Nyheter i version 2021.1.100

Nedan listas de större förändringar som gjorts i programmet sedan version 2020.3.100 som släpptes i juni 2020.

Versionen är särskilt viktig för dig som kör lön då den innehåller nya skattetabeller och arbetsgivaravgifter för 2021 samt förbättringar för dig som har sammanfallande intjänande-/semesterår och ska göra semesterårsbyte efter årsskiftet. Dessutom finns funktionalitet för att köra företagslistan i molnet (gäller redovisningsbyråer med abonnemang på vår helhetslösning), anpassningar till nya regler kring RUT-avdraget och en hel del annat smått och gott!

  • BLA på webben/i mobilen
  • Allmänt
  • Bokföring
  • Fakturering
  • Leverantör
  • Lön
  • Lön Plus

BLA på webben/i mobilen

Startsidan

På startsidan visas nu dina personliga att-göra-poster och du kan enkelt klicka dig vidare på respektive rad för att utföra de punkter du har på din lista.

Listan kommer att utökas med ytterligare att-göra-punkter och nyheter framöver!

Dokument

Under Dokument kan du se de underlag som skickats in via Björn Lundén-appen (dvs de underlag som fotats in). Beroende på vilken inställning du gjort kan du se antingen de underlag som du skickat in eller de dokument alla användare skickat in. Det går även att ladda upp dokument i webbgränssnittet genom att peka ut filer som finns i din dator. Du kan då göra samma inställningar för det uppladdade dokumentet som du kan göra i Björn Lundén-appen.

Bank & betalning

I Bank & betalning kan du numera se dina gjorda betalningar samt om dessa blivit avvisade och i så fall varför.

Genom att klicka på knappen Betalningar fälls en lista ut med de betalningar du gjort. Du kan sedan klicka på respektive rad för att lista de leverantörsfakturor som betalats. Genom att klicka dig vidare ytterligare kommer du hela vägen ner till bilden på leverantörsfakturan och kan där även se historik eller chattkonversation kring den aktuella bilden. Om en faktura blivit avvisad kan du se varför den inte gått igenom och har utifrån det möjlighet att göra de justeringar som krävs på leverantören eller reskontraposten innan du åter skickar fakturan för betalning.

Inom kort kommer du att kunna se banksaldot på det bankkonto du kopplat bankintegrationen mot. Håll utkik efter det i tjänsten!

Här kan du läsa mer om Bank & betalning >>

Ekonomiöversikt

Nytt i Ekonomiöversikten är att du kan få med jämförelsesiffror både för intäkter, kostnader och resultat i stort, men också för de olika kontona under respektive rubrik. Genom att klicka på rubriken Intäkter/kostnader fälls alltså de olika intäkterna/kostnaderna ut och du kan se hur de ligger till i förhållande till tidigare år. Jämförelsen görs för motsvarande period under föregående räkenskapsår. Även när det gäller nyckeltalen får du en jämförelse mot föregående år.

En annan nyhet är att du nu kan se balans- och resultatrapporter i ekonomiöversikten. Dessa är klickbara och du kan borra dig ner till en viss verifikation genom att klicka dig in på ett konto/belopp och en transaktion. Rapporterna följer formatet som du angett i inställningarna under Uppläggning – Bokföringsrapporter i BL Administration, vilket innebär att du alltså kan styra vilka uppgifter som presenteras därifrån. Har du fler kolumner än vad som ryms på skärmen/i mobilen pilar du dig mellan dem uppe till höger på skärmen, eller genom att klicka på ögat i appen.

Här kan du läsa mer om Ekonomiöversikten >>

Fakturering

I Fakturering har det hänt flera saker senaste tiden, t ex kan du numera under Extra uppgifter i fakturaregistreringen aktivera omvänd skattskyldighet samt lägga in ett meddelande på fakturan. Båda uppgifterna läggs in på fakturan, som du ser växa fram till höger om registreringsfälten.

Vi jobbar vidare med fakturering och ytterligare funktionalitet är att vänta. Inom kort kommer bland annat möjligheten att skicka påminnelser från Björn Lundén-appen/app.bjornlunden.se.

Här kan du läsa mer om Fakturering på webben >>

BL Finans

BL Finans digitala kapitalförvaltningstjänst i samarbete med Lysa fungerar som ett smart konto där pengarna du sätter in automatiskt investeras i fonder med stor riskspridning och låga avgifter. På så vis behåller du själv mer av avkastningen på ditt privata sparande eller på företagets överlikviditet. När du öppnar ett konto, vilket görs smidigt via BL Finans på app.bjornlunden.se, får du transaktionerna automatiskt bokförda i systemet.

Allmänt

Företagslistan i molnet

I och med version 2021.1.100 släpper vi äntligen en första version av företagslistan i molnet för dig som har ett abonnemang på vår helhetslösning för redovisningsbyråer.

Vi kommer att jobba vidare med företagslistan i molnet framöver och på lite längre sikt kommer vi kunna använda funktionaliteten till att ytterligare knyta ihop BL Administration med våra olika programvaror – som BL Byråstöd men också BL Bokslut och BL Skatt – och på så sätt öka känslan av en helhet.

Här beskriver vi kortfattat vad företagslistan i molnet är och hur den skiljer sig från de lokala företagsgrupperna som finns sedan tidigare. Mycket mer finns att läsa via länken längst ner i avsnittet. Det löpande arbetet med bokföring, fakturering, leverantörsfakturor, löner, osv. kommer att fungera precis som du är van vid!

Publicera företag i företagslistan i molnet

Det är ni på redovisningsbyrån som väljer vilka företag som ska finnas med i er gemensamma företagslista i molnet. För att de ska hamna där behöver ni aktivt publicera dem i molnlistan. Företag som inte ska synas i den gemensamma listan kommer även fortsättningsvis att vara tillgängliga i er befintliga företagsgrupp. Möjligheten att publicera enstaka företag har funnits under hösten, men i och med version 2021.1 går det att publicera flera företag i ett svep.

Markera de företag (ctrl + klick för att markera flera) som ska publiceras under Val av företag och välj sedan Mer – Visa/dölj företag i företagslistan i molnet.

Inloggning med BL-konto

Genom att välja företagsgruppen Företag i molnet ändras inloggningsrutan och du får logga in med ditt BL-konto. Du som har vår helhetslösning för redovisningsbyråer loggar in med samma BL-konto som du använder för dina övriga BL-kontotjänster, vilket är både smidigare, säkrare och mer tillgängligt! Det spelar alltså ingen roll på vilken dator/i vilket BL Administration du loggar in – du kommer att få din företagslista oavsett.

Id i företagslistan och företagsmappar visas inte längre

Det första du stöter på efter inloggning är listan Val av företag som visar de företag du har publicerat. Listan innehåller färre kolumner än du är van sedan tidigare, bland annat saknas kolumnen för id, dvs de hittills använda lokala id:n som du är van att se till vänster om företagsnamnet. Dessa finns inte i företagslistan i molnet, eftersom dessa varit just lokala och inget som företagslistan i molnet har kännedom om. Vi är medvetna om att detta id spelar en stor roll för många redovisningsbyråer och har därför byggt en funktion som gör det möjligt att exportera det lokala id:t till ett nytt fält vi kallar Systemnotering och som finns med under Val av företag. Funktionen finns beskriven i manualdelen om Företagslistan i molnet.

En annan skillnad är att företagen inte heller har en ”företagsmapp” som hör till företaget. Istället kommer en gemensam arbetsmapp (för alla byråns företag i företagslistan i molnet) att användas medan man arbetar i företaget. Denna mapp innehåller de filer som skapas och används medan man arbetar med företaget. Innehållet i arbetsmappen töms sedan när man går ur företaget för att sedan fyllas på med nästa företags arbetsfiler, osv.

Bantade menyer

Eftersom det finns funktioner som inte kan eller behöver användas när man kör allt i molnet har vi bantat ner menyerna. Det märks tydligast under Arkiv-menyn där vi både under bland annat Systemunderhåll, Export och Säkerhetskopiering har rensat bort en del funktioner som inte längre behövs.

Administratörsrättighet i företagslistan i molnet

Den som är först att logga in på ett företag i företagslistan i molnet blir administratör för företaget, ungefär som när man lägger upp ett nytt företag. Detta har att göra med att man nu loggar in med en ny typ av användare, en BL-kontoanvändare.

Det kan på grund av administratörsrättigheten vara av vikt att den ansvarige för är den som är först att logga in på företaget.

Redovisningsbyrånyckel att lämna till klienter

Under Arkiv – Licensuppgifter hittar du din redovisningsbyrånyckel, vilket är ett nytt begrepp som införs i samband med företagslistan i molnet. Nyckeln baseras på ditt kundnummer i BL Administration och kan lämnas till dina klienter som kör ett eget BL Administration men där du som redovisningsbyrå ska ha tillgång till företaget i företagslistan i molnet. Klienten kan då lägga in dig som byrå för deras företag.

Observera att detta inte ersätter funktionen för att styra molnrättigheter per kundnummer som även fortsatt finns kvar under Arkiv – Systemunderhåll – Databas i molnet – Användarrättigheter.

Här kan du läsa mer om företagslistan i molnet >>

Bättre hantering av kommentarer på dokument

Vi kan nu ta hand om de kommentarer som läggs in på inskickade kvitton och leverantörsfakturor via Björn Lundén-appen på ett bättre sätt. Dels ser du dem i samband med att du registrerar verifikationen via verifikationsregistreringen (eller via Bokför i fönstret för Registrering av leverantörsfakturor).

Du kan också se kommentaren i efterhand genom att klicka på det kopplade dokumentet för verifikationen/posten.

Möjlighet att koppla dokument till befintliga poster

Ibland kan det via exempelvis e-postportalen komma in dokument som hör till redan befintliga poster. Det kan handla om bokföringsunderlag som ska kopplas till verifikationer, men även om andra dokument som skickas in eller laddas upp till databasen. Nytt i den här versionen är att du kan koppla de ohanterade underlagen som kommit in även till befintliga poster i dina register. Klicka dig in på en post – det kan vara en verifikation, en kund, en anläggningspost, en anställd, osv – och välj knappen Dok. Du ser de redan kopplade dokumenten men kan välja att visa även de okopplade/ohanterade dokumenten och koppla dem till en befintlig post genom att välja Lägg till.

Sök leverantörer, kunder och företag/klienter utifrån organisationsnummer

Det har tidigare endast varit möjligt för dig som kör vår tolkningstjänst att söka leverantörer utifrån organisationsnummer. Nu öppnar vi upp den möjligheten för alla molnföretag. Du kan även göra motsvarande sökning på kundkortet när du registrerar dina kunder. Genom att ange organisationsnummer och klicka på Sök företag hämtas de uppgifter som finns registrerade i CreditSafes register över alla juridiska personers organisationsnummer. Du kan alltså inte få någon träff på enskilda näringsidkare.

Du kan även använda funktionen Sök företag i de generella företagsuppgifterna där du lägger in uppgifter om företaget. Detta är särskilt användbart för dig som jobbar på redovisningsbyrå och hanterar flera företag i BL Administration.

Företagsdokument flyttar till molnet

Tidigare har företagsdokument, dvs de dokument du kommit åt under Hjälp – Företagsdokument, lagrats i en mapp, Dokument, under företagsmappen lokalt i datorn/nätverket. Nu lagrar vi istället dessa i molndatabasen, vilket innebär att företagsdokumenten är tillgängliga oavsett hur man kommer åt företaget. Om du vill flytta de befintliga dokumenten från den lokala mappen till databasen väljer du Hjälp – Företagsdokument och klickar på Ny. Peka sedan ut platsen där dokumentet finns att hämta, exempelvis i Dokumentmappen som tidigare använts. Naturligtvis kan du lägga in dokument även från andra platser i datorn/nätverket.

Flera nya integrationer på plats

Genom att koppla dina Björn Lundén-program till andra system kan du eliminera onödiga moment och jobba effektivare. Vi tar inte ut någon avgift för kopplingen mellan våra system och integratören. Den senaste tiden har flera nya integratörer skapat en koppling mot BL Administration – här listar vi de nytillkomna:

  • LeanLink – ett bemanningssystem utvecklat för det moderna bemanningsföretaget där automatisering, säkerhet och snabbhet avlastar er administration i hela bemanningsprocessen. LeanLinks system erbjuder en komplett molnlösning för er bemanningsorganisation – rekrytering, kundavtal, kollektivavtal, schemaläggning, bemanning, tidrapportering och ekonomi i ett enda flöde.
    Här kan du läsa mer om integrationen med LeanLink >>
  • Lime – Nordens ledande CRM-leverantör med 25 års erfarenhet. Lime CRM kan anpassas så att det passar just ditt bolags vardag och behov. Lime CRM innehåller allt du förväntar dig från ett CRM – kontakter, historik, säljpipe, ärendehantering och marknadsaktiviteter. Genom att integrera Lime mot BL Administration får du en extremt smidig synkning av kunder, produkter och intäkter.
    Här kan du läsa mer om integrationen med Lime >>
  • SEB Företagets låneutrymme – med tjänsten SEB Företagets låneutrymme ansluter du ditt affärssystem till SEB. Den kunskap SEB får om företagets ekonomi gör att man snabbt kan räkna ut ditt preliminära låneutrymme och ge dig snabbare svar när du ansöker om finansiering. Tjänsten passar dig som får den största delen av dina intäkter via fakturor.
    Här kan du läsa mer om integrationen med SEB Företagets låneutrymme >>
  • Asteria – Asteria Smart Cash Flow ger dig bättre koll på företagets kassaflöde, dvs pengar in och pengar ut. Asteria gör en automatiserad kassaflödesanalys som bygger på data som hämtas från företagets transaktioner i internetbanken och BL Administration. Med hjälp av artificiell intelligens söker plattformen kontinuerligt efter förbättringar i ditt kassaflöde.
    Här kan du läsa mer om integrationen med Asteria >>

Här hittar du information om samtliga integrationer >>

Molndatabasnyckel och databasnamn i företagsinformationen

För att underlätta i supportsituationer har vi lagt både molndatabasnyckel och databasnamnet för företaget lättillgängligt i företagsinformationen som du når antingen genom att högerklicka på företaget under Val av företag, eller genom att klicka på det grönmarkerade företagsnamnet uppe i snabbmenyn.

Bokföring

Förbättringar i avstämning mot bankkontoutdrag

På sikt är vårt mål att få till en ännu mer automatiserad hantering av bankkontoutdraget. Med en bankkoppling kommer kontoutdragen från banken inom kort att läsas in helt automatiskt, vilket innebär att du slipper klicka på Importera kontoutdrag. I och med detta kommer kontoutdragsposterna att fyllas på varje gång det kommer in en fil med transaktioner som sedan ligger och väntar på att matchning av posterna görs i samband med avstämningen.

Förbättringar – bokför direkt

Vi har gjort vissa förbättringar när det gäller möjligheten att bokföra skannade underlag. Bland annat hanteringen av kommentarerna enligt ovan, men också genom att det numera går att skrolla bilden på kvittot/underlaget för att kunna hitta de uppgifter som behövs vid registreringen.

BAS-kontoplan 2021

Kontoplanen i programmet är uppdaterad till BAS 2021 som är valbar när du lägger upp ett nytt företag. Vill du kopiera in konton från BAS-kontoplanen till ett befintligt företag hittar du den under Hjälp – BAS-kontoplaner där du markerar ett konto i listan och väljer Hämta konto.

Här kan du läsa mer om Kontoplan >>

Konton för expeditionsavgift/frakt

Vi har justerat momsupplägget med konton för expeditionsavgift (3540) och frakt (3520) till ruta 05. Dessa har föreslagits som konton i företagsuppgifterna för fakturering, men då de inte funnits med i momsupplägget har de kunnat orsaka en differens i momstransaktionskontrollen. Vid uppläggning av nya företag kommer de att finnas med från start, medan det för befintliga företag går att hämta in dem genom att trycka på knappen BAS standard vid uppläggningen av skattedeklarationen.

Fakturering

Ändringar i RUT-avdraget

Från och med 1 januari 2021 höjs taket för RUT-avdraget till 75 000 kr. Dessutom läggs ett antal tjänster till på listan för vad som ger rätt till RUT-avdrag.

De nya RUT-tjänsterna som tillkommit är:

  • Tvätteritjänster
  • Möbleringstjänster
  • Transporttjänster
  • Tillsynstjänster

Samtliga dessa finns valbara som huvudbransch i företagsuppgifterna samt på artiklarna i artikelregistret. Dessutom finns de naturligtvis med i specifikationen för RUT-avdraget i fakturaregistreringen.

Programmet är dessutom justerat för det höjda taket och du får en avisering när en kund nått taket, precis som tidigare. Du bör förstås vara medveten om att vi inte har någon kontroll på vad andra utförare ger för RUT-avdrag (eller ROT-avdrag) till kunden.

Här kan du läsa mer om Skattereduktion ROT och RUT >>

Optimering av prisändring för artiklar och avtalsorder

Vi har under en tid arbetat med att optimera funktioner som upplevs långsamma. I denna version har vi gjort en insats när det gäller funktionen för prisändring av artiklar och avtalsorder, som båda återfinns under Aktivitet – Prisändring.

Det är främst i databaser med stora artikelregister eller många avtalsorder du kommer att uppleva skillnaden.

Leverantör

Avisering om inkomna underlag

I företagsuppgifterna för leverantörsreskontran, (Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – EFH-inställningar – Registrering inkommande fakturor) kan du numera ställa in en e-postadress för avisering om ohanterade underlag.

Till adressen som anges kommer ett e-postmeddelande att skickas när det kommit in underlag via exempelvis Björn Lundén-appen eller e-postportalen till företaget. Avisering sker varje vardag till dess att underlagen är registrerade. Lägger du in samma e-postadress för flera företag kommer en samlingsavisering för alla företag med denna inställning och som har underlag att hantera att skickas ut.

Lön

Kontrolluppgifter inkomståret 2020

När det gäller kontrolluppgifter ska de anställda som redovisats i AGI (Arbetsgivardeklaration på individnivå) INTE redovisas i någon KU10 från och med inkomståret 2019. Men även fortsättningsvis ska kontrolluppgifterna KU20 (ränta) och KU31 (utdelning) lämnas årsvis, precis som tidigare.

Anställda som redovisats i AGI, Arbetsgivardeklaration på individnivå, ska alltså inte redovisas i KU10 från och med inkomståret 2019. Däremot ska anställda som inte redovisats i någon AGI även fortsättningsvis redovisas på KU10. Det kan exempelvis gälla idrottsutövare där ersättningen understiger ett halvt prisbasbelopp, lön under 1 000 kr eller anställda som endast fått exempelvis bilersättning eller traktamente men ingen lön. Observera att man kan ha redovisat dessa i AGI även om det inte varit tvingande. Har detta gjorts ska ingen KU10 lämnas för personen.

Version 2021.1.100 hanterar kontrolluppgifter för inkomståret 2020. Kontrolluppgifter görs efter att du registrerat samtliga löner för året under Aktivitet – Årsrutiner – Kontrolluppgifter. Du väljer själv om du gör kontrolluppgifterna före eller efter den första lönekörningen i januari 2021.

Här kan du läsa mer om hur du arbetar med kontrolluppgifter >>

Sista dag för inlämning av kontrolluppgifter är 31 januari 2021.

Skattetabeller inkomståret 2021

Skattetabellerna för inkomståret 2021 är inlagda i programmet från och med denna version. Tänk på att skapa nytt löneår under Aktivitet – Årsrutiner – Skapa nytt löneår innan du registrerar lön för 2021.

Nya kostförmånsbelopp

Följande kostförmånsvärden gäller för 2021 (2020 inom parentes):

  • Frukost 50 kr (49 kr)
  • Lunch/middag 100 kr (98 kr)
  • Helt fri kost 250 kr (245 kr)

Om du använder våra standardlönearter är det lönearterna med id 420–422 som normalt hanterar kostförmån. I befintliga företag behöver du själv gå in och justera beloppet på dessa. Nya företag som läggs upp kommer få 2021 års värden.

Reseräkning 2021

En ny reseräkning uppdaterad med 2021 års siffror finns att hämta under Hjälp – Mallar och blanketter.

Ändring i rapporteringen till Collectum

Från och med 11 februari 2021 ska avtalad månadslön finnas med vid nyanmälan till Collectum. Detta innebär att förutsättningarna för filen ändras i samband med det. I programmet känner vi av vilket datum filen tas ut, och om den tas ut före 11 februari behöver du också lämna in filen till Collectum före 11 februari. Tas den ut efter det datumet används de nya förutsättningarna, dvs avtalad månadslön går med i filen.

Här kan du läsa mer om rapportering till Collectum >>

Nya uppmärkningskoder FORA

Från och med 1 januari 2021 kan två nya uppmärkningskoder rapporteras i statistiken till FORA.

  • Ü (TRIA Skola & Vård)
  • Ë (STANLEY Security)

Dessa finns valbara på anställdakortens statistik-flik.

Här kan du läsa mer om rapportering till FORA >>

Bygglösen

Rapporteringen till Bygglösen har justerats. Tidigare kom anställda med ett inlagt avgångsdatum inte med, trots att de fått lön (eller slutlön) för perioden som rapporterades. Numera gör de det.

Här kan du läsa mer om rapportering till Bygglösen >>

Hämta från kommande lönerader

Kommande lönerader kan användas för att i förväg registrera lönearter som ska hanteras i samband med nästa lönekörning. Funktionen används även för att reglera semester i samband med ett semesterårsbyte i Lön Plus och de integrationer som genererar lönetransaktioner i programmet. Tidigare har dessa poster endast hämtats upp i samband med att lönen skapades, eller löneperioden skapades i Lön Plus.

Från och med denna version kan du även efter att lönen skapats hämta in transaktionerna, dvs om det tillkommit poster där efter att du påbörjat lönekörningen kan du på ett smidigt sätt få in även dessa till löneregistreringen. Detta sker genom att du väljer Mer eller högerklick följt av Hämta kommande lönerader.

I och med detta har vi även byggt in en bättre kontroll som kan hålla reda på ”använda” kommande lönerader. Om du gör justeringar på de rader som hämtas in från kommande lönerader kommer den rest som blir kvar att sparas undan till nästa löneperiod. Vill du ta bort hela eller delar av de kommande löneraderna görs detta under Uppläggning – Kommande lönerader.

Här kan du läsa mer om Kommande lönerader >>

Ny AGI-inställning – Betalt för drivmedel vid bilförmån

Från och med redovisningsperiod 202101 (deklarationsdatum 12 februari 2021) finns ett nytt fält i Arbetsgivardeklaration på individnivå, 098 – Betalt för drivmedel vid bilförmån. I och med detta har vi infört en ny AGI-kod att ange på lönearter som ska hantera detta. Det finns även en ny löneart, 415 – Betalt för drivmedel vid bilförmån att importera, om du inte har någon likvärdig sedan tidigare. Lönearten importeras under Uppläggning – Lönearter – knappen Mer – Importera lönearter.

Här kan du läsa mer om Arbetsgivardeklaration på individnivå >>

Lön Plus

Datum för ny lön introduceras

På anställdakortet kan du nu, för de anställda som har månadslön, styra från vilket datum en ny lön ska gälla. Istället för att skriva in månadslönen i ett fritextfält som tidigare får du nu lägga upp ett register där du anger från vilket datum en lön gäller. För semesterberäkningen är det viktigt att heltidslönen är korrekt angiven (gäller Månadslön med tillägg samt Sammalöneregeln) medan faktisk/deltidslön är det som läggs in som månadslön på den anställde och som diverse löneavdrag baseras på. Dessa värden går automatiskt in på respektive konstant på anställdakortet om startdatumet för en lön har passerat. I ett första steg innebär detta att programmet nu kan hantera löneförändringar i samband med semesterberäkningen vid sammanfallande intjänande- och semesterår.

I dagsläget uppdateras månadslön/heltidslön endast om man går in på anställdakortet efter att ett startdatum för ny lön passerat.

Denna funktion kommer att utvecklas ytterligare framöver och då även innefatta timlön.

Om ni tillämpar sammanfallande intjänande- och semesterår och har anställda som ändrat sysselsättningsgrad under året, är det viktigt att du anger alla lönenivåer som gällt under året retroaktivt för att få en korrekt semesterberäkning.

Semesterårsbyte – tydligare arbetsflöde

Då det är många som har kalenderår som semesterår har vi passat på att göra en hel del förbättringar i samband med semesterårsbytet i denna version.

Kontroller tidigare i processen
Under ett semesterårsbyte görs en rad kontroller. För att effektivisera bytet har vi lagt dessa kontroller tidigare i processen. Exempelvis får du meddelandet om att semester-IB saknas tidigare, så att du har möjlighet att korrigera innan programmet hinner jobba allt för mycket. Även kontrollen av om det finns ouppdaterade avvikelser ligger i ett tidigare skede.

Tydligare information
Vi har försökt att tydliggöra hur det är tänkt att man ska arbeta med rapporterna som skapas i samband med ett semesterårsbyte. Tanken med dessa är att man ska granska och säkerställa att de är rimliga innan man går vidare och genomför själva semesterårsbytet. Det är lättare att rätta eventuella felaktigheter före än efter bytet och därmed undvika behovet av manuella beräkningar. Vad man ska kontrollera kan du läsa om i manualdelen om Byte av semesterår, en länk till sidan finns även i det meddelande som kommer upp i programmet.

Återställning om semesterårsbyte inte kan genomföras
Om semesterårsbytet av någon anledning inte kan genomföras i sin helhet har man tidigare hamnat i ett mellanläge med risk för dubbla ingångsvärden. Nu har vi byggt en funktion som förhindrar att detta sker, så om du får avbrott i uppkopplingen eller liknande kommer den påbörjade processen att rullas tillbaka om den inte hunnit gå klart innan avbrottet inträffade.

Arbetsschema även för anställda som börjat efter semesteråret
Vi har tidigare haft problem med att kalendariet inte fyllts på med arbetsschemat för anställda som börjat sin anställning på det nya semesteråret (och som lagts upp före semesterårsbytet). Detta är korrigerat och arbetsschemaposter kommer att skapas på alla anställda med schemakoppling, under förutsättning att de saknar avgångsdatum och det finns ett löneavtal angivet.

Semesterbesked
På semesterbeskedet har vi förtydligat vilket semesterår respektive intjänandeår som avses. Vid olika intjänande- och semesterår visas det nya semesteråret med det gångna året som intjänandeår. Vid sammanfallande intjänande- och semesterår blir både intjänandeår och semesterår det gångna året, medan antal sparade dagar visas för det nya semesteråret.

Här kommer numera även en upplysning om vad som sker vid för många kvarvarande dagar som inte får sparas (se längre ned).

Semesteravtalet ”Inget”
Tidigare har det inte gått att göra ett semesterårsbyte om du haft semesteravtalet ”Inget” på samtliga anställda. Nu har vi öppnat upp så att semesterårsbytet kan genomföras även i dessa fall.

Progressbar
Vi har lagt in en tydligare så kallad progressbar i funktionen för semesterårsbytet, vilket innebär att du tydligare kan se hur långt i processen semesterårsbytet har kommit.

Hantering av semesterdagar som inte får sparas/utbetalning vid semesterårsbyte

Om en anställd har semesterdagar som inte får sparas, dvs har tagit ut färre än 20 av sina betalda dagar, kan dessa betalas ut vid en kommande lönekörning på det nya semesteråret. Dessa kommer alltså att läggas upp som kommande lönerader i väntan på att nästa löneperiod skapas. Detta gäller dock inte alltid. Om det är så att den anställde av någon anledning inte tjänat in fullt antal inför det nya semesteråret kommer programmet i första hand att fylla upp dessa till semesterrätten (normalt 25 dagar). Överstigande dagar som inte får sparas kommer att betalas ut. Upplysningen på semesterberäkningen har omformulerats utifrån detta.

Detta görs för att hjälpa er löneadministratörer att göra rätt. Dessa regler har gällt även tidigare, även om programmet inte har hanterat det.

Sammanfallande intjänande- och semesterår

Då det är många med sammanfallande intjänande- och semesterår som gör semesterårsbyte vid årsskiftet har vi gjort ett antal justeringar även för detta.

Reglering av uttagna dagar
Vid sammanfallande intjänande- och semesterår görs i samband med semesterårsbytet en beräkning av värdet på intjänad och uttagen semester. Om dessa värden skiljer sig åt på en person som ändrat sysselsättningsgrad under året, kommer programmet att göra en reglering som läggs upp som kommande lönerader (dessa hämtas sedan upp till nästkommande lönekörning). Då vi tidigare inte haft någon information om löneförändringar i programmet har regleringen blivit felaktig om den anställde både har ändrat sysselsättningsgrad och fått en förändrad heltidslön under året. Vi tar nu alltså hänsyn både till ändrad sysselsättningsgrad och till ändrad lön vid beräkningen (se längre upp angående datum för ny lön).

Semesterskuld vid sammanfallande intjänande- och semesterår
Även semesterskulden påverkas av den ovanstående regleringen och även här har vi gjort vissa förändringar för att beräkningen ska bli korrekt och uppställningen tydligare. Till exempel ser man hur många dagar som har tjänats in respektive betalas ut, hur många intjänade dagar som finns kvar och eventuell omvärdering på redan utbetalda dagar (utifrån t.ex. ändrad sysselsättningsgrad). Värderingen här tar hänsyn till aktuell heltidslön vid uttagstillfället (se Datum för ny lön längre upp) samt genomsnittlig sysselsättningsgrad fram till det datum man valt för semesterskulden. På detta vis blir det också lättare att återfinna de siffror som syns vid reglering på lön efter semesterårsbytet.

Semesterberäkning och beräkningsformler semesterårsbyte
Eftersom vi har gjort justeringar kring hur regleringen av de uttagna dagarna beräknas, samt strukturerat om semesterskulden, har vi även justerat beräkningsunderlaget och formlerna för detta. Dessa underlag finns att granska/skriva ut vid semesterårsbytet, och det som gäller är följande:

Exempel på semesterberäkning nedan för en person som sänkt sin sysselsättningsgrad under året och tagit ut semesterdagar till olika heltidslöner.

Utbetalning av årets tillägg i klump
Vi har tidigare haft problem när det gäller utbetalning av årets semestertillägg i klump vid sammanfallande intjänande- och semesterår, men detta är korrigerat i och med denna version.

Här kan du läsa mer om sammanfallande intjänande- och semesterår >>