BL Fakturaflöde

Med BL Fakturaflöde kan du skicka och ta emot e-fakturor direkt i systemet. För att kunna skicka och ta emot e-fakturor krävs att du finns med i en katalog över sändare och mottagare i en e-fakturaväxel. Genom att göra rätt inställningar i programmet kan du komma igång med tjänsten smidigt. Du kan dessutom bjuda in dina fakturamottagare och fakturaavsändare i programmets inbjudningsfunktion för e-fakturor.

Användandet av BL Fakturaflöde debiteras transaktionsvis i efterskott. Här kan du läsa mer om Priser och avtal för BL Fakturaflöde.

Med BL Fakturaflöde skickar du e-fakturor till andra företag att hämta inne i deras ekonomisystem, du kan inte skicka e-fakturor till privatpersoner för hämtning i internetbanken.

  • BL Konto
  • Skicka e-fakturor med BL Fakturaflöde
  • Ta emot e-fakturor med BL Fakturaflöde
  • Inbjudningar e-faktura
  • GLN-nummer

BL Konto

För att kunna köra BL Fakturaflöde krävs att du har ett BL Konto med den aktuella tjänsten registrerad på det företag du ska jobba med BL Fakturaflöde. Om du sedan tidigare har ett BL Konto för någon av våra tjänster BL Skatt i molnet, BL Bokslut i molnet, BL Byråstöd eller Digitala Företaget kommer du att använda samma inloggningsuppgifter för BL Fakturaflöde. Har du inte tidigare kört BL Fakturaflöde för det valda företaget behöver tjänsten läggas till innan du kan använda funktionaliteten för BL Fakturaflöde.

Det är viktigt att organisationsnumret i det företag du vill använda BL Fakturaflöde för är angivet under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella. För att det ska fungera krävs dessutom att detta organisationsnummer är registrerat för det aktuella företaget i BL Konto, i annat fall sker ingen matchning och du kan inte använda tjänsten.

Skapa BL Konto inifrån BL Administration

Inifrån BL Administration kan du skapa ditt BL Konto eller lägga till tjänsten BL Fakturaflöde om du sedan tidigare har ett BL Konto. Genom att välja Arkiv – Systemunderhåll – BL Konto får du uppgifter om kundnummer (hämtas från licensen) som blir den som läggs upp som betalande för tjänsten, samt information om företaget du avser köra tjänsten i (företagsnamn, organisationsnummer, e-postadress). Det är viktigt att du är inne i rätt företag när du ska lägga till tjänsten, eftersom uppgifterna hämtas ifrån de generella företagsuppgifterna. Du behöver komplettera uppgifterna med vilka användare/personer som ska ha möjlighet att använda tjänsten för just det aktuella företaget. Detta anges på den webbsida som öppnas när du väljer BL Konto.

Om användaren inte finns i BL Konto sedan tidigare skickas ett aktiveringmail ut till adressen med uppmaning om att skapa ett användarnamn och ett lösenord för de tjänster som omfattas av BL Konto. Här kan du läsa mer om BL Konto.

Observera att du behöver kontakta supporten om någon annan än ditt företag (uppgifterna hämtas utifrån din licens) ska stå som betalande kund för tjänsten.

Koppla BL Konto-användare till BLA-användare

Dina uppgifter för BL Konto kan sparas på din BLA-användare. På så sätt slipper du komma ihåg inloggningsuppgifterna, men du kan också välja att ange lösenordet varje gång du ska ansluta mot tjänsten. För att lägga in uppgifterna på din användare väljer du Arkiv – Systemunderhåll – Användare. Redigera din användare och fyll i uppgifterna i fälten för BL Konto. Här kan du läsa mer om programmet Användarhantering.

BL Konto

Tänk på att du alltid bör skydda ditt lösenord så att det inte kommer i orätta händer!

Skicka e-fakturor med BL Fakturaflöde

Under förutsättning att du har ett BL-konto med tjänsten BL Fakturaflöde kan du komma igång med att skicka e-fakturor till dina kunder.

Arbetsgång

  1. Aktivera tjänsten under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH – Elektronisk fakturahantering – fliken BL Fakturaflöde genom att bocka i rutan Skicka e-fakturor via BL Fakturaflöde.
  2. Du behöver också registrera dig i e-fakturaväxeln vilket du gör via knappen Registrering på samma ställe. Genom att klicka på knappen får du upp en ruta med dina företagsuppgifter hämtade från de generella företagsuppgifterna. Du kan ändra uppgifterna ifall något inte stämmer. Har du ett GLN-nummer anger du det här (läs mer om GLN-nummer nedan).

    Det är viktigt att en e-postadress finns angiven då den används för aviseringar för exempelvis leveransproblem.

    När du bekräftar inställningarna registreras du i e-fakturaväxelns katalog och blir därmed möjlighet att hitta för dina motparter.

  3. På fliken Övrigt i företagsuppgifterna kommer e-fakturaformatet BL Fakturaflöde att sättas automatiskt. Du har här också möjlighet att själv välja var du vill att e-fakturorna ska mellanlagras innan de skickas iväg till växeln och slutligen mottagaren. Klicka på Sökväg för att ange plats.
  4. För de kunder du vill skicka e-fakturor till behöver du ange det på respektive kundkort. Du hittar inställningen under Uppläggning – Kunder – fliken Mallar och redovisning. Ange Faktura via E-faktura samt klicka på Status-knappen för BL Fakturaflöde. Har din motpart ett GLN-nummer finns ett fält för det (läs mer om GLN-nummer nedan). För att det ska vara möjligt att skicka e-fakturor till en motpart krävs en kopplingen i e-fakturaväxeln. Om kunden föredrar att ta emot fakturorna i e-fakturafomat sker detta i och med att du klickar på Status-knappen. Det är då fritt fram att skicka e-fakturorna direkt. Vill kunden godkänna kopplingen kommer en inbjudna att gå ut per mail till kundens e-postadress. Först när kunden godkänt din förfrågan kan du skicka e-fakturor till denne. Läs mer om inbjudningar till e-faktura längre ned.
  5. När du registrerar och sparar en faktura på kunden kommer programmet att vilja skicka den som e-faktura när du går till fakturautskriften. Du ser detta genom en ikon i EDI-kolumnen. Vill du själv ha en utskriven kopia av e-fakturan markerar du rutan Skriv ut dokument som skickas med ePost/e-faktura. E-fakturan hamnar i den mapp du angett i företagsuppgifterna och du kan välja att skicka iväg den till växeln direkt.
  6. Du uppdaterar därefter fakturorna precis som vanligt och de återfinns i Kontroll reskontra per kund, i historiken osv.

Om du skickar e-fakturor där reglerna om omvänd skattskyldighet tillämpas behöver den text som informerar om varför en faktura är momsfri skrivas bland fakturaraderna. Här kan du läsa mer om Omvänd skattskyldighet.

Statusknappen på kundkortet

Under fliken Mallar och redovisning på kundkortet finns en knapp som heter Status. Här kan du se status på e-fakturakopplingen mot denna kund. Du kan se om kopplingen är ej aktiverad, aktiverad, aktiverad i mellanläge, inbjudan skickad eller inbjudan avvisad. Om en inbjudan behöver gå ut innan du kan skicka e-fakturor eller ej till denna beror på om de föredrar att ta emot e-fakturor eller om de först vill godkänna kopplingar. Du har även möjlighet att ange kundens GLN-nummer här. Om kunden har statusen Aktiverad i mellanläge behöver du klicka på Statusknappen för att kopplingen ska bli komplett.

Ta emot e-fakturor med BL Fakturaflöde

Under förutsättning att du har ett BL-konto med tjänsten BL Fakturaflöde kan du komma igång med att ta emot e-fakturor från dina leverantörer.

Arbetsgång

  1. Aktivera tjänsten under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantör – EFH – Elektronisk fakturahantering – fliken BL Fakturaflöde genom att bocka i rutan Ta emot e-fakturor via BL Fakturaflöde.
  2. Du behöver också registrera dig i e-fakturaväxeln vilket du gör via knappen Registrering på samma ställe. Genom att klicka på knappen får du upp en ruta med dina företagsuppgifter hämtade från de generella företagsuppgifterna. Du kan ändra uppgifterna ifall något inte stämmer. Har du ett GLN-nummer anger du det här (läs mer om GLN-nummer nedan).

    Det är viktigt att en e-postadress finns angiven då den används för aviseringar för exempelvis leveransproblem.

    När du bekräftar inställningarna registreras du i e-fakturaväxelns katalog och blir därmed möjlighet att hitta för dina motparter.

  3. På fliken Reg inkommande fakturor anger du alternativet Importera skannade levantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering, samt var de inkommande e-fakturorna ska mellanlagras från det att de hämtas in från växeln till dess de registreras. Klicka på knappen Dokumentmapp för att ange plats.
  4. För att upplysa dina leverantörer om att du kan ta emot emot e-fakturor kan du skicka dem en inbjudan. För att skicka en inbjudan till flera leverantörer vid samma tillfälle kan du välja Aktivitet – E-faktura – Inbjudan e-faktura. Läs mer om hur du gör längre ned.

    När du lägger upp en ny leverantör kommer programmet fråga om du vill kontrollera om denna kan, om leverantören föredrar att skicka e-fakturor kommer du att få ett meddelande om det. I annat fall kommer en inbjudan att gå iväg till leverantören.

  5. När du öppnar ett företag som har inställningen att ta emot e-fakturor via BL Fakturaflöde kommer du se i notifieringarna när det finns e-fakturor att hämta. För att hämta hem fakturor till databasen väljer du Aktivitet – E-faktura – Hämta e-fakturor.
  6. Leverantörsfakturorna registreras sedan som vanligt under Registrera fakturor. I och med att de är e-fakturor kommer de att dyka upp på skärmen när du öppnar funktionen och du ser antingen en pdf-kopia av den eller om en sådan inte bifogats av leverantören ett standardiserat utseende för e-fakturor. Genom att klicka på Ny kommer du att få uppgifterna om leverantören och fakturan förifyllda och du behöver bara ”godkänna” uppgifterna samt eventuellt komplettera med en kontering.
  7. Du uppdaterar leverantörsfakturorna som vanligt och de återfinns därefter i Kontroll reskontra per leverantör med den registrerade e-fakturan som ett bifogat dokument under Dokument-knappen.

Statusknappen på leverantörskortet

Under fliken Övriga uppgifter på leverantörskortet finns en knapp som heter Status. Här kan du se status på e-fakturakopplingen mot denna leverantör. Du kan se om kopplingen är ej aktiverad, aktiverad, aktiverad i mellanläge, inbjudan skickad eller inbjudan avvisad. Om leverantören inte angett att de föredrar att skicka e-fakturor behöver du skicka dem en inbjudan för att kunna ta emot e-fakturor från dem. Du har även möjlighet att ange kundens GLN-nummer här. Om leverantören har statusen Aktiverad i mellanläge behöver du klicka på Statusknappen för att kopplingen ska bli komplett.

Inbjudningar för e-faktura

Många företag kräver en inbjudan, eller förfrågan, innan du kan komma igång med att skicka/ta emot e-fakturor till/från dem. Det innebär att de behöver godkänna att du ska få skicka e-fakturor till dem innan du kan skicka dem din första e-faktura. Om du vill kan du dessutom skicka en inbjudan till dina leverantörer så att de kan skicka e-fakturor till dig. Inbjudningar för e-faktura hanteras i ett eget fönster i programmet som du kommer åt från flera olika ställen, exempelvis via Aktivitet – Inbjudan e-faktura i BL Fakturering och Aktivitet – E-faktura – Inbjudan e-faktura i BL Leverantör. Du kan också komma åt inbjudningarna från EFH-inställningarna i företagsuppgifterna där du aktiverar tjänsten.

När inbjudningsfönstret öppnas får du en fråga om du vill uppdatera status på skickade inbjudningar. Det som sker då är att programmet kontrollerar om det skett någon förändring på en initierad koppling. Detta är att rekommendera då du vid en uppdatering får aktuella statusmarkeringar på de poster som finns i listan, och därmed kan följa vilka kopplingar som aktiverats eller nekats. Du kan även göra detta via knappen Uppdatera status inne i fönstret om du vill.

För att kunna skapa en inbjudan krävs en e-postadress på kunden/leverantören eftersom inbjudan skickas per mail. Du behöver dessutom minst en följande uppgifter: organisationsnummer, VAT-nummer och GLN. Detta för att motparten ska kunna identifieras av e-fakturaväxeln. Om motparten saknas i e-fakturaväxelns register kommer grunduppgifterna (namn, adress, etc.) från kund-/leverantörskortet att användas när sändaren/mottagaren läggs upp.

E-faktura inbjudningar

I fönstret kan du göra urval direkt till höger i fönstret. Du väljer dels om du vill se dina kunder eller dina leverantörer i listan. Beroende av vilka tjänster inom BL Fakturaflöde du aktiverat i företagsuppgifterna kommer urvalen att vara valbara eller utgråade. I rullisten finner du följande val:

  • Obehandlade – Kunder/leverantörer där du ännu inte skickat någon inbjudan om att komma igång med e-fakturering med denna motpart.
  • Inbjudan skickad – Kunder/leverantörer för vilka du skickat en inbjudan för, men där motparten ännu inte besvarat inbjudan.
  • Aktiverad – Kunder/leverantörer där en koppling finns, antigen på grund av att motparten föredrar e-faktura, eller där motparten besvarat en inbjudan jakande. För dessa kopplingar går det bra att skicka eller ta emot e-fakturor.
  • Nekad – Kunder/leverantörer som antingen inte kan ta emot/skicka e-faktura eller där de motparten besvarat inbjudan nekande.
  • Särskilda krav – Kunder/leverantörer som besvarat en inbjudan med särskilda krav, som exempelvis kan vara att GLN-nummer krävs.
  • Alla – Visar samtliga kunder/leverantörer. I listan ser du olika färger under status beroende av i vilket läge kopplingen till motparten befinner sig, följande statusfärger används:
    • Gul – Obehandlade
    • Blå – Inbjudan skickad
    • Grön – Koppling aktiverad
    • Röd – Inbjudan nekad

Knapparna i inbjudningsfönstret

  • Redigera – Om du vill redigera, eller titta på, en specifik inbjdan markerar du den i listan och klickar på Redigera, alternativt dubbelklickar på posten, för att öppna den. Här kan du komplettera med uppgifter som eventuellt saknas. Dessa lagras även i kund-/leverantörsregistret för den aktuella posten. Vill du generera ett GLN-nummer automatiskt utifrån organisationsnumret kan programmet hjälpa dig med detta genom att du klickar på knappen Skapa. Du kan läsa mer om vad GLN-nummer är längre ned. Om inbjudan är skickad för den aktuella kunden/leverantören framgår det vid status och datum. Finns behov av att skicka om en inbjudan, om den exempelvis gått till fel e-postadress görs detta härifrån, via knappen Skicka om inbjudan.
    Redigera inbjudan
  • Inbjudan – Genom att markera kunder eller leverantörer (du kan markera så många eller så få du vill) och sedan klicka på Inbjudan kommer ett standardiserat inbjudningsmail att skickas ut till de valda mottagarna.
  • Uppdatera status – För att programmet ska känna av om en status för en inbjudan ändras krävs att den uppdateras. Antingen kan detta göras genom att du svarar jag på frågan som dyker upp när du öppnar upp inbjudningsfönstret, eller när du har inbjudningsfönstret öppet och klickar på knappen Uppdatera status.
  • Mer – Under Mer-knappen kan du komma till EFH-inställningarna, dvs där du aktiverar tjänsten för in och/eller utgående e-fakturor. Du kan också välja om du vill visa aktiva eller passiva kunder, eller både och.
  • Avsluta – Stänger fönstret

GLN-nummer

GLN används ofta inom e-fakturavärlden och är en av de identifierare av parter som används. GLN är egentligen inte en obligatoriskt uppgifter, men en vanlig identifikator i sammanhanget. Vissa avsändare eller mottagare av e-fakturor är nitiska med denna uppgift och saknar du ett GLN-nummer kan det köpas från GS1, vilket även medför att du hamnar i deras GLN-register. Oftast kan man dock generera ett GLN utifrån organisationsnumret. För att generera ett GLN-nummer utifrån organisationsnumret gäller följande formel:

736 + organisationsnummer – sista siffran + checksiffra.

Här kan du generera en Checksiffra för GLN-nummer.