Nyheter i version 2020.2.100

Nedan listas de större förändringar som gjorts i programmet sedan version 2020.1.100 som släpptes i januari 2020.

Versionen är särskilt viktig för dig som kör BL Lön Plus då den innehåller uppdateringar inför semesterårsbytet som vanligtvis görs i april (när den sista avvikelseperioden på det gamla semesteråret är uppdaterad), men vi har även lagt till ny funktionalitet för korttidsarbete och den tillfälliga nedsättningen av socialavgifter, samt en hel del annat smått och gott.

Vi vill göra dig uppmärksam på att versionen innehåller stöd för vissa av de åtgärder som beslutats i samband med coronakrisen. Samlad information om hur åtgärderna påverkar dig finns att läsa på BLA Online, samt på vår Corona-site på vår hemsida, informationen uppdateras löpande. Hur detta påverkat löneprogrammet kan du läsa om längre ned i detta nyhetsbrev.

Viktigt för dig som tillämpar procentregeln eller har rörliga lönedelar vid semesterberäkningen! Vi har gjort ändringar när det gäller hur löneunderlaget hämtas inför semesterberäkningen, och du har numera två alternativ till hur beräkningen ska göras. Läs mer om detta längre ned i detta nyhetsbrev.

  • BLA på webben/i mobilen
  • Allmänt
  • Bokföring
  • Fakturering
  • Leverantör
  • Lön
  • Lön Plus

BLA i mobil, app och webb

Vi är i en väldigt teknik- och utvecklingsintensiv period här på Björn Lundén just nu och det kommer löpande uppdateringar i vårt webbsystem app.bjornlunden.se, där fokus initialt ligger på funktioner i mobil, app och webb för smidigare byrå-kundsamverkan. Nyligen har ny funktionalitet släppts, och ännu mer kommer inom kort!

Här kan du läsa om hur du kommer igång med app.bjornlunden.se >>

Fakturering på webben

En av våra större nyligen släppta funktioner är Fakturering på webben, plattan eller i mobilen, du kommer också åt fakturering i Björn Lundén-appen. Det innebär att redovisningsbyråns kundföretag som själva sköter sin fakturering kan göra det på ett smidigt sätt, utan att ha BL Administration installerat på datorn. När kundföretaget registrerar fakturan byggs den på allt eftersom den kompletteras med uppgifter och användaren kan hela tiden se hur den färdiga fakturan ser ut till höger på skärmen (under registreringen om du arbetar på en mindre enhet).

I samma ögonblick som kundföretaget skickar fakturan till kunden dyker den upp i kundreskontran i BL Administration hos byrån. Och när byrån exempelvis markerar en faktura som betald ser kunden direkt i Fakturering på webben att den är betald. Kunden kan därmed på ett smidigt sätt följa vilka fakturor som är betalda eller obetalda.

Ny funktionalitet utvecklas hela tiden och under våren 2020 kommer faktureringen att utökas med en rad nya funktioner, bland annat omvänd byggmoms, stöd för ROT och RUT, möjlighet att skicka e-fakturor (EDI-fakturor) och påminnelser, valutafakturering samt factoring via BL Finans.

Här kan du läsa mer om Fakturering på webben >>

Chatt mellan användare

Denna funktionalitet släpps inom kort, håll koll på BLA Online för information om när vi släppt funktionen!

Byråns samverkan med kunderna underlättas betydligt när ni på redovisningsbyrån kan ha kontakt med kunden i anslutning till de tjänster ni utför. Med vår nya chatt kan du kommunicera smidigt med dina kunder antingen generellt, i grupp eller kring specifika underlag.

Kassarapport

Kassarapporten har fått en ansiktslyftning och vi har försökt att förenkla hanteringen av dagsrapporterna. Detta genom att du som redovisningsbyrå och administratör kan lägga upp förinställda försäljnings-, betalnings-, och utläggstyper kopplade mot specifika redovisningskonton i inställningarna för att underlätta registreringen för dina kunder. Det går också bra att läsa in en SIE-fil som skapats i kassasystemet genom att dra och släppa på filytan eller genom att peka ut filen via utforskaren.

Här kan du läsa mer om Kassarapport på webben >>

Attest och Ekonomiöversikt

Sedan tidigare finns funktionalitet för attest och en ekonomiöversikt på webben. Med Attest kan du som redovisningsbyrå låta dina kunder godkänna fakturorna innan de läggs upp för betalning. Via vår Ekonomiöversikt kan du ge din kund en enkel översikt över hur företagets ekonomi ser ut och utvecklar sig.

Här kan du läsa mer om Attest på webben >>
Här kan du läsa mer om Ekonomiöversikt på webben >>

Allmänt

Zooma och scrolla bildfiler

Vi har gjort förbättringar när det gäller bildfiler som antingen registreras via Registrering leverantörsfakturor, i Verifikationsregistreringen, eller som kopplas till en post via knappen Dokument. Bilden som i många fall skickas in till BL Administration via vår app för kvittohantering presenteras nu med möjlighet att både zooma och scrolla, vilket tidigare inte varit möjligt för just bildfiler, utan endast för pdf:er.

När det gäller filer som läggs till som kopplade dokument har vi optimerat detta så att det ska gå snabbare för dig som kör i molnet. Det är dessutom möjligt att lägga till och ta bort flera dokument samtidigt.

Här kan du läsa mer om vår Kvittohantering i app/på webben >>

Flera nya integrationer på plats

Den senaste tiden har flera nya integratörer skapat en koppling mot BL Administration – här listar vi de nytillkomna:

  • Boxnet – Boxnet är ett webbaserat kassasystem med fokus på försäljning. Kassarapporter skickas nattligen till BL Bokföring och du får en automatisk bokföring av din försäljning.
    Här kan du läsa mer om integrationen med Boxnet >>
  • Pondus Pro – Pondus Pro är ett webbaserat fastighetssystem för både teknisk och ekonomisk förvaltning. Genom att integrera mot BL Fakturering kan du förutom att skicka fakturaunderlag för hyresavisering även exportera kunder, artiklar och kostnadsställen. Kundreskontran i BL Fakturering kan visas per kund direkt i Pondus Pro.
    Här kan du läsa mer om integrationen med Pondus Pro >>
  • Bizzdo – På Bizzdo.se finns analyser av företagets ekonomi. Intäkter och kostnader kategoriseras och presenteras i lättförståeliga grafer. Genom en integration med BL Bokföring används realtidsdata.
    Här kan du läsa mer om integrationen med Bizzdo >>
  • Rekyl – I tid- och projektredovisningssystemet Rekyl får du koll på intäkter och kostnader och kan göra tidrapportering i realtid.
    Här kan du läsa mer om integrationen med Rekyl >>

Här hittar du information om samtliga integrationer >>

Nytt supportforum

Vi har gjort om vårt supportforum så att du nu hittar svar och kan ställa frågor om alla våra program i ett och samma forum. Detta har vi gjort för att förenkla för er kunder som använder flera av våra program och tjänster. Den nya adressen är forum.bjornlunden.se. Ingången till forumet från programmet är dock densamma, via knappen Skriv till supporten högst upp i programmet.

Kopiering av molnföretag till lokalt företag

När man har en integration aktiverad avråder vi starkt från att ta ner en kopia av molnföretaget till en lokal databas, om avsikten är att arbeta vidare i företaget. Detta eftersom databaserna riskerar att bli olika. När en integration är påkopplad fortsätter den att skriva data i molndatabasen även under tiden du har molndatabasen lokalt. Det innebär att information som kommer in i databasen via en Integration inte finns i den lokala databasen. I programmet har vi därför lagt in en varning som påminner dig som användare om just detta.

Att ta ner en kopia med avsikten att endast titta, eller stämma av – men utan att jobba vidare – är fortsatt okej att göra.

Här kan du läsa mer om vår molnlösning >>

Bokföring

Varning vid borttag av verifikationer/kopplade dokument

Som en hjälp för användaren lägger vi in en varning när man försöker makulera eller ta bort en eller flera verifikationer från Verifikationskontrollen. Det som händer om det finns kopplade dokument till en verifikation, tex bildfiler i form av kvitton, leverantörsfakturor eller liknande är att även dessa tas bort från databasen där de lagras. Det är alltså viktigt att se till att ha en kopia på dessa filer om borttag av verifikat ska göras.

Här kan du läsa mer om Verifikationskontroll >>

Fakturering

Förbättringar i e-fakturering (fd Fakturaflöde)

Om du tillfälligt vill stänga av att fakturan ska gå till kunden i form av en e-faktura kan du göra det genom att välja bort E-faktura i rullisten under e-faktura på kundkortet. Status kommer att sättas till E-faktura inaktiv, men kopplingen som du har med mottagaren i e-fakturaväxeln kommer fortsatt att ligga kvar och du kan när som helst ändra tillbaka inställningen. Om du väljer att tillfälligt stänga av e-faktura kommer fakturan istället att skickas via utskriftstjänst (om det används), via e-post (om denna inställning gjorts på kundkortet) eller i pappersformat.

Det har nu blivit lättare att se vilka fakturor som gått iväg som e-faktura eller inte, då det visas en markering på respektive e-faktura i orderlistan som du når under Aktivitet – Orderlista. En ikon för elektroniskt dokument innebär att fakturan gått iväg som e-faktura till kunden. En skrivarmarkering betyder att fakturan skickats på papper eller via e-post. I denna vy särkiljs alltså inte fakturor skickade via e-post.

Här kan du läsa mer om e-fakturering och utskriftstjänst (fd Fakturaflöde) >>

Telefonnummer/e-post vid orderregistrering

Två nya fält har tillkommit i fakturaregistreringen, Telefon och E-post. Dessa uppgifter hämtas om de finns från kundkortet på den valda kunden, men kan läggas till direkt på en specifik order om så önskas. Telefonnummer hämtas i första hand från fältet Mobil på kundkortet, saknas detta hämtas istället det ”vanliga” telefonnumret, Telefon. När det gäller e-post hämtas i första hand den e-postadress som är knuten till respektive ordertyp (dvs offert, avtalsfaktura, faktura) på kundkortets flik Mallar och redovisning.

Här kan du läsa mer om Fakturaregistrering >>

Leverantör

Förbättringar i Tolkningstjänsten

Vi har förbättrat tolkningstjänsten genom att roboten nu alltid tittar på och presenterar ett tolkningsförslag baserat på de absolut senaste förutsättningarna du lärt roboten. Den kommer alltså att hämta de uppgifter den lärt sig i samband med att leverantörsfakturan registreras, och inte i samband med att den laddas upp till databasen.

Om du haft flera leverantörsfakturor från samma leverantör i listan att registrera, har du tidigare behövt tolka om fakturorna för att den ska tillgodogöra sig nya förutsättningar, t ex om du börjar bokföra något på ett nytt bokföringskonto. Detta behövs alltså inte längre, utan i samband med registrering kommer roboten att titta på hur du valt att kontera tidigare fakturor när ett konteringsförslag ges, även om leverantörsfakturan inte har tolkats om.

Här kan du läsa mer om vår Tolkningstjänst >>

Lön

Tillfälligt sänkta socialavgifter

På grund av den pågående coronakrisen har riksdagen beslutat att tillfälligt sänka socialavgifterna för upp till 30 personer på företaget under perioden mars–juni 2020. På ersättningar upp till 25 000 kr kommer endast ålderspensionsavgift på 10,21% att betalas. För att tillgodogöra sig stödet ska man redovisa en bock i ruta 062 på individuppgiften i arbetsgivardeklarationen på individnivå, det är alltså samma ruta som används för Första anställd vid Växa-stöd.

För hantering i programmet ska du alltså, för de upp till 30 anställda du vill ska omfattas av stödet, markera Växa-stöd på anställdakortets flik Lön och skatt. Programmet kommer då för lönekörningar som görs efter att bocken satts i att beräkna och bokföra lägre arbetsgivaravgifter på upp till 25 000 kr/person. Om lönen för en anställd överstiger 25 000 kr kommer fulla arbetsgivaravgifter beräknas och bokföras på den del som överskrider 25 000 kr.

Då dessa regler införts skyndsamt har man valt att använda sig av ett befintligt system, det är också därför inställningen Växa-stöd ska användas på anställdakortet, något som normalt sett endast kan fås för en anställd per företag, och då den första.

Eftersom lönerna för mars redan är gjorda i systemet kan du i efterhand göra inställningen på de anställda. När du sedan skapar filen (den nya filen om du ska göra omprövning) i AGI kommer rätt ruta (062) på individuppgiften att bockas i för de anställda. Om bocken satts i efter att lönen är registrerad, uppdaterad och bokförd kommer du att behöva välja att gå på Skatteverkets beräkning av arbetsgivaravgifterna i stället för den som finns i filen då dessa bockar inte ger effekt på de totala arbetsgivaravgifterna i huvuduppgiften (ruta 487). Du ska även göra en korrigering i bokföringen för att minska arbetsgivaravgifterna som bokförts i och med att lönen uppdaterades.

Om inställningen för Växa-stöd är gjord innan lönekörningen för april kommer denna lön att beräknas, bokföras och rapporteras rätt i AGI, vilket blir aktuellt för de kommande lönekörningarna.

Om du vill se vilka som har markeringen växastöd (du kanske vill justera vilka som ska ha den mellan lönekörningarna) kan du använda dig av ett SQL-kommando. Gå till Arkiv – Systemunderhåll – SQL-fråga, ta bort den exempelfråga som ligger där, klistra in nedanstående textsträng och klicka på knappen Test.

Select id as Anställningsid, Personnummer, name as Namn from anstalld where växastöd=1

Här kan du läsa mer om Arbetsgivardeklaration på individnivå >>

Korttidsarbete (tidigare benämnt korttidspermittering)

I samband med den pågående coronakrisen har reglerna om korttidsarbete utökats och den anställde ska kunna gå ner i tid (upp till 60%) men ändå minst 92,5% av sin lön. Arbetsgivaren kan i sin tur få stöd med upp till 75% av lönekostnaden för arbetstidsförkortningen. Ett antal villkor och förutsättningar behöver vara uppfyllda för att kunna tillämpa korttidsarbete.

Du kan läsa mer om reglerna för korttidsarbete på vår corona-site >>

För hantering av korttidsarbete i löneprogrammet har vi gjort vissa förändringar:

Lönearter för import

För att ha koll på både den ordinarie lönen och löneavdraget rekommenderar vi att man bruttoredovisar, dvs visar både den ursprungliga och ordinarie månadslönen/timlönen och sedan gör ett avdrag för korttidsarbete samt ett tillägg för en korttidsersättning. För detta ändamål finns ett antal lönearter att importera under Uppläggning – Lönearter – knappen Mer – Importera lönearter:

Denna serie lönearter påverkar inte semesterberäkningen:

  • 700 – Nedsättning timmar, korttidsarbete
  • 701 – Timlön vid korttidsarbete
  • 702 – Löneminskning korttidsarbete
  • 703 – Löneminskning korttidsarbete kalenderdag (månadslön)

Denna serie lönearter påverkar semesterberäkningen enligt procentregeln för månadslön och timlön:

  • 710 – Nedsättning timmar, korttidsarbete
  • 711 – Löneavdrag korttidsarbete hel månad (månadslön)
  • 712 – Ersättning korttidsarbete hel månad (månadslön)
  • 713 – Löneavdrag korttidsarbete kalenderdag (månadslön)
  • 714 – Ersättning korttidsarbete kalenderdag (månadslön)
  • 715 – Timlön vid korttidsarbete
  • 716 – Löneminskning, korttidsarbete (timlön)

Observera att du inte behöver importera alla dessa lönearter, utan endast de som är aktuella för förutsättningarna i ditt företag. Det som styr är om semesterberäkningen ska påverkas eller inte. Läs mer om detta i vår guide för Korttidsarbete.

Konstanter på anställdakortet

För att kunna göra korrekta beräkningar av beloppen på lönearterna ovan har vi lagt till ytterligare några konstanter på anställdakortet. Dessa kan fyllas i antingen i förväg eller i samband med att lönen registreras, det senare är smidigast. Du hittar dessa genom att gå via Uppläggning – Anställda – fliken Lön och skatt – knappen Konstanter för användning i formler på lönearter.

  • Ordinarie kontant lön (KL) – Här anges den ordinarie kontanta lönen den anställda har, dvs den lön den anställde normalt har. Förmåner räknas inte med, däremot medräknas ersättning för ob och skifttillägg, om de normalt skulle ha tjänats in den aktuella månaden. Bonus, provision och övertidsersättning mm som inte utgår regelmässigt ska inte räknas med. Nyligt erhållna löneökningar ska heller inte tas med. För anställda med månadslön anges ordinarie kontant lön per månad, för timanställda anges den per timme.
  • Löneminskning % (LM) –  Löneminskning anges i procent och tre fasta procentsatser är aktuella; 4, 6 eller 7,5%. Avtalet om korttidsarbete avgör detta.
  • Arbetstidsminskning % (AM) – Arbetstidsminskningen anges i procent och tre fasta procentsatser är aktuella; 20, 40 eller 60%. Avtalet om korttidsarbete avgör detta.

Inställningsmöjlighet på lönearter

För att kunna få en korrekt semesterberäkning enligt procentregeln (månadslön eller timlön) finns en inställning på löneartskortet. Det är den nya inställningsrutan Semestergrundande ersättning vid korttidsarbete som du når via Uppläggning – Lönearter. Lönearter med denna inställning summeras och används i formlerna för beräkning av semsterlön per dag i semesterberäkningen. På de lönearter vi skickar med är denna inställning gjord, så du behöver inte själv göra inställningen.

Observera att semesterberäkning görs automatiskt i programmet endast om du aktiverat semesterhanteringen i Lön Plus.

Här kan du läsa mer om hur du hanterar korttidsarbete i programmet >>

Lönearter för smittbärare

Även om du som arbetsgivare inte administrerar någon smittbärarpenning behöver du vid löneregistreringen göra ett avdrag för frånvaron, eftersom den anställde istället får sin ersättning från Försäkringskassan. Vi har gjort i ordning några lönearter du kan använda dig av vid registreringen. Dessa finns att importera under Uppläggning – Lönearter – knappen Mer – Importera lönearter.

  • 297 – Smittbärare heldag, månadslön (dag 1-5)
  • 298 – Smittbärare heldag, månadslön (från dag 5)
  • 299 – Smittbärare del av dag, månadslön

Hantering vid ofullständig formel

Tidigare har programmet avgett ett felmeddelande när någon konstant som finns med i en formel på en löneart saknats på en anställd vid registreringen, en vanligt förekommande konstant är exempelvis (K7) som anger arbetstid per vecka.

Numera kommer programmet istället att ge dig möjlighet att fylla i dessa uppgifter i samband med löneregistreringen. Fönstret med konstanter, som annars nås under Uppläggning – Anställda – fliken Lön och skatt, kommer att dyka upp och du kan ange aktuellt värde. Naturligtvis sparas detta undan på anställdakortet inför kommande löneregistreringar.

Här kan du läsa mer om Konstanter i löneprogrammet >>

Kontroll lön – urval anställda som slutat

I Kontroll lön (snabbval, alternativt Aktivitet – Kontroll Lön) finns en ny urvalsinställning, och du kan numera välja om du visar anställda som slutat (dvs har ett avgångsdatum) eller inte.

Här kan du läsa mer om Kontroll Lön >>

Lön Plus

Förutom de nyheter som finns under rubriken Lön, finns ytterligare ett antal nyheter för dig som kör Lön Plus med semesterhantering:

Återanställning

Från och med version 2020.2.100 finns en funktion för att återanställa en person som tidigare arbetat på företaget men slutat. Du gör detta genom att under Uppläggning – Anställda – knappen Mer välja Visa anställda som slutat. Då presenteras alla anställda som tidigare varit anställda på företaget i en separat lista. När de tidigare anställda visas i listan ersätts knappen Ny mot Återanställ, och det är den du klickar på för att återanställa en person.

Det som händer är att ett nytt anställdakort läggs upp och den anställde kommer alltså att få ett nytt id. Det är detta nya id som ska användas i lönehanteringen framöver. Den tidigare posten för personen kommer också att finnas kvar, men den ska inte användas vid löneregistrering. Däremot kommer vissa uppgifter att hämtas automatiskt från det tidigare anställdakortet för personen som återanställs (exempelvis adressuppgifter och löneuppgifter som ackumulerad lön mm). Du kommer även att kunna se de olika anställningsperioderna på anställdakortets första flik.

Rapporter och utskrifter (exempelvis lönehistorik, FORA-rapportering mm) kommer att ta med uppgifter från personens båda anställningsid, och det är alltså personnumret som styr. Du bör därför vara noga med att använda korrekta och fullständiga personnummer på dina anställda.

Här kan du läsa mer om Återanställning >>

Nya datum i kalendariet

Vi har fyllt på kalendariet med datum för 2021, något som behövs i samband med det stundande semesterårsbytet då ett nytt semesterår som avser en bit in på 2021 läggs upp och schemaposter för detta skapas.

Här kan du läsa mer om om Semesterårsbyte i Lön Plus >>

Inställning för löneunderlag vid semesterlöneskuld

Från och med denna version finns möjlighet att ställa in vad löneunderlaget, som används vid beräkning av semesterskuld i semesterskuldslistan och vid semesterårsbytet, ska baseras på. Det gäller främst dig som tillämpar procentregeln vid semesterberäkningen, men även rörliga delar för semesteravtalen Månadslön med tillägg och Sammalöneregeln påverkas.

I företagsuppgifterna (Arkiv – Företagsuppgifter – Lön  – fliken Semesterhantering) kan du välja om löneunderlaget ska baseras på löneperioder eller på utbetalningsdatum. Löneunderlag baserat på löneperioder är förvalt och var tidigare det enda alternativet, men med skillnaden att både frånvaro och närvaro tas med vid beräkningen. Tidigare togs endast frånvaro med när man hade innevarande månad som löneperiod.

Metoderna skiljer sig alltså åt:

  • Hämta löneunderlag baserat på löneperioder – Beräkningen baseras på det som är intjänat till och med semesterårets slutdatum (eller månadens sista datum vid Aktivitet – Semesterskuldslista). Treställiga lönearter hämtas alltså från löneperioder till och med valt datum, och avvikelser tas från avvikelseperiod till och med valt datum.
  • Hämta löneunderlag baserat på utbetalningsdatum – Beräkningen baseras på det som är utbetalt till och med semesterårets slutdatum (eller månadens sista datum vid Aktivitet – Semesterskuldslista). Detta innebär att avvikelser i exempelvis mars som hanteras på aprillönen inte påverkar årets semesterlöneberäkning, utan först nästa års. Däremot påverkar eventuell frånvaro i mars beräkningen av antalet intjänade dagar.

Här kan du läsa mer om Löneunderlag vid semesterberäkning >>

Förbättrad hantering av löneperioder

Vi har gjort statusikonerna lite tydligare från och med denna version, och förutom hänglåset finns nu både röda och gröna flaggor.

  • Grön flagga – Löneperioden är aktiv, men ingen uppdaterad lön finns i perioden. Löneperioden kan tas bort.
  • Röd flagga – Löneperioden är aktiv och det finns uppdaterade löner i perioden. Löneperioden kan inte tas bort, däremot avslutas så länge det inte också finns en ouppdaterad lön registrerad. Finns en sådan måste denna uppdateras först.
  • Hänglås – Löneperioden är slutförd och därmed låst.

Om du försöker registrera en lön på en anställd som redan har en uppdaterad lön i den aktuella löneperioden (som ännu inte är slutförd) får du dessutom ett meddelande om det.

Här kan du läsa mer om Löneperioder >>

Möjlighet att redigera schema på anställd

Om en anställd har ett felaktigt arbetsschema finns numera en möjlighet att redigera och koppla om schemat, även om det finns med i uppdaterade löneperioder. Detta görs genom att man markerar arbetsschemat i listan under Uppläggning Arbetsschema och väljer Redigera schema. Om schemat används är fälten utgråade men genom att trycka på F5-tangenten öppnas fälten upp och de går att redigera. Förändringarna gäller framåtriktat.

Här kan du läsa mer om Arbetsschema >>