Nyheter i version 2019.1.100

Nedan listas de större förändringar som gjorts i programmet sedan version 2018.3.100 som släpptes i maj 2018.

Versionen är särskilt viktig för dig som kör lön då den innehåller rutiner för 2018 års kontrolluppgifter och skattetabeller för 2019. I versionen hanteras även de nya regler som gäller för karensavdrag från och med 1 januari 2019 samt de nya reglerna kring arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) som blir aktuella för alla företag från årsskiftet.

  • Allmänt
  • Lön

Allmänt

BL e-postportal

Sedan några veckor finns vår nya tjänst BL e-postportal att ansluta till BL Leverantör. Med hjälp av e-postportalen kan dina leverantörer skicka pdf-fakturor direkt till din molndatabas i BL Administration. Fakturan finns sedan för behandling eller tolkning i programmet. Du slipper jobba parallellt med e-postprogrammet, spara ner och flytta filer och kan istället börja jobba direkt med fakturorna i programmet. Du sparar tid och minimerar risken för att leverantörsfakturor blir liggande. Självklart kan du också välja att själv skanna och skicka pdf-fakturan till BL e-postportal.

Har du även tjänsten BL Tolkning går fakturan automatiskt vidare för tolkning och registrering.

Här kan du läsa mer om BL e-postportal och BL Tolkning.

Förbättrad koppling till Digitala Företaget

Sedan några veckor finns möjlighet till direktöverföring från Digitala Företaget till BL Administration, vilket sparar tid för dig som arbetar med båda programmen.

Med endast några få knapptryck kan du nu överföra dina händelser från Digitala Företaget direkt till BL Administration. Du behöver alltså inte skapa någon SIE-fil, utan exporten går direkt in till BL Administration. Du får även med bilden på händelsen som ett kopplat dokument till verifikationen som skapas.

Här kan du läsa mer om Export från Digitala Företaget till BL Administration.

BL Finans

BL Finans är ett samarbete mellan Björn Lundén och finansbolaget Capcito där företag kan få smidig finansiering på några få klick – direkt i BL Administration. Det finns för närvarande tre tjänster att välja mellan:

  • Fakturaköp: Att sälja fakturor ger företaget betalt direkt och du behöver inte vänta på att kunderna ska betala, vilket vanligtvis sker på förfallodagen.
  • Fakturabelåning: Belåning upp till 70–95% av fakturans värde. Genom att belåna fakturor kan du stärka kassaflödet och växa snabbare.
  • Företagslån: Lån upp till 500 000 kr, under 3–18 månader.

För att kunna köra BL Finans krävs att du har BL Fakturering i molnet. Här kan du läsa mer om vår molnlösning. Saknar du licens för att lagra databasen i molnet, kontakta någon av våra säljare på salj@blinfo.se eller 0650-54 14 00.

Förutom att databasen ska ligga i molnet krävs att du har företagsnamn, e-postadress och organisationsnummer inlagt i de generella företagsuppgifterna.

Här kan du läsa mer om BL Finans.

BL Signering & Avisering

BL Signering & Avisering är det smarta sättet att få ett avtal signerat eller bara få bekräftelse på att mottagaren läst en information du skickat. Genom signering och legitimering med Bank-ID blir processen snabb, smidig och säker. Det här är ett kostnadseffektivt sätt att skicka t ex uppdragsavtal, offerter, lönebesked, prislistor, villkorsändringar, mm.

BL Signering & Avisering är en fristående webbapplikation som inte är kopplad till något BL-program, varken för dig som avsändare eller för mottagaren. Tjänsten fungerar i alla enheter och mot alla mottagare som har Bank-ID och en e-postadress.

När du skickar t ex ett avtal för signering eller en information för kännedom får mottagaren ett mejl med instruktioner för att ta del av dokumentet. Du kan enkelt se om mottagaren läst meddelandet och om mottagaren signerat eller inte (om du valt att signering krävs).

BL Signering & Avisering kostar 199 kr/månad/användare men ingår för dig som har vår helhetslösning för redovisningsbyråer.

Här kan du läsa mer om BL Signering & Avisering.

Möjlighet att arbeta vidare medan uppdatering pågår

Som ett led i att optimera programmet har vi valt att lägga ett antal funktioner/processer som bakgrundsjobb i programmet. Det innebär att du inte längre behöver vänta tills en viss rutin är klar innan du kan påbörja nästa, vilket kan effektivisera ditt arbete.

Du kan ha en bakgrundsprocess aktiverad åt gången, och du ser att den pågår i den nya ”statusbaren” längst ner till höger i programmet.

Det kan också vara vissa funktioner som blir låsta om en bakgrundsprocess körs eftersom flera funktioner kan använda sig av samma tabeller i databasen. Programmet kommer att meddela dig om du försöker starta en funktion som är spärrad av en process eller uppdatering som körs i bakgrunden. Du kan heller inte byta företag eller avsluta programmet på normalt sätt medan en bakgrundsprocess är igång.

De funktioner som nu hanteras i bakgrunden och ger dig möjlighet att gå vidare med annat är:

  • Massfakturering
  • Import av prislista
  • Utskrift av kundfakturor
  • Uppdatering av kundfakturor
  • Uppdatering av kundinbetalningar

Lön

Kontrolluppgifter inkomståret 2018

Versionen hanterar kontrolluppgifter för inkomståret 2018. Kontrolluppgifterna gör du efter att du registrerat samtliga löner för året. Du väljer själv om du gör dem innan eller efter den första lönekörningen i januari 2019.

Här kan du läsa mer om hur du arbetar med Kontrolluppgifter.

Sista dag för inlämning av kontrolluppgifter är 31 januari 2019.

Detta blir sista gången du lämnar kontrolluppgifter av typen KU10. Från och med inkomståret 2019 gäller reglerna om arbetsgivardeklaration på individnivå. I och med att uppgifter om bland annat löner, förmåner och avdragen skatt lämnas månadsvis kvarstår inte längre behovet av att lämna en sammanställning i form av en kontrolluppgift. Kontrolluppgifterna KU20 (ränteinkomst) och KU31 (utdelning) kommer även fortsättningsvis att lämnas årsvis.

Skattetabeller inkomståret 2019

Skattetabellerna för inkomståret 2019 är inlagda i programmet från och med denna version. Tänk på att nollställa lönetotalerna innan du registrerar lön för 2019, i annat fall nollas inte ackumulatorerna för lön, förmån och skatt.

Nya förmånsvärden

Skatteverket har beräknat kostförmånsvärden för 2019. De nya beloppen är (2018 års belopp inom parentes):

  • Frukost 49 kr (47 kr)
  • Lunch/middag 98 kr (94 kr)
  • Helt fri kost 245 kr (235 kr)

I befintliga företag behöver du justera beloppen på dina lönearter som hanterar förmåner (id 420-422 om du använt våra standardlönearter). För nya företag som läggs upp hanteras förändringen automatiskt.

Karensdag blir karensavdrag

Den 1 januari 2019 ersätts karensdagen vid sjukdom av ett karensavdrag. Lagändringen innebär att tekniken för beräkning av karens vid sjukdom blir annorlunda.

Tidigare har karensdagen inneburit en dag eller del av dag utan ersättning för den anställde. Från och med årsskiftet ska du beräkna sjuklön redan från det att den anställde insjuknar, alltså från dag 1 – det som tidigare varit karensdag. Från sjuklönen ska du istället göra ett karensavdrag. Karensavdraget beräknas till 20% av en genomsnittlig veckoinkomst i form av sjuklön. Karensavdraget får bara dras mot den anställdes sjuklön.

Om ni har ett kollektivavtal kan det vara så att de gamla reglerna även fortsatt ska tillämpas. Kontrollera detta med den arbetsgivarorganisation företaget är anslutet till.

Nedan beskrivs förändringarna som blir olika beroende på om du använder programmets semesterhantering eller inte.

Här kan du läsa mer om Karensavdrag.

Förändringar i BL Lön

I BL Lön har vi lagt till ett antal nya standardlönearter som hanterar karensavdraget. Om du omfattas av de nya reglerna behöver du antingen justera formler och benämning på de lönearter du använder dig av vid registrering av sjukdom och karens, eller använda de nya lönearter vi skickar med.

Vill du importera de nya lönearterna väljer du Uppläggning – Lönearter – Mer – Importera lönearter, letar upp de lönearter du har behov av (olika lönearter gäller för anställda med timlön och månadslön) och väljer Importera.

Nya lönearter:

  • 263  Karensavdrag månadslön: Beräknar karensavdrag enligt formeln: (K1*12/52)*80%*20%
  • 264  Karensavdrag timlön: Beräknar karensavdrag enligt formeln: (K2*K7)*80%*20%

Namnändringar i lönearter:

  • 274 – Sjukavdrag/timme, dag -14 (månadslön): Eftersom sjuklön beräknas redan från dag 1 är lönearten namnändrad, inga justeringar är gjorda i formeln.
  • 275 – Sjuklön/timme, dag -14 (månadslön): Eftersom sjuklön beräknas redan från dag 1 är lönearten namnändrad, inga justeringar är gjorda i formeln.

Förändringar i BL Lön Plus (om du använder programmets semesterhantering)

I BL Lön Plus hanteras sjukfrånvaro normalt med hjälp av avvikelser. Dessa är anpassade enligt de nya reglerna och kommer beräkna karensavdraget till 20% av sjuklönen som belöper på en normal arbetsvecka. Om sjukperioden påbörjas på en avvikelseperiod som har sin början 1 januari 2019 eller senare kommer de nya reglerna att tillämpas. Vi har gjort uppdateringar i de standardlöneavtal vi skickar med och kompletterat även gjorda kopior av löneavtalen med en inställning om reglerna ska tillämpas (förvald) samt den formel för beräkning som gäller för respektive löneavtal. Även registret med systemlönearter har kompletterats med lönearter för de nya reglerna.

Om ni tecknat ett kollektivavtal är det viktigt att säkerställa vilka regler som gäller enligt avtalet, då du i vissa fall även fortsatt ska tillämpa de gamla reglerna. Om detta gäller dig behöver du göra en inställning för detta i de löneavtal som tillämpas i företaget.

Vid behov finns möjlighet att justera den sysselsättningsgrad som programmet räknar fram utifrån använt schema (om den anställde har ett sk 0-schema, används istället konstanten K7, veckoarbetstid, vid beräkningen av karensavdraget). Detta kan bli aktuellt bland annat om den anställde är föräldraledig eller tjänstledig på deltid under en period. En ny konstant för detta finns på anställdakortet, Uppläggning – Anställda – fliken Lön och skatt – Konstanter för använding i formler på lönearter – SSG Karens (%).

Vid registrering av lön kan du hela tiden för den anställde se det enligt aktuell formel beräknade karensavdraget på fliken Summering i Löneregistreringen. Fältet finns även att importera på lönebeskedet om du vill visa för den anställde till vilket belopp ett helt karensavdrag beräknas. Anledningen till att vi valt att lägga med denna uppgift är för att det inte vid alla tillfällen kommer att kunna dras ett helt karensavdrag för sjukperioden (exempelvis om den anställde endast är borta del av en arbetsdag).

Här kan du läsa mer om Karensavdrag.

Arbetsgivardeklaration på individnivå

Att lämna en arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) innebär att ersättningen till varje person redovisas in till Skatteverket varje månad, vilket leder till att någon årlig kontrolluppgift (KU10) inte längre behöver lämnas. Vissa företag har tillämpat de nya reglerna för löner utbetalda 1 juli 2018 och senare, men för de flesta börjar reglerna gälla 1 januari 2019.

Funktionen för arbetsgivardeklaration på individnivå kräver att företagets databas ligger i molnet. Här kan du läsa mer om vår molnlösning. Saknar du licens för att lagra databasen i molnet, kontakta någon av våra säljare på salj@blinfo.se eller 0650-54 14 00.

Du kan precis som tidigare få ut dina uppgifter under Utskrift/Aktivitet – Skattedeklaration. (Du kommer också åt funktionen direkt under Aktivitet – Arbetsgivardeklaration på individnivå.) Om du väljer ett datum då de nya reglerna om AGI gäller kommer utseendet på fliken Arbetsgivardeklaration att vara annorlunda mot vad du är van. Kontrollera att rätt deklarationsdatum är valt så visas de anställda som fått lön utbetald under perioden. Genom att klicka på namnen visas detaljer om personerna. Genom att klicka på knappen Huvuduppgifter ser du detaljer kring de uppgifter som ska redovisas totalt för alla anställda. En fil att lämna via Skatteverkets e-tjänst skapar du genom att klicka på den orangea knappen Skapa fil.

Övriga funktioner är desamma som tidigare, och du kan exempelvis skapa en betalfil eller en verifikation baserade på de uppgifter du hittar på fliken Sammanställning.

Ny standardlöneart

För att hantera avräkning från avgiftsfri ersättning, exempelvis lön under 1000 kr eller lön understigande ett halvt prisbasbelopp till idrottsutövare, om takbeloppet för den avgiftsfria ersättningen överskrids har vi lagt upp en ny standardlöneart som hanterar detta korrekt i arbetsgivardeklarationen på individnivå, löneart 992 (Avräkning från avgiftsfri ersättning). Lönearten finns att importera under Uppläggning – Lönearter – Mer – Importera lönearter.

Här kan du läsa mer om Arbetsgivardeklaration på individnivå.

Ny hantering av löneperioder

Vi har gjort om löneperiodshanteringen för att göra det möjligt att köra flera löneperioder för olika kategorier av anställda parallellt. När det är dags för lönekörning och du ska skapa löneperioder markerar du för vilka löneavtal du vill skapa en löneperiod och anger de datumintervall som ska gälla. Du kan ange olika intervall för de olika löneavtalen men ändå göra lönerna för alla anställda och uppdatera dessa till historiken vid samma tillfälle. Efterföljande löneperiod kommer datumen för valda löneavtal att sättas fram med en månad.

Här kan du läsa mer om Löneperioder.

Semesterårsbyte sammanfallande intjänande- och semesterår

I samband med årsskiftet är det dags för dig med sammanfallande intjänande- och semesterår att genomföra ett semesterårsbyte. Vid sammanfallande intjänande- och semesterår görs en kontroll av förhållandet mellan intjänad semester och uttagen semester. Har fler dagar än vad som tjänats in tagits ut görs en reglering i samband med den första lönen på det nya semesteråret. Kontrollen och beräkningen av vad som regleras har förfinats i samband med denna version och kan bli aktuell åt båda håll. Om ”rätt” antal dagar har tagits ut kan alltså ändå en reglering göras för den händelse att den uttagna semestern beloppsmässigt skiljer sig mot den intjänade.

Tänk på att alla avvikelser för det gamla året måste vara registrerade och uppdaterade på en lön innan du genomför semesterårsbytet.

Här kan du läsa mer om Semesterårsbyte vid sammanfallande intjänande- och semesterår.

Nya lönearter

Vi har lagt in ett antal nya (treställiga) lönearter som du kan använda dig av när du registrerar löner. Dessa kommer automatiskt att finnas med i löneartsuppsättningen för nya företag som läggs upp. Vill du använda dem i befintliga företag behöver du först importera dem via Uppläggning – Lönearter – Mer – Importera lönearter. De som finns att importera är följande:

  • 142 – Semesteravdrag per dag, månadslön
  • 143 – Semesterlön per dag, månadslön
  • 144 – Obetald semester, månadslön
  • 145 – Semesterlön per dag – sparad
  • 146 – Semesterlön per dag – förskott
  • 151 – Bonus
  • 152 – Mertid, månadslön
  • 153 – Provision
  • 271 – Sjukavdrag från dag 15 – månadslön
  • 280 – Tjänstledig heldag, månadslön (1-5)
  • 281 – Tjänstledig del av dag, månadslön
  • 283 – Tjänstledig hel månad, månadslön
  • 284 – Tjänstledig heldag, månadslön (från dag 5)
  • 290 – Föräldraledig heldag, månadslön
  • 291 – Föräldraledig del av dag, månadslön
  • 292 – Föräldraledig hel månad, månadslön
  • 293 – 10 dagar
  • 294 – Föräldraledig heldag, månadslön (från dag 5)
  • 405 – Betalt för bilförmån (nettolöneavdrag)
  • 460 – Förmån sjukvårdsförsäkring
  • 470 – Förmån trängselskatt

Om du använder semesterhanteringen i BL Lön Plus hanteras flera av dessa istället med hjälp av avvikelser och systemlönearter, du behöver i så fall inte importera just dessa.

Här kan du läsa mer om Lönearter.