Säkerhetskopiering

De inmatade uppgifterna i BL Administration bör med jämna mellanrum säkerhetskopieras. Uppgifterna utgör räkenskapsmaterial och ska enligt bokföringslagen förvaras på ett betryggande sätt. Det bästa är att du har för vana att göra en säkerhetskopia efter varje arbetspass. Du bör alltid ha aktuella säkerhetskopior på en extern enhet, såsom USB-minne eller molnlagringstjänst. Förvara alltid minst en säkerhetskopia på annat ställe än arbetsplatsen. Ta alltid en säkerhetskopia av dina företag innan du uppgraderar till en ny version av programmet.

Du kan ställa in så att programmet tar säkerhetskopior löpande, dvs inför vissa rutiner i programmet, tex periodbyte och årsbyte i bokföringen eller vid utgång ur ett företag.

Funktionen för säkerhetskopiering når du via snabbknappen Säkerhetskopiering på fliken Allmänt, alternativt genom att välja Arkiv-Säkerhetskopiering i menyn.

Intern säkerhetskopiering

En intern säkerhetskopia lagras på samma ställe som företagets databas och ersätter inte säkerhetskopiering till en extern enhet, tex CD, USB-minne eller en extern hårddisk. Däremot är det ett bra komplement och kan användas om du vill ha en enkel möjlighet att ångra en viss rutin, tex Import av en SIE-fil.

  1. Välj Säkerhetskopiering i snabbmenyn på fliken Allmänt och därefter Intern säkerhetskopiering, eller gå via Arkiv-Säkerhetskopiering-Intern säkerhetskopiering i menyn.
  2. Via Inställningar kan du aktivera den automatiska säkerhetskopieringen, som kan ske dels löpande och dels vid utgång ur ett företag. Du anger också hur många generationer säkerhetskopior som ska lagras innan den äldsta skrivs över.
  3. För att ta en manuell kopia, klicka på Ny kopia.

Om du behöver återställa en säkerhetskopia, markera den i listan Sparade säkerhetskopior och klicka på Återställ.

Observera att allt som du registrerat i programmet efter backup-tillfället går förlorat när du återställer en säkerhetskopia.

Extern säkerhetskopiering

Du väljer själv var du vill spara din externa säkerhetskopia, det kan vara en enhet i datorn, i nätverket eller en extern hårddisk.

  1. Välj Säkerhetskopiering i snabbmenyn på fliken Allmänt och därefter Extern säkerhetskopiering, eller gå via Arkiv-Säkerhetskopiering-Extern säkerhetskopiering i menyn.
  2. Via inställningar kan du aktivera den automatiska säkerhetskopiering, som dels kan ske löpande och dels vid utgång ur ett företag. Du anger också hur många generationer säkerhetskopior som ska lagras innan den äldsta skrivs över. Det är även här du anger var kopiorna ska lagras, klicka på Sökväg externa kopior, och leta dig fram till den plats du önskar spara dina kopior. När du ansluter en extern hårddisk kan den få olika enhetsbeteckningar från ett tillfälle till ett annat beroende på vilka andra anslutningar till USB-portar du har för tillfället. För att extern säkerhetskopiering och återkopiering ska fungera måste du se till att enheten har samma beteckning varje gång.
  3. För att kopiera det aktiva företaget klickar du på Ny kopia. Vill du kopiera samtliga företag klickar du på Kopiera alla.

Om du behöver återställa en säkerhetskopia, markera den i listan Sparade säkerhetskopior och klicka på Återställ.

Observera att allt som du registrerat i programmet efter backup-tillfället går förlorat när du återställer en säkerhetskopia.

Säkerhetskopiering till/från valfri enhet (t.ex USB och CD)

Säkerhetskopiering till valfri enhet är det enklaste sättet att ta en backup om du vill lagra din säkerhetskopia på ett USB-minne eller en CD-skiva.

  1. Välj Säkerhetskopiering i snabbmenyn på fliken Allmänt och därefter SäkerhetsKopiering till/från valfri enhet, eller gå via Arkiv-Säkerhetskopiering-SäkerhetsKopiering till/från valfri enhet i menyn.
  2. Via Inställningar anger du enhetsbenämningen för ditt USB-minne eller vilken kopieringsmetod du vill använda för kopiering till CD-skiva. Om du använder Windows inbyggda funktion för kopiering till CD får du upp ett meddelande från Windows att det finns filer som är klara att skrivas till CD. Klicka på meddelandet och välj Skriv de här filerna till CD. Alternativet direktkopiering till CD kräver att du använder en brännbar CD-skiva och att du använder ett brännarprogram.
  3. För att kopiera det aktiva företaget klickar du på Ny kopia. Vill du kopiera samtliga företag klickar du på Kopiera alla.

Om du behöver återställa en säkerhetskopia, markera den i listan Sparade säkerhetskopior och klicka på Återställ.

Observera att allt som du registrerat i programmet efter backup-tillfället går förlorat när du återställer en säkerhetskopia.

Inställningar

Oavsett säkerhetskopieringssätt finns en inställningsmeny som innehåller några val under Arkiv-säkerhetskopiering-Valfri säkerhetskopieringssätt-Inställningar:

  • Antal generationer backupkopior att spara – Här anger du hur många generationer av säkerhetskopior som ska sparas i den angivna mappen för det angivna företaget innan en ny kopia börjar skriva över den äldsta kopian vid säkerhetskopiering
  • Använd säkerhetskopiering löpande – Har du denna funktion aktiv kommer du få en fråga om du vill säkerhetskopiera när du utför en större åtgärd i programmet, så som exempelvis uppdatera kundfakturor
  • Kopia vid utgång ur företag – Har du denna funktion aktiv kommer du få en fråga om du vill säkerhetskopiera när du byter företag i programmet, loggar ut eller stänger ned programmet.
  • Exkludera mapp för säkerhetskopiering – Om du av någon anledning vill undanhålla en undermapp till företagsmappen från säkerhetskopering, exempelvis för att spara tid finns en inställning att göra. Inställningen är gemensam för alla backuptyper och alla företag. I rutan Undermapp anger du namnet på den undermapp som ska undantas.
    Observera att det inte är sökvägen till mappen som ska läggas in, utan endast namnet på mappen. Programmet sedan kommer att förutsätta att det är en undermapp till företagsmappen.