Nyheter i version 2019.2.100

Nedan listas de större förändringar som gjorts i programmet sedan version 2019.1.100 som släpptes i januari 2019.

Versionen är särskilt viktig för dig som kör BL Lön Plus då den innehåller uppdateringar inför semesterårsbytet som vanligtvis görs i april (när den sista avvikelseperioden på det gamla semesteråret är uppdaterad).

  • Allmän
  • Bokföring
  • Fakturering
  • Leverantör
  • Lön
  • Lön Plus

Allmän

BL Finans

BL Finans är ett samarbete mellan Björn Lundén och finansbolaget Capcito där företag kan få smidig finansiering på några få klick – direkt i BL Administration. Det finns för närvarande tre tjänster att välja mellan:

  • Fakturasälj: Att sälja fakturor ger företaget betalt direkt och du behöver inte vänta på att kunderna ska betala, vilket vanligtvis sker på förfallodagen.
  • Fakturabelåning: Belåning upp till 70–95% av fakturans värde. Genom att belåna fakturor kan du stärka kassaflödet och växa snabbare.
  • Företagslån: Lån upp till 300 000 kr, under 3–24 månader.

För att kunna köra BL Finans krävs att du har BL Fakturering i molnet. Här kan du läsa mer om vår molnlösning. Saknar du licens för att lagra databasen i molnet, kontakta någon av våra säljare på salj@blinfo.se eller 0650-54 14 00.

Förutom att databasen ska ligga i molnet krävs att du har företagsnamn, e-postadress och organisationsnummer inlagt i de generella företagsuppgifterna.

Du når BL Finans genom en ny ikon uppe i menyraden.

Här kan du läsa mer om BL Finans.

Bokföring

Justeringar i representation

I verifikationsregistreringen finns sedan tidigare knappen Representation. Funktionaliteten bakom knappen är korrigerad för att bättre stämma överens med gällande regler.

Här kan du läsa mer om Representation.

Fakturering

Möjlighet att skapa fil för fakturaförsäljning

Inställningarna för elektroniskt fakturahantering hittar du under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH-elektronisk fakturahantering. På fliken Övrigt kan du göra inställningar för e-fakturaformat. Här finns också möjlighet att ange formatet på en fil du kan använda dig av om du vill sälja dina fakturor till en annan aktör än BL Finans. Istället för att du skickar fakturor till din kund skapas istället en fil som du levererar till den aktör du väljer att sälja dina fakturor till. Det är sedan det mottagande företaget som levererar fakturan till din kund.

De nya format som finns att använda är Fakturagram (Inkassogram) och Övriga. Se till att även ange sökvägen till platsen där filen ska sparas så att du enkelt hittar den när du ska ladda upp/skicka den till din samarbetspartner.

Bokföringskonton per momssats

I företagsuppgifterna för fakturering kan du sedan tidigare ange olika konton för försäljning, expeditionsavgift och frakt för olika momssatser. Dessa används främst av iZettle-integrationen, men kan även användas när man skriver in rader i fakturaregistreringen utan att använda artiklar (om artiklar används anges försäljningskonton på artiklarna).

För att använda kontona på detta sätt, alltså att konteringen blir annorlunda om du ändrar momskod på en rad behöver du sätta en bock i inställningen Byt konto i fakturaregistrering om momskod ändras och artikelnummer saknas. Du hittar inställningen under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – fliken Redovisning.

Här kan du läsa mer om Företagsuppgifter för fakturering.

Fakturor i mellanläge

Om man försöker uppdatera fakturor till en låst period får man sedan tidigare ett meddelande där man har möjlighet att avbryta uppdateringen. Görs detta hamnar fakturorna i ett mellanläge och vi har märkt att de ibland har varit lite svåra för användarna att hitta fakturorna. Nu kommer du att få en avisering om detta i samband med att du försöker uppdatera andra fakturor. Aviseringen underlättar för dig att hitta fakturorna, vilket är under Utskrift – Journaler – Kundfakturajournal – ouppdaterad.

Här kan du läsa mer om Uppdatering av fakturor.

Leverantör

Förbättringar på leverantörskortet

Vi har lagt in ett par kontroller på leverantörskortet, för att undvika att uppgifter läggs in felaktigt:

  • Det är inte längre möjligt att lägga in bokstäver i fältet för organisationsnummer
  • Landskod på fliken utlandsbetalningar anges alltid med versaler och även om du anger dem med gemener kommer programmet att göra om dessa till stora bokstäver.

Här kan du läsa mer om Leverantörer.

Sökväg skannade leverantörsfakturor behövs inte längre för BL e-postportal

En förutsättning för att du ska kunna köra BL Tolkning och BL e-postportal är att du i företagsuppgifterna för leverantörsreskontran har inställningen Importera skannade fakturor/e-fakturor för senare registrering. Något som känts bakvänt är att dessutom ange en sökväg till en dokumentmapp om e-postportalen används, eftersom leverantörsfakturorna i det läget inte hamnar i någon mapp utan landar automatiskt i databasen. Därför har vi förenklat så att du nu kan använda e-postportalen utan att peka ut någon mapp.

Här kan du läsa mer om BL e-postportal och BL Tolkning.

Lön

Justering karensavdrag

Från och med 1 januari 2019 gäller nya regler om karensavdrag. I tidigare versioner av programmet har vi haft problem när karensavdraget inte hinner bli helt använt innan avvikelseperioden är slut, det vill säga när sjukdomsperioden spänner över två avvikelseperioder. Om endast en del av karensavdraget har kunnat nyttjas under den avvikelseperiod där den anställde insjuknar, exempelvis när personen är sjuk del av dag, har programmet inte kunna ”fortsätta” använda det i den kommande avvikelseperioden, vilket fått till följd att de anställda kan ha fått för hög sjuklön för sjukperioden. Detta är åtgärdat i och med version 2019.2.100.

Här kan du läsa mer om Karensavdrag i BL Lön och här läser du om Karensavdrag i BL Lön Plus.

Lön Plus

I Lön Plus ingår även nyheterna under rubriken Lön.

Förbättrad schemavy

Inför denna programversion har vi byggt om schemavyn, alltså fönstret du jobbar i när du lägger upp arbetsscheman, för att den ska bli tydligare och bättre för er användare. Det nya fönstret hittar du precis som tidigare under Uppläggning – Arbetsschema. Vår förhoppning är att du får en bättre överblick över de scheman som finns upplagda och hur de är kopplade till de anställda.

I den vänstra listan visas samtliga anställda, och i den högra de arbetsscheman som finns upplagda. Genom att klicka på en anställd ser du vilka scheman som är kopplade till just den personen samt från när de gäller. Det är också när du klickat på en anställd som du kan koppla ett nytt schema till personen.

Här kan du läsa mer om Arbetsschema.

Möjlighet till schema utan timmar

Vi har nu skapat möjlighet att lägga upp scheman som innehåller sysselsättningsgrad och semesterfaktor, men inte timmar. Ett schema av denna typ är främst tänkt att användas när de anställda har en fastställd sysselsättningsgrad i grunden, men arbetar oregelbundet under månaden. Tidigare har vi rekommenderat att lägga upp ett så kallat ”nollschema”, men då har det varit problem att registrera semester för de anställda då ingen sysselsättningsgrad eller semesterfaktor funnits att tillgå i dessa lägen.

Från och med version 2019.2.100 har vi öppnat upp fälten genomsnittlig veckoarbetstid i timmar respektive dagar. Dessa fält är öppna under förutsättning att du inte angett några timmar i fälten på respektive veckodag ovanför. För att sysselsättningsgrad och semesterfaktor ska beräknas krävs naturligtvis att du även angett vad veckoarbetstiden vid heltid är i timmar och dagar.

Om du använder ett nollschema på anställda som har ett semesteravtal är vår rekommendation att du lägger upp ett nytt schema där du även fyller i ovanstående uppgifter. Välj därefter det nya arbetsschemat på de anställda som är berörda så kommer du att kunna registrera uttag av semester även för dessa personer.

Här kan du läsa mer om Arbetsschema.

Ändring av schemat i samband med avvikelseregistreringen

När man har ett nollschema/schema utan timmar krävs att man justerar arbetsschemat för den dag/de dagar man ska registrera avvikelser på. I den senaste versionen av programmet har vi gjort detta enklare och du kan göra en ändring i schemat i samband med att du registrerar avvikelserna för personen. Du gör detta genom att bocka i rutan Ändra arbetstiden i arbetsschemat när du registrerar avvikelsen samt anger hur många timmar personen i fråga skulle ha arbetat den eller de dagar som frånvaron omfattar. Om det varierar mellan dagarna måste avvikelserna registreras separat för varje variation i antalet timmar.

Här kan du läsa mer om Avvikelser.

Förbättringar kring slutlön

Från och med version 2019.2.100 är funktionaliteten för slutlön mer flexibel än tidigare. Vi har öppnat upp möjligheten att registrera en slutlön även på slutdatum innan den aktiva löneperioden. Det betyder att du, om du gör slutlönen i efterhand, kan välja ett slutdatum när som helst under aktuellt semesterår.

Vid månadslön gör programmet en proportionering av månadslönen om slutdatumet infaller under den aktiva löneperioden. Om slutdatumet infaller innan aktiv löneperiod kommer ingen månadslön att hämtas upp. Semesterberäkningen görs fram till och med slutdatumet och kvarvarande semesterdagar, pågående, årets och sparade, hämtas upp i löneregistreringen.

För att göra en slutlön väljer du Mer – Slutlön i löneregistreringen för den anställde.

Här kan du läsa mer om Löneregistrering.

Ändrad sysselsättningsgrad vid sammanfallande intjänande- och semesterår

När man tillämpar sammanfallande intjänande- och semesterår tar man vanligtvis ut vissa av semesterdagarna innan man egentligen tjänat in dem. Det innebär att programmet vid årets slut måste göra en kontroll för att dels se att man inte tagit ut för många dagar jämfört med de man tjänat in, dels se om värdet av semestern motsvarar det belopp man fått utbetalt. Om det finns en differens kommer programmet att justera detta i samband med första lönekörningen efter semesterårsbytet.

Tidigare har programmet enbart tittat på den aktuella sysselsättningsgraden vid uttagstillfället, vilket har gett effekten att även om man känt till en justering av sysselsättningsgraden senare under året har ingen hänsyn tagits till det i samband med att semestern tagits ut, vilket har lett till en högre korrigering på nya året än om programmet använt en genomsnittlig sysselsättningsgrad vid uttagstillfället. Programmet använder från och med nu den genomsnittliga sysselsättningsgraden vid uttag av semester och därför bör man, om man känner till det, lägga in även framtida scheman för en mer korrekt beräkning av värdet på semesterdagarna för att undvika att den anställde får för hög eller för låg semesterlön redan när den tas ut.

Här kan du läsa mer om Sammanfallande intjänande- och semesterår.

Förändringar i semesterhanteringen

Vi har gjort ett antal ändringar när det gäller semesterhanteringen. En större förändring är att vi gjort om databasstrukturen i syfte att det ska vara enklare att hålla reda på vilken typ av semesterdag som används vid uttaget. Detta för att vi på ett bättre sätt ska kunna hålla reda på bland annat preliminära semesterdagar (som uppstår när man har bruten löneperiod som spänner över två semesterår och uttaget görs på det nya året innan semesterårsbytet är gjort).

Det du kommer att märka av som användare är att programmet efter versionsuppdateringen gör en kontroll av semesterdagarna, vilket kan ta en liten stund om du har många anställda i företaget. Du ser att programmet jobbar längst ner till höger på skärmen.

Vi har även korrigerat några små problem:

  • Vid sammalöneregeln har programmet gjort en felaktigt beräkning vid utbetalning av rörligt semestertillägg. Det blev dessutom fel i semesterskuldlistan i samband med semesterårsbytet.
  • Fullt uttagen sparad semester kunde ge tomma rader i semesterskuldlistan. Det påverkade inte antalet semesterdagar eller dess värde utan var ett visningsfel.

Lön registrerad innan semesterhanteringen aktiverades

Vi har korrigerat ett problem med att värden för semestergrundande lön och arbetade timmar (tex månadslön/timlön mm) inte kom med i semesterberäkningen (gäller procentregeln). Naturligtvis krävs att du på de lönearter som ska ingå i beräkningsunderlaget för procentregeln har markerat detta på fliken Lön och skatt på löneartskortet.

Beloppen och timmarna kommer att presenteras under rubriken Lilla lön i sammanställningen, detta för att skilja dem från löner registrerade i en löneperiod efter att semesterhanteringen aktiverats.

Här kan du läsa mer om Byte av semesterår.

Extra lön

Nu kan du lägga en extra lön tidigare än den senaste löneperioden. Det innebär att du, när du skapar en extra lön, kan välja vilken löneperiod som helst. I en extra lön kan du registrera treställiga lönearter, men också hämta in avvikelser under förutsättning att den extra lönens avvikelseperiod inte inträffar innan den senaste ordinarie löneperiodens avvikelseperiod. Om den extra lönen har ett tidigare datum kan alltså endast treställiga lönearter användas.

För att skapa en extra lön får du inte ha någon annan, ordinarie löneperiod öppen/aktiv.

Här kan du läsa mer om Löneperioder.