Elektronisk fakturahantering

Elektronisk fakturahantering omfattar all hantering av elektroniska fakturor, både inkommande och utgående, samt import från externa system. Samtliga inställningar för detta görs i ett gemensamt fönster som du kommer åt via företagsuppgifterna för fakturering eller leverantörsreskontra. Hur du ställer in systemet kommer programmet att hantera in- och utgående fakturor avgör hur hanteringen fungerar.

  • BL Fakturaflöde
  • Inkommande fakturor
  • Import externt EFH-system
  • Övrigt

BL Fakturaflöde

Med BL Fakturaflöde tar vi hand om dina utgående fakturor. Det enda du behöver göra är att registrera och uppdatera dem, så ser vi till att de levereras till kunden. I första hand används e-fakturor, vilket innebär att de levereras direkt in i kundens ekonomisystem. Skulle kunden inte ha möjlighet att ta emot e-fakturor kan du använda utskriftstjänsten i BL Fakturaflöde. På så sätt behöver du själv inte hålla reda på vilka kunder som vill ta emot e-faktura och vilka som inte gör det, vi ser till att kunden får sin faktura på det sätt som denne kan ta emot.

Via BL Fakturaflöde hanterar du även inkommande e-fakturor.

Fakturaflöde

  • Priser/Avtal – Här får du aktuell prisinformation för de olika tjänsterna vi erbjuder inom BL Fakturaflöde.
  • Skicka e-fakturor via BL Fakturaflöde – Genom att bocka i denna ruta slår du på tjänsten, och du kommer i den e-fakturaväxel som hanterar alla e-fakturor att stå som möjlig avsändare av en e-faktura.
  • Använd BL Fakturaflödes utskriftstjänst – Om du aktiverar utskriftstjänsten kommer fakturorna att skrivas ut och skickas per post till de kunder som inte kan ta emot e-fakturor. Du anger om du vill att fakturorna ska gå via A- eller B-post samt om de ska skrivas ut i svartvitt eller färg. För information om priser, se Priser/Avtal.
  • Ta emot e-fakturor via BL Fakturaflöde – Denna tjänst är ännu inte släppt.
  • GLN-nummer – Ett GLN-nummer är ett särskilt identifikationsnummer som används vid e-fakturahantering dels internationellt, men också inom Sverige. Ditt egna GLN-nummer kan du antingen köpa, alternativt genereras utifrån ditt organisationsnummer.
  • Registrering – För att kunna använda BL Fakturaflöde krävs att du är registrerad i EDI-katalogen som sändare och/eller mottagare. Detta görs via knappen Registrering. I statusfältet intill visas om du är registrerad sedan tidigare eller ej.
  • E-faktura inbjudan kunder/leverantörer – Här kan du bjuda in dina kunder och/eller leverantörer till att ta emot eller skicka fakturor som e-fakturor.

Här kan du läsa mer om BL Fakturaflöde.

Inkommande fakturor

Med BL Fakturaflöde kan du smidigt ta emot dina inkommande e-fakturor direkt i BL Administration. Det innebär att du kopplas mot en e-fakturaväxel varifrån fakturorna hämtas in och hanteras direkt i registreringsbilden för leverantörsfakturor. Om du inte använder dig av BL Fakturaflöde kan du hantera inkommande e-fakturor ”manuellt”, då fungerar det på samma sätt som vid hanteringen av internt skannade leverantörsfakturor. Inställningarna gör du under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – Elektronisk fakturahantering – Inkommande fakturor

Registrering skannade fakturor och e-fakturor

  • Metod för hantering av skannade leverantörsfakturor/e-fakturor – Här kan du välja på följande alternativ:
    • Direktregistrering skannade leverantörsfakturor/e-fakturor – Detta alternativ är det vanligaste alternativet och används om du själv både tar emot och registrerar dina e-fakturor.
    • Importera skannade leverantörsfakturor/e-fakturor för senare registrering – Detta alternativ är främst tänkt för de som ska ladda upp e-fakturor till databasen, men inte själv sköter registreringen av dessa, utan registreringen görs av en annan användare i molndatabasen.
    • Tillfälligt avaktiverad – Detta alternativ används om du tillfälligtvis inte vill använda funktionen för skannade leverantörsfakturor/e-fakturor. Detta gör att skanning leverantörsfakturor inte dyker upp när du registrerar leverantörsfakturor. Du kan använda detta alternativ om du ibland läser in e-fakturor men oftast inte. För att i så fall komma åt e-fakturorna vid registrering behöver du klicka på alternativet Skannade fakturor i fönstret registrering leverantörsfakturor.
  • Dokumentmapp – Här anger du mappen där e-fakturorna sparas ner vid ankomst till företaget. Detta kan vara en mapp hos den som både tar emot och registrerar (direktregistrering) eller en mapp hos den som tar emot e-fakturorna och laddar upp dem till databasen (importera för senare registrering).
  • Alt.mappar – Om flera användare i t.ex. ett nätverk hanterar skannade fakturor kan sökvägen till en och samma mapp i nätverket vara olika för varje användare. Här finns därför en möjlighet att lägga in alternativa mappar. BLA kommer att gå igenom alla angivna mappar tills en mapp med en giltig sökväg hittas och då använda denna mapp för att leta efter skannade dokument.
  • Töm Behandlademapp efter uppdatering registrering skannade fakturor – Om du vill att mappen ska rensas på filer när du uppdaterar registreringen av e-fakturorna markerar du detta alternativ.

Här kan du läsa mer om Skanning av leverantörsfakturor.

Import externt EFH-system

Till BL Leverantör kan du även importera leverantörsfakturor som skannats in i externa fakturaskanningssystem. Externa fakturaskanningsssytem fungerar normalt så att alla leverantörsfakturor skickas till en central som skannar in och tolkar informationen i fakturorna och presenterar fakturorna på nätet. Fakturaskanningssystemen har dock inga betalningsruteinger, utan alla betalningar sker i BL Administration, därför måste fakturorna importeras till BL Adminisration. Inställningarna gör du under Arkiv – Företagsuppgifter – Leverantörsreskontra – Elektronisk fakturahantering – Import externt EFH-system.

Externt EFH-system

  • Dokumentmapp – Här anges var de filer som ska skannas in lagras.
  • Externt system – Här anger du från vilket system du importerar dina fakturor. Beroende av vilket system som anges kan inställningar finnas att göra under knappen inställningar. Exempelvis kan en webbadress för koppling mot fakturabild anges för vissa leverantörer.
  • Attestfil innehåller slutgiltig kontering – Om du använder funktionen för attesthantering och attestfilen som läses in innehåller en slutgiltig kontering markerar du här.
  • Visa alltid kontrollista efter import – Innebär att du efter importen får möjlighet att skriva ut en lista över de fakturor du just importerat.
  • Uppdatera leverantörsfakturor automatiskt efter import – Detta alternativ är förvalt och innebär att de inlästa leverantörsfakturorna uppdateras till reskontran direkt i samband med importen. Har man inte detta alternativ ibockat kommer man istället att hamna i fönstret för registrering leverantörsfakturor istället och får uppdatera dem manuellt genom att klicka på Uppdatera.
  • Skapa kvittensfil efter uppdatering leverantörsfakturor – Vissa fakturaskanningssystem vill ha en kvittens på att fakturorna blivit inlästa i BL Administration. Genom att markera här kommer programmet att skapa en XML-fil vid uppdatering av fakturorna.
  • Kvittensfilmapp – Om ingen kvittensfilmapp anges kommer programmet att skapa kvittensfilen i mappen LevFaktXMl under företagsmappen. Vill du använda en annan mapp för att lagra kvittensfiler lägger du in sökvägen för detta här.

Här kan du läsa mer om Import från fakturaskanningssystem.

Övrigt

Om du inte använder dig av BL Fakturaflöde kan du ändå skapa e-fakturor. Detta alternativ används om du innan vi släppt tjänsten BL Fakturaflöde använder dig av e-fakturor via ett annat format, exempelvis InExchange. Inställningarna för detta görs på fliken Övrigt.

Vår rekommendation är att du använder tjänsten BL Fakturaflöde för dina utgående e-fakturor.

Elektronisk fakturahantering - övrigt

  • e-Faktura format – Om du inte använder dig av vårt fakturaflöde kan du ändå skapa och skicka e-fakturor enligt ett annat format, exempelvis InExchange. Detta kräver ett avtal med dem. Du kan också ange formatet SveFaktura 1.0 om du levererar dina e-fakturor per mail (ovanligt) eller via mottagarens FTP-konto eller liknande. I den här rutan kan du också göra inställningar för om den fil du kan använda dig av om du vill sälja dina fakturor till en annan aktör än BL Finans (alternativet Fakturagram eller Övriga). I stället för att du skickar fakturor till din kund skapas istället en fil som du levererar till den aktör du väljer att sälja dina fakturor till.
  • Sökväg för utgående e-fakturor – Genom att klicka på knappen Sökväg ställer du in var du vill att dina e-fakturor utanför BL Fakturaflöde ska lagras innan du levererar dem till mottagaren.