Nyheter i version 2020.3.100

Nedan listas de större förändringar som gjorts i programmet sedan version 2020.2.100 som släpptes i april 2020.

Versionen är särskilt viktig för dig som ska göra avstämning av korttidsarbete då den innehåller en rapport som tar fram det underlag som behövs. Versionen innehåller dessutom funktionalitet för ytterligare automatisering av leverantörsfakturaflödet och in-/utbetalningar samt avstämning mot bankkontoutdrag, samt en hel del annat smått och gott.

  • BLA på webben/i mobilen
  • Allmänt
  • Bokföring
  • Leverantör
  • Lön
  • Lön Plus

BLA på webben/i mobilen

Björn Lundén-appen

Nytt utseende

I den senaste versionen av Björn Lundén-appen hittar du en helt ny att-göra lista där du bland annat ser om du har leverantörsfakturor att attestera eller betala. Dessutom är menyn omgjord så att du på ett enkelt sätt kan hitta de olika funktionerna.

Möjlighet att sätta betalsätt på inskickade kvitton

Nu finns möjlighet att skicka med betalningstyp när man skickar in kvitton från mobilappen. Från början finns tre betalningstyper att välja på: Utlägg, Kreditkort, Företagskort. Om du vill ändra dessa eller lägga upp egna gör du det under Inställningar. Bokföringskontot som anges på betalningstypen följer med när verifikationen skapas i BL Administration. Om kvittotolkning används kommer kostnadskontot att föreslås utifrån tolkningsförslaget, medan likvidkontot presenteras utifrån valt betalsätt och därmed styra över vad som finns i konteringsförslaget från tolkningsroboten.

Här kan du läsa mer om Kvittohantering på webben >>

Leverantör/attest

Automatiserat leverantörsfakturaflöde

Genom att slå på automatiken i leverantörsfakturaflödet kan du låta fakturorna ankomstregistreras automatiskt utifrån registrerings- och konteringsförslaget från tolkningen. På så sätt kommer fakturorna först ut till attestanten, som med behörighet för Bank & betalning (läs mer nedan) också kan betala dessa, innan redovisningsbyrån/administratören kontrollerar och justerar eventuella felaktigheter. Ett smidigare flöde med minskad manuell hantering av fakturorna helt enkelt.

Denna funktionalitet är ännu inte släppt, men kommer inom kort.

Ändra i konteringsraderna

Från och med nu kan attestanter med konteringsrätt ändra direkt i konteringsraderna och man behöver inte längre komplettera med minusrader för att justera en befintlig kontering.

Här kan du läsa mer om Attest på webben/i mobilen >>

Ny konteringsrättighet

Nu finns en ny behörighet för attestanter. Förutom som tidigare med fullständig konteringsrätt eller utan konteringsrätt, kan du nu även lägga upp en konteringsrättighet där man enbart får ändra kostnadsställe/kostnadsbärare/projekt, men inte de huvudkonton som fakturan registrerats på. Du når inställningarna för detta under Inställningar – Attestanter.

Här kan du läsa mer om Attest på webben/i mobilen >>

Bank & betalning

Bank och betalningar är en ny funktion där du hanterar dina bank- och betalningsärenden. Inledningsvis kan du som har en bankkoppling mot Nordea, SEB eller Handelsbanken skapa betalningar av leverantörsfakturor men funktionen kommer att byggas på allt eftersom. Om en attestant har rättighet till Bank & betalning kan denna i samband med att fakturan attesteras även skapa ett betalningsuppdrag.

Betalning kan alltså göras antingen för en enstaka faktura vid attesttillfället eller i klump för flera leverantörsfakturor.

Här kan du läsa mer om bankkopplingar:
Kom igång med bankkopplingar – Handelsbanken >>
Kom igång med bankkopplingar – Nordea >>
Kom igång med bankkopplingar – SEB >>

Denna funktionalitet är ännu inte släppt, men kommer inom kort.

Lönebesked

Lönebesked är en ny funktion där de anställda kan se alla sina lönebesked i Björn Lundén-appen eller på webben. När ett nytt lönebesked finns tillgängligt notifieras den anställda via e-post eller push-notis.

Här kan du läsa mer om Lönebesked på webben/i mobilen >>

Denna funktionalitet är ännu inte släppt, men kommer inom kort.

Fakturering

Logga på faktura

Nu kan du infoga en logga på de fakturor du skapar på app.bjornlunden.se. Du gör detta under Inställningar – Generellt/Företagsuppgifter. Loggan behöver vara i jpg- eller png-format och får maximalt vara 10 MB. När du lagt in din logga kan du se den även i förhandsgranskningen av de fakturor du skapar på webben/i mobilen.

Här kan du läsa mer om Fakturering på webben/i mobilen >>

Registrera inbetalningar

Från och med nu kan användare på app.bjornlunden.se markera fakturor som betalda. Genom att klicka på de tre prickarna på fakturaraden kommer du åt alternativet Registrera betalning. Du anger belopp och datum samt till vilket konto fakturan betalats.

Här kan du läsa mer om Fakturering på webben/i mobilen >>

Allmänt

Bankkopplingar

Om du har Handelsbanken, Nordea eller SEB kan du arbeta automatiserat med vår nya bankkoppling. Det innebär att både utgående och inkommande betalningar kan hanteras smidigt och effektivt utan att du behöver jobba manuellt med filer som tidigare, allt lämnas och hämtas hos banken med hjälp av vår integration. Med en bankintegration kan du nyttja funktionalitet både på app.bjornlunden.se och i BL Administration. Varje dygn kommer dagsfärska filer och kontoutdrag att hämtas från din bank och ligga tillgängliga för hantering i BL Administration. Du kan automatisera följande funktioner:

  • Skicka leverantörsbetalningar direkt från app.bjornlunden.se till banken.
  • Återredovisning av genomförda leverantörsbetalningar hämtas automatiskt till BL Administration – du behöver bara granska att det stämmer innan de prickas av mot reskontraposterna.
  • Inkomna inbetalningar hämtas automatiskt till BL Administration, du behöver själv endast granska att det stämmer innan de prickas av mot reskontraposterna.
  • Avstämning av bankkontoutdraget sköts smidigt genom att kontoutdraget hämtas in automatiskt.

Här kan du läsa mer om bankkopplingar:
Kom igång med bankkopplingar – Handelsbanken >>
Kom igång med bankkopplingar – Nordea >>
Kom igång med bankkopplingar – SEB >>

Vi har ännu inte släppt möjligheten att aktivera bankkopplingar under Tilläggstjänster i programmet, men all funktionalitet som krävs i BL Administration är på plats. När aktiveringsmöjligheten inom kort finns på plats kommer vi att informera om detta på BLA Online.

Flera nya integrationer på plats

Den senaste tiden har flera nya integratörer skapat en koppling mot BL Administration – här listar vi de nytillkomna:

Här hittar du information om samtliga integrationer >>

Bokföring

Aktivera/avaktivera skannade underlag i verifikationsregistreringen

Då många efterfrågat möjlighet att stänga av att skannade underlag dyker upp automatiskt i verifikationsregistreringen har vi lagt till en inställning som gör det möjligt för användaren att själv styra över om de ska visas eller inte. Inställningen finns under Mer – Inställningar i verifikationsregistreringen. Förinställt är att de skannade underlag inte visas, men du som önskar kan plocka fram dem genom att sätta en bock i rutan. Du kan så klart också komma åt de skannade underlagen genom snabbknappen Underlag i verifikationsregistreringen.

Förbättrad kvittotolkning

Vi har gjort förbättringar i tolkningen av kvitton i syfte att roboten ska ge ett ännu mer precist registrerings- och konteringsförslag än den gjort tidigare. Ändringen innebär att roboten även vid tolkning av kvitton alltid presenterar ett tolkningsförslag baserat på de absolut senaste förutsättningarna du lärt roboten. Den kommer alltså att hämta de uppgifter den lärt sig i samband med att kvittot registreras, och alltså inte i samband med att den laddas upp till databasen.

Om du haft flera kvitton från samma utställare i listan att registrera, har du tidigare behövt tolka om underlagen för att den ska tillgodogöra sig nya förutsättningar, t ex om du börjar bokföra något på ett nytt bokföringskonto. Detta behövs alltså inte längre, utan i samband med registrering kommer roboten att titta på hur du valt att kontera tidigare när ett konteringsförslag ges, även om underlaget inte har tolkats om.

Vid registrering ska du alltså direkt efter inlärning kunna få både ”huvuduppgifterna” och ett konteringsförslag presenterat och förifyllt. Det enda du då behöver göra vid registreringen är att kontrollera och bekräfta uppgifterna.

Här kan du läsa mer om vår Tolkningstjänst >>

Leverantör

Automatregistrering av leverantörsfakturor

Som ett led i att ytterligare automatisera leverantörsfakturaflödet kompletterar vi med möjlighet till automatregistrering av leverantörsfakturor. Detta innebär att du kan välja att låta tolkningsroboten registrera vissa eller alla leverantörsfakturor i de fall den kan utläsa information om leverantören automatiskt. Fakturorna landar i reskontran och i bokföringen. Om de ska attesteras skickas de ut på attest, och har du en bankintegration skickas de även för betalning om man så önskar. Man kan alltså välja att hoppa över den manuella ankomstregistreringen.

Vid byrå-kundsamverkan innebär det att byråns roll förflyttas till att i efterhand kontrollera att roboten, och eventuellt företagaren/attestanten om denna har konteringsrätt, har bokfört fakturan korrekt. I de fall det behövs en justering görs detta i samband med avstämningen av leverantörsreskontran.

För att nyttja automatisering av leverantörsfakturor krävs att tilläggstjänsten Tolkning är aktiverad, samt att du gjort inställningar för detta på app.bjornlunden.se.

Det finns numera tre alternativ för hur automatiserad registreringen av leverantörsfakturor ska vara:

  • Lika som tidigare – ankomstregistrering av leverantörsfakturor sker ”manuellt”. Om du använder dig av tilläggstjänsten Tolkning kan du dock få både basuppgifter på fakturan och bokföringen föreslagen utifrån hur fakturor från samma leverantör tidigare registrerats.
  • Du väljer själv vilka leverantörers fakturor som ska automatregistreras – om du själv vill styra över vilka fakturor som ska registreras automatiskt väljer du detta alternativ. På de leverantörer du vet att du får kompletta och korrekta registreringsförslag från tilläggstjänsten Tolkning bockar du i rutan Automatregistrera fakturor från denna leverantör på leverantörskortet.
  • Automatregistrering av allt – Om du väljer att automatregistrera allt som går slipper du göra inställningar på enskilda leverantörer (inställningen Automatregistrera fakturor från denna leverantör är automatiskt ibockad). Om tolkningsroboten inte kan läsa ut tillräckligt med information från ett underlag som är inställt för automatregistreringen kommer det i dagsläget att ligga och vänta på manuell hantering under Registrering leverantörsfakturor.

I reskontran kan du se om en faktura är automatregistrerad eller ej när du klickar dig in på reskontraposten.

Inställningsmöjligheten för om och hur automatregistrering ska ske på app.bjornlunden.se har ännu inte släppts, men kommer inom kort. Håll utkik på BLA Online så meddelar vi när den är på plats!

Förbättringar i avstämning av leverantörsreskontra

I och med möjligheten till automatregistrering av leverantörsfakturor får funktionen för avstämning av leverantörsreskontran större fokus än tidigare, då det är här i efterhand kontrollerar att det som registrerats blivit korrekt. Vi har därför flyttat om i snabbmenyn och ersatt knappen för Leverantörer med Avstämning reskontra. På så sätt finns också hela arbetsflödet representerat i snabbmenyn.

Även inne i funktionen för avstämning av leverantörsreskontra har vi gjort förbättringar. Du som också kör bokföring når kontokontrollen inifrån avstämningen, detta för att det ska vara lättare att komma åt de verifikat som eventuellt behöver justeras. Genom att klicka på knappen Kontokontroll öppnas den upp med samma urval för konto och datumintervall som du gjorde för avstämningen.

Här kan du läsa mer om Avstämning leverantörsreskontra >>

Automatisk hämtning av e-fakturor

Från och med nu hämtar programmet automatiskt inkomna e-fakturor i samband med att man går in på företaget. Du kommer alltså i samband med att du väljer företaget få ett meddelande om hur många e-fakturor som hämtats in. För bästa funktionalitet rekommenderar vi att man lägger in BL-konto-uppgifterna på användaren (görs under Arkiv – Systemunderhåll – Användare), i annat fall kommer dessa att behöva anges när man väljer företaget om e-fakturering (tidigare BL Fakturaflöde) används.

Fakturorna ligger sedan för registrering under Registrera leverantörsfakturor.

Här kan du läsa mer om e-fakturering (tidigare BL Fakturaflöde) >>

Lön

Korttidsarbete – avstämning

När man tillämpar korttidsarbete ska en avstämning göras gentemot Tillväxtverket efter utgången av den tredje stödmånaden. Detta görs i Tillväxtverkets e-tjänst och som stöd för avstämningen har vi byggt en funktion för att ta fram det underlag du behöver när du registrerar dina uppgifter. Du kommer åt funktionen under Aktivitet – Lönestatistik – Avstämning korttidsarbete.

Klicka på knappen Ny avstämning för att ange för vilket datumintervall du vill hämta in uppgifterna. Om du har haft olika nivåer av korttidsarbete under avstämningsperioden klickar du på Lägg till period för att ange ytterligare datumintervall till samma avstämning. De uppgifter som finns registrerade i programmet hämtas in och du har möjlighet att redigera dessa. Du kan också lägga till ytterligare personer under Mer-knappen.

Vill du spara avstämningen för att fortsätta vid ett senare tillfälle kommer du nästa gång du öppnar funktionen åt den under Mer – Historik. Det är också under Mer du kan välja att ta ut avstämningen till Excel om du vill arbeta vidare med den i Excelformat.

Här kan du läsa mer om Avstämning av korttidsarbete >>

Bygglösen – rapportdatum

När du under Aktivitet – Lönestatistik – Bygglösen hämtar in uppgifterna från lönekörningar väljer du som vanligt inom vilket datumintervall lönen betalats ut. Men från och med nu kommer du, när du sparar ned filen på datorn, att få ange vilken period det är du rapporterar för, vilket är det datum som sätts i filen. Detta ger en mer korrekt rapportering till Byggnads.

Här kan du läsa mer om Bygglösen >>

Lön Plus

Avvikelser i kommande löneperioder

Tidigare har man inte kunnat lägga in avvikelser på datum som är senare än en aktiv löneperiod. Men det är möjligt från och med nu och du kan alltså parallellt med att du jobbar i en aktiv löneperiod registrera avvikelser som ligger längre fram i tiden.

Om du har lagt in framtida avvikelser och gör en slutlön för en person kommer du få en varning om att det finns ohanterade avvikelser, eftersom dessa skulle ställa till problem med slutlöneberäkningen. Du behöver först ta bort eller justera dessa i kalendariet innan du kan gå vidare med en slutlön i det läget.

Kopiera löneavtal och semesteravtal mellan olika företag

Från och med nu kan du kopiera både löneavtal och semesteravtal mellan olika företag du har i löneprogrammet. Detta kan vara användbart om du har gjort justeringar i avtalen som du vill återanvända i andra företag du administrerar.

Du hittar funktionen under Uppläggning – Avtal – Löneavtal/Semesteravtal – Mer – Importera Löne-/semesteravtal från annat företag.

Semesterfaktor på semesterbesked och lönebesked

Eftersom BL Lön Plus tillämpar bruttosemester med kvot i semesterberäkningen för intermittent deltidsanställda (de som exempelvis jobbar tre eller fyra av vanligtvis fem arbetsdagar per vecka) beräknas en semesterfaktor som används vid uttag av semester. Från och med nu kommer semesterfaktorn att anges på semesterbeskedet och du kan om du vill lägga in den även på lönebeskedet om du vill visa uppgiften för de anställda.

För att lägga till semesterfaktorn på lönebeskedet går du via Arkiv – Blanketter och redigerar lönebeskedet (eller skapar ett nytt). Välj Infoga – Datafält och leta upp fältet för Semesterfaktor. Placera det sedan på önskad plats i lönebeskedets sidhuvud eller sidfot samt lägg in ett förklarande textfält till vänster om datafältet.

Här kan du läsa mer om hur du redigerar blanketter >>

Proportionering av semesteravdrag vid sjukfrånvaro

Vid deltidssjukskrivning kommer programmet från och med nu att göra en proportionering av semesteravdraget. För att det ska bli rätt har vi kompletterat med ett antal nya systemlönearter som gör ett semesteravdrag per timme:

  • 1011 – Semesteravdrag per timme (för semesteravtalet månadslön med tillägg)
  • 3011 – Semesteravdrag per timme (för semesteravtalet procentregeln med månadslön)
  • 4011 – Semesteravdrag per timme (för semesteravtalet sammalöneregeln)
  • 2002 – Semesteravdrag per timme – årets semester (återanvänd sedan tidigare) (för semesteravtalet procentregeln med timlön)

Semesterlön hanteras som vanligt, dvs hela semesterdaglönen/semestertillägget betalas ut.

Semestertillägg i klump

Vi har gjort flera justeringar/buggrättningar kring semestertillägg i klump inför sommarens semesterperiod:

  • Om man vid skapande av löneperioden valde att betala ut semestertillägget i klump försvann det om man i löneregistreringen kompletterade med en avvikelse.
  • Det gick tidigare inte att kombinera semestertillägg i klump med vanliga semesterdagar registrerade i löneregistreringen.
  • Om man tog ut årets semesterdagar utan ledighet påverkades uttag av semestertillägg på sparade dagar. Programmet räknade felaktigt ner semestertilläggen på de sparade dagarna tillsammans med tilläggen på tidigare uttagna semesterdagar (årets semester).