Nyheter i version 2021.2.100

Nedan listas de större förändringar som gjorts i programmet sedan version 2021.1.100 som släpptes i januari 2021.

Versionen är särskilt viktig för dig som kör Lön Plus då den innehåller justeringar i funktionen för semesterårsbyte, som går att genomföra efter att du registrerat alla avvikelser för det gamla semesteråret. I versionen finns dessutom funktionalitet för datumstyrning även av timlön, möjlighet att skicka kontantfakturor via e-post samt förbättrad funktionalitet för kopplade dokument, plus lite annat smått och gott!

  • BLA på webben/i mobilen
  • Allmänt
  • Fakturering
  • Leverantör
  • Lön
  • Lön Plus

BLA på webben/i mobilen

I BLA på webben/i mobilen händer saker löpande, utan att det behövs någon ny installerad version av BL Administration. De något större eller mer efterfrågade funktioner som släppts nyligen, eller som kommer inom kort, presenteras här.

Dokument

Sedan en tid tillbaka kan du använda dig av Dra-och-släpp för att lägga till dokument på webben. Nytt är också att du via de tre prickarna kan ta bort uppladdade dokument eller redigera kommentaren på befintliga dokument. Notera att du endast kan ta bort/redigera dokument som du själv har lagt till.

Bank & betalning

Saldo på bankkonto

Med en bankkoppling får du i Bank & betalning sedan en tid tillbaka saldot från banken varje dygn. Saldot hämtas under natten och ändringar på kontot efter aktuell hämtningstidpunkt visas inte.

Saldo på skattekonto (släpps inom kort)

Inom kort kan du även slå på funktionalitet för hämtning av saldot på skattekontot från Skatteverket. För att kunna se information om företagets skattekonto krävs att man ger Björn Lundén AB läsbehörighet för skattekontot inne i Skatteverkets e-tjänst för Ombud och behörigheter. För att ha rätt att göra denna koppling krävs att du som användare är styrelseledamot i det aktuella företaget. Om det gäller enskild firma kontrolleras personnumret på din användare mot företagets organisationsnummer.

Att göra för avvisad betalning (släpps inom kort)

Du som har en bankintegration och skickar dina betalningar via Bank & betalning på app.bjornlunden.se kommer inom kort att få en avisering i din att göra-lista på startsidan om en betalning du skickat till banken av någon anledning blivit avvisad. Via punkten på din att göra-lista kommer du även kunna hantera den/de avvisade betalningarna.

Fakturering

Påminnelser

Sedan en tid tillbaka kan du skicka påminnelser via app.bjornlunden.se. Genom att klicka på de tre prickarna i fakturalistan hittar du alternativet Skicka påminnelse. Ange om du vill ta ut en påminnelseavgift och vilken leveransmetod du vill använda dig av – via e-post eller ladda ner dokumentet som PDF. Påminnelseavgiften läggs på reskontraposten och hanteras när du registrerar en inbetalning. Du kan också i listan över kundfakturor se om en påminnelse är skickad samt eventuellt uttagen påminnelseavgift.

Extra adressfält

På kundkortet finns nu ytterligare ett adressfält att använda, något som efterfrågats av många.

ROT/RUT (släpps inom kort)

Inom kort släpper vi funktionalitet för ROT-/RUT-fakturering på app.bjornlunden.se. Genom att aktivera funktionaliteten i inställningarna har du möjlighet att på dina artiklar ställa in vilken typ av HUS-tjänst (bransch) det handlar om samt om det är arbetstid eller material på dina artiklar.

Vid faktureringen markerar du att ROT/RUT ska användas och får utifrån inställningarna på de fakturerade artiklarna ett avdrag på fakturabeloppet. Fakturan skickas till kunden på vanligt sätt. När kundens delbetalning registrerats gör du eller din redovisningsbyrå en Begäran om utbetalning till Skatteverket via den funktionalitet som finns sedan tidigare i BL Administration.

Allmänt

Digitala företaget flyttar

Digitala Företaget som tidigare fanns på motsvarande plats i snabbmenyn har flyttat in under Arkiv – Digitala Företaget. Detta för att göra plats för app.bjornlunden.se som kommer att ta platsen inom kort!

Flera nya integrationer på plats

Genom att koppla dina Björn Lundén-program till andra system kan du eliminera onödiga moment och jobba effektivare. Vi tar inte ut någon avgift för kopplingen mellan våra system och integratören. Den senaste tiden har flera nya integratörer skapat en koppling mot BL Administration – här listar vi de nytillkomna:

  • JobOffice Kassa – ett lättanvänt kassasystem för detaljhandel, café och lunchrestauranger. Genom att koppla kassan direkt till BL Administration hämtas din kontoplan automatiskt till kassan och du kan välja rätt konto när du skapar dina varor. Ta betalt och låt kassan skicka försäljningen till BL Administration dagligen.
    Här kan du läsa mer om integrationen med JobOffice Kassa >>
  • TruePOS – Kassacentralens egenutvecklade programvara för kassasystem. Genom en API-koppling mellan TruePOS och BL Administration slipper du en hel del manuell inmatning genom att dagsrapporten förs över automatiskt till bokföringen. Du kan även fakturera direkt från kassan och få in följesedeln automatiskt i bokföringen.
    Här kan du läsa mer om integrationen med TruePOS >>
  • Årsredovisning Online – ett alternativt till vår egen tjänst Digitala Årsredovisningen. Med Årsredovisning Online kan du upprätta en årsredovisning enligt K2-regelverket för aktiebolag. Genom att koppla Årsredovisning Online med BL Administration eller app.bjornlunden.se kan du föra över din bokföring till systemet. När alla uppgifter är ifyllda lämnar du in årsredovisningen till Bolagsverket och deklarationen till Skatteverket (även SRU-filer).
    Här kan du läsa mer om integrationen med Årsredovisning Online >>
    Här kan du läsa mer om Digitala Årsredovisningen >>
  • Workify – en app riktad till åkerier. Du registrerar order i Workify som när den granskats och är redo för fakturering förs över till BL Administration.
    Här kan du läsa mer om integrationen med Workify >>

Här hittar du information om samtliga integrationer >>

Fakturering

Kopplade dokument

Om du kopplar ett dokument till en reskontrapost kommer du i Kontroll reskontra per kund att se ett litet dokument längst ut till höger. Du behöver alltså inte längre klicka dig in på reskontraposten för att se om det finns en bilaga eller inte. Du kan även högerklicka i reskontrabilden och välja att öppna det kopplade dokumentet. Skulle det finnas fler än ett kopplat dokument framgår även det genom högerklick på raden.

Här kan du läsa mer om Kontroll reskontra per kund >>

Kontantfaktura via e-post

Du kan numera skicka även kontantfakturor (kvitton) via e-post från BL Administration. Du gör inställningarna för detta på kundkortets flik Mallar och blanketter.

Kontantfakturan bifogas i mailet som går ut från systemet i samband med att du väljer Utskrift – Kunddokument – Kontantfaktura.

Här kan du läsa mer om Kontantfakturor >>

Hämta inpris på importerade order

Nu finns möjlighet att ställa in att inpriset på order ska hämtas från artiklarna, om inpriset på en inkommen order är 0. Detta är användbart om du exempelvis importerar order från ett annat system och inpris i det fallet saknas. Med hjälp av inpriset (och utpriset) har du möjlighet att beräkna täckningsbidrag för dina artiklar/order.

Om du vill använda funktionen ska du se till att göra inställningen som du hittar under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering.

Här kan du läsa mer om Företagsuppgifter för fakturering >>

Leverantör

Kopplade dokument

Då allt fler leverantörsfakturor kommer in digitalt har vi gjort det tydligare i Kontroll reskontra per leverantör. För varje reskontrapost där det finns ett underlag kopplat till posten visas ett litet dokument längst ut till höger i bilden. På så sätt slipper du klicka dig in på en post för att se om det finns ett kopplat dokument till posten.

Om det finns kopplade dokument till posten kan du genom att högerklicka på raden och sedan välja Visa kopplade dokument och titta på dokumentet utan att först behöva öppna reskontraposten.

Här kan du läsa mer om Kontroll reskontra per leverantör >>

Lön

Nya standardlönearter

Vi skickar med några nya treställiga lönearter i versionen. Löneart 045 finns med som standard i nya företag som läggs upp, de övriga finns att importera under Uppläggning – Lönearter – knappen Mer – Importera lönearter i redan befintliga företag:

  • 045 – Månadslön del av månad (kalenderdagar) – kan användas när du har anställda som börjar arbeta mitt i en månad.
  • 360 – Övriga kostnadsersättningar – Om du hanterar kostnadsersättningar kan du använda denna löneart.

Vi har dessutom förtydligat benämningen på några befintliga lönearter, som numera heter:

  • 284 – Tjänstledig heldag, månadslön (mer än 5 dagar)
  • 294 – Föräldraledig heldag, månadslön (mer än 5 dagar)
  • 298 – Smittbärare heldag, månadslön (mer än 5 dagar)

Lön Plus

Datumstyrning av lön

Vi har jobbat vidare med funktionaliteten för datumstyrning av lön. Sedan årsskiftet har vi kunnat hantera datumstyrning av månadslön, och nu kompletterar vi med timlön. Det innebär att det även vid timlön finns möjlighet att på anställdakortet klicka på Redigera-knappen för att lägga in datum från när en lön börjat gälla.

Vi har också justerat så att du kommer åt datumstyrningen direkt i samband med att den anställda läggs upp, vilket har varit ett problem för deltidsanställda eftersom man då behöver ange en korrekt heltidslön. I samband med dessa ändringar har vi även valt att gråa ut konstanten för heltidslön om man har aktiverat semesterhanteringen i Lön Plus, eftersom denna istället hämtas från registret med lönenivåer.

Automatisk ändring av lönen utifrån datum

Om löneperiodens startdatum är efter datumet för när en ny lön börjat gälla kommer den nya lönen att vara den som används. Om den nya lönen börjar gälla mitt i en löneperiod krävs att du gör en manuell justering. Det krävs att den fasta löneraden har 0 i värde/belopp för att lönen ska hämtas utifrån datum. I annat fall är det beloppet från den fasta löneraden som kommer att hämtas och användas i lönekörningen.

Avvikelser kommer att beräknas utifrån den lön som gällde på avvikelseperiodens första dag, och kan därmed behöva justeras om lönen ändrats mitt i avvikelseperioden. Undantaget är tid- och närvaro-avvikelser vid timlön som kommer att beräknas på den lön som gällde på avvikelsedatumet.

Här kan du läsa mer om Datumstyrning av lön >>

Justeringar av semestersårsbyte och semesterskuldslistan

Då många användare inom kort ska genomföra ett semesterårsbyte (semesterår enligt semesterlagen är 1/4–31/3) har vi lagt in ett antal justeringar som berör just semesterårsbyte och semesterskuldslistan.

Innan du kan genomföra ett semesterårsbyte ska alla löner och avvikelser för intjänandeåret vara uppdaterade. Har du eftersläpande avvikelseperiod behöver du därför registrera april-lönen innan du byter semesterår. Här kan du läsa mer om Byte av semesterår i Lön Plus.

Ordning och benämning vid för många kvarvarande semesterdagar

Om det finns semesterdagar kvar som enligt semesterlagen inte får sparas kommer dessa i första hand att fylla upp de intjänade dagarna upp till semesterrätten. Överstigande dagar kommer att läggas som kommande lönerader för utbetalning på kommande lön. I tidigare version fylldes de intjänade dagarna upp innan de lades till sparade, vilket nu har korrigerats.  

Benämningen på löneraderna som betalar ut semesterdagar enligt ovan har förtydligats. 

Semesterdagar som inte får sparas får fel värde vid utbetalning

Kvarvarande semesterdagar som föll till utbetalning fick tidigare fel värde. Detta har nu korrigerats så att de värderas lika som årets dagar (eller sparade år 1 vid sammanfallande semester).

Semesterdagar utbetalda i april

Om du betalt ut semesterdagar i april (men som tillhörde året före) kom de tidigare inte med i semesterberäkningen om man i inställningarna under Arkiv – Företagsuppgifter – Lön – Semesterhantering hade valt att beräkning skulle göras utifrån utbetalningsdatum. Semesterskuldslistan visade rätt, men i samband med semesterårsbytet fördelades för många dagar till sparade eller utbetalning.

Här kan du läsa mer om Löneunderlag vid semesterberäkning >>

Heltidslön istället för månadslön i semesterskuldslistan

Om man i tidigare versioner valde att visa Alla kolumner i semesterskuldslistan, så visades aktuell månadslön trots att semesterlön och tillägg i vissa fall inte baseras på denna, till exempel vid korttidsarbete eller om sysselsättningsgraden skiljer sig mellan intjänande och uttag. Nu visas istället heltidslönen, vilken också ligger till grund för semesterberäkningen vid Månadslön med tillägg samt Sammalöneregeln (heltidslönen * sysselsättningsgraden * % enligt semesteravtalet). 

Uppdatering av formler i standardlöneavtalen

Vi har uppdaterat beräkningsformlerna för vissa avvikelser i standardlöneavtalen. Om du gjort egna kopior av dina löneavtal påverkas inte dessa av ändringarna.

  • Formler som avser 1–5 dagar – Formeln har ändrats från K1/21 till K1/(1/FS*21), vilket innebär att beräkningen av en dagslön tar hänsyn till den semesterfaktor som används vid intermittent schema.
  • Formler som avser intermittent >5 dagarVi har rättat formeln vid tjänstledighet/föräldraledighet >5 dagar för personer med intermittent schema då denna felaktigt hade fått samma formel som för dag 1–5. Formeln har därför ändrats från K1/(1/FS*21) till (K1+FT)*12/365.
  • Formler som avser del av dag – Formeln har ändrats från HL/175 till HL/AT, vilket innebär att om man har ett kollektivavtal med en annan avtalstid än 175 så behöver detta bara ändras på en plats i löneavtalet (på avtalstiden).

Här kan du läsa mer om Löneavtal >>

Ledighet när avvikelseperioden slutar på en söndag

När en avvikelseperiod slutar på en söndag och man lägger in ledighet perioden ut, får man en fråga om ledigheten kommer att fortsätta in i nästa period (detta för att avgöra om söndagen ska räknas med eller inte). Om ledigheten redan fanns inlagd i kalendariet vid löneperiodens början kom i tidigare versioner meddelandet upp utan att man visste vilken anställd eller form av ledighet som avsågs. Detta har nu förtydligats så att det framgår tydligare vad som avses.