Nyheter i version 2018.2.100

Nedan listas de större förändringar som gjorts i programmet sedan version 2018.1.100 som släpptes i januari 2018.

Versionen innehåller utökade funktioner i vår tjänst BL Fakturaflöde (e-faktura), uppdateringar för dig som som kör semesterhanteringen i BL Lön Plus och ska göra ett semesterårsbyte när alla avvikelser för intjänandeåret är registrerade. Vi har även gjort förberedelser när det gäller vår nya tjänst BL Tolkning, som kommer att bli tillgänglig under våren!

  • Allmänt
  • Bokföring
  • Leverantör
  • Lön

Allmänt

BL Fakturaflöde

Från och med version 2018.2.100 är det enklare att komma igång med BL Fakturaflöde! Många företag kräver en inbjudan, eller förfrågan, innan det går att att skicka e-fakturor till dem, eller ta emot e-fakturor från dem. Det innebär att de behöver godkänna dig som motpart innan ni kan börja skicka e-fakturor till varandra. Inbjudningarna skickas via e-post och hanteras i ett eget fönster i programmet som du kommer åt från flera olika ställen, exempelvis Aktivitet – Inbjudan e-faktura i BL Fakturering och Aktivitet – E-faktura – Inbjudan e-faktura i BL Leverantör. Du kan också nå inbjudningsfönstret från företagsuppgifterna där du aktiverar BL Fakturaflöde. I listan gör du olika urval beroende av om det är kunder eller leverantörer du vill bjuda in. Du kan också kontrollera status på en skickad inbjudan eller skicka den på nytt i fönstret.

E-faktura inbjudningar

Ytterligare en nyhet är att en inbjudan kan skickas direkt när du lägger upp en ny kund eller leverantör i respektive register. Om du fyllt i e-postadress på din kund/leverantör samt någon av uppgifterna organisationsnummer, GLN-nummer eller VAT-nummer får du en fråga om programmet ska göra en kontroll ifall motparten kan ta emot eller skicka e-faktura. Om svaret inte blir Ja direkt skickas en inbjudan per e-post som motparten först måste besvara.

BL Fakturaflöde är en tilläggstjänst för dig som kör BL Fakturering eller BL Leverantör. Priset för tjänsten är 2,50 kr per skickad eller mottagen e-faktura.

Här kan du läsa mer om BL Fakturaflöde.

Skapa BL Konto från BLA

Vissa tilläggstjänster, bland annat BL Fakturaflöde, kräver att du har ett BL Konto för att du ska kunna ansluta dig mot tjänsten och använda den. Om du sedan tidigare har ett BL Konto för en annan tjänst räcker det att BL Fakturaflöde läggs till för din användare. Saknar du ett BL Konto behöver det läggas upp. Från och med nu kan du själv göra detta inifrån programmet för att på så sätt komma igång med nya tjänster snabbare.

Genom att välja Arkiv – Systemunderhåll – BL Konto hämtas faktureringsuppgifterna från din licens, och företagsuppgifterna för det företag du är inloggad på när du lägger till tjänsten. Det enda du behöver komplettera med är e-postadresserna för de personer som ska använda sig av tjänsten. När en ny användare läggs till skickas ett e-postmeddelande där användaren själv aktiverar sitt BL Konto genom att välja användarnamn och lösenord. Dessa uppgifter kan sedan sparas på användaren i BL Administration för smidigast hantering vid användande av tjänsten. Här kan du läsa mer om Användare i BL Administration.

Tänk på att tjänster behöver aktiveras för varje företag separat. Det innebär att du, om du vill köra exempelvis BL Fakturaflöde på flera företag, behöver skapa BL Konto/lägga till tjänsten inifrån flera olika företag i din företagslista.

Här kan du läsa mer om BL Konto.

Bokföring

BAS 2018/SRU-koder/Räkenskapsscheman

I version 2018.2.100 finns den nya baskontoplanen, BAS 2018, inlagd under Hjälp – Kontoplaner. Inför deklarationen har vi även uppdaterat SRU-koder och räkenskapsscheman. I samband med exempelvis en SIE-export frågar programmet dig om SRU-koderna ska uppdateras, men du kan också göra det själv under Uppläggning – Kontoplan – Mer – Importera SRU-koder. Ett räkenskapsschema som du kan använda dig av vid deklarationen hittar du under Utskrift – Bokföringsrapporter. 

Här kan du läsa mer om SIE-export.

Här kan du läsa mer om Bokföringsrapporter.

Leverantörsreskontra

BL Tolkning

En av våra största nyheter i vår är BL Tolkning. I version 2018.2.100 har vi förberett BL Administration för att ta hand om tolkningsresultatet, men tjänsten i sig har ännu inte släppts – det sker inom kort!

Med BL Tolkning kan du få dina leverantörsfakturor tolkade av en robot, vilket snabbar upp och automatiserar registreringen av dessa. Genom att de inkomna fakturorna först passerar tolkningsroboten har du vid registreringen både basuppgifter och ett konteringsförslag på plats, något som även minskar risken för fel på grund av den mänskliga faktorn.

BL Tolkning är en tilläggstjänst som kostar 39 kr/månad och företag. Du beställer och aktiverar tjänsten inifrån programmet via Arkiv – BL Integration. Observera att du behöver aktivera tjänsten inifrån varje företag du avser att använda den för. Tjänsten kräver att databasen ligger i molnet.

När en leverantörsfaktura landar i molndatabasen skickas den automatiskt iväg för tolkning och när du sedan är redo att registrera fakturorna kommer flera av fälten att vara förifyllda. Utifrån hur du konterat liknande fakturor tidigare kommer även ett konteringsförslag att presenteras. Roboten bygger på AI (artificiell intelligens) och lär sig efter hand. Ju fler fakturor som registreras, desto mer träffsäker blir roboten.

Här kan du läsa mer om BL Tolkning.

Lön

Samtliga nyheter i lön som beskrivs nedan gäller dig som använder semesterhanteringen i BL Lön Plus.

Genomsnittlig sysselsättningsgrad

Normalt sett beräknar programmet en genomsnittlig sysselsättningsgrad baserad på det arbetsschema som finns inlagt på den anställde. Ibland kan det dock vara aktuellt att göra avsteg från detta. Ett exempel kan vara om sysselsättningsgraden enligt avtalet ska ändras på grund av deltidssjukskrivning. Schemat behöver då finnas kvar i grunden för att avvikelserna ska beräknas korrekt, men den genomsnittliga sysselsättningsgrad som används vid semesterberäkningen kan behöva ändras. Vi har därför lagt in denna möjlighet på anställdakortet, Uppläggning – Anställda – fliken Semester och ackumulatorer. Du sätter en bock i rutan och anger den genomsnittliga sysselsättningsgrad du räknat fram och som ska gälla för hela året.

När programmet sedan ska återgå till att beräkna sysselsättningsgraden enligt arbetsschemat på den anställda, exempelvis vid nästa semesterberäkning, tar du bort bocken i rutan igen.

Genomsnittlig sysselsättningsgrad

Notera att detta fält endast är aktivt om man använder semesteravtalet månadslön med semestertillägg. Vid procentregeln används inte sysselsättningsgraden på samma sätt och när det gäller sammalöneregeln får man inte använda den i de fall de anställda ändrar sysselsättningsgrad – man bör i dessa fall istället växla över till procentregeln.

Obetald semester innan årets semesterdagar är uttagna

Ibland är det aktuellt att betala ut obetald semester innan årets semesterdagar är uttagna. Vi har därför lagt in ett alternativ för det vid registrering av avvikelsen semester. Genom att välja alternativet Semester, uttag obetalda dagar kommer lönearter för obetalda dagar att användas istället.

Uttag obetald semester

Ingångsvärden för semester – procentregeln 12% månadslön

När man byter från ett annat system kan det bli aktuellt att justera antalet arbetade timmar. Det gäller de tillfällen då man arbetat mer (övertid) eller mindre än vad schemat som väljs på de anställda säger. I dessa fall kan du fylla i den arbetade tiden utöver schemat i ingångsvärdena för semester där vi öppnat upp fältet Arbetad tid utöver schema.

Observera att det endast är vid procentregeln och månadslön du ska ange antalet arbetade timmar utöver schemat. Om den anställde har semesteravtalet procentregeln 12% timlön ska den totala arbetade tiden anges i fältet som då heter Arbetad tid.

Här kan du läsa mer om Ingångsvärden för semester.

Ändra på låsta lönerader

Tidigare har det endast varit möjligt att ändra beloppen på låsta (röda) rader i löneregistreringen. För att göra det mer flexibelt finns nu möjlighet att ändra både bokföringskonto och kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt. Det är endast de kolumner du har framme i löneregistreringsbilden som kommer att vara möjlig att ändra när du högerklickar på en rad och väljer Ändra låst rad. Du når även möjligheten att ändra uppgifterna genom att välja Mer – Ändra låst rad.

Ändra låst rad

Automatisk hantering av semestergrundande frånvaro

Från och med version 2018.2.100 kan BL Lön Plus automatiskt hålla reda på när man slår i taket för semestergrundande frånvaro. För olika frånvarotyper är olika antal dagar semestergrundande, dvs hur många dagar programmet ska använda vid beräkningen av antalet semesterdagar för en person. Vid procentregeln används de dessutom vid beräkningen av värdet på semester, då semestergrundande frånvaro ersätts med en snittimlön. De flesta frånvaroorsaker nollställs varje semesterår, medan några, som tex föräldraledighet och 10-dagar (pappadagar) gäller per barn.

Ingångsvärden för de frånvarotyper som nollställs årligen läggs som vanligt in i ingångsvärdena. Detsamma gäller för de som istället gäller per barn. Dock kan det i dessa fall vara vissa dagar som utnyttjats även före intjänandeåret. I dessa fall ska du sätta ner antalet semestergrundande dagar via knappen Semestergrundande frånvaro under Uppläggning – Anställda – fliken Semester och ackumulatorer. Det är även här du behöver utöka antalet dagar om den anställde är ensamstående och/eller får ytterligare ett barn.

Semestergrundande franvaro

Vid registrering av avvikelser fanns tidigare endast en bockruta där du själv fick ange om frånvaron var semestergrundande eller ej. Nu finns även valet Automatisk hantering, vilket medför att programmet automatiskt kommer att fördela rätt antal dagar som semestergrundande, och resterande som ej semestergrundande. Det finns även möjlighet att frångå programmets förslag om du önskar.

Tänk på att om du ändrar inställningen för semestergrundande frånvaro kommer det att påverka semesterberäkningen för den anställde.

Registrering avvikelser

Här kan du läsa mer om Semestergrundande frånvaro.

Nollning av semestergrundande frånvaro vid semesterårsbytet

Som en följd av att programmet kan hålla reda på semestergrundande frånvaro har vi dessutom lagt in en funktion som automatiskt nollställer dessa i samband med byte av semesterår. Det innebär att nästan alla frånvaroorsaker kommer att nollställas i och med att du byter semesterår. Undantagen är föräldraledighet och 10-dagar (pappadagar) som gäller per barn. Dessa kommer aldrig att nollställas, utan om den anställde får fler barn och därmed fler semestergrundande frånvarodagar att nyttja fyller du på med flera dagar på anställdakortet enligt ovan.

Efter ett byte av semesterår rensas kolumnen Innevarande år på anställdakortets flik för Semester och ackumulatorer, medan kolumnen Ack som innefattar de frånvaroorsaker som gäller exempelvis per barn fortsätter att löpa på.

Här kan du läs mer om Byte av semesterår och Semestergrundande frånvaro.

Semesterbesked via e-post

Inför semesterårsbytet har vi i BL Lön Plus lagt in en möjlighet att skicka de semesterbesked programmet producerar i samband med att du byter semesterår via e-post. En förutsättning är naturligtvis att en e-postadress finns angiven på anställdakortet.

Du når funktionen under Aktivitet – Årsrutiner –  Byte av semesterår.

Semesterbesked via epost

Värt att notera är att ett semesterbesked inte innehåller några känsliga personuppgifter och därmed är okej att skicka via e-post även när GDPR träder ikraft 25 maj 2018.

Här kan du läsa mer om Byte av semesterår.