Borttag gamla poster

Från och med 25 maj 2018 tillämpas dataskyddsförordningen GDPR, som reglerar behandling av personuppgifter. Enligt GDPR får man bland annat inte spara personuppgifter längre än nödvändigt. För att säkerställa att uppgifter inte sparas längre än nödvändigt bör du som behandlar personuppgifter införa tidsfrister och rutiner för radering av äldre uppgifter. Till din hjälp kan du använda dig av funktionen Borttag gamla poster. Du kan läsa mer om GDPR på vår Integritetssida eller i guiden BL Administration och GDPR.

Du når funktionen via Arkiv – Systemunderhåll – Borttag gamla poster.

  • Behandling av personuppgifter
  • Borttag gamla poster
  • Speciellt vid borttag av lönetransaktioner
  • Varning vid borttag av yngre poster

Behandling av personuppgifter

Man har bara laglig rätt att behandla personuppgifter om man har en så kallad rättslig grund. De fyra olika grunder man normalt kommer att använda sig av är samtycke, avtal, rättslig förpliktelse eller intresseavvägning.

Samtycke är ett sätt att hämta ett uttryckligt godkännande från kunden. Avtal ger dig rätt att behandla personuppgifter för att kunna uppfylla det ni ingått avtal om. Rättslig förpliktelse är tex att man är tvungen att spara bokföringsunderlag i sju år enligt bokföringslagen eller att man är tvungen att skicka in en inkomstdeklaration till Skatteverket. Intresseavvägning innebär att du anser att ditt intresse av att behandla uppgiften väger tyngre än den registrerades rätt att inte bli behandlad, det kan t ex vara fråga om direktreklam.

Den registrerade har rätt att få tillgång till de uppgifter som företaget har registrerat om denne. Dessutom kan den registrerade begära att företaget ska rätta eller radera data som finns om denne.

Borttag gamla poster

Innan du kan ta bort en post (exempelvis kund, leverantör eller anställd) ur ett register måste den historik som finns kopplad till posten tas bort. Detta gör du genom att välja Arkiv – Systemunderhåll – Borttag gamla poster.

I listan väljer du vilken typ av post du vill radera, du kan välja på följande:

  • Kundfakturor
  • Leverantörsfakturor
  • Tidstransaktioner
  • Löner
  • Offerter

Ange ett datum som posterna som ska tas bort behöver vara äldre än. Klicka sedan på knappen Ta bort.

Om du tar bort många poster i ett svep kan det ta en stund då det är flera tabeller i databasen som påverkas. Avbryt inte medan borttaget sker.

Om borttaget resulterar i att inga poster blir kvar på en viss kund, leverantör eller anställd kan du sedan gå in på respektive register och ta bort de poster du önskar.

Tänk på att även kopplade dokument, både till historiken och posterna i registret, kommer att raderas i samband med borttaget!

Speciellt vid borttag av lönetransaktioner

När du tar bort äldre lönetransaktioner sker en speciell hantering av egna ackumulatorer som kan vara bra att känna till. I och med att ackumulatorerna byggs upp av de uppdaterade lönerna som innehåller lönearter kopplade till ackumulatorer du lagt upp under Uppläggning – Ackumulatorer behöver de poster registrerade på de lönetransaktioner som tas bort vid en rensning av gamla poster. Det innebär att programmet kommer att spara undan det saldo som finns på de borttagna transaktionerna i ingångsvärdena för ackumulatorer, du når dessa under Aktivitet – Ingångsvärden lön. Ingångsvärdet kommer att byggas på om borttag av poster sker fler gånger. En grön flagga i kolumnen Ack IB visar att det finns ett ingångsvärde för någon ackumulator.

På anställdakortet kommer alltså samma antal/belopp som innan uttaget att visas för ackumulatorn, dvs det nya ingångsvärdet plus de kvarvarande lönerna som behandlar ackumulatorer.

Detta sker endast för de anställda som har egna ackumulatorer kopplade på sig inne på anställdakortet, och de ackumulatorer som inte är inställda för att nollställas varje år. Här kan du läsa mer om Ackumulatorer.

Varning vid borttag av yngre poster

Programmet kommer att ställa en extra kontrollfråga i de fall du försöker ta bort poster som är yngre än den inställning du gjort för när varningen ska dyka upp.

Under Mer – Inställningar har du möjlighet att ställa in när programmet ska varna för poster som är yngre än det datum för vilket du försöker ta bort posterna för. Förvalt är att programmet varnar om posterna är yngre än åtta år, undantaget är offerter där inställningen är ett år. Anledningen till detta är att bokföringslagen anger att räkenskapsmaterial ska arkiveras till och med utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, vilket kan bli ungefär åtta år. Om du har behov ändrar du naturligtvis detta.