar över ansvaret för registreringen och konteringen av fakturorna från dig som redovisningsbyrå. Din roll blir istället att i efterhand, senare i flödet, kontrollera och eventuellt rätta felaktigheter kring reskontraposten (läs mer om det längre ned).

Det finns tre nivåer av automatik i registreringen av leverantörsfakturor, och du hittar inställningen genom att klicka på Tilläggstjänster (pusselbiten) i snabbmenyn högst upp i BL Administration. När du aktiverat Tolkning för företaget klickar du på knappen Inställningar.

    • Registrera alla fakturor manuellt – Bara genom att aktivera tolkning får du en inbyggd automatik i registreringen. Programmet kommer att ge dig ett registreringsförslag när det gäller fakturans ”basuppgifter” såsom fakturanummer, datum, belopp mm samt ett konteringsförslag baserat på hur fakturor till den aktuella leverantören tidigare bokförts. Så det manuella arbetet i det här fallet ligger i att du tittar på registreringsförslaget och godkänner (eller justerar) det. Efter inlärning kommer tolkningsroboten att ge dig ett fullständigt registreringsförslag, vilket betyder att du som redovisningsbyrå godkänner registreringen innan fakturan går iväg till företagaren för attest.
    • Registrera alla fakturor från valda leverantörer automatiskt – Om du vet med dig att tolkningen ger kompletta och korrekta registreringsförslag på fakturor från vissa leverantörer, men inte från alla (kanske har företaget vissa leverantörer som återkommer ofta, medan andra endast fakturerar någon enstaka gång) kan du med fördel använda dig av detta alternativ. Fakturor från de leverantörer du anger ska automatregistreras kommer ankomstregistreras av systemet och gå direkt till företagaren för attest och eventuell betalning. Fakturor där inställningen inte görs kommer att hanteras enligt punkten ovan och ger dig möjlighet att kontrollera dem innan de når företagaren. Du gör inställningen för vilka leverantörer som ska automatregistreras på leverantörskortet i BL Administration.
    • Registrera alla fakturor automatiskt – För helt automatiserad hantering av leverantörsfakturorna väljer du detta alternativ. Då kommer alla fakturor från alla leverantörer att gå direkt till företagaren för attest och eventuell betalning och behöver inte ankomstregistreras av redovisningsbyrån. Detta gäller under förutsättning att tolkningsroboten kan utläsa de väsentliga uppgifterna som krävs för en komplett reskontrapost, dvs fakturanummer, belopp osv. Om registreringsförslaget från tolkningen inte är komplett kommer just dessa leverantörsfakturor att hanteras enligt punkten ovan.
    • Standardkonto – I första hand kommer ett konteringsförslag från tolkningen att användas vid automatregistreringen, dvs du får ett förslag på kostnadskonto baserat på hur fakturor från samma leverantör konterats tidigare. Skulle ett sådant saknas finns en prioriteringsordning för hur kontot som används hämtas. Om fakturan blir felaktigt bokförd kan du naturligtvis ändra detta i efterhand, exempelvis i samband med avstämningen.Så här ser prioriteringsordningen ut:
      1. Kostnadskonto enligt tolkningsresultat.
      2. Kostnadskonto på leverantörskortet för aktuell leverantör.
      3. Kontot som anges i denna inställning för standardkonto.
      4. Obs-kontot i företagsuppgifterna för bokföring (normalt 2999).
      5. Vid saknat Obs-konto kommer 2999 att användas.
    • Standardattestant – Om man angett en förvald attestansvarig på leverantörskortet kommer fakturan att registreras på denna. Saknas däremot en sådan kommer programmet att gå på den här angivna standardattestanten.

    Här kan du läsa mer om Tolkning >>

    Attest och betalning

    Om attesthantering används kommer den som ska attestera fakturan att få en push-notis och/eller en mailnotifiering när en leverantörsfaktura ska godkännas i Björn Lundén-appen eller på webben, app.bjornlunden.se. Med ett helautomatiskt flöde blir alltså detta första gången en fysisk person hanterar leverantörsfakturan. Om en bankintegration används kan attestanten, om denne har rättighet, i samma stund som fakturan godkänns även betala densamma. Betalningen godkänns med BankID.

    Har attestanten inte rättighet att betala fakturan godkänns den och skickas vidare till en slutattestant med rättighet för betalning. Betalningar kan också göras av flera leverantörsfakturor i klump via menyalternativet Bank & betalning.

    Här kan du läsa mer om Attest >>
    Här kan du läsa mer om Bank & betalning >>

    Avstämning av reskontran

    När du jobbar med ett helautomatiserat leverantörsfakturaflöde och tolkningsroboten gjort en lyckad ankomstregistrering är det i samband med avstämning som du på redovisningsbyrån första (och enda) gången hanterar en leverantörsfaktura. Detta innebär att arbetet, till skillnad mot vid ett traditionellt och manuellt arbetssätt, förflyttas från registrering till avstämning.

    Återredovisning bevakade fakturor

    När man betalar en faktura med via en bankintegration (Bank & betalning) kommer betalningsuppdraget att skickas för bevakning till banken. När betalningen senare har utförts kommer återrapporteringen att hämtas in till databasen automatiskt, som användare behöver man endast öppna funktionen för Återredovisning Pg/Bg och bekräfta de fakturor som hittas och matchas av systemet.

    Avstämning leverantörsreskontra

    Om du behöver justera något i efterhand kan du göra det i funktionen Avstämning leverantörsreskontra i BL Administration (nås i snabbmenyn).

    I funktionen stämmer du av eventuella differenser mellan bokföring och reskontra. Du har också möjlighet att klicka dig in på en journal och reskontrapost för att se hur fakturan hanterats och registrerats. Väl inne på en reskontrapost kan du också se om den automatregistrerats eller inte. Du tar dig också från avstämningsfönstret smidigt in i bokföringen där du har möjlighet att öppna verifikat för att korrigera eventuella felaktigheter.

    Eftersom Obs-kontot (normalt 2999) kan bli aktuellt vid registrering kan det vara en bra idé att titta även på dessa i kontokontrollen, för att fånga upp eventuellt ”okonterade” leverantörsfakturor för justering i efterhand.

    Här kan du läsa mer om Avstämning av leverantörsreskontra >>

    Digital lagring

    När fakturan är bokförd och betald finns underlaget digitalt lagrat i molndatabasen och är kopplat till reskontraposten och sökbara för både redovisningsbyrån och företagaren. Redovisningsbyrån hittar kanske smidigast underlagen genom att bläddra mellan fakturorna i reskontran. Genom att klicka in sig på respektive post finns dokumentet kopplat i anslutning till detaljerna för posten.

    Företagaren kan i Björn Lundén-appen välja att se alla leverantörsfakturor som attesterats i listan och på så sätt smidigt bläddra mellan de inkomna leverantörsfakturorna.

    Aktivera webbtjänster

    De tjänster som kan användas för att effektivisera och automatisera leverantörsfakturaflödet och som beskrivits i arbetsflödet ovan är:

        • E-postportal
        • Kvittohantering
        • Tolkning
        • Attest
        • Bank & betalning

    Dessa är tilläggstjänster som kan användas av företagare eller vid byrå-kundsamverkan. Samtliga tjänster ingår i vårt mellanpaket för byrå-kundsamverkan. Tjänsterna aktiveras via knappen Tilläggstjänster (pusselbiten) längst upp i BL Administration eller på app.bjornlunden.se.