Kontokonvertering

Kontokonvertering innebär att kontonumret in samtliga register i BL Administration byts ut till nya kontonummer enligt en konverteringstabell. Det betyder att konverteringen inte bara påverkar konton i BL Bokföring, utan även i de andra programmen där konton finns registrerade.

När kan jag konvertera mina konton?

En kontokonvertering kan göras när som helst under ett pågående räkenskapsår, men konvertering av en hel kontoplan kan vara lämpligt att göra i samband med ett bokslut.

En kontokonvertering görs för företagets samtliga räkenskapsår, dvs även räkenskapsår längre bak i tiden.

Kontokonvertering kan du använda:

  • för att konvertera hela kontoplanen från BAS 96 till BAS 2016.
  • för att konvertera enstaka konton. Det kan du göra när du helt enkelt vill byta kontonummer på ett konto eller ta bort ett tidigare använt konto.
  • för att slå ihop flera konton till ett. Du kan konvertera ett konto till ett annat som redan finns i kontoplanen eller konvertera flera konton till samma nya kontonummer.

Innan du påbörjar en kontokonvertering är det viktigt att du har aktuella säkerhetskopior av företaget.

Konvertering från BAS 96 till BAS 2016

Du kan göra en kontokonvertering när som helst under ett pågående räkenskapsår, men det är lämpligast att du gör den i samband med ett bokslut. När räkenskapsåret är färdigregistrerat skriver du ut en komplett dagbok och huvudbok. Därefter gör du en säkerhetskopia av företaget.

Förutom själva konverteringen av konton kommer också följande att genomföras:

  • standardrapporter (balans- och resultatrapporter) kopieras in.
  • inkopiering av skattedeklarationskonton till momsuppläggningen
  • om du har kopierat in en SRU-kodstabell så töms den. Nästa gång du använder en programrutin där SRU-koder används får du en fråga om du vill kopiera in en ny tabell med SRU-koder.

Arbetsgång

  1. Börja med att se till att du har en aktuell säkerhetskopia av företaget. Läs mer om hur du gör det i avsnittet Säkerhetskopiering.
  2. Välj Arkiv – Systemunderhåll – Kontokonvertering. Om företaget har en kontoplan enligt BAS 96 får du frågan Avser detta en kontokonvetering till BAS 2016? Svara Ja om du vill fortsätta så får du en ny fråga om du vill kopiera in en standardtabell för konverteringen. Även här kan du svara Ja. Väljer du istället Nej finns standardtabellen att kopiera in vid ett senare tillfälle. Du hittar den i så fall genom att Klicka på Mer – Standardtabell för att hämta in den.
  3. Standarduppsättningen enligt BAS 2016 skrivs i kolumnen Nytt kontonr. Kontrollera att alla konton har konverterats. Vissa konton kan sakna kontonummer och kan behöva läggas in manuellt i kolumnen. Det beror på att det inte finns motsvarande kontonummer i BAS 2016, eller att det är samma kontonummer i båda kontoplanerna.
  4. När du är klar med eventuella kompletteringar bör du göra en utskrift, att ha som dokumentation över kontokonverteringen. Klicka på knappen Utskrift och bocka för de alternativ du vill ha med på utskriften.
  5. Klicka på knappen Konvertera så får du en kontrollfråga. Svara Ja för att genomföra konverteringen. När konverteringen är genomförd får du ett meddelande om detta.
  6. Även om själva kontoplanen är konverterad måste du själv justera följande:
  • skattedeklarationskonton du själv har lagt upp.
  • egna rapporter du gjort under Uppläggning – Bokföringsrapporter. Standardrapporterna som följde med programmet har däremot automatiskt konverterats.
  • sammandragsrapporter du lagt upp för kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt.
  • kontospärrar du lagt upp.
  • inställningar för prefixkontering av projekt.

Konvertering av enstaka konton/sammanslagning av konton

Konvertering av enstaka konton eller sammanslagning av konton kan göras när som helst under ett pågående räkenskapsår.

Arbetsgång

  1. Börja med att se till att du har en aktuell säkerhetskopia av företaget. Läs mer om hur du gör det i avsnittet Säkerhetskopiering.
  2. Välj Arkiv – Systemunderhåll – Kontokonvertering. Om företaget har en kontoplan enligt BAS 96 får du frågan Avser detta en kontokonvertering till BAS 2016? Svara Nej om du bara vill konvertera enstaka konton.
  3. I fönstret Kontokonvertering får du upp din kontoplan. I kolumnen Nytt kontonr anger du det kontonummer du vill ersätta ett befintligt med. Om du anger samma nya kontonummer för flera befintliga konton kommer dessa konton att slå ihop. Om du ångrar dina ändringar kan du klicka på knappen Töm för att tömma kolumnen Nytt kontonr.
  4. När du är klar med dina ändringar bör du göra en utskrift, att ha som dokumentation över kontokonverteringen. Klicka på knappen Utskrift och bocka för de alternativ du vill ha med på utskriften.
  5. Klicka på knappen Konvertera så får du en kontrollfråga. Svara Ja för att genomföra konverteringen. När konverteringen är genomförd får du ett meddelande om detta.